Saat ini bisa dibilang untuk berkomunikasi atau bekerja sama dengan rekan tim menjadi lebih mudah karena adanya berbagai aplikasi digital. Apalagi jika kamu bekerja dengan sistem Work From Anywhere (WFA) tentu akan sangat membutuhkan aplikasi ini.
Aplikasi pendukung kerja tim ini akan menjaga produktivitas, kinerja, serta hubungan kamu dengan rekan kerja lainnya. Apa saja aplikasi tersebut? Yuk, simak informasinya di sini!
1. Trello
Trello merupakan salah satu aplikasi yang akan memudahkan kamu dalam manajemen tugas atau proyek. Melalui aplikasi ini, kamu bisa melihat semua pekerjaan departemen, siapa yang bertanggung jawab atas pekerjaan tersebut, hingga mengetahui sudah sejauh mana proses pengerjaannya. Dengan demikian, kamu menjadi lebih mudah dalam memantau progres dari banyak pekerjaan satu divisi maupun departemen.
Trello ini berupa board yang terdiri dari card berisi tugas, tenggat waktu, PIC atau penanggung jawab tugas, maupun dokumen-dokumen pendukung berupa video, foto, link, file, dan sebagainya. Semua ini dapat diakses dan dilihat oleh semua anggota tim, sehingga bisa digunakan untuk tempat kolaborasi atau sharing dokumen pekerjaan.
Keuntungan
Ada beberapa keuntungan yang bisa kamu dapatkan dengan menggunakan aplikasi ini untuk bekerja bersama tim, yaitu:
- Semua perubahan seperti deadline, penanggung jawab tugas, atau status pekerjaan (to do, doing, proofread, ready to upload, dsb) bisa dilihat oleh siapapun tanpa harus meminta akses dari admin
- Mudah untuk menambah atau mengurangi orang yang terlibat dalam suatu proyek
- Desain yang responsif dan mudah untuk digunakan
- Terdapat sistem notifikasi yang baik
- Bisa diakses di berbagai perangkat iOS, Android, Mac, maupun Windows
- Tidak perlu aplikasi atau tools tambahan untuk mengirim dokumen atau menambahkan keterangan pada suatu proyek
Kekurangan
- Tidak bisa digunakan saat offline atau tidak ada koneksi internet
- Aplikasi berbayar untuk mendapatkan semua fitur
- Jika proyek atau tugas semakin banyak, pengaturan tugas cukup sulit dilakukan sehingga kamu perlu melakukan pembersihan atau pengarsipan untuk tugas yang sudah selesai
2. Google Workspace
Google Workspace ini terdiri dari banyak fitur dengan fungsi yang berbeda-beda. Beberapa diantaranya yang sering digunakan yaitu Meet, Gmail, Calendar, Chat, Drive, Sheets, dan masih banyak lagi. Semua fitur ini saling terintegrasi, sehingga memudahkan kamu untuk mengakses tugas atau kegiatan tim.
Sebagai contoh, kamu ingin meminta review tugas dari manajer, maka kamu bisa mengirimkan file dokumen pekerjaan kamu dalam bentuk Docs melalui Gmail ke manajer. Kamu hanya perlu mencantumkan link Docs maupun Drive yang sudah kamu atur menjadi open access. Kemudian, manajer kamu akan memberikan komentar atau editing pada pekerjaanmu. Dengan begitu, kamu dapat mengetahui bagian mana saja yang perlu diperbaiki atau ditingkatkan kembali.
Jadi pada dasarnya Google Workspace merupakan aplikasi yang menggabungkan tools manajemen proyek dan komunikasi. Kamu bisa memanfaatkan semua fitur yang disediakan untuk mendukung produktivitas serta kolaborasi tim.
Kelebihan
- Saling terintegrasi antara satu aplikasi dengan aplikasi lainnya
- Mudah diakses oleh banyak orang asalkan mereka mendapatkan link atau akses dari organizer
- Harga berlangganan cukup terjangkau
- Sistem keamanan aplikasi selalu diperbarui
- Dapat membuat domain sendiri untuk email anggota tim
Kekurangan
- Harus selalu terkoneksi internet
- Berbayar untuk mendapatkan fitur lebih lengkap atau kapasitas besar.
3. Slack
Slack menjadi salah satu aplikasi yang sering digunakan oleh banyak perusahaan untuk berkomunikasi dan berkolaborasi bersama dengan para karyawannya. Melalui aplikasi Slack, kamu tidak hanya bisa berkomunikasi dengan satu orang saja, namun juga banyak orang dalam satu grup divisi, project, maupun pribadi.
Tidak hanya itu saja, dalam aplikasi ini kamu juga bisa berkomunikasi lewat voice call maupun video call. Hal ini bisa kamu gunakan untuk brainstorming atau saling sharing terkait progress suatu project. Slack juga menawarkan fitur integrasi ke berbagai aplikasi lain, seperti Google Drive, Google Calendar, dan masih banyak lagi.
Kelebihan
- Dapat terhubung di semua perangkat
- Aplikasi bisa di download Google Play Store maupun App Store
- Gratis untuk menampung 10.000 pesan terbaru
- Mudah berbagi file seperti spreadsheet, foto, video, maupun presentasi tanpa perlu lewat email lagi
- Terdapat notifikasi pemberitahuan jika ada pesan masuk atau update terbaru terkait informasi perusahaan
- Dapat mengetahui riwayat percakapan dan file meskipun kamu baru bergabung dalam grup
Kekurangan
- Bersifat adiktif karena adanya fitur emoticon yang membuat seseorang ketagihan menggunakannya
- Terdapat minimum file storage dan harus membayar jika ingin menambah kapasitas penyimpanan
- Harus terkoneksi internet dengan baik
4. Dropbox
Aplikasi Dropbox seringkali digunakan untuk menyimpan file atau dokumen penting terkait pekerjaan. Kamu bisa mengupload dan mendownload file tersebut dengan mudah hanya dengan akses internet saja. Data dan informasi yang disimpan oleh Dropbox bisa berupa gambar, video, dokumen, aplikasi, dan sebagainya.
Jadi konsepnya adalah ketika kamu sudah melakukan transfer data ke dalam aplikasi, maka Dropbox akan membuat dan menyimpan semua data serta file kamu tersebut ke dalam cloud dan melakukan back-up data secara rutin. Kamu pun dapat membukanya kapanpun kamu ingin atau membutuhkannya lagi.
Dropbox menjadi salah satu rekomendasi aplikasi kerja tim yang bisa kamu pilih, sebab melalui aplikasi ini kamu bisa mengerjakan file bersama dengan anggota tim lain. Bahkan kamu bisa melindungi file tersebut dengan kata sandi sehingga hanya orang-orang tertentu saja yang bisa mempunyai akses untuk masuk dan mengerjakannya.
Kelebihan
- Mencadangkan file secara otomatis
- Dapat diakses di semua perangkat iOS maupun Android
- Keamanan akun terjaga dengan mengenkripsi file saat dipindahkan
- Dapat memulihkan file yang terhapus dalam 30 hari terakhir (versi gratis) atau 180 hari (versi berbayar)
- Dapat diakses secara offline
Kekurangan
- Penyimpanan gratis hanya 2GB saja
- Tidak dapat diakses di China
5. Gather
Gather merupakan salah satu aplikasi virtual meeting yang menyajikan tampilan platform seperti video game jadul.. Dengan aplikasi ini, kamu tidak hanya bisa video call dengan sesama anggota tim saja, namun kamu juga bisa bermain game saat melakukan virtual meeting.
Ruang virtual atau space Gather berbentuk map 2D dengan tampilan 8-bit yang terdiri dari berbagai map. Setiap map ini akan ada rumah, ruang meeting,aula, taman, dan lain-lain yang bisa kamu jadikan tempat untuk berdiskusi bersama tim.
Misalnya kamu ingin konsultasi tugas dengan supervisor, maka kamu bisa memanfaatkan tempat yang berisi sedikit kursi seperti pantry atau taman. Sedangkan, jika ada meeting besar yang melibatkan semua divisi maka kamu bisa menggunakan aula atau ruang konferensi yang mempunyai daya tampung lebih besar.
Kelebihan
- Tidak membuat bosan karena tampilannya yang menarik dan banyak permainan di dalamnya
- Bisa custom atau membuat sendiri tempat atau ruangan meeting
- Disediakan fitur chat untuk privat atau dengan seluruh anggota meeting
Kekurangan
- Membutuhkan koneksi internet yang sangat stabil
- Hanya bisa digunakan di browser saja
- Gratis hanya untuk kapasitas 25 orang dengan batas waktu pemakaian 2 jam
- Tidak terintegrasi dengan aplikasi lain
6. Microsoft Teams
Microsoft Teams adalah salah satu aplikasi yang bisa kamu gunakan untuk berkomunikasi, bekerja sama, dan melakukan semua aktivitas terkait pekerjaan dari satu tempat. Pada aplikasi ini kamu bisa mengakses dan membagikan file, melakukan meeting bersama tim, berkomunikasi lewat voice call maupun video call, dan sebagainya.
Microsoft Teams juga terintegrasi oleh beberapa aplikasi lain dalam Microsoft 365 maupun eksternal seperti OneNote, Outlook, Word, Excel, PowerPoint, OneDrive, dan masih banyak lagi. Sedangkan untuk aplikasi eksternal yang terintegrasi yaitu Workday, Kahoot!, Clever Google Ads, dan 400+ aplikasi lainnya.
Kelebihan
- Mudah digunakan karena banyak aplikasi built–in yang dapat diakses
- Terdapat versi desktop, mobile, dan website sehingga dapat digunakan dimana saja
- Terhubung ke berbagai aplikasi sehingga dapat digunakan untuk mengorganisir dokumen, mendelegasikan tugas, dan lainnya
Kekurangan
- Banyak fitur yang mirip sehingga cukup membingungkan
- Membutuhkan space penyimpanan yang lebih besar
- Kurang adanya peningkatan risiko keamanan
7. Discord
Discord ini salah aplikasi yang bisa kamu pilih untuk berkomunikasi dan berkolaborasi bersama anggota tim secara real time. Pasalnya, aplikasi Discord menawarkan fitur ruang obrolan pribadi maupun grup, voice call, video call, dan lainnya secara gratis.
Selain itu, kamu juga bisa mengirim dan membagikan berbagai jenis file seperti dokumen, gambar, video, maupun link. Bahkan tidak hanya itu saja, kamu pun bisa merekam obrolan atau diskusi yang sedang berlangsung dengan fitur perekam yang sudah tersedia. Jadi, jika kamu lupa dengan apa yang dibahas pada meeting tadi, maka kamu bisa memutar kembali rekaman tersebut.
Kelebihan
- Gratis untuk semua fitur
- Data usage lebih ringan
- Terdapat fitur bot untuk membantu memberikan informasi secara otomatis
- Dapat diakses di berbagai perangkat seperti mobile dan desktop
- Mampu menampung hingga 250.000 anggota
Kekurangan
- Tidak ada notifikasi jika koneksi anggota lain sedang tidak stabil ketika voice meeting
- Rentan pencurian data pribadi berupa IP address, email, hingga password yang kamu gunakan
9. ClickUp
Click up merupakan aplikasi manajemen proyek all-in-one yang dapat membantumu menjadi lebih produktif. Sebab, aplikasi ini menyediakan banyak fitur yang sangat lengkap dan fungsional seperti kostumisasi tampilan (board, list, box), kostumisasi status (open, closed, review, finished), komentar, time tracking, dan integrasi ke aplikasi lain (Github, Slack, Google, Drive, dsb).
Jadi bisa dibilang aplikasi ini mirip dengan Trello, dimana keduanya sama-sama berfungsi untuk manajemen proyek, dapat diakses banyak orang, dan mempunyai sistem drag and drop.
Kelebihan
- Versi gratis sudah cukup fungsional
- Terintegrasi aplikasi lain seperti Dropbox, Google Calendar, Slack, hingga Outlook 365
- Fitur yang bisa dikustomisasi
- Terdapat 20 template tampilan yang bisa digunakan secara gratis
- Pengguna tak terbatas pada semua paket, baik gratis maupun berbayar
Kekurangan
- Tidak banyak fitur yang memfasilitasi umpan balik pasca-proyek
- Batas penyimpanan untuk versi gratis hanya sampai 100 MB saja
9. Jira
Aplikasi ini lebih cocok digunakan untuk perusahaan yang berfokus pada agile development. Melalui Jira, kamu dapat melakukan planning, memantau progress pekerjaan, hingga melihat laporan performa tim secara real-time. Berikut adalah beberapa contoh fitur unggulan Jira:
- Task assignment → Berisi workflow proyek yang sedang dikerjakan
- Scrum dan Kanban boards → Tempat untuk brainstorming dan berkoordinasi dengan anggota lain
- Roadmaps → Sebagai gambaran detail rencana ke depan dalam suatu proyek
- Pelaporan → Untuk membantu mengevaluasi proyek
Kelebihan
- Terdapat template yang dapat mempermudah pemberian tugas
- Dukungan komunitas dan pelatihan yang mumpuni
- Mudah digunakan dan intuitif
Kekurangan
- Dukungan penggunaan website yang lambat
- Masih banyak error pada berbagai fitur baru
- Harga kurang terjangkau
10. Zoom
Semenjak diterapkannya sistem work from home (WFH) beberapa tahun yang lalu, membuat Zoom menjadi salah satu aplikasi yang paling banyak digunakan untuk berkomunikasi maupun berkolaborasi jarak jauh. Selain gratis, aplikasi ini juga dapat menampung hingga 1000 orang dan 49 video di waktu yang bersamaan. Tidak hanya itu saja, Zoom juga mendukung video dan audio berkualitas HD. Jadi tak heran bila banyak orang memilih menggunakan Zoom ini untuk bekerja.
Melalui aplikasi Zoom, kamu bisa menjadwalkan meeting secara personal. Kamu hanya perlu memasukkan nama, waktu, hingga durasi meeting. Kemudian, kamu akan mendapatkan link yang bisa kamu sebarkan kepada anggota tim lainnya.
Kelebihan
- Versi gratis sudah cukup untuk digunakan
- Daya tampung peserta besar
- Kualitas video dan audio dapat diatur
- Dapat digunakan di semua perangkat
Kekurangan
- Rawan peretasan atau kebocoran data
- Menghabiskan banyak kuota internet
- Tidak terintegrasi aplikasi lain
11. Basecamp
Mungkin di Indonesia aplikasi ini cukup jarang digunakan, namun jika kamu bekerja di perusahaan luar negeri mungkin mereka akan memanfaatkan aplikasi Basecamp untuk memudahkan melakukan manajemen proyek. Dengan Basecamp, kamu dapat membuat proyek yang tidak terbatas dan bekerja sama dengan ratusan orang namun tetap bisa terorganisir.
Basecamp menyediakan fitur komunikasi real-time, penyimpanan file, hingga tampilan yang modern untuk bisa kamu gunakan. Aplikasi ini cocok digunakan untuk berbagai jenis perusahaan, baik itu perusahaan startup maupun perusahaan besar yang mempunyai proyek skala besar.
Kelebihan
- Terintegrasi aplikasi lain untuk pencadangan dan sinkronisasi data
- Dapat membuat jadwal pekerjaan untuk beberapa orang sekaligus
- Dapat mengerjakan hingga 3 proyek dengan maksimal 20 pengguna
- Dapat menyimpan file hingga 1GB data proyek
Kekurangan
- Gratis hanya sampai 30 hari saja
- Membutuhkan akun khusus yang mengharuskan untuk berlangganan layanan berbayar
Nah, itulah beberapa rekomendasi aplikasi manajemen proyek dan kerja tim yang bisa kamu gunakan untuk mempermudah pekerjaan. Yuk, temukan informasi menarik lainnya seputar karir hanya di Blog MyRobin sekarang juga!
ID 
EN