Standar Operasional Prosedur (SOP): Manfaat bagi Bisnis dan Langkah-langkah Pembuatannya

Bagi Anda yang telah bekerja pasti sudah nggak asing dengan istilah standar operasional prosedur (SOP). 

Biasanya saat onboarding dan masa pelatihan, HRD menjelas tentang panduan yang wajib karyawan ikuti, sebelum dan sesudah menjalankan tugas. 

Dokumen SOP berfungsi untuk memastikan kualitas hasil dari pengerjaan serta memperingati karyawan dari bahaya. Ini akan meminimalkan risiko kecelakaan yang merugikan perusahaan dan pekerja itu sendiri. 

Namun, sudahkah Anda memahami apa itu standar operasional prosedur? Lewat artikel ini akan dibahas tuntas manfaat dan pentingnya SOP, agar Anda mampu menyelesaikan pekerjaan sesuai panduan perusahaan. 

Pengertian standar operasional prosedur (SOP)

Standar operasional prosedur adalah panduan yang memuat kebijakan dan hal-hal yang harus karyawan lakukan ketika menyelesaikan tugas. 

SOP menuntut karyawan melakukan pekerjaan sesuai standar dan memastikan kegiatan operasional berjalan lancar. 

Sementara definisi SOP menurut Atmoko, standar operasional prosedur adalah pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja instansi pemerintah berdasarkan indikator-indikator teknis, administrasi, dan prosedural sesuai tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja pada unit yang bersangkutan. 

Penerapan SOP di perusahaan berpengaruh pada peningkatan produktivitas kerja dan mempertahankan kualitas kontrol yang baik serta konsisten. 

Tanpa adanya SOP, kegiatan perusahaan jadi kurang efektif dan efisien, membingungkan karyawan ketika delegasi. Parahnya, risiko kecelakaan di lingkungan kerja pun ikut meningkat.

Pentingnya menerapkan SOP bagi perusahaan

Standar operasional prosedur perusahaan merupakan instruksi yang dibuat agar karyawan dapat mengerjakan tugas sesuai arahan yang berlaku. 

Umumnya tertera langkah-langkah yang harus diikuti dan dijalankan setiap harinya. Dengan menerapkan SOP karyawan tidak bingung saat ingin bertanya pada siapa mengenai kendala yang berkaitan dengan pekerjaan. 

SOP memegang peranan penting karena membantu bisnis menciptakan proses berulang dengan mudah, demi menjamin konsistensi kualitas selama masa produksi barang dan pelayanan. 

Lebih lanjut, SOP turut berpengaruh dalam hal perawatan standar dan pengurangan kesalahan ketika ada karyawan baru atau individu berpindah divisi. 

Sebagai contoh, pegawai baru dapat membaca SOP sebelum melaksanakan tugasnya untuk memahami standar yang harus dipenuhi di suatu posisi.

Manfaat standar operasional prosedur

Ada banyak manfaat yang perusahaan dapatkan apabila mengimplementasikan standar operasional prosedur. Selain dari sisi produktivitas, juga dari segi keamanan. Sebagai karyawan maupun pemilik bisnis, penting memahami manfaatnya di bawah ini.

1. Membantu karyawan beradaptasi

Perusahaan melakukan perekrutan untuk mendapatkan talenta baru sebagai pengganti karyawan yang resign. Ataupun melakukan rotasi kerja supaya setiap individu berkesempatan mencoba peran yang sama. 

Manfaat adanya SOP adalah membantu pegawai yang baru beradaptasi dengan pekerjaan dan posisinya saat ini. Individu tersebut dapat membaca dan mengikuti instruksi selama menjalankan tugasnya. 

Melansir dari Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi bab 2, SOP mendorong kemandirian pegawai dalam menyelesaikan kendala dengan rekan kerja yang sedikit. 

2. Menjamin pegawai memahami tugasnya

Melalui implementasi SOP yang terus-menerus, perekrut dapat menjamin karyawan memahami tugasnya dengan baik. SOP ibaratkan kerangka kerja yang membantu individu tersebut memahami alur kerja sesuai tugasnya dan ketentuan perusahaan.

3. Memastikan kualitas

Setiap karyawan wajib mengikuti SOP yang berlaku di perusahaan, agar kegiatan operasional berjalan baik dan selaras. 

Dampak penerapan standar operasional prosedur yang baik adalah memastikan kualitas pelayanan dan produk tidak menurun.

Sebagai contoh, karyawan yang bekerja sebagai customer service wajib menanyakan nama pelanggan dan bersikap ramah saat menangani keluhan pelanggan. 

Begitu pula dengan customer service lainnya demi menunjukkan konsistensi kualitas pelayanan. Ini turut berdampak pada citra dan branding di perusahaan.

4. Mengurangi risiko kecelakaan

Salah satu manfaat dari penerapan SOP adalah mengurangi risiko kecelakaan. Perusahaan dapat memberikan peringatan pada karyawan ketika mengerjakan pekerjaan sulit dan berbahaya. 

Misalnya di industri alat berat karyawan wajib menggunakan helm keselamatan untuk mencegah risiko tertiban reruntuhan material yang mengancam nyawa. 

Pada pekerjaan yang kontak langsung dengan zat kimia dan kuman perlu menggunakan sarung tangan dan baju hazard sebagai upaya pencegahan infeksi.

Baca Juga: Program Asuransi untuk Pekerja Kontrak yang Tidak Tercover BPJS

Cara membuat standar operasional prosedur

SOP nantinya digunakan sebagai acuan karyawan dalam melakukan kerja. Oleh karena itu, cara membuat standar operasional prosedur harus tepat, terstruktur, dan ada tujuan. Dalam menyusun SOP ada langkah-langkah yang wajib Anda ikuti sebagai berikut.

1. Tentukan goals Anda

Langkah pertama menulis standar operasional prosedur perusahaan adalah menentukan tujuan. 

Apa yang Anda harapkan dari adanya SOP, apakah agar karyawan mampu menyelesaikan pekerjaan dengan baik atau meningkatkan produktivitas? 

Dengan menyesuaikan tujuan perusahaan akan memudahkan Anda membantu menyusun detail SOP. 

Misalnya, jika goals jangka panjang bisnis menjaga kualitas pelayanan dan produk, maka  perusahaan perlu menetapkan standar bagi karyawan produksi agar hasil tersebut bisa dicapai.

2. Memilih format yang sesuai

Setelah menetapkan tujuan berikutnya memilih format penulisan. Ada banyak format yang dapat Anda aplikasikan seperti menyusun ke bawah, menggunakan checklist, dan membuat flow diagram. 

Namun, saat menentukan Anda perlu mempertimbangkan kebutuhan perusahaan, kompleksibilitas, dan detail informasi untuk memudahkan eksekusi prosedur.

3. Mengenali audience

Dalam perusahaan terdiri dari berbagai jenis pekerja dengan latar belakang pendidikan, usia, dan pengetahuan berbeda.Anda dapat mengenali audience lebih dulu sebelum memulai menyusun instruksi kerja. Hal-hal yang dapat Anda pertimbangkan meliputi:

• Apakah karyawan sudah mengenali industri perusahaan?
• Apakah pegawai menggunakan  bahasa yang sama dengan Anda?
• Apakah karyawan merupakan pegawai baru atau lama? 

Apabila audience Anda merupakan karyawan baru, penulisan SOP harus mendetail, jelas, dan terstruktur sehingga tidak membingungkan saat mengerjakan tugas.

4. Libatkan orang yang bersangkutan untuk membuat

Tujuan adanya SOP adalah memberikan karyawan acuan dalam menyelesaikan pekerjaannya. Jadi, libatkan staff level bawah hingga supervisor dalam proses pembuatan SOP. Melalui diskusi dengan banyak pihak, Anda lebih mungkin mendapatkan banyak insight.

5. Menyiapkan ruang lingkup

Perusahaan berskala menengah hingga besar umumnya memiliki banyak divisi dan karyawan. Seringkali SOP yang telah dibuat bisa bersinggungan dengan departemen lain. 

Dengan menentukan ruang lingkup atau cakupan, makin memudahkan audience memahami instruksi serta alur delegasi tugas jika ada.

6. Menentukan matriks untuk evaluasi

Perusahaan perlu menentukan matriks sebagai tolok ukur keberhasilan untuk melihat seberapa efektif dan efisien SOP tersebut. Pelacakan ini dapat Anda lacak dan tinjau, apakah sudah sesuai dan dapat mencapai goals di awal.

7. Meninjau SOP

Setelah menulis SOP, langkah selanjutnya meninjau SOP apakah sudah efektif atau masih perlu dirubah. Bagi perusahaan yang menerapkan SOP dengan baik dan teratur merasakan dampak meningkatnya produktivitas, terjaganya kualitas pelayanan, dan

Contoh standar operasional prosedur perusahaan

Salah satu contoh SOP perusahaan yang bergerak di bidang pelayanan untuk posisi pramuniaga diantaranya sebagai berikut. 

PT Anmar Mart Tbk

Jalan Pegangsaan, Depok, Sawangan | 092193302 | ptanmar@mart | September, 20 2022

Tujuan: Tujuan dari standar operasional prosedur ini adalah untuk jadi panduan pramuniaga menjamin kepuasan pelanggan melalui pelayanan prima selama di toko.

Prosedur: 

Di bawah ini adalah langkah dari prosedur pelayanan

1. Memakai pakaian bersih, rapi, dan wangi
2. Menyapa pelanggan yang datang ke toko dengan ramah
3. Menerapkan senyum dan sapa khusus pada setiap pelanggan yang berkunjung
4. Memberikan bantuan pada konsumen dalam menemukan produk yang dibutuhkan

Sumber: 

Perhatikan dokumen tambahan yang tercantum:

• Foto pakaian yang rapi dan benar
• Panduan menyapa konsumen 

Contoh standar operasional prosedur

Standar operasional prosedur (SOP) tiap industri berbeda-beda. Sebagai referensi, Anda dapat melihat deretan contoh di bawah ini.

1. Contoh standar operasional prosedur waiter

Kreasi Food and Beverages

Jalan Langgar, Ciledug, Jakarta | 0993338495. 08/6/2022

Tujuan: Standar operasional prosedur ini merupakan acuan untuk memastikan pelayanan yang baik dan berkualitas saat di restoran. 

Prosedur: 

Di bawah ini adalah langkah dari prosedur pelayanan

1. Berpakaian rapi dan lengkap
2. Menyapa dan menawarkan menu pada customer
3. Mengantarkan pesanan pelanggan menggunakan tray bersih
4. Menggunakan masker dan sarung tangan untuk menjaga makanan yang dibawa tetap higienis
5. Merekomendasikan menu makanan favorit dan menjawab pertanyaan pelanggan. 
6. Memenuhi panggilan customer jika ada pesanan tambahan

Resources: 

• Contoh salam restoran harian
• Menu

Tips menulis standar operasional prosedur perusahaan

Penulisan SOP (standar operasional prosedur) ada beberapa tahapan. Selain mengikuti langkah-langkah di atas, simak tips di bawah ini. 

1. Susun standar operasional prosedur sejak perusahaan berdiri. 
2. Mengulas rutin untuk menilai efektivitas dan efisiensi dokumen SOP dengan praktek.
3. Pertimbangkan menggunakan bahasa sesuai industri agar lebih dimengerti.
4. SOP yang detail memudahkan karyawan mendapatkan informasi yang jelas-jelasnya. Namun, penulisan standar operasional prosedur lebih baik ringkas dan tidak bertele-tele.
5. Gunakan template yang sama untuk memudahkan pembaruan ke depannya.

Template standar operasional prosedur

Berdasarkan Indeed, komponen yang harus ada dalam SOP adalah informasi perusahaan, tujuan, definisi, langkah-langkah, dan sumber.

1. Informasi perusahaan

Bagian atas dan paling bawah lembar SOP umumnya berisi informasi perusahaaan. Ini meliputi alamat kantor, e-mail, fax, logo, nomor telepon, dan cantumkan deskripsi departemen yang Anda buatkan SOP. Contohnya, “Standar Operasional Prosedur Perusahaan Graphic Designer”

2. Tujuan

Komponen selanjutnya adalah tujuan SOP dibuat. Di samping sebagai acuan dalam bekerja, karyawan dapat melihat bagaimana standar tersebut dapat meningkatkan kemampuan dan keterampilan diri.

3. Definisi kunci

Pada perusahaan yang menggunakan banyak istilah dan singkatan, wajib memuat definisi yakni deskripsi dari singkatan tersebut. Tujuannya agar karyawan dapat memahami dengan benar dan menghindari kesalahpahaman.

4. Langkah-langkah

Instruksi bisa disajikan dalam beberapa format, tetapi lebih baik ditulis dalam bentuk list dan bertahap alias step by step. Tambahkan gambar untuk mendukung penjelasan dari setiap instruksi tertulis.

5. Sumber

Terakhir bagian sumber Anda dapat mencantumkan sumber template standar operasional prosedur yang Anda gunakan, panduan, atau referensi dari pembuatan instruksi tersebut. 

Standar operasional prosedur merupakan salah satu kunci agar kegiatan bisnisnya berjalan lancar dan efektif. Bagi karyawan memahami tentang SOP perusahaan membantu dalam penyelesaian tugas dan menghindari kesalahan saat bekerja. Baca artikel menarik lainnya di Blog MyRobin.