Point of sale (POS) merupakan sistem yang berperan penting dalam menunjang operasional bisnis. Melalui teknologi ini Anda bisa memberikan pelayanan prima demi mencapai kepuasan pelanggan.
Dalam jurnal “Effects of Service Quality on Customer Satisfaction in Retail Business” tahun 2020, kualitas pelayanan nyatanya berpengaruh pada kepuasan konsumen.
Salah satu elemen untuk mencapai hal tersebut adalah memberikan pelayanan prima, seperti memproses pemesanan dan transaksi dengan cepat.
Sistem POS dapat membantu proses transaksi dan pencatatan jauh lebih efisien. Yuk, pahami lebih dalam lewat artikel di bawah ini.
Apa itu point of sale
POS adalah singkatan dari point of sale atau mesin yang identik digunakan untuk proses penjualan. Teknologi ini terdiri dari perangkat keras dan lunak yang memungkinkan pemilik bisnis menerima pembayaran, mencatat transaksi yang masuk, dan menghitung laba rugi.
Baca Juga: Apa itu Cash Flow dalam Bisnis, Tujuan, dan Cara Menyusun Aliran Kas yang Tepat
Dahulu POS kerap disebut sebagai mesin kasir yang fungsinya sebatas menyimpan uang, mencetak struk, dan memproses pembayaran pelanggan.
Namun, seiring perkembangan teknologi perangkat dan fitur POS makin bertambah diantaranya tersedia fitur untuk mencatat data konsumen dan melakukan rekap penjualan.
Ada pula fitur untuk menginput persediaan barang, mengatur data karyawan serta memberikan program loyalitas konsumen. Dengan begitu pemilik bisnis makin dipermudah.
Sistem POS modern mengandalkan internet untuk bisa bekerja, perangkat keras yang Anda butuhkan kini tidak begitu banyak dan mahal, umumnya hanya membutuhkan tablet dan mesin pencetak struk wireless.
Meskipun memiliki banyak kegunaan, tetapi masih sedikit bisnis yang menggunakan terminal POS modern. Padahal, manfaatnya mampu membuat bisnis efektif dan efisien.
Baca Juga: Sales: Pengertian, Istilah, dan Jenis Pekerjaannya
Cara kerja point of sale (POS)
Mesin kasir tradisional mungkin pernah Anda lihat ketika mengunjungi minimarket. Perangkat yang a kasir gunakan termasuk POS hanya saja belum diperbarui.
Pada POS versi terbaru, fitur-fitur ditambahkan agar segala kegiatan operasional bisnis makin mudah dilacak dan diatur hanya dalam satu perangkat saja.
Melansir dari Squareup, cara kerja POS berbeda-beda tergantung setiap bisnis, apakah memiliki toko fisik ataukah hanya berupa toko daring.
Berikut gambaran cara kerja mesin POS modern pada bisnis yang memiliki toko fisik.
1. Pembeli mengunjungi kasir
Proses pembayaran dengan POS di toko fisik dilakukan oleh kasir, sehingga pelanggan tidak kebingungan menyelesaikan pembayaran.
Staf Anda akan memasukkan nama produk atau layanan yang dipilih pelanggan ke dalam mesin POS, baik secara manual atau memindai kode batang.
Sementara pada toko online, proses ini terjadi saat pelanggan memasukkan item ke keranjang digital dan menekan ikon pembayaran.
2. Mesin POS menghitung jumlah belanjaan
Selanjutnya, mesin POS akan menghitung jumlah belanjaan dan layanan secara otomatis, termasuk pajak. Melalui fitur ini, kasir tidak perlu menjumlahkan barang satu per satu dan kesalahan total pembayaran dapat diminimalisir.
3. Perubahan inventori
Persediaan produk otomatis berkurang saat kasir memasukkan item belanjaan pelanggan. Dengan adanya fitur ini memudahkan pemilik bisnis, mengetahui produk mana saja yang jumlahnya sedikit sehingga dapat segera melakukan pemesanan kembali ke supplier.
Selain itu, fungsi fitur ini adalah memastikan jumlah persediaan sesuai dengan barang yang keluar. Anda dapat melacak arus barang dan mengambil tindakan apabila ada persediaan yang hilang.
4. Menambah program loyalitas
Di dalam POS sistem, staf dapat memproses program loyalitas pelanggan seperti poin. Apabila Anda menerapkan pengurangan belanja dengan poin maka mesin langsung mengurangi jumlahnya sebelum transaksi berakhir.
5. Pelanggan membayar
Pelanggan membayar menggunakan beberapa metode, yaitu tunai, kartu debit, dompet digital hingga QR code. Selanjutnya bank pelanggan akan melakukan otorisasi transaksi.
6. Transaksi berhasil dilakukan
Pada tahap ini mesin POS mencetak struk belanjaan, kemudian kasir meneruskannya ke pelanggan sebagai bukti. Mesin pencetak struk biasanya terhubung langsung dengan internet sehingga tidak memerlukan kabel.
Fungsi POS bagi UMKM
POS alias point of sale merupakan teknologi yang sangat membantu bisnis berkembang. Tanpa adanya mesin ini, bisnis bisa berjalan lambat bahkan tidak efektif.
Keuntungan menggunakan perangkat yang terdiri dari hardware dan software ini adalah bisa diaplikasikan untuk berbagai jenis usaha.
Kegunaannya pun tak sekadar menjalankan transaksi saja melainkan:
- Memproses data transaksi menjadi laporan demi memudahkan analisis
- Mencetak struk pembelian secara otomatis
- Menerima pembayaran dengan berbagai metode
- Monitoring inventory secara real time
- Perhitungan otomatis yang cepat dan akurat sehingga mengurangi antrean panjang dan risiko minus
- Modifikasi harga dan produk jauh lebih efisien
Perangkat keras mesin POS
Kelengkapan dari POS menjadi daya tarik mesin tersebut digunakan banyak bisnis owner. Salah satunya, terdapat fitur pembayaran, report, dan CRM. Sementara perangkat keras POS terdiri dari register, device, pencetak struk, dan penyimpan uang.
1. Credit card reader
Metode pembayaran terus berkembang mengikuti kebiasaan masyarakat. Selain tunai, pelanggan juga menggunakan kredit card, debit, dan e-wallet untuk membayar belanjaan.
Jadi, sudah semestinya Anda menyiapkan card credit reader agar makin banyak pelanggan yang berkunjung.
Memiliki credit card reader turut meningkatkan kredibilitas bisnis. Pelanggan jadi merasa aman saat bertransaksi di toko Anda.
2. Cash drawer
Laci penyimpan uang merupakan hardware penting yang wajib ada di POS sistem. Ini karena kasir akan menempatkan modal dan uang pembayaran dari pelanggan selama shift berlangsung.
Apabila cash drawer tidak memadai maka risiko kehilangan uang semakin besar. Oleh karena itu, POS yang terintegrasi dengan laci penyimpanan meminimalisir kecurangan yang dilakukan dengan melacak setiap kali cash drawer dibuka.
3. Barcode scanner
Barcode scanner adalah piranti yang berguna memindai kode batang yang ada di produk lalu memunculkan harganya di mesin register.
Kasir tidak lagi memasukkan nama produk satu per satu, hanya memindai menggunakan barcode scanner informasi produk langsung tertampil di layar.
4. Receipt printer
Mesin pencetak struk tidak kalah penting dengan credit card reader. Total belanjaan dan item yang pelanggan beli akan tertulis di kertas struk.
Informasi lainnya adalah waktu dan metode pembayaran yang pelanggan pilih. Adanya struk belanja memudahkan Anda menangani komplain berkaitan dengan total belanjaan.
5. Connected device
Connected device bisa berupa tablet atau smartphone android. Kalau dahulu Anda membutuhkan komputer berukuran besar dan berat, saat ini hanya perlu alat yang ringan.
Tablet portable memiliki keunggulan yaitu mudah dibawa kemana-mana. Tim kasir Anda hanya perlu melakukan perawatan sederhana untuk memastikan POS tetap berfungsi.
Fitur dalam sistem point of sale
Fitur utama dari sistem point of sale adalah pembayaran, tetapi jika Anda membeli POS terbaru dengan harga relatif tinggi biasanya tertanam fitur tambahan seperti CRM.
Berikut deretan fitur-fitur yang umum dalam sistem POS dan fungsinya supaya Anda paham cara menggunakannya.
1. Payment processing
Paling utama adalah menu proses pembayaran. Tanpa adanya fungsi ini, POS Anda akan sia-sia. Setiap kali pembeli membayar produk di toko, transaksi akan tercatat di mesin.
Jenis pembayaran yang payment processing terima diantaranya tunai, credit card, chip cards, ewallet, dan online payment melalui situs marketplace Anda.
2. Employee management
Menu employee management memungkinkan pemilik bisnis mengatur jadwal shift dan mengawasi kehadiran pegawai. Setiap kali shift berganti monitor akan menampilkan nama kasir yang bertugas.
Di samping memastikan karyawan bekerja sesuai jam operasional, Anda juga bisa mengetahui kasir yang bertanggung jawab apabila ada kesalahan.
3. Receipt print
Mencetak struk pembelian, bisa Anda lakukan dengan menekan menu receipt print. Konsumen dapat memastikan item yang dibeli dan memudahkan saat proses refund.
4. Inventory management
Management inventory menu terdapat pada sistem POS tertinggi. Melalui fitur tersebut Anda mampu mengetahui jumlah persediaan yang tersisa.
Menu inventori langsung terkoneksi dengan data penjualan, sehingga hasilnya valid. Anda pun dapat membeli produk-produk yang paling sedikit jumlahnya.
5. POS reports
POS report merupakan menu untuk menampilkan laporan penjualan harian maupun bulanan serta pendapatan.
Informasi yang tertampil berasal dari data penjualan yang berfungsi untuk analisis dan proses pengambilan keputusan.
6. CRM
Customer relation management adalah menu pengelolaan data pelanggan meliputi produk yang dibeli dan waktu pembelian.
CRM dapat membantu tim marketing memilih platform dan pendekatan untuk menyampaikan pesan pemasaran ataupun menawarkan produk.
Manfaat point of sale
POS adalah teknologi yang sangat berguna untuk kemudahan operasional bisnis. Apabila Anda masih menggunakan cara tradisional, segera beralih ke point of sale modern agar transaksi dan pengelolaan makin efisien. Bagi yang masih ragu, berikut deretan manfaat mesin POS, mulai dari pembayaran sampai kelola data karyawan.
1. Mempercepat transaksi pembayaran
Mesin Point of Sale dapat diaplikasikan pada bisnis kecil maupun yang sudah mapan. Dengan begitu, pemilik bisnis bisa menghemat waktu dan tenaga untuk mengelola operasional.
Pemilik bisnis tidak perlu lagi memasukkan data secara manual. Fitur POS mampu mengintegrasikan transaksi penjualan, persediaan, kelola data karyawan dan lainnya secara real time.
Alhasil, Anda dapat mengalokasikan waktu ke beberapa segmen bisnis utama. Adapun contoh mesin POS yaitu point of sale iBox yang dilengkapi fitur tambahan.
2. Mengelola persediaan barang
Mesin cash register adalah perangkat untuk memproses transaksi sekaligus menyimpan uang. Namun, teknologi ini belum dilengkapi fitur untuk mengelola persediaan barang.
Berbeda dengan POS terbaru, pemilik bisnis tidak perlu mengelola inventory secara manual. Di samping hemat waktu dan tenaga, juga meminimalisir risiko kehilangan barang.
Point of sale otomatis mengurangi persediaan yang telah dibeli customer, sehingga memudahkan saat memonitor jumlah inventory.
Pemilik bisnis tidak perlu menyetok banyak produk sekaligus sehingga mencegah risiko kerusakan maupun kadaluarsa.
3. Menyimpan informasi tentang pelanggan
Mengetahui produk yang paling sering dibeli pelanggan menjadi keuntungan bagi tim marketer dan bisnis owner menjalankan strategi pemasaran.
Fitur CRM dalam POS mampu memberikan informasi tentang preferensi pelanggan yang berkunjung, barang yang mereka beli dan waktu tepatnya, sehingga penyampaian pesan pemasaran makin terpersonalisasi.
4. Mengatur data karyawan
Mengawasi kehadiran karyawan bukan tugas utama pemilik bisnis. Apabila Anda terlalu fokus pada absensi pegawai, bisnis utama bisa terabaikan.
Dengan mesin point of sale, Anda dapat memeriksa kehadiran setiap karyawan hanya lewat fitur employee management.
Contoh point of sales yang dilengkapi fitur employee management yaitu Squareup. Fitur satu ini ditujukan bagi pemilik bisnis untuk mengelola pegawainya.
5. Memanajemen laporan keuangan
Kemudahan merupakan aspek yang ditonjolkan POS modern. Salah satunya dalam hal manajemen laporan keuangan.
Fitur POS report memungkinkan Anda mengetahui penjualan harian dan bulanan, serta membantu membuat keputusan bisnis berdasarkan data dalam laporan.
Menariknya lagi, tersedia analisis stok, biaya pengadaan inventori, dan analisis waktu penjualan yang membantu pemilik bisnis mengatur jadwal pegawai dengan tepat.
Kerugian point of sale yang perlu dipertimbangkan
Penjelasan tentang point of sale adalah sistem yang mampu memudahkan proses pembayaran. Kegunaannya telah dijelaskan pada paparan di atas.
Walaupun menawarkan banyak manfaat, tetapi POS memiliki kerugian yang patut Anda pertimbangkan, seperti:
1. Bergantung pada internet
Sudah jelas bahwa point of sale berbasis digital, artinya sistem akan beroperasi apabila mendapatkan koneksi internet.
Ini menjadi masalah bagi bisnis yang berskala kecil dan berada di pedalaman. Jaringan internet yang belum bagus, akan menghambat proses transaksi.
Terutama jika pelanggan menggunakan credit card. Pemadaman listrik bergilir turut menjadi tantangan yang tidak dapat Anda kendalikan.
2. Kurangnya pemahaman SDM tentang POS
Pelatihan pegawai sangat penting dilakukan bagi pemilik bisnis yang ingin membeli point of sale. Jika perkembangan teknologi tidak diimbangi dengan edukasi pada SDM, operasional bisnis justru terhalangi dan kurang efisien.
Minimnya pemahaman tentang cara kerja POS berdampak pada kerugian akibat kesalahan input maupun pengelolaan.
3. Memakan biaya besar untuk berlangganan sistem
Kekurangan terakhir adalah biaya berlangganan sistem mungkin cukup tinggi apabila bisnis Anda sudah berskala besar.
Tentunya, fitur yang Anda butuhkan lebih banyak daripada bisnis yang baru berkembang. Biaya berlangganan sistem mulai dari Rp25 ribuan, tetapi biaya pembaruan dan penambahan menu umumnya dilakukan terpisah.
Tips memilih point of sale terbaik
Peminat POS pun terus bertambah seiring meningkatkan kebutuhan bisnis akan sistem kasir yang terdigitalisasi. Penyedia point of sale Indonesia pun cukup bervariasi.
Ada yang menawarkan harga terjangkau dan ada pula yang mempromosikan sistem POS dengan fitur terlengkap.
Demi memudahkan Anda memilih berikut pertimbangan yang wajib dilakukan agar anggaran bisnis sesuai dengan software dan hardware point of sale.
1. Pertimbangkan skala bisnis
Hal utama patut Anda pertimbangkan adalah skala bisnis. Apabila bisnis Anda sudah mapan maka sistem POS yang lengkap adalah pilihan terbaik. Untuk mendapatkan fitur terlengkap biaya yang dibutuhkan tidak sedikit. Jadi, persiapkan dana untuk membeli fitur yang bisnis Anda butuhkan.
2. Kelengkapan fitur
Pertimbangan kedua adalah kelengkapan fitur. Alasan orang membeli sistem point of sale adalah agar bisnis bisa berjalan mulus. Kelengkapan fitur nantinya akan membantu kasir menjalankan tugasnya dengan efektif.
Fitur utama yang harus diutamakan adalah process payment, CRM, inventory, reports, dan print receipt. Sementara fitur kelola pegawai bisa jadi tambahan.
3. Harga yang relevan
Harga termasuk faktor pertimbangan orang menentukan mesin POS. Biasanya sistem dengan fitur dan perangkat kualitas terbaik dibanderol dengan harga tinggi. Sementara yang murah, memiliki fungsi terbatas.
Akan tetapi, Anda dapat membanding harga dari dua brand berbeda agar dapat produk kualitas terbaik dengan harga terjangkau.
4. Dukungan teknis dari penyedia layanan
Satu pertimbangan terakhir adalah tersedianya dukungan teknis yang bisa dijangkau kapan saja dari penyedia sistem point of sale. Jika sistem mengalami kendala pemilik bisnis bisa langsung menghubungi layanan bantuan.
Itulah informasi tentang point of sale dari kegunaan, fitur hingga cara menentukan produk yang tepat. Apabila Anda masih bingung memilih sistem POS, kunjungi blog MyRobin untuk dapatkan informasi menarik lainnya.
ID 
EN