Salah satu cara agar perusahaan dapat meningkatkan kualitas produknya secara efisien adalah dengan menerapkan lean methodology. Melalui metode ini, perusahaan dapat memberikan nilai kepada pelanggan (customer value) melalui produk yang dihasilkannya. Pada dasarnya, lean methodology ini digunakan untuk mengurangi pemborosan yang terjadi dalam perusahaan, baik dari segi waktu, biaya, dan sumber daya. Pada artikel ini, Anda akan mengetahui lebih dalam apa itu lean methodology beserta dengan prinsip dan keuntungannya bagi bisnis. Yuk, simak selengkapnya tentang di sini!
Pengertian Lean Methodology
Dilansir dari MindManager, lean methodology adalah metode yang membantu project manager untuk meningkatkan praktik bisnis sekaligus menghilangkan pemborosan. Metode ini dinilai sangat penting bagi perusahaan yang sedang tumbuh untuk menyempurnakan proses bisnis, sumber daya, produk, dan layanannya. Dengan begitu, mereka dapat benar-benar memahami nilai yang mereka berikan kepada pelanggan (customer value), menghilangkan pemborosan dalam proses bisnis, dan mengimplementasikan peningkatan bisnis berkelanjutan.
Hal ini selaras dengan penjelasan dari Asosiasi Lean Management Indonesia, dimana lean pada dasarnya merupakan sebuah metode yang mempunyai tujuan untuk meningkatkan suatu proses dengan menghilangkan seluruh aktivitas yang tidak ada nilai tambahnya dan meningkatkan proses kerja agar menjadi lebih efektif serta efisien, hasil yang lebih cepat dan kualitas yang lebih baik. Melalui lean methodology, perusahaan dapat meningkatkan customer value secara berkelanjutan dengan peningkatan rasio antara nilai tambah terhadap waste (the value-to-waste ratio).
Sejarah Lean Methodology
Sebenarnya, lean methodology ini berasal dari industri mobil Jepang pada akhir 1940-1950an, khususnya di Toyota Motor Corporation. Metode lean dikembangkan untuk mengatasi inefisiensi dan pemborosan produksi. Tujuan dari lean ini adalah untuk menghilangkan pemborosan serta meningkatkan kualitas dan efisiensi. Istilah “Lean” sendiri dipopulerkan oleh Jamer Womack dan Daniel Jones dalam buku “The Machine That Changed the World”. Prinsip lean telah banyak diadopsi oleh berbagai industri selain manufaktur dan menjadi sebuah pendekatan yang digunakan untuk perbaikan berkelanjutan.
Lean methodology mengidentifikasi tiga macam pemborosan bisnis yang kerap disebut dengan 3M (Muda, Muri, dan Mura):
- Muda → Pemborosan sumber daya dan tidak mampu memberikan nilai lebih bagi perusahaan
- Muri → Penggunaan alat atau perekrutan tenaga kerja secara berlebihan (over hiring)
- Mura → Operasional yang tidak merata dan mampu berpotensi menurunkan produktivitas dalam jangka panjang
Sekitar tahun 2006 lalu, beberapa perusahaan Jepang mengalami peningkatan rasio antara nilai tambah terhadap waste (the value-to-waste ratio) hingga 50%, terutama Toyota Motor mencapai 57%. Selain itu, perusahaan-perusahaan terbaik di Amerika Serikat dan Kanada juga mengalami hal ini sekitar 30%. Untuk Indonesia sendiri kala itu hanya berhasil mencapai 10% saja. Nah, suatu perusahaan dapat dikatakan lean jika the value-to-waste ratio mencapai setidaknya 30%. Jika masih dibawah itu, perusahaan belum bisa disebut lean dan dianggap sebagai Unlean Enterprise yang digolongkan dalam perusahaan tradisional.
Tujuan Lean Methodology
Agar Anda lebih memahami tentang lean methodology, berikut ini adalah beberapa tujuan dari adanya lean methodology untuk bisnis:
Meningkatkan kualitas produk
Sudah dijelaskan sebelumnya bahwa lean methodology ini digunakan untuk membantu meningkatkan kualitas produk suatu bisnis secara terus-menerus atau berkelanjutan tanpa membutuhkan biaya yang besar. Sehingga, banyak perusahaan yang menerapkan metode ini untuk menyempurnakan bisnisnya.
Menghemat biaya
Lean methodology bisa menjadi salah satu solusi bagi perusahaan yang ingin menghemat biaya produksi. Selain dapat mengurangi 3M yang sudah dijelaskan di atas, perusahaan juga bisa membuat anggaran yang lebih sehat untuk proses bisnis dan hal-hal lainnya yang dapat membantu perusahaan maju.
Memenuhi kepuasan pelanggan
Seperti yang Anda ketahui, semakin produk berkualitas, maka secara tidak langsung kepuasan pelanggan akan produk tersebut pun akan ikut meningkat. Jika banyak pelanggan yang merasa puas, artinya semakin baik perusahaan untuk menjalankan bisnisnya dalam jangka waktu yang cukup lama. Sebab, para pelanggan tersebut berpotensi akan melakukan pembelian secara terus-menerus.
Mendapatkan profit yang tinggi
Bersambung dari poin sebelumnya, jika kepuasan pelanggan pada kualitas produk meningkat, tentu profit atau keuntungan yang dihasilkan pun juga akan bertambah. Hal ini dapat membuat perusahaan bertahan lebih lama dan dapat mengembangkan perusahaannya dalam jangka waktu yang panjang.
Prinsip Lean Methodology
Walaupun definisi lean methodology ini mengarah kepada mengurangi pemborosan, namun sebenarnya, lean methodology lebih menekankan gagasan pada perbaikan berkelanjutan. Menurut James Womack dan Daniel Jones, pencetus metode ini, menetapkan lima prinsip dalam lean methodology:
Value
Prinsip lean methodology yang pertama yaitu value atau nilai. Setiap perusahaan harus memahami nilai yang akan diberikan dari suatu produk kepada pelanggan. Dengan mencari tahu nilai apa yang ada dalam produk, maka pelanggan akan membelinya dengan harga yang sudah ditentukan. Jika telah berhasil menanamkan nilai pada produk, secara tidak langsung perusahaan dapat menentukan harga yang tepat.
Value stream
Untuk memaksimalkan nilai suatu produk dan menghilangkan pemborosan di seluruh proses, mulai dari desain hingga produksi, maka perusahaan harus menggunakan value stream mapping. Tujuannya adalah untuk membantu menganalisis aliran material dan informasi yang dibutuhkan untuk membawa produk ke pelanggan. Dengan cara ini, perusahaan dapat mengetahui hal-hal apa saja yang harus dihilangkan dalam proses bisnis untuk mengurangi pemborosan.
Flow
Prinsip lean methodology yang satu ini membantu semua proses produksi berjalan dan tersinkronisasi dengan lancar tanpa ada hambatan. Perusahaan harus memastikan bahwa proses bisnis berbasis value sebelumnya dapat bergerak dengan alur kerja yang ketat, sehingga proses produksi bisa dilakukan dengan mulus. Walaupun cukup sulit dilakukan, namun melalui hal ini perusahaan dapat meningkatkan produktivitas karyawan dengan cepat.
Pull
Melalui lean methodology, perusahaan tidak perlu menimbun barang persediaan, namun cukup fokus dalam memenuhi kebutuhan pelanggan terkait produk yang dihasilkan. Lean methodology menganut prinsip sistem pull yang artinya setiap pelanggan dapat membeli produk atau layanan perusahaan ketika memang sedang membutuhkannya. Dengan kata lain, perusahaan hanya dapat memproduksi barang dalam jumlah dan waktu tertentu saja berdasarkan kebutuhan pelanggan. Tujuannya adalah agar perusahaan tidak membuang atau mengurangi sumber daya yang tidak digunakan.
Improvisasi dan pengembangan
Prinsip lean methodology yang terakhir yaitu improvisasi dan pengembangan. Perusahaan harus mengetahui bagaimana cara yang tepat untuk mengembangkan keempat prinsip di atas secara baik. Dengan mengulangi prosesnya terus menerus, maka bisnis dapat lebih efisien dan tidak terjadi pemborosan.
Jenis Lean Methodology
Setelah Anda mengetahui tentang sejarah dan prinsipnya, sekarang Anda juga perlu mengetahui apa saja jenis-jenis dari lean methodology ini. Beberapa jenis tersebut meliputi:
Agile
Lean-agile merupakan suatu pendekatan hibrida untuk bisnis yang menggabungkan prinsip lean dengan praktik agile. Sebagai informasi, agile adalah sekumpulan metode pengembangan software yang dilakukan secara bertahap dan berulang. Metode ini berfokus untuk memastikan bahwa produk yang dihasilkan sesuai dengan kebutuhan pelanggan. JIka lean dan agile ini disatukan, maka perusahaan dapat mengurangi atau menghilangkan seluruh aktivitas bisnis yang non-esensial bagi perusahaan, serta memastikan bahwa semua karyawan dapat bekerja secara efisien.
Scrum
Jenis yang kedua yaitu scrum atau proses pengembangan agile yang berdasarkan iterasi konstan dan peningkatan secara bertahap. Dengan mengadopsi metode lean, scrum akan mampu menunjukkan bagian-bagian proses bisnis yang mengalami pemborosan, bahkan menghilangkan hal-hal yang tidak bernilai bagi pelanggan dan menghambat proses perkembangan bisnis. Melalui integrasi antara prinsip lean dan metode scrum ini, perusahaan dapat memastikan bahwa pelanggan tidak hanya puas dengan produk yang dihasilkan, namun juga dapat memberikan customer value.
Kaizen
Dalam bahasa Jepang, kaizen berarti berubah menjadi lebih baik. Tujuan utama dari jenis metode lean yang satu ini adalah untuk mendukung peningkatan/perbaikan berkelanjutan perusahaan dalam menciptakan lingkungan kerja yang sehat. Dimana, karyawan merasa dilibatkan atau diberdayakan untuk mengatasi dan memecahkan masalah operasional bisnis. Metode kaizen ini dapat membantu perusahaan mencapai peningkatkan secara bertahap dari waktu ke waktu, dan memungkinkan karyawan untuk meningkatkan efisiensi serta kualitas alur kerja perusahaannya.
Kanban
Lean-kanban berfokus pada peningkatan efisiensi proyek, komunikasi tim, serta aliran pengiriman produk yang berkelanjutan. Kanban adalah metode manajemen alur kerja visual yang dapat membantu perusahaan memvisualisasikan aktivitas serta metrik bisnisnya dengan lebih baik untuk memastikan seluruh karyawan bekerja secara selaras. Oleh karena itu, metode kanban ini memberikan visibilitas, metrik, dan fokus kepada perusahaan untuk mendorong peningkatan bisnis yang berkelanjutan.
Lean sigma
Sesuai namanya, jenis yang terakhir ini merupakan gabungan antara lean dan six sigma. Dimana, six sigma berfokus pada pengurangan variasi dalam proses bisnis untuk mengoptimalkan kualitas, sedangkan lean berfokus pada pengurangan pemborosan. Jadi, lean sigma ini akan membantu mengelola dan mengurangi berbagai pemborosan yang terjadi dalam proses bisnis.
Pilar Lean Methodology
Dilansir dari MindManager, lean methodology mempunyai dua pilar utama, yaitu peningkatan berkelanjutan atau perbaikan secara terus menerus, dan rasa hormat kepada orang lain. Kedua pilar ini akan membantu bisnis untuk membuat keputusan yang lebih bijak dan tepat dalam membentuk sistem operasional yang lebih efektif serta efisien. Berikut ini adalah penjelasan masing-masing prinsip:
Continuous improvement (Perbaikan terus menerus)
Dalam lean methodology, perbaikan terus menerus maksudnya adalah upaya berkelanjutan untuk memperbaiki proses bisnis perusahaan dengan berfokus pada aktivitas yang menghasilkan nilai tinggi bagi pelanggan. Selain itu, perbaikan berkelanjutan ini juga menuntut perusahaan untuk secara aktif mengeliminasi atau menghilangkan aktivitas yang tidak menghasilkan nilai atau mengalami pemborosan.
Ada berbagai teknik yang biasa digunakan oleh perusahaan dalam memfasilitasi perbaikan berkelanjutan ini, salah satunya yaitu model Plan-Do-Check-Act (PCDA). Cara ini dapat mendorong perbaikan berkelanjutan berdasarkan hasil yang telah dicapai sebelumnya.
Respect for People (Menghormati orang lain)
Pilar kedua dari lean methodology ini mengacu pada upaya manajemen untuk menunjukkan rasa hormat kepada karyawan yang terlibat dalam proyek. Dengan melibatkan karyawan dalam proses pemecahan masalah bisnis, menunjukkan bahwa perusahaan menghargai kemampuan serta kerja keras mereka, dan percaya bahwa mereka akan mendedikasikan dirinya untuk menemukan solusi atas masalah yang dihadapi.
Oleh karena itu, lean leader harus memberikan mentoring atau bimbingan kepada anggota timnya agar mereka bisa tetap fokus dalam memberikan nilai kepada pelanggan. Pilar ini juga mengartikan bahwa tim harus saling mendukung satu sama lain dan bekerja sama untuk mencapai hasil yang diinginkan, yakni memecahkan masalah, menghilangkan pemborosan, serta mendapatkan kepuasan pelanggan terhadap produk.
Manfaat Lean Methodology Bagi Bisnis
Dengan melakukan perbaikan berkelanjutan dan mengurangi pemborosan melalui lean methodology, kira-kira apa yang terjadi dengan bisnis perusahaan? Nah, berikut ini adalah manfaat yang bisa didapatkan oleh perusahaan dengan menerapkan lean methodology:
Meningkatkan employee engagement
Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, lean methodology mempunyai pilar menghormati orang lain. Hal ini sangat penting untuk diterapkan dalam lingkungan pekerjaan. Dengan melibatkan karyawan dalam proses peningkatan operasional bisnis, mereka akan merasa dipercaya dan dihargai kemampuannya untuk membantu memajukan bisnis. Tidak hanya itu saja, produktivitas dan kualitas kerja mereka pun menjadi semakin meningkat. Tentu saja hal ini berdampak pada keuntungan perusahaan nantinya.
Mendorong untuk terus belajar
Lean methodology akan mendorong perusahaan untuk memperbaiki alur kerjanya sebanyak mungkin. Hal ini secara tidak langsung membuat perusahaan banyak belajar dan mendapatkan segudang pengetahuan serta pengalaman yang kuat. Dengan begitu, perusahaan akan lebih mudah bertahan dalam kondisi apapun serta cepat memahami masalah. Selain itu, perusahaan juga menjadi lebih inovatif dan kreatif untuk membuat sesuatu yang dapat menguntungkan bisnis dan para pelanggannya.
Menambah wawasan bisnis
Dalam metode lean, baseline (titik acuan tetap yang digunakan untuk tujuan perbandingan) akan didokumentasikan terlebih dahulu sebelum perbaikan diterapkan ke dalam alur kerja operasional. Hal ini membantu anggota tim untuk memahami jumlah pemborosan yang akan dikurangi dan membantu perusahaan untuk lebih mengerti nilai atau value sebenarnya dari perbaikan tersebut,
8 Jenis Pemborosan dalam Konsep Lean Methodology
Perlu Anda ketahui, ada beberapa jenis pemborosan dalam konsep lean methodology, diantaranya yaitu:
Defect
Produk cacat atau rusak yang memerlukan perbaikan dan menghabiskan banyak waktu serta tenaga untuk memperbaikinya.
Overproduction
Membuat produk lebih awal dari jadwal yang telah ditentukan dan dalam jumlah yang lebih besar, sehingga menyebabkan pemborosan penyimpanan karena berlebihnya persediaan.
Waiting
Tidak adanya kegiatan atau pekerjaan yang bisa dilakukan dalam proses bisnis, dan menunggu sesuatu seperti bahan baku datang, produk diolah, hingga persetujuan atasan/koordinator/operator yang terlalu lama termasuk pemborosan waktu.
Non utilized talent
Dilibatkannya karyawan yang tidak mempunyai kemampuan terkait proses bisnis, misalnya mengoperasikan alat, dapat menyebabkan pemborosan. Hal ini hanya akan membuat kurang maksimalnya pekerjaan dan hasil yang dicapai.
Motion
Melakukan pemindahan barang atau peralatan yang tidak perlu secara berulang, baik itu dilakukan oleh orang maupun mesin hanya akan membuang waktu dan tenaga saja. Hal ini termasuk pemborosan dalam proses bisnis.
Inventory
Persediaan yang berlebihan hingga menghabiskan banyak tempat, waktu, serta tenaga (untuk memindahkannya) hanya akan menimbulkan pemborosan.
Transportation
Sama halnya dengan motion, namun jenis transportation ini untuk pemindahan atau pergerakan dalam jarak yang lebih jauh. Misalnya menggunakan alat berat, mesin berkapasitas besar, dan lain sebagainya.
Extra processing
Segala bentuk penambahan proses yang tidak dibutuhkan akan menambah pengeluaran, pemborosan, serta kerugian bagi perusahaan.
Contoh Penerapan Lean Methodology
Metode lean dapat diterapkan di berbagai industri untuk membantu bisnis menghilangkan pemborosan, meningkatkan komunikasi antar tim, dan memberikan nilai atau value yang besar bagi pelanggan. Berikut ini adalah beberapa contoh perusahaan yang menerapkan lean methodology dalam bisnisnya:
Starbucks
Salah satu perusahaan kopi dan jaringan kedai kopi global ini menggunakan lean methodology untuk menutup gap revenue hingga $2 juta. Pada awalnya, Karen Gaudet, direktur HR Starbucks mendapati bahwa menu sandwich sosis di toko tidak laku. Untuk menyelesaikan masalah tersebut, Karen melakukan brainstorming bersama karyawan toko dan menemukan beberapa alasan mengapa menu tersebut tidak laku.
Jadi, ternyata terdapat masalah dalam cara penyimpanan sandwich sebelum diproduksi, sehingga membuatnya basi ketika akan dipanaskan untuk pelanggan. Masalah ini ternyata mampu mengurangi pendapatan hingga $2 juta. Alih-alih menghilangkan sandwich dalam daftar menu, Karen memilih untuk menemukan sumber penyebabnya dan mulai memperbaikinya.
Haven Hot Chicken
Pada tahun 2019 lalu, Haven Hot Chicken, restoran cepat saji asal Boston ini menerapkan metode lean-kaizen dalam bisnisnya. Mereka tidak hanya fokus pada menu, resep, dan branding saja, namun juga pada optimalisasi produksi.
Jadi, Haven Hot Chicken ini mengembangkan pendekatan just-in-time untuk mempersingkat waktu tunggu pelanggan, mengurangi pemborosan waktu dan tenaga, serta meningkatkan kualitas restoran secara keseluruhan. Dengan berpegang pada prinsip tersebut, Haven Hot Chicken berhasil mengoptimalkan produksi dan mampu mengurangi waktu pemesan dari 40 menit menjadi 10 menit saja.
Nah, itulah penjelasan singkat mengenai lean methodology yang sangat penting diterapkan agar perusahaan tidak mengalami pemborosan serta dapat meningkatkan customer value. Ingin tahu informasi menarik lainnya seputar karir? Yuk, kunjungi langsung blog MyRobin sekarang juga!