Metode PDCA (Plan, Do, Check, Act) merupakan salah satu pendekatan manajemen yang efektif untuk mencapai peningkatan berkelanjutan dalam bisnis. Pendekatan ini digunakan untuk mengatasi masalah terkait proses, pelanggan, produk, dan karyawan.
Dengan menggunakan siklus PDCA, perusahaan dapat merencanakan (Plan) langkah-langkah yang diperlukan, melaksanakan (Do) rencana tersebut, melakukan evaluasi (Check) terhadap hasil yang dicapai, dan melakukan tindakan perbaikan (Act) yang sesuai untuk meningkatkan kinerja dan mengatasi masalah yang teridentifikasi.
Melalui pendekatan PDCA, bisnis dapat mencapai efisiensi, kualitas yang lebih baik, dan kepuasan pelanggan yang lebih tinggi, sambil terus beradaptasi dengan perubahan pasar dan persaingan yang terus berkembang.
Metode PDCA dipopulerkan oleh fisikawan bernama Walter Shewhart, tetapi dikembangkan kembali oleh Dr. William Edwards Deming. Yuk, simak langkah-langkah penerapan metode ini melalui artikel berikut.
Memahami metode PDCA
Persaingan pasar yang ketat menuntut pebisnis terus melakukan peningkatan, salah satunya dengan 4 langkah berulang yaitu plan, do, check, dan act.
Model manajemen ini umum digunakan dalam manufakturing untuk mencegah bisnis terjebak di kondisi stagnan.
Siklus kontrol dengan PDCA berguna supaya sistem maupun proses bisnis dapat berkembang lebih efisien dan efektif, sehingga berdampak pula pada profitabilitas.
Metode PDCA yang saat ini adalah pengembangan dari model PDCA yang pertama kali dicetuskan oleh Walter Shewhart.
Pada 1939 Walter Shewhart menerapkan metode ilmiah dengan siklusnya yang terdiri dari spesifikasi, produksi, dan inspeksi.
Lalu, dalam jurnal “Evolution of the PDCA Cycle,” dijelaskan W. Edwards Deming memodifikasi siklus Shewhart menjadi mendesain produk (design of the product), membuatnya (make it), memasarkannya (put it on the market), mengujinya melalui riset pasar (test it through market research), kemudian mendesain ulang produk (redesign the product).
Setiap orang yang ingin menerapkan siklus PDCA harus memahami setiap fasenya.
Manfaat menggunakan metode PDCA
Manfaat mempelajari fase-fase PDCA tidak hanya berlaku untuk proses bisnis saja, tetapi juga individu. Plan, do, check, dan act bisa diterapkan untuk meningkatkan kualitas individu, diantaranya:
1. Meningkatkan produktivitas
Siklus kontrol PDCA akan membantu pebisnis mempelajari dan melakukan perubahan yang mengarah pada peningkatan produktivitas.
Ini karena siklus kontrol akan menghilangkan tugas yang berlebihan dan membuat prosedur lebih efisien.
2. Mengurangi pemborosan
Pemborosan akibat produksi akan memicu pemborosan lain seperti pergerakan dan sumber daya. Dalam industri dan operasi ini disebabkan oleh alokasi sumber daya yang kurang efisien.
Siklus kontrol menjadi alternatif untuk menghilangkan tugas yang berlebihan dan meningkatkan proses sehingga mengurangi terjadinya pemborosan produksi.
3. Meminimalkan risiko
Metode PDCA memungkinkan Anda mengimplementasikan perubahan yang lebih terkontrol yang dapat mengidentifikasi risiko sebelum berpengaruh pada operasi.
Menerapkan perubahan pada bisnis, bisa menimbulkan risiko misalnya budaya perusahaan yang berubah maupun produktivitas menurun.
4. Menguraikan inefisiensi
Inefisiensi dalam proses akan berpengaruh pada produktivitas bisnis. Dengan manajemen kontrol menggunakan siklus PDCA, Anda jadi terbantu untuk mengidentifikasi area yang kurang efisien dan mempelajari masalah yang berpotensi muncul di masa mendatang.
5. Terus meningkatkan proses
Keuntungan siklus kontrol ini adalah memungkinkan pebisnis melakukan peningkatan pada proses secara berkala. Setelah sebuah proses diubah melalui siklus kontrol, anggota tim dapat memulai siklus yang baru untuk meningkatkan peningkatan berkelanjutan.
6. Mendorong keunggulan kompetitif
Dampak jangka panjang peningkatan berkelanjutan mampu membuat bisnis lebih unggul daripada kompetitor. Berdasarkan Mindtools, PDCA dapat memberi bisnis keunggulan kompetitif yang berbeda daripada perusahaan lain di industri yang sama.
7. Bisa diaplikasikan di berbagai bisnis
PDCA bisa diaplikasikan di hampir semua jenis baik untuk pengembangan produk, manajemen proyek, hingga manajemen SDM di perusahaan.
Langkah-langkah melakukan metode PDCA
Siklus PDCA hanya dilakukan dengan 4 langkah berulang yang dimulai dari perencanaan (plan), pelaksanaan (do), pengecekan atau pemeriksaan (check), serta penindaklanjutan (act). Berikut penjelasan lengkapnya.
1. Perencanaan (Plan)
Perencanaan merupakan tahap awal untuk mengidentifikasi masalah yang muncul, lalu melakukan brainstorming demi menemukan peluang yang tersedia untuk meningkatkan proses, produk, maupun layanan.
Proses ini membantu Anda memahami apa yang menyebabkan kendala dan menentukan solusi mana saja yang mungkin diuji lebih dulu. Anda perlu mendefinisikan ekspektasi sehingga dapat meninjaunya kembali untuk mengukur keberhasilan solusi.
Tahap ini bisa memakan waktu lama, beberapa masalah mungkin cukup kompleks dan tersedia banyak solusi yang layak diuji. Proses menemukan solusi terbaik memerlukan penelitian yang luas.
Pasca tim menyetujui solusi yang tepat, Anda harus merencanakan prosedur untuk mencapai solusi tersebut. Ada beberapa pertanyaan yang perlu Anda tanyakan pada tim untuk menjamin rencana bisa memenuhi elemen strategis, yaitu:
- Apa masalah yang ingin diselesaikan?
- Apakah masalah ini harus diutamakan?
- Apa dampak masalah tersebut?
- Kepada siapa yang paling berdampak dari masalah itu?
- Kerugian apa yang terjadi jika masalah tidak segera diatasi?
- Sumber daya apa saja yang dibutuhkan?
- Sumber daya mana yang bisa tim akses?
- Apa hasil yang diharapkan?
- Solusi apa saja yang harus tim pertimbangkan?
- Apa tolok ukur keberhasilan rencana?
- Siapa yang bertanggung jawab mencari solusi?
2. Pelaksanaan (Do)
Fase berikutnya adalah menguji solusi potensial. Anda bisa mengujinya dalam skala yang lebih kecil agar mudah saat mengukur keberhasilannya. Apabila tidak berjalan dengan baik, dampak negatif yang dihasilkan tidak begitu berpengaruh pada operasi saat ini.
Contohnya Anda dapat mengimplementasikannya pada suatu departemen, area demografis atau geografis tertentu. Dengan strategi ini Anda bisa menerapkan perubahan tanpa mengganggu keseluruhan operasi.
Ketika fase pelaksanaan berlangsung, variabel tidak terduga bisa mempengaruhi perencanaan. Di situasi tertentu mengembangkan rencana yang fleksibel bisa meminimalisir perubahan dari variabel dan membantu tim bereaksi lebih baik terhadap perubahan tersebut.
Pertanyaan yang perlu diajukan di tahap pelaksanaan meliputi siapa yang menjalankan tes pada solusi? Bagaimana tim mengumpulkan data? hingga bagaimana tes diaplikasikan dalam skala kecil?
3. Pengawasan (Check)
Fase pemeriksaan atau studi adalah langkah di mana Anda menganalisis penerapan dari solusi. Anda harus mengukur efektivitas solusi tersebut dalam memperbaiki masalah dan putuskan apakah hasil tes sejalan dengan ekspektasi di awal.
Pemeriksaan biasa dilakukan berulang kali, sebelum Anda bisa melangkah ke tahap terakhir. Ada 2 jenis pemeriksaan yaitu pemeriksaan di samping implementasi untuk memastikan tujuan proyek terpenuhi.
Kedua, tinjauan komprehensif yang dilakukan ketika proyek benar-benar selesai untuk mempelajari kegagalan dan keberhasilan, sehingga dapat melakukan penyesuaian di masa mendatang.
Pebisnis mungkin menemukan solusi yang mampu memenuhi ekspektasi, tetapi masih kurang puas dengan hasilnya. Ulangi kedua langkah di atas lalu beralih ke fase terakhir.
Analisis merupakan bagian penting dalam siklus kontrol, sebab Anda dapat menentukan kelayakan opsi untuk mengubah proses.
Memonitor keberhasilan bisa dengan mengumpulkan data, umpan balik, maupun KPI. Pertanyaan di bawah bisa jadi pertimbangan selama fase ini, yaitu:
- Apa yang tidak berhasil?
- Apakah Anda mengumpulkan cukup data untuk melihat apakah solusinya layak?
- Apakah Anda perlu mencoba solusi lain?
4. Penindaklanjutan (Act)
Langkah terakhir ada penindaklanjutan. Setelah solusi yang diuji dan memenuhi kelayakan maka selanjutnya adalah berkomitmen pada solusi tersebut. Anda dapat mengaplikasikannya pada keseluruhan operasi.
Walaupun rencana berhasil, Anda diminta untuk tetap melakukan siklus kontrol lagi untuk perbaikan terus menerus. Pertanyaan yang sering diajukan selama fase ini mencakup:
- Apakah ada peluang untuk perbaikan?
- Proses apalagi yang harus ditingkatkan?
- Bagaimana pemilik bisnis mempertahankan perubahan ini?
- Bagaimana meluncurkan perubahan baru ini secara efektif ke organisasi?
- Bagaimana memahami dampak solusi di tempat kerja?
Contoh metode PDCA
Contoh metode plan, do, check, dan act bisa Anda pelajari melalui kasus di bawah ini. Sebagaimana dijelaskan PDCA bisa diaplikasi hampir di seluruh bisnis pelayanan maupun manufakturing.
Metode PDCA diterapkan untuk meninjau produksi limbah operasi manufaktur dan meningkatkan prosesnya dengan tujuan mengurangi limbah.
Manajer melakukan siklus kontrol dan berencana menerapkan teknologi fabrikasi baru yang menggunakan sumber daya lebih efisien.
Teknologi tersebut kemudian diterapkan dalam satu tim produksi dan hasilnya dimonitor secara berkala. Setelah itu, diketahui bahwa teknologi baru terbukti menurunkan jumlah limbah yang dihasilkan proses produksi.
Tim menganggap perubahan dengan teknologi berhasil dan menerapkan teknologi terbaru pada seluruh tim produksi. Alhasil, mengurangi hasil limbah secara signifikan.
Manajer selanjutnya melakukan siklus kontrol lanjutan dan menemukan peluang untuk menghemat waktu produksi yang mengarah pada proses yang lebih efisien dan pengurangan hasil limbah.
Kapan PDCA digunakan untuk bisnis
Kelebihan PDCA selain dapat diterapkan di berbagai bisnis, pemilik maupun manajer bisa mengaplikasikannya di skenario berbeda yaitu digunakan ketika mengoptimalkan proses saat ini, mengembangkan layanan baru, memulai proyek perbaikan baru, mendeteksi masalah, hingga menerapkan perubahan.
Penerapan PDCA di perusahaan
Perusahaan besar seringkali menerapkan PDCA untuk meningkatkan produksi serta meningkatkan manajemen sumber daya manusia, berikut deretan contohnya.
1. Nike
Salah satu perusahaan yang menerapkan PDCA adalah Nike. Brand asal Amerika Serikat ini menganut manufacturing lean dengan keyakinan bahwa filosofi peningkatan terus-menerus merupakan dasar dari manufakturing berkelanjutan yang maju untuk memberdayakan tenaga kerja di perusahaan tersebut.
Nike menerapkan siklus PDCA sebagai bagian dari pelatihan peningkatan dalam proses bisnis. PDCA metode digunakan untuk memberdayakan karyawan hingga pelanggan. Selain itu, meningkatkan kondisi kerja serta fasilitas produksi.
2. Toyota
Toyota Motor Corporation menerapkan siklus PDCA demi mendukung pengambilan keputusan yang cepat. Karyawan Toyota juga menemukan praktik yang kurang efisien dan merancang cara memperbaikinya.
3. Nestle
Nestle memperkenalkan prinsip kaizen, agar setiap karyawan memahami dan berkomitmen melakukan perbaikan terus-menerus. Perbaikan berkelanjutan mampu meningkatkan efisiensi dan mengurangi biaya, metode PDCA digunakan sebagai pedoman.
Kekurangan metode PDCA
Sebagai pertimbangan, pemilik bisnis maupun manajer perlu mempelajari kekurangan sebelum menerapkan metode PDCA. Walaupun menawarkan keuntungan, ada pula kekurangan dari siklus kontrol ini, diantaranya:
- Kemajuan yang diharapkan bisa berjalan lambat karena metode PDCA memiliki 4 langkah yang saling berkaitan
- Memerlukan banyak waktu untuk perencanaan hingga analisis keberhasilan
PDCA vs metode Kanban
Metode Kanban adalah mekanisme pensinyalan visual yang digunakan untuk mengontrol pekerjaan yang sedang berlangsung. Penerapan metode ini untuk manufakturing dibantu oleh kartu maupun dengan sistem e-ban.
E-ban dalam metode Kanban dilakukan dengan memindai kode batang. Fungsinya untuk berkomunikasi dengan tim dengan bantuan pesan elektronik. Jadi, anggota tim tidak perlu memindahkan kartu fisik di setiap proses.
Itulah definisi dan langkah-langkah menerapkan metode PDCA dalam manufakturing. Dengan siklus kontrol ini Anda dapat melakukan perbaikan agar kualitas produk, layanan, dan proses bisnis tetap berkualitas. Temukan informasi menarik lainnya di blog MyRobin.