Menulis e-mail profesional wajib Anda kuasai karena di dunia kerja, surat elektronik merupakan alat komunikasi paling umum digunakan. Alasannya lebih cepat dan efisien untuk berkomunikasi antar karyawan maupun pihak luar seperti vendor, investor, supplier, hingga konsumen.
Berdasarkan data dari Statista, pengguna e-mail di seluruh dunia telah mencapai 4,2 miliar orang dan akan terus bertambah pada 2025.
E-mail alias surat elektronik digunakan untuk berbagai keperluan, baik untuk mengetahui progres proyek, mengirim undangan meeting, menginformasikan update, mengirimkan laporan hingga menyampaikan surat izin kerja.
Mempelajari tata cara menulis surel yang tepat perlu latihan berulang. Oleh karena itu, pahami langkah-langkah cara menulis e-mail profesional melalui pembahasan di sini.
Sekilas tentang e-mail
E-mail merupakan singkatan dari electronic mail yang digunakan untuk berkomunikasi daring untuk mengirimkan pesan melalui komputer ataupun mobile phone. Metode ini pertama kali dibuat oleh Ray Tomlinson pada 1970-an.
Penggunaan e-mail sebagai media komunikasi di dunia kerja sangat efisien dan efektif. Ini karena setiap orang dapat mengirimkan pesan atau berkas tanpa waktu lama dan dari mana saja.
Karyawan yang tinggal jauh dari kantor tidak perlu datang langsung hanya untuk mengirimkan laporan dalam bentuk hardcopy ke atasan yang memakan waktu dan berisiko rusak.
Anda dapat mencantumkan tautan atau melampirkan berkas di dalam surel dan akan sampai dalam hitungan detik ke device si penerima. Risiko dokumen rusak pun bisa diminimalisir.
Selain memasukkan alamat e-mail penerima, bagian subjek dan carbon copy (CC) atau tembusan sebaiknya diisi jika surel bersifat formal, agar tidak masuk ke kotak spam dan penerima mudah mengetahui tujuan pesan.
Manfaat dan kekurangan e-mail di dunia kerja
Menulis e-mail yang benar sudah jadi kewajiban karyawan terutama yang bekerja di bidang administrasi. Pasalnya, semua komunikasi kini telah beralih melalui daring.
Sebagai contoh ketika Anda ingin memberitahukan kemajuan proyek hingga menginformasikan ketidakhadiran, bisa dilakukan tanpa perlu datang ke kantor. Lebih lanjut lagi, ada banyak manfaat yang dapat Anda rasakan saat menggunakan surel daripada post umum yakni:
- Pengiriman sangat cepat bahkan dalam hitungan detik
- Berbiaya rendah hanya membutuhkan device dan koneksi internet
- Pesan bisa dikirim ke individu maupun group
- Anda bebas mengirimkan pesan selama 24 jam tanpa batas waktu
- Memberikan akses pengguna melampirkan beberapa dokumen sekaligus
Sementara dari sisi kekurangan, e-mail rentan terkena virus, penerima harus memiliki akun untuk membaca pesan, adanya potensi phishing dan spam.
Di samping itu, tidak ada jaminan pesan yang Anda kirim dibaca oleh penerima. Meski demikian, penting memahami cara menulis e-mail formal untuk menunjang pekerjaan.
Pentingnya mempelajari cara menulis e-mail profesional
Mempelajari cara menulis e-mail formal bahasa Indonesia sangat penting di dunia kerja maupun pendidikan. Ini karena surel telah menjadi metode komunikasi yang umum digunakan karena terkesan profesional daripada Whatsapp dan aplikasi lainnya.
Dengan mengetahui struktur penulisan yang tepat akan memudahkan penerima, memahami apa yang Anda sampaikan serta memberikan kesan positif, terlebih jika mengirim ke bagian human resources.
Cara penyampaian pesan yang efektif dan sesuai kaidah penulisan, turut berdampak pada citra diri. Pada situasi yang formal kesalahan kecil di e-mail berdampak buruk bagi reputasi karyawan karena dianggap tidak teliti dan kurang sopan. Parahnya, kesempatan atau hubungan kerja bisa berakhir.
Oleh sebab itu, menulis e-mail resmi yang baik adalah keahlian wajib yang patut Anda tingkatkan.
Struktur penulisan surat elektronik yang baik
Dalam menulis e-mail Anda harus memerhatikan beberapa hal. Selain dari isi, struktur yang baik dan rapi membantu penerima mengerti tujuan surat, sehingga mencegah risiko miskomunikasi.
Penulisan e-mail yang tepat terdiri dari salam pembuka, isi pesan, ajakan (berupa mengikuti undangan rapat maupun melihat laporan yang dikirimkan di dalam surel), dan penutupan.
Begitu pula cara menulis e-mail yang benar dalam bahasa Inggris tidak jauh berbeda. Format penulisannya tetap sama. Berikut penjelasan lengkapnya.
1. Subjek e-mail
Pada bagian atas surel terdapat ruang untuk mengisi subjek agar sopan dan profesional. Subjek e-mail merupakan rangkuman singkat yang menjelaskan isi pesan.
Bagian ini membantu penerima mengetahui tujuan komunikasi Anda. Sebagai contoh menulis subjek e-mail yaitu Weekly Meeting: SEO Brief and Discussion.
2. Salam
Salam pembuka e-mail menunjukkan keramahan dan kesopanan Anda. Baris pertama dari pesan harus berupa salam sebagai contoh, Dear Mr. Shada atau YTH Ms. Anita
3. Kalimat pembuka
Pembuka e-mail formal sebenarnya tergantung kondisi. Misalkan untuk melamar kerja Anda dapat menuliskan perkenalan diri dan universitas serta tujuan mengirim pesan.
Sementara jika Anda ingin mengirimkan informasi baru pada rekan setim, cantumkan tujuan pesan secara langsung.
4. Isi pesan
Cara menulis e-mail yang benar dalam bahasa Inggris sama dengan bahasa Indonesia. Struktur selanjutnya adalah bagian isi. Sampaikan pesan Anda secara detail agar informasi dapat diterima dengan baik.
Sebagai contoh “Terima kasih telah menghadiri rapat peluncuran produk baru siang ini. Saya mencantumkan rekaman video presentasi yang dapat Anda bagikan dengan tim untuk dipelajari.”
Baca Juga: Isi Body E-mail Lamaran Kerja beserta Contohnya
5. Penutupan
Cara menulis e-mail formal dalam bahasa Inggris penutupan biasanya sederhana seperti sincerely, best regard, thank you, atau let me know if there’s any question. Selanjutnya, diakhiri dengan tanda tangan.
Langkah-langkah menulis e-mail profesional
Anda bisa mengikuti langkah-langkah di bawah ini untuk mengetahui cara menulis e-mail formal dalam bahasa Inggris maupun bahasa Indonesia.
1. Tentukan tujuan menulis surat
Langkah pertama adalah menentukan tujuan surat. Mengapa Anda mengirimkan e-mail ini dan apa yang Anda harapkan setelah penerima lakukan setelah membaca pesan.
Setelah Anda mengetahui tujuan e-mail, barulah menulis pesan dan pastikan Anda memasukkan dokumen yang akan menunjang tujuan.
Contohnya e-mail laporan ke atasan maka dokumen yang Anda tambahkan berupa file spreadsheet, PDF, word maupun powerpoint.
2. Pertimbangkan audiens atau penerima pesan
Kenali audiens Anda dengan baik saat menulis e-mail, ini membantu Anda mencantumkan informasi dan menentukan gaya bahasa.
Ketika membuat surel untuk atasan tentu Anda tentu menggunakan pendekatan formal dan profesional. Sebaliknya, jika Anda mengirimkan e-mail pada pelanggan atau anggota bahasa yang digunakan mungkin lebih friendly.
3. Buatlah dengan ringkas dan jelas
Cara menulis e-mail formal dalam bahasa Inggris yang baik adalah tetap ringkas, informasi yang ingin Anda sampaikan harus detail tetapi tidak terlalu panjang. Ingat, penerima e-mail mungkin hanya punya waktu sedikit membaca surel Anda.
4. Periksa kesalahan di e-mail
Contoh e-mail ke instansi pemerintah agar tampak sopan adalah menghindari kesalahan tulisan. Periksa penulisan terutama jika menggunakan bahasa Inggris dan cek pula lampiran yang Anda sertakan berulang kali.
5. Perhatikan bahasa penulisan
Bahasa penulisan akan berbeda-beda tergantung si penerima. Jika Anda mengirimkan surel pada atasan, tentu bahasa yang dipakai lebih formal dibanding ketika menulis untuk rekan satu tim. Pada bagian pembuka e-mail formal biasanya menggunakan YTH, dear, atau menggunakan Mr/Ms.
6. Lakukan follow up jika perlu
Contoh mengirim e-mail yang sopan untuk follow up dilakukan setelah beberapa hari pasca surel pertama Anda kirim. Melakukan follow up juga ada etikanya, hindari memaksa penerima untuk segera membalas, Anda hanya bisa mengingatkan saja.
Biasanya follow up dilakukan setelah Anda menulis dan mengirim e-mail lamaran kerja untuk mengetahui progres perekrutan.
Baca Juga: Lamaran Kerja via E-mail, Ini Tips, Cara, dan Contoh Suratnya
Deretan contoh e-mail yang profesional
Setelah mengetahui tata cara menulis e-mail, perhatikan contoh penulisan di bawah ini sebagai gambaran saat membuat surel untuk berbagai situasi.
1. Contoh email ke follow up meeting tim
Subject Line: Kesediaan mengikuti meeting
Hai Apriyani, sehubungan dengan undangan monthly report bersama tim marketing yang saya kirim minggu lalu, beritahu saya jika Anda bersedia hadir pada 6 September 2022 14.00 WIB.
Terima kasih!
Janice Wilson
Digital Marketing Manager
PT Abdi Daya Pusaka
2. Contoh email laporan ke atasan
Subject line: Financial Reports – Quarter 3
Dear Mr. Yanuar, berdasarkan permintaan Anda pada meeting minggu lalu. Saya kirimkan financial report bulan September-Desember 2022. Apabila ada tambahan, beri tahu saya kembali melalui e-mail ini.
Terima kasih!
Akbar Nusanta
Financial staff
PT Adisucipto Sejahtera
Menulis e-mail profesional untuk melamar kerja bisa Anda lihat lebih lanjut di sini. Walaupun tidak mudah, tetapi memahami etika mengirim surel penting citra diri di dunia kerja. Baca artikel menarik lainnya di Blog MyRobin.