Process mapping adalah teknik membuat peta untuk memvisualisasikan proses kerja bisnis secara menyeluruh. Hal ini penting bagi manajer maupun pemilik bisnis, agar dapat memahami proses lebih baik di masa ini maupun di masa mendatang.
Tujuan memetakan proses bisnis adalah mengevaluasi proses yang ada dan mempelajari bagian mana dari alur kerja yang perlu ditingkatkan.
Adanya process mapping akan menguntungkan bisnis dan karyawan untuk mengorganisir workflow perusahaan. Simak keuntungan dan cara membangun pemetaan proses di bawah ini.
Apa itu process mapping dalam bisnis?
Peta proses merupakan strategi memetakan alur kerja bisnis menggunakan visualisasi seperti flowchart, diagram alir, hingga SIPOC R chart.
Definisi lain dari process mapping adalah alat komunikasi dan manajerial yang berguna memperbaiki proses internal perusahaan. Dengan adanya visualisasi, mudah bagi pemilik bisnis melakukan perubahan dengan tujuan mengefisiensi proses kerja.
Pemetaan proses juga digunakan untuk mengkomunikasikan alur kerja yang kompleks, brainstorming, menyampaikan masalah yang terus berulang, mengkoordinasi tanggung jawab tiap individu, dan menyediakan dokumentasi proses.
Menurut Lucidchart, tujuan pemetaan proses adalah mengidentifikasi pengulangan, penundaan, dan hambatan sehingga membantu pemilik bisnis menentukan kepemilikan proses, tanggung jawab, serta batasan proses.
Pentingnya process mapping
Process mapping dalam perusahaan memegang peranan penting yaitu menguraikan langkah-langkah tiap individu dalam suatu proses, merinci timeline, dan mengidentifikasi penanggung jawab tugas.
Visualisasi dan simbol pemetaan membantu komunikasi proses antara pemangku kepentingan dalam bisnis untuk mengidentifikasi alur kerja yang kurang efisien.
Process mapping membantu bisnis mengidentifikasi masalah sejak dini sehingga dapat menerapkan strategi tepat demi meningkatkan proses bisnis. Di samping itu, Anda dapat mempelajari kekuatan dan kelemahan proses bisnis.
Jenis-jenis process mapping
Jenis-jenis business process mapping adalah teknik untuk memvisualisasikan alur kerja bisnis. Contohnya, flowchart, SIPOC R, relationship map, hingga value stream maps.
Setiap format memiliki keunggulan, Anda dapat memilih style yang cocok bagi bisnis. Berikut penjelasannya.
1. Flowchart
Salah satu jenis process mapping paling umum adalah flowchart. Diagram alir menampilkan proses dengan perkembangan linear. Format ini cukup sederhana yaitu Anda hanya perlu mencantumkan detail singkat untuk menguraikan alur.
Flowchart digunakan untuk menggambar input dan output suatu proses, meningkatkan komunikasi tim mendokumentasikan alur kerja, mengatasi masalah dalam proses, mengerjakan proyek baru serta menganalisis workflow.
2. Relationship map
Peta hubungan menampilkan interaksi divisi atau proses satu dengan yang lainnya. Setiap simpul mewakili individu, divisi, atau perusahaan yang terlibat dalam proses bisnis. Arah panah menjelaskan hubungan tiap bagian dengan lainnya.
3. Value stream maps
Value stream maps adalah cara menggambarkan alur informasi dan sumber daya secara rinci selama proses berlangsung. Tipe pemetaan ini cocok untuk mengevaluasi proses dan menilai penjadwalan agar bisa ditingkatkan dan lebih efisien.
4. Data flow diagrams
Jenis diagram aliran data menampilkan representasi visual mengenai bagaimana informasi berjalan di seluruh proses. Biasanya pemetaan ini digunakan untuk menampilkan proses jaringan informasi kompleks bergerak dalam arah yang memiliki banyak cabang.
5. SIPOC R
Pemetaan ini berbentuk kolom yang terdiri dari supplier, input, process, output, customer, dan requirement. Kolom berisi daftar elemen yang sesuai dengan bagan alur dasar langkah-langkah dalam elemen tersebut untuk mengetahui proses berjalan.
6. High-level process maps
High-level process maps adalah teknik menampilkan gambaran luas berkaitan dengan proyek yang efisien dan efektif. Setiap bagan mewakili langkah besar dalam proyek tanpa menambahkan detail. Format pemetaan proses seperti ini cocok untuk merangkum proyek atau menjadi panduan untuk mengetahui perkembangannya.
7. Swimlane diagrams
Melansir dari Indeed, diagram swimlane merupakan pemetaan individu yang bertanggung jawab atas elemen tertentu dari suatu proses. Cara kerjanya dengan menyediakan jalur berbeda yang mewakili tim yang bertanggung jawab menyelesaikan suatu bagian. Singkatnya, diagram swimlane memisahkan tanggung jawab sub-proses dalam proses.
8. Rendered process maps dan detailed process maps
Rendered process map mewakili status proses bisnis saat ini dan masa mendatang. Melalui metode ini Anda dapat melihat area yang memerlukan perbaikan. Sementara detailed process map adalah metode pemetaan yang menampilkan setiap langkah dalam proses dengan lebih terperinci.
Cara memetakan business process mapping
Pemetaan proses berguna untuk memetakan alur dari kegiatan suatu proses menggunakan visual. Process mapping membantu menjelaskan dan menganalisis setiap aktivitas untuk mencapai tujuan bisnis.
Melalui pemetaan, bisnis dapat mengetahui celah atau masalah yang ada, merancang strategi, dan melakukan perbaikan. Ikuti langkah-langkahnya di bawah ini.
1. Menentukan lingkup masalah project
Langkah pertama adalah mengidentifikasi masalah dan ruang lingkup proyek. Anda perlu memahami apa yang ingin divisualisasikan dan mempelajari batasan proyek dengan memeriksa tujuannya. Menentukan ruang lingkup dengan jelas akan membantu Anda tetap fokus pada satu masalah saja.
2. Mengidentifikasi elemen dari setiap proses
Tahap berikutnya mengidentifikasi elemen atau mengumpulkan sumber daya maupun orang yang terlibat dalam proses. Contoh elemen bisnis proses mapping lainnya seperti timeline, urutan langkah, dan pemangku kepentingan dalam bisnis. Selain itu, Anda juga dapat mempertimbangkan masalah yang terjadi dalam proses.
3. Memilih format pemetaan proses
Tersedia banyak format pemetaan yang dapat Anda pilih. Sesuaikan saja dengan kebutuhan bisnis agar memudahkan penyampaian informasi. Gunakan panah untuk menghubungkan setiap proses dan simpul untuk menambahkan langkah dari proses yang berbeda. Kombinasi format jika memang dibutuhkan untuk menyempurnakan tampilan peta proses.
4. Membuat daftar proses
Buatlah daftar tahap-tahap yang ada di proses Anda. Buat lah gambaran kasar tentang langkah dan simpul penting dalam proses yang akan Anda petakan. Tujuan langkah ini adalah memudahkan saat mempelajari informasi penting dan meningkatkan efektivitas.
Pada tahap ini Anda juga perlu mencari tahu batasan. Misalnya, kapan proses dimulai hingga kapan proses berhenti. Nantinya, daftar langkah akan disusun sesuai urutannya.
5. Membuat diagram alir
Berikutnya menggambar simbol diagram alir dasar untuk memetakan proses. Anda bebas mengkustomisasi tampilan dalam proses agar mudah dipahami. Contohnya, menggunakan panah untuk menunjukkan aliran arah, persegi panjang untuk menjelaskan aktivitas tertentu, serta oval menunjukkan awal dari proses.
6. Memeriksa keakuratan map
Peta proses seringkali menjadi panduan pemilik bisnis maupun karyawan dalam menyelesaikan tugas. Penting memeriksa akurasi peta secara berkala untuk memastikan proses berjalan baik.
7. Menganalisis hasil
Tahapan terakhir adalah menganalisis hasilnya untuk mengetahui adakah bagian yang perlu diperbaiki. Tujuan dari pemetaan adalah melihat efisiensi dari proses. Apabila hasilnya tidak sesuai maka Anda dapat mengubah proses yang lebih baru.
Keuntungan membuat proses mapping
Membuat prosess mapping memberikan keuntungan bagi bisnis Anda, apabila dibuat dengan benar. Berikut daftar manfaat pemetaan peta.
1. Meningkatkan performa kerja
Melalui pemetaan peta, Anda dapat mengetahui tiap karyawan memahami tanggung jawab mereka. Karyawan bisa melihat alur kerja dengan jelas, sehingga meningkatkan performa, produktivitas, serta meminimalkan pemborosan.
2. Memecahkan masalah dengan efisien
Pemetaan peta berguna memberikan insight pada pemilik bisnis, bagian yang perlu ditingkatkan. Melalui alur yang jelas Anda dapat mengambil langkah perbaikan yang tepat dan paling efektif.
3. Memberikan visualisasi yang jelas
Pemetaan yang Anda lakukan akan memudahkan saat menyampaikan proses bisnis. Visualisasi yang jelas membantu partner atau karyawan memahami alur dari kegiatan bisnis.
4. Mendorong kepuasan karyawan
Process mapping tidak hanya menguntungkan pemilik bisnis, tetapi juga karyawan. Dengan memahami peran mereka dengan jelas hal ini akan meningkatkan moral dan produktivitas.
5. Mengurangi pengeluaran
Pemetaan proses memungkinkan pemilik bisnis menghilangkan prosedur bisnis yang kurang efektif dan menggantinya dengan proses yang lebih baru. Hal ini akan menurunkan pengeluaran karena bisnis tidak perlu mempertahankan proses yang tidak baik.
6. Memberikan kejelasan proses
Peta prosess menjelaskan langkah-langkah dengan jelas dan rinci. Alhasil, setiap orang memahami prosedur yang dibutuhkan dari suatu proyek. Melalui visual yang menarik, informasi kompleks jadi lebih dimengerti.
Itulah jenis dan langkah-langkah membuat process mapping. Mempelajari kegunaan dan teknik yang tepat sangat membantu memanajemen proses bisnis. Temukan artikel menarik lainnya di Blog MyRobin.