Email adalah salah satu alat komunikasi yang sangat penting di tempat kerja. Meskipun email dapat menjadi sarana efektif untuk berkomunikasi dan berbagi informasi, terkadang terjadi kesalahan pengiriman sehingga mengakibatkan email sampai ke orang yang salah. Jika sudah terlanjur terkirim, apa yang harus dilakukan? Bagaimana cara menulis email permintaan maaf karena salah kirim email? Di sini MyRobin akan berikan contohnya.
Mengapa Email Bisa Dikirim ke Orang yang Salah?
Mengirim email ke orang yang salah dapat terjadi karena beberapa alasan, antara lain:
Kesalahan Manusia
Kesalahan manusia adalah penyebab umum dari kesalahan pengiriman email. Ini dapat terjadi ketika seseorang salah mengklik alamat email penerima, menggunakan fungsi “Reply All” secara tidak sengaja, atau mengabaikan verifikasi sebelum mengirim.
Autocomplete yang Tidak Akurat
Beberapa program email menggunakan fitur autocomplete untuk membantu pengguna mengisi alamat email penerima. Namun, jika informasi ini tidak diperbarui atau tidak akurat, dapat menyebabkan email dikirim ke orang yang salah.
Daftar Distribusi yang Tidak Tepat
Ketika menggunakan daftar distribusi, jika alamat email penerima tidak diperbarui atau tidak dikelola dengan baik, email dapat sampai ke orang yang tidak seharusnya menerimanya.
Masalah Teknis
Terkadang, masalah teknis seperti kerusakan perangkat keras atau perangkat lunak pada server email dapat menyebabkan email dikirim ke alamat yang salah.
Nama Pengguna yang Mirip
Jika dua orang memiliki nama yang mirip atau sama di dalam alamat email, kemungkinan untuk mengirim email ke orang yang salah bisa terjadi.
Pengalihan atau Peralihan Email
Jika ada pengalihan email yang diatur di sistem, ada kemungkinan bahwa email yang seharusnya ditujukan ke satu orang akan dikirim ke orang lain jika pengalihan tidak dikonfigurasi dengan benar.
Peretasan atau Serangan
Dalam beberapa kasus, peretas atau pihak yang jahat dapat mencoba mengalihkan atau memalsukan email untuk menyebabkan email dikirim ke orang yang salah.
Apa yang harus Dilakukan Jika Anda Salah Mengirim Email?
Jika Anda mengirim email ke orang lain selain penerima yang dituju, berikut adalah beberapa tips untuk mengatasi masalah tersebut:
Cobalah untuk Mengingat Kembali Email tersebut
Jika memungkinkan Anda dapat membatalkan pengiriman, atau menarik kembali, email yang tidak disengaja. Membatalkan pengiriman mungkin mengharuskan orang lain menggunakan layanan email yang sama seperti Anda, tetapi sebaiknya periksa dan lihat apakah opsi tersebut tersedia. Coba lakukan ini segera setelah mengirim email sebelum orang lain memiliki kesempatan untuk membukanya. Jika orang yang Anda kirimi email memiliki sekretaris atau asisten pribadi yang menyaring emailnya, Anda dapat menghubunginya dan memintanya untuk menghapusnya setelah Anda menjelaskan situasinya.
Buat Rencana
Jika tidak ada cara untuk membatalkan pengiriman email atau jika orang tersebut sudah membacanya, pertimbangkan tanggapan terbaik. Sangat penting untuk menangani situasi secara profesional. Mungkin membantu untuk menulis langkah selanjutnya yang ingin Anda ambil atau beberapa ide tentang apa yang ingin Anda katakan untuk memperbaiki situasi.
Hubungi Penerima Email
Sebaiknya segera hubungi penerima yang tidak diinginkan setelah Anda menyadari terdapat kesalahan pengiriman email. Anda dapat meminta penerima untuk menghapus email sebelum mereka membacanya. Jika mereka sudah membacanya, Anda dapat segera menghubungi penerima email yang tidak disengaja tersebut. Beri tahu penerima bahwa email tersebut dikirim oleh kekeliruan dan tidak ditujukan untuk mereka. Minta maaflah atas kesalahan tersebut dan jelaskan situasinya dengan jelas.
Caranya, Anda dapat mengirim email kedua dengan permintaan baris subjek untuk mengabaikan email Anda sebelumnya atau catatan yang lebih panjang dengan penjelasan. Jika Anda merasa situasinya memerlukan percakapan yang lebih langsung, Anda dapat menelepon penerima atau berbicara langsung dengan penerima email.
Permintaan Maaf
Menawarkan permintaan maaf dalam situasi tersebut adalah tindakan yang baik dan dapat membantu memperbaiki kesalahan yang telah terjadi. Misalnya setelah menyadari kesalahan, segera kirim email kedua kepada penerima yang tidak diinginkan. Jelaskan secara singkat bahwa email sebelumnya dikirim atas dasar kekeliruan dan tidak ditujukan untuk mereka. Melakukan hal ini dapat membantu melindungi reputasi Anda dan menunjukkan profesionalisme.
Diskusikan Bagaimana Anda akan Memperbaiki Konsekuensinya
Jika ada masalah yang muncul karena email yang Anda kirim ke orang yang salah, ada baiknya menjelaskan apa yang akan Anda lakukan untuk memperbaikinya. Anda dapat berbicara dengan atasan Anda setelah salah mengirim email secara tidak sengaja.
Selain itu, Anda mungkin dapat menyiapkan daftar langkah-langkah yang akan Anda ambil untuk meyakinkan bahwa hal itu tidak akan terjadi lagi. Beri tahu penerima email bahwa Anda dapat menjawab pertanyaan yang mereka miliki tentang apa yang terjadi atau membantu konsekuensi apa pun dari email yang salah. Bersikap proaktif dapat membantu menunjukkan bahwa permintaan maaf Anda tulus.
Contoh Menulis Email Permintaan Maaf Karena Salah Kirim Email
Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, mengirim email kedua dalam bentuk permintaan maaf penting dilakukan untuk menunjukkan rasa hormat Anda bahwa kesalahan tersebut terjadi atas dasar kekeliruan pengiriman email. Cara menulis email permintaan maaf karena salah kirim email dapat dibuat seperti contoh berikut ini.
Contoh Email Permintaan Maaf dalam Bahasa Indonesia
Subject: Permintaan Maaf atas Kesalahan Pengiriman Email
Kepada [Nama Penerima],
Saya dengan rendah hati ingin menyampaikan permintaan maaf yang tulus atas kesalahan pengiriman email sebelumnya. Saya menyadari bahwa email tersebut secara tidak sengaja terkirim kepada Anda dan tidak seharusnya ditujukan kepada Anda.
Saya sangat menyesal bahwa kesalahan ini telah menyebabkan ketidaknyamanan dan mungkin gangguan dalam rutinitas kerja Anda. Saya mengakui bahwa hal ini merupakan sebuah kesalahan manusia yang tidak seharusnya terjadi, dan saya bertanggung jawab sepenuhnya atas kesalahan tersebut.
Saya ingin menekankan bahwa isi email tersebut tidak berlaku atau relevan bagi Anda. Saya meminta maaf atas waktu yang Anda luangkan untuk membacanya, dan saya menghargai pemahaman Anda dalam memahami situasi ini.
Kami telah mengambil langkah-langkah untuk memastikan bahwa kesalahan semacam ini tidak terulang di masa mendatang. Kami sedang memperbarui prosedur dan mengingatkan seluruh tim mengenai pentingnya melakukan pemeriksaan ganda sebelum mengirim email.
Jika ada pertanyaan, kekhawatiran, atau klarifikasi yang Anda butuhkan, mohon jangan ragu untuk menghubungi saya langsung. Saya siap untuk membantu dan memberikan penjelasan yang diperlukan.
Sekali lagi, saya ingin mengucapkan permintaan maaf yang tulus atas kesalahan ini. Saya berharap kita dapat melanjutkan kerjasama dengan baik dan memperbaiki situasi ini.
Hormat saya,
[Nama Anda]
[Posisi/Departemen]
Contoh Email Permintaan Maaf dalam Bahasa Inggris
Subject: Apology for the Incorrect Email Delivery
Dear [Recipient’s Name],
I am writing to sincerely apologize for the mistake in email delivery. I recently realized that an email was mistakenly sent to you, and it was not intended for your inbox.
I deeply regret any inconvenience or disruption this may have caused in your work routine. I acknowledge that this was a human error that should not have occurred, and I take full responsibility for the mistake.
I want to emphasize that the content of the email is not applicable or relevant to you. I apologize for the time you spent reading it, and I appreciate your understanding in this matter.
We have taken immediate steps to ensure that such errors are not repeated in the future. We are updating our procedures and reminding the entire team about the importance of double-checking before sending emails.
If you have any questions, concerns, or require any clarification, please do not hesitate to contact me directly. I am here to assist you and provide any necessary explanations.
Once again, I extend my sincere apologies for this mistake. I hope we can continue our collaboration smoothly and rectify this situation.
Thank you for your understanding.
Best regards,
[Your Name]
[Position/Department]
Nah, sekarang tidak perlu khawatir jika Anda salah mengirim email. Anda dapat menggunakan tips dan contoh kalimat untuk menulis email permintaan maaf karena maaf salah kirim email seperti di atas.
Dengan menulis email permintaan maaf menjadi langkah dalam memperbaiki kesalahan dan menunjukkan bahwa Anda bertanggung jawab atas tindakan yang dilakukan. Jadi, jangan ragu untuk mengirim email permintaan maaf atas kesalahan dalam pengiriman email.
Bagi Anda yang tertarik untuk mengetahui informasi terupdate seputar karir, yuk kunjungi blog MyRobin dan baca berbagai kumpulan artikel di sana ya. Semoga membantu.
ID 
EN