Semua perusahaan pasti membutuhkan peran atau departemen sumber daya manusia (SDM) untuk membantu mengelola kesejahteraan karyawan. Mulai dari perekrutan tenaga ahli, pengelolaan gaji dan insentif, pemberian pelatihan pengembangan diri, dan lain sebagainya.
Begitu banyaknya tugas dan tanggung jawab yang dimiliki oleh departemen sumber daya manusia (SDM) membuat perusahaan lebih memilih untuk mengalih dayakan sebagian pekerjaannya kepada pihak luar. Dengan begitu, perusahaan dapat menghemat biaya rekrutmen dan seluruh tugas dapat berjalan dengan efektif.
Saat ini memang banyak perusahaan yang mengalih dayakan beberapa tugas dan perannya kepada perusahaan penyedia jasa outsourcing. Salah satu tugas tersebut adalah pengelolaan sumber daya manusia (SDM) atau dapat disebut juga sebagai HR outsourcing.
Apa saja peran dari HR outsourcing ini? Apa manfaat yang akan diperoleh perusahaan dengan mempekerjakan HR outsourcing ini? Yuk, pelajari lebih dalam mengenai HR outsourcing di bawah ini!
Apa Itu HR Outsourcing?
Berdasarkan laman Indeed, HR outsourcing merupakan praktik bisnis dimana perusahaan mempekerjakan kontraktor atau vendor eksternal untuk menangani tugas dan tanggung jawab departemen sumber daya manusia. Kontraktor atau vendor eksternal yang dimaksud di sini adalah perusahaan penyedia jasa HR outsourcing.
Beberapa perusahaan ada yang mengalihkan sepenuhnya tugas dan fungsi departemen SDM kepada pihak penyedia jasa HR outsourcing. Namun tidak sedikit juga perusahaan yang melimpahkan tugas tertentu departemen SDM, seperti rekrutmen dan administrasi penggajian karyawan.
Biasanya penyedia jasa outsourcing akan menawarkan paket layanan SDM, sehingga perusahaan pengguna jasa ini dapat memilih yang sesuai dengan kebutuhan mereka. Tidak hanya itu saja, HR outsourcing juga dapat memungkinkan perusahaan bermitra dengan ahli hukum untuk mendapatkan nasihat tentang peraturan ketenagakerjaan.
Salah satu alasan mengapa perusahaan tertarik untuk memindahkan tugasnya kepada tenaga HR outsourcing adalah karena perusahaan ingin lebih fokus pada aktivitas bisnis yang dapat menghasilkan keuntungan daripada manajemen departemen. Maka dari itu, perusahaan mempekerjakan HR outsourcing agar perusahaan bisa tetap up-to-date dengan pekerjaan administratif meskipun harus fokus pada hal lain.
Jenis HR Outsourcing
Umumnya pihak penyedia jasa outsourcing akan menawarkan beberapa bidang atau pekerjaan HR kepada perusahaan. Berikut adalah beberapa jenis tugas HR yang dapat dialihdayakan:
- Rekrutmen
- Pengelolaan gaji dan pajak
- Onboarding atau orientasi karyawan baru
- Time entry
- Pencatatan karyawan
- Pelacakan pelamar
- Pelacakan kinerja karyawan
- Awards dan recognition
- Compliance
- Background screening
- Manajemen resiko
- Temporary staffing
- Perencanaan pensiun
- Manajemen keselamatan
Selain itu, perusahaan yang menyediakan jasa HR outsourcing pun jenisnya bermacam-macam. Dengan memahami akan hal ini, maka perusahaan dapat lebih mempertimbangkan beberapa faktor seperti fleksibilitas kontrak, harga, kelengkapan layanan, dan reputasi brand sebelum membuat memilih jasa HR outsourcing yang tepat bagi perusahaan.
Baca Juga: Mengenal Apa Itu Professional Outsourcing Dan Jenis Layanannya
Berikut adalah contoh dari perusahaan HR outsourcing:
1. Software-as-a-service (SaaS)
Perusahaan outsourcing jenis ini mempunyai aplikasi atau software SDM di sistem internalnya sendiri, kemudian menawarkannya kepada klien. Aplikasi tersebut dapat memudahkan berbagai tugas SDM seperti menampilkan resume kandidat yang paling cocok dengan perusahaan di urutan paling atas, membantu mengelola laporan penggajian karyawan, dan sebagainya.
2. Business-process outsourcing (BPO)
Pada jenis BPO ini, perusahaan penyedia jasa HR outsourcing akan menangani berbagai tugas SDM yang bersifat individual. Misalnya pengiriman formulir online, manajemen file, pengiriman gaji, dan sebagainya. Pelayanan ini memungkinkan karyawan HR outsourcing untuk bekerja sendiri tanpa kerja sama dengan tim. Perusahaan dapat memilih jenis ini jika ingin mengalihkan tugas yang spesifik dan mandiri.
Baca Juga: Yuk, Kenali BPO Call Center Serta Manfaatnya Bagi Bisnis
3. Single-source outsourcing
Jenis ini memungkinkan perusahaan jasa HR outsourcing untuk mengelola semua fungsi dan peran SDM selama masa kerja yang telah disepakati. Selain itu, perusahaan HR outsourcing juga akan membantu mengembangkan kebijakan untuk karyawan internal klien. Layanan lengkap ini dapat meliputi perekrutan, onboarding, pembayaran gaji, dan manajemen talent. Tujuan single-source outsourcing ini adalah untuk membantu klien agar lebih fokus pada core businessnya.
4. Professional employer organization (PEO)
Perusahaan HR outsourcing dengan model PEO akan mengirimkan tenaga ahlinya ke berbagai klien. Dengan kata lain, para tenaga ahli ini akan bekerja di dua atau lebih perusahaan. Mereka akan melakukan pekerjaan yang berbeda, misalnya di perusahaan pertama mengelola dan mengawasi kinerja karyawan, sedangkan di perusahaan kedua mereka mengerjakan tugas penggajian dan penjadwalan. Namun, tidak dapat dipungkiri bila tenaga ahli ini akan mengerjakan bidang pekerjaan yang sama di perusahaan yang berbeda.
5. Administrative service organization (ASO)
Dalam Administrative service organization (ASO), perusahaan HR outsourcing akan menangani berbagai administrasi utama dan tenaga ahlinya hanya bekerja di satu perusahaan klien saja. Namun sesama karyawan HR outsourcing ini dapat saling memberitahu tentang rencana tunjangan, perjanjian gaji, dan hak hukum mereka di tempat kerja. Jadi setiap karyawan HR outsourcing ini dapat mengetahui masing-masing tugas dan perannya di perusahaan klien.
Pelajari selengkapnya mengenai macam-macam outsourcing dalam artikel yang telah kami sediakan berikut
Manfaat HR Outsourcing
Dengan menggunakan layanan HR outsourcing, perusahaan dapat memperoleh beberapa manfaat yaitu:
1. Menghemat biaya
Perusahaan yang mengalih dayakan pekerjaannya kepada HR outsourcing dapat menghemat biaya operasional dan rekrutmen. Mereka hanya mengeluarkan biaya sesuai dengan kontrak setiap bulannya dan tidak perlu memikirkan bonus, tunjangan, pengembangan karir, maupun dana pensiun. Sebab, hal tersebut akan langsung dikelola oleh pihak penyedia jasa HR outsourcing.
Selain itu, perusahaan juga tidak perlu mengkhawatirkan biaya rekrutmen mulai dari pemasangan iklan, penyelenggaraan psikotes dengan biro psikologi, hingga ongkos perjalanan. Dilansir dari Glints for Employee, rata-rata biaya perusahaan untuk merekrut seorang kandidat adalah US$ 4.129 atau sekitar Rp 61.000. Sedangkan rata-rata waktu yang dibutuhkan untuk mengisi posisi yang kosong adalah 42 hari.
Proses sumber daya manusia (SDM) dapat dikatakan efektif dan efisien bila perusahaan mampu meningkatkan kepuasan atau kesejahteraan karyawan dengan biaya yang kecil.
2. Karyawan internal menjadi lebih fokus pada tugas utama
Dengan memanfaatkan jasa HR outsourcing, perusahaan dapat membebaskan karyawan internalnya dari beberapa tugas administratif harian, seperti menulis deskripsi pekerjaan, membuat laporan keuangan, hingga screening dan shortlisting ratusan pelamar.
Hal ini tentu akan membantu para karyawan internal untuk lebih mengembangkan karirnya dan fokus pada tugas maupun masalah strategis yang berhubungan langsung dengan pertumbuhan perusahaan. Tidak hanya itu saja, mereka juga menjadi mempunyai lebih banyak waktu untuk berkoordinasi dengan karyawan lain, memantau aktivitas rekrutmen, dan merencanakan strategi serta kebutuhan bisnis di masa depan.
3. Mempunyai layanan SDM berkualitas tinggi
Para tenaga ahli dari perusahaan jasa HR outsourcing biasanya sudah melewati seleksi dan ketentuan yang ketat sebelum dipekerjakan. Selain itu, mereka juga sudah bersertifikasi dan mengikuti berbagai pelatihan untuk meningkatkan keterampilannya. Hal ini bertujuan untuk memberikan tenaga ahli dan layanan yang berkualitas tinggi untuk klien.
Sebagai contoh, ketika perusahaan ingin menggunakan HR outsourcing untuk merekrut karyawan baru, maka pihak penyedia jasa akan mengirimkan tenaga HR profesional yang berpengalaman dalam hal tersebut. Tidak hanya itu saja, jasa HR outsourcing juga memungkinkan untuk memanfaatkan teknologi AI untuk mendapatkan kandidat terbaik sesuai kriteria dalam jangka waktu yang singkat.
Di samping itu, perusahaan HR outsourcing dapat membantu klien untuk menyelesaikan permasalahan di tempat kerja serta memberikan evaluasi kinerja yang berkualitas tinggi pula.
4. Meningkatkan efisiensi
HR outsourcing dapat membantu perusahaan untuk mempercepat tugas dan menyediakan sumber daya yang efisien bagi suatu departemen. Misalnya, karyawan HR outsourcing akan mengatur proses onboarding, administrasi penggajian, dan pelatihan. Bahkan mereka juga bisa memberikan bantuan dalam bentuk konseling atau alat untuk menyelesaikan tugas dengan cepat.
Seperti yang sudah dijelaskan di atas, para tenaga ahli dari perusahaan HR outsourcing umumnya sudah berpengalaman dan mempunyai sertifikasi sesuai dengan bidang pekerjaannya. Hal inilah yang membuat mereka mampu mengerjakan seluruh pekerjaan menjadi lebih efisien.
5. Meningkatkan jumlah program pelatihan
Perusahaan HR outsourcing dapat menyediakan program pelatihan khusus bagi karyawan internal klien. Dengan dibimbing langsung oleh tenaga ahli dari perusahaan HR outsourcing, memungkinkan klien untuk bisa meningkatkan keterampilan serta pengetahuan para karyawannya agar dapat menghasilkan performa yang lebih baik.
Baca Juga: Ketahui Manfaat Outsourcing untuk Bisnis
Tips Agar Memilih HR Outsourcing dengan Tepat
Berikut adalah beberapa tips yang bisa membantu perusahaan dalam memilih HR outsourcing yang tepat:
1. Berkoordinasi dengan karyawan internal
Sebelum mempekerjakan karyawan outsourcing, ada baik perusahaan untuk berkoordinasi dengan manajer atau senior HR internal yang mempunyai pengetahuan lebih tentang tujuan perusahaan dan aktivitas bisnis sehari-hari. Sebab, biasanya mereka lebih mengerti akan kebutuhan karyawan.
Jadi, perusahaan harus mendiskusikan terlebih dahulu mengenai tugas atau peran yang akan dialihkan kepada pihak HR outsourcing dengan manajer HR internalnya. Dengan begitu, perusahaan dapat memilih tenaga ahli yang tepat dan berkualitas tinggi sesuai dengan ekspektasi perusahaan.
2. Menentukan jenis perusahaan outsourcing
Seperti yang sudah dijelaskan di atas bahwa perusahaan HR outsourcing ini bentuknya bermacam-macam. Ada yang akan membantu tugas perusahaan keseluruhan atau hanya mengerjakan tugas individual saja. Perusahaan perlu mendiskusikan hal ini terlebih dahulu dengan para senior di kantornya untuk menentukan seberapa besar kendali yang ingin dipertahankan.
Misalnya perusahaan memilih untuk menggunakan jasa HR outsourcing dengan model single-source outsourcing, sebab mereka sedang fokus merencanakan proyek besar untuk perusahaan. Maka dari itu, mereka akan menyerahkan seluruh tugas SDM kepada pihak HR outsourcing.
Sebelum ingin menggunakan jasa HR outsourcing dalam jangka waktu yang panjang, perusahaan bisa mencoba model Business-process outsourcing (BPO) terlebih dahulu. Dengan mengalihkan satu atau dua tugas individu kepada HR Outsourcing, perusahaan dapat melihat kinerja dari karyawan outsourcing apakah sesuai ekspektasi perusahaan atau tidak. Jika sesuai, maka perusahaan dapat memperpanjang kontrak dengan pihak penyedia jasa.
3. Membangun hubungan kerjasama
Perusahaan harus bisa memastikan pihak penyedia jasa HR outsourcing dapat memahami tujuan dan aktivitas bisnisnya secara keseluruhan. Dengan membagikan informasi tentang lingkungan kerja, budaya, tujuan, dan metode kerja kepada HR outsourcing, maka perusahaan dapat menggunakan layanan dengan lebih efisien.
Jika di awal perusahaan membangun hubungan kerjasama yang baik dengan pihak penyedia jasa HR outsourcing, maka segala proses outsourcing berikutnya pun akan berjalan dengan lancar.
4. Menjelaskan hubungan outsourcing kepada karyawan internal
Penting bagi perusahaan untuk menjelaskan kepada karyawan internalnya mengenai cara bekerja sama dengan HR outsourcing. Sebab hal ini akan membantu mereka dalam memahami perannya serta mencapai tujuannya dengan efisien. Selain itu, perusahaan juga bisa membantu meningkatkan hubungan kerja sama yang baik untuk seluruh karyawannya, internal maupun outsourcing melalui pelatihan, team building, dan lain sebagainya.
Baca Juga: Wajib Tahu! Ini Aturan dan Kebijakan Outsourcing di Indonesia
Nah, itulah penjelasan singkat mengenai HR outsourcing yang saat ini banyak diminati oleh perusahaan. Jika kamu membutuhkan jasa outsourcing dalam berbagai bidang, yuk langsung saja gunakan layanan dari MyRobin.id! Kunjungi MyRobin dan dapatkan tenaga ahli yang sesuai dengan kriteria kamu!