Dalam dunia kerja, biasanya beberapa perusahaan akan lebih memilih untuk mengalih dayakan pekerjaannya kepada tenaga ahli dari jasa outsourcing daripada harus merekrut karyawan baru. Selain dapat membantu perusahaan untuk lebih fokus kepada tujuan bisnisnya, melalui outsourcing perusahaan juga dapat mengurangi biaya operasional dan meningkatkan kualitas layanan atau performa bisnis.
Namun sebelum mempekerjakan karyawan outsourcing, perusahaan harus memahami terlebih dahulu bagaimana cara mengelola dan berkomunikasi secara efektif dengan para karyawan outsourcing ini. Tujuannya agar segala pekerjaan dapat membuahkan hasil yang maksimal dan menghindari terjadinya miskomunikasi atau perbedaan visi misi dengan perusahaan.
Pengertian Karyawan Outsourcing
Karyawan outsourcing merupakan tenaga ahli yang dikirim oleh penyedia layanan outsourcing untuk membantu menyelesaikan tugas atau proyek tertentu dari perusahaan yang memesan jasa outsourcing. Berdasarkan perjanjian kontrak yang telah disepakati oleh pihak penyedia dan pengguna jasa, karyawan outsourcing ini akan dipekerjakan dalam jangka waktu tertentu dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Baca Juga: Macam-Macam Outsourcing dan Manfaatnya
Bidang pekerjaan yang sering dialih dayakan meliputi akuntansi dan keuangan, pemasaran, manufaktur, human resource, dan teknologi informasi. Model bisnis outsourcing ini legal secara hukum berdasarkan Undang-Undang Ketenagakerjaan Nomor 13 Tahun 2003 pasal 64 yang menjelaskan tentang outsourcing.
Baca Juga: Wajib Tahu! Ini Aturan dan Kebijakan Outsourcing di Indonesia
Manfaat Mengelola Karyawan Outsourcing
Dengan mempekerjakan karyawan outsourcing, perusahaan akan mendapatkan berbagai manfaat yang berguna bagi bisnis dan perusahaan. Di bawah ini merupakan beberapa manfaatnya:
1. Memudahkan departemen sumber daya manusia
Dengan mempekerjakan karyawan baru yang sudah pasti ahli di bidangnya melalui perusahaan jasa outsourcing, maka tim human resource pun tidak perlu lagi menyeleksi terlalu banyak kandidat untuk menjadi karyawan tetap perusahaan. Bahkan tidak hanya itu saja, mereka juga mampu menghemat biaya beban rekrutmen dan gaji untuk karyawan.
Baca Juga: Ketahui Manfaat Outsourcing untuk Bisnis
2. Karyawan berkualitas
Setiap perusahaan pasti membutuhkan karyawan yang mumpuni dan berkualitas untuk bisa mengurus pekerjaan dengan baik. Salah satu cara untuk mendapatkan hal ini adalah dengan menggunakan jasa outsourcing. Dengan tenaga ahli yang sudah dilatih dan telah melewati beberapa seleksi ini tentu dapat menjadi karyawan yang berkualitas baik bagi perusahaan.
Selain itu, perusahaan penyewa pun juga tidak perlu lagi mengeluarkan biaya pelatihan atau kursus bagi karyawannya. Sebab, karyawan outsourcing biasanya sudah terlatih dan mempunyai sertifikat spesialisasi atau keahlian di bidangnya. Tujuannya adalah untuk menghasilkan kinerja dan performa yang luar biasa dan mampu meyakinkan perusahaan bahwa mereka memang tenaga ahli yang profesional serta layak untuk dipekerjakan.
Baca Juga: Mengenal BPO (Business Process Outsourcing): Tujuan, Fungsi dan Jenisnya
3. Meningkatkan kinerja karyawan
Dengan mempekerjakan karyawan outsourcing untuk mendukung dan membantu operasional kerja, perusahaan dapat meningkatkan kepuasan dari kinerja dan performa para karyawannya. Sebab, karyawan outsourcing ini mampu membuat pekerjaan menjadi lebih cepat selesai dan mendapatkan hasil yang maksimal.
Tidak hanya itu saja, adanya karyawan outsourcing juga membuat para karyawan tetap perusahaan merasa terbantukan dan dimudahkan karena sebagian tanggung jawabnya dialihkan kepada karyawan outsourcing. Mereka juga menjadi lebih semangat untuk menyelesaikan pekerjaan mereka yang lain. Jadi tak heran bila perusahaan merasa ada peningkatan dari kinerja para karyawannya.
Baca Juga: Evaluasi Kinerja Karyawan: Pengertian, Manfaat, dan Persiapannya
4. Perusahaan dapat cepat memperoleh karyawan baru
Dengan adanya jasa outsourcing, perusahaan bisa mendapatkan karyawan atau tenaga ahli dalam waktu singkat dan sesuai dengan bidang yang dibutuhkan. Sehingga ketika perusahaan sedang membutuhkan karyawan secara mendadak maka outsourcing dapat menjadi solusi yang tepat.
Walaupun tidak semua perusahaan jasa outsourcing bisa menyediakan secara langsung, namun mereka akan mencari tenaga ahli yang cocok di bidang terkait dengan kualitas terbaik untuk para penyewa. Perusahaan jasa outsourcing akan segala mengurus administratif dari karyawannya, sedangkan pihak penyewa hanya perlu menunggu dan menerima tenaga ahli yang sudah terpilih.
Baca Juga: Proses Rekrutmen End-to-End: Seberapa Efektif Bagi Perusahaan?
5. Meningkatkan pendapatan
Tidak hanya perusahaan penyewa saja yang memperoleh banyak keuntungan, namun pihak penyedia atau perusahaan jasa outsourcing pun juga demikian. Dengan semakin banyaknya perusahaan yang berminat untuk mempekerjakan karyawan outsourcing, maka akan semakin meningkat pula pemasukan yang akan diperoleh pihak penyedia jasa.
Cara Mengelola Karyawan Outsourcing yang Tepat
Agar seluruh pekerjaan yang dialihkan kepada karyawan outsourcing dapat berjalan lancar dan sesuai dengan visi misi perusahaan pengguna jasa, maka pihak pengguna ini harus bisa mengelola karyawan outsourcing tersebut dengan baik dan tepat. Ada beberapa cara yang bisa dilakukan:
1. Memberikan pelatihan
Meskipun karyawan outsourcing sudah memiliki pengetahuan dan keterampilan sendiri di bidangnya, namun ketika mereka dipekerjakan oleh perusahaan penyewa jasa, mereka perlu mendapatkan pelatihan atau pengarahan terkait kebijakan dan prosedur kerja perusahaan tersebut.
Dengan memberikan materi pelatihan yang informatif dan mudah dipahami, maka karyawan outsourcing akan lebih mudah untuk menyesuaikan diri dan menyelesaikan pekerjaan dengan baik.
Perusahaan harus melakukan hal ini di awal sebelum karyawan outsourcing banyak terjun dalam tugas atau proyek yang diberikan. Sebab, dengan mengetahui aspek terpenting perusahaan akan mempengaruhi hasil kinerja dan performa dari mereka.
Jenis pelatihan yang diberikan pun tidak perlu secara menyeluruh, namun cukup dengan memberikan pelatihan seputar materi yang sering diterapkan dalam pekerjaannya sehari-hari. Dengan begitu, kemampuan karyawan
2. Mendapatkan feedback dari karyawan internal
Perusahaan dapat meminta feedback dari para karyawan internal mengenai materi pelatihan yang akan diberikan kepada karyawan outsourcing. Dengan meminta mereka untuk mengevaluasi materi pelatihan tersebut, perusahaan bisa mendapatkan perspektif yang lebih objektif mengenai seberapa berguna pelatihan ini untuk karyawan outsourcing.
Tidak hanya materi pelatihan saja, perusahaan juga perlu mendiskusikan peran dan tanggung jawab yang akan dialihkan dengan karyawan internalnya. Kira-kira mana saja tugas yang lebih membutuhkan keahlian lebih, tugas yang berhubungan dengan pelanggan berkelanjutan, maupun tugas proyek berjangka. Jadi, karyawan internal ini dapat terlibat dalam pembagian tugas kepada karyawan outsourcing untuk mengetahui lebih jelas kewajiban yang perlu mereka selesaikan.
Baca Juga: Pentingnya Feedback Positif dan Bagaimana Cara Menyampaikannya
3. Membangun sistem pendukung
Penting bagi perusahaan dan karyawan outsourcing untuk selalu melakukan komunikasi dua arah. Hal ini bertujuan untuk membantu memastikan bahwa keduanya mengerti akan tujuan masing-masing. Tidak hanya itu saja, perusahaan juga dapat memantau pekerjaan karyawan outsourcing apakah sudah sesuai dengan tujuan bisnis dan visi misi perusahaan.
Untuk itu perusahaan bisa mengadakan rapat mingguan atau bulanan untuk mengetahui progres atau pencapaian yang telah dilakukan oleh karyawan outsourcing. Sebaliknya bagi para karyawan outsourcing pun ini bisa menjadi kesempatannya untuk mengajukan pertanyaan atau menyampaikan strategi bisnis selanjutnya untuk perusahaan.
4. Menetapkan harapan yang jelas
Sebagai pihak yang memberikan pekerjaan, perusahaan harus menjelaskan secara jelas kepada karyawan outsourcing mengenai tugas, metode, dan tujuan kerjanya. Biasanya para supervisor perusahaan akan memberikan target untuk dicapai setiap minggunya, misalnya memenuhi kuota penjualan, mendapatkan leads atau pelanggan baru, dan lain sebagainya.
Dengan menetapkan tujuan dan harapan yang jelas, maka para karyawan outsourcing dapat mengetahui cara atau strategi kerja yang harus mereka lakukan dan mengoptimalkan kemampuannya untuk mencapai target atau hasil yang memuaskan.
5. Membantu memahami tentang perusahaan
Perusahaan harus mengajarkan karyawan outsourcing mengenai peraturan, budaya, nilai, departemen, misi, dan tujuan jangka panjangnya. Hal ini juga termasuk penjelasan bagaimana cara peran mereka terhubung dengan departemen lain.
Misalnya salah satu tugas dari karyawan pemasaran outsourcing adalah riset pasar. Nah, sebelum melakukan riset pasar terkait demografi audiens, channel promosi, dan jenis pemasaran yang digunakan, mereka harus berkoordinasi dengan departemen produksi mengenai produk yang akan dipromosikan. Mulai dari jenis, spesifikasi, fitur, benefit, hingga harganya.
Perusahaan harus bisa menjelaskan kepada karyawan outsourcing tersebut mengenai pentingnya tugas dan peran mereka di kantor. Dengan begitu mereka akan mengetahui besar tanggung jawab yang diemban dan memaksimalkan kinerjanya dengan berbagai departemen internal.
6. Menunjukkan cara merepresentasikan brand perusahaan
Perusahaan harus memastikan bahwa karyawan outsourcing mampu memahami cara mewakili atau membawakan brand perusahaan secara positif. Mereka berbeda dengan karyawan internal yang memang mendedikasikan dirinya untuk perusahaan. Jadi perusahaan memerlukan sedikit usaha lebih untuk membuat karyawan outsourcing mengerti bagaimana cara merepresentasikan brand yang baik dan tepat.
Tujuan dari hal ini adalah agar para karyawan outsourcing dapat mewujudkan nilai bisnis perusahaan, memastikan pelanggan mempunyai persepsi atau pandangan yang positif kepada brand, serta meningkatkan penjualan.
Mampu merepresentasikan brand menjadi salah satu tugas bagi karyawan outsourcing. Bisa dalam bentuk promosi brand yang dilakukan secara virtual, pelayanan pelanggan, maupun event perusahaan yang melibatkan media dan pers.
Semakin karyawan outsourcing memahami bagaimana cara merepresentasikan brand dengan baik, maka akan semakin mudah mereka dalam menentukan strategi atau metode kerja yang akan dilakukan.
7. Melibatkannya dalam aktivitas dan budaya perusahaan
Dengan melibatkan atau mengajak para karyawan outsourcing untuk mengikuti berbagai kegiatan perusahaan seperti acara gathering, team building, perayaan, dan pelatihan bersama tim internal, maka akan tercipta hubungan kerja yang baik antara semua jenis karyawan.
Di samping itu, karyawan outsourcing pun menjadi lebih nyaman untuk bekerja karena berada di lingkungan yang menyenangkan dan saling mendukung. Komunikasi dan kolaborasi antar karyawan juga dapat lancar dan maksimal.
8. Mengapresiasi pekerjaannya
Walaupun bukan karyawan internal atau tetap perusahaan, namun perusahaan harus memberikan apresiasi dan dukungan juga untuk karyawan outsourcing atas kinerja, prestasi, dan etos kerja yang dimilikinya. Dengan begitu, para karyawan ini akan merasa dihargai dan menjadi semangat untuk menghasilkan performa yang lebih baik lagi kedepannya.
Perusahaan bisa mengakui atau mengapresiasi pekerjaan mereka secara langsung atau melalui pengumuman di papan buletin digital dan memberikan reward kepada karyawan outsourcing tersebut.
9. Memantau kemajuan atau performa kerja
Perusahaan harus sering memantau bagaimana karyawan outsourcing dalam melakukan pekerjaannya. Hal ini tentu sangat membantu perusahaan untuk bisa mengetahui apakah pekerjaan karyawan outsourcing sesuai dengan tujuan dan target bisnisnya.
Selain itu, para karyawan outsourcing juga bisa memanfaatkan kesempatan ini untuk bertanya atau meminta bantuan kepada perusahaan bila ada yang tidak mereka mengerti. Perusahaan dapat melakukan pemantauan secara berkala melalui laporan hasil kerja mingguan atau attendance yang diisi setiap harinya.
10. Mengembangkan jaringan keamanan cyber
Perusahaan juga dapat membuat protokol dan sistem keamanan cyber yang dapat diakses oleh seluruh karyawan, baik internal maupun outsourcing. Standarisasi jaringan keamanan cyber ini akan membantu melindungi perusahaan dari serangan cyber atau kebocoran data dari luar.
Bentuk keamanan ini bisa dengan mewajibkan karyawan untuk memverifikasi identitasnya sebelum mengakses informasi perusahaan, aktivitas pembagian file melalui cloud computation daripada email, hingga menginstal software antivirus di semua perangkat kerja yang digunakan.
Tips Mengelola Karyawan Outsourcing dengan Baik
Berikut adalah beberapa tips dalam mengelola karyawan outsourcing secara baik:
1. Perhatikan zona waktu
Hal ini terutama untuk perusahaan yang mempekerjakan karyawan outsourcing secara virtual atau beda negara. Dengan perbedaan waktu dan lokasi kerja, perusahaan harus bisa membagi waktu yang tepat untuk berkomunikasi dengan mereka. Perusahaan bisa menjadwalkan rapat mingguan di waktu yang seluruh karyawan memungkinkan untuk dapat hadir.
Misalnya jika karyawan outsourcing mempunyai perbedaan zona waktu sekitar lima jam lebih cepat, maka perusahaan dapat mengatur jadwal rapat di waktu siang atau sore hari mereka.
2. Menggunakan aplikasi digital
Agar pekerjaan dapat menjadi lebih efektif dan efisien, maka perusahaan perlu menyiapkan berbagai alat atau aplikasi digital yang bisa digunakan oleh karyawan internal maupun outsourcing sesuai dengan kebutuhan dan bidang kerjanya.
Sebagai contoh aplikasi kalender dan penjadwal rapat yang berfungsi untuk mengatur jadwal meeting, daily catch up, maupun 101 secara otomatis. Aplikasi ini akan sangat memudahkan para karyawan outsourcing yang bekerja secara online atau beda negara.
3. Mempercayai kemampuannya
Perusahaan harus mempercayai seluruh kemampuan karyawan outsourcing dalam bekerja, baik secara teknis maupun kepribadian. Meskipun mereka masih membutuhkan waktu yang sedikit lebih lama untuk mempelajari bisnis dan mekanisme perusahaan, namun mereka pasti sudah ahli di bidangnya.
Perusahaan bisa melihat dari cara karyawan outsourcing bekerja dan menyelesaikan masalah, bagaimana mereka menerapkan seluruh strategi yang telah direncanakan, hingga mempertanggungjawabkan seluruh pekerjaannya. Dengan begitu, perusahaan dapat menilai apakah memang karyawan outsourcing tersebut mampu dan kompeten di bidangnya.
4. Tawarkan bonus tambahan
Jika perusahaan mempunyai biaya atau dana lebih, maka mereka bisa mengalokasikannya untuk memberikan bonus untuk karyawan outsourcing. Dengan memberikan bonus finansial ini, akan memberikan motivasi dan semangat kepada karyawan outsourcing untuk melakukan yang terbaik dalam pekerjaan.
Perusahaan bisa memberikan bonus kepada karyawan outsourcing yang berprestasi atau berhasil mencapai target. Misalnya berhasil meningkatkan penjualan produk melebihi target yang telah ditetapkan, menunjukkan etika kerja yang sangat baik, dan lain sebagainya.
Itulah beberapa cara mengelola karyawan outsourcing yang bisa diterapkan oleh perusahaan yang ingin menggunakan jasa outsourcing. Jika kamu membutuhkan jasa outsourcing dalam waktu yang cepat, yuk langsung gunakan layanan outsourcing dari MyRobin.id! Kunjungi laman MyRobin sekarang juga!