Istilah front office seringkali dikaitkan pada pekerjaan yang terletak di bagian depan dalam perusahaan atau berhubungan langsung dengan customer. Mulai dari mendata identitas tamu, memberikan informasi terkait perusahaan, membantu menyelesaikan masalah, hingga menerima pembayaran. Hampir seluruh industri membutuhkan posisi ini untuk membantu kelancaran operasional bisnisnya. Jadi tak heran bila front office menjadi salah satu pekerjaan yang banyak diincar oleh banyak orang. Baca juga artikel tentang Menjadi Front Office Crew yang Baik? Ikuti Cara dan Tips-nya.
Namun, untuk menjadi seorang staf atau manajer front office professional kamu harus mempunyai kemampuan manajemen yang baik. Dengan kemampuan ini, maka pekerjaan kamu pun dapat menjadi lebih mudah, produktif, dan bahkan dapat menunjang karir.
Nah, apa saja kemampuan manajemen ini? Bagaimana cara untuk meningkatkannya? Yuk, perdalam pengetahuan kamu terkait kemampuan manajemen front office di sini!
Apa Itu Front Office?
Seperti yang sudah dijelaskan di atas, front office merupakan representasi dari departemen pada sebuah perusahaan yang berhubungan langsung dengan para pelanggan. Seorang front officer biasanya akan memberikan berbagai layanan seperti layanan pelanggan, penjualan, hingga layanan konsultasi.
Letak front office sendiri berada di bagian depan dalam kantor sebagai titik pertama interaksi antara perusahaan dengan pelanggan. Jadi, bisa dikatakan front office ini menjadi wajah pertama yang akan dilihat oleh para pelanggan.
Maka dari itu, seorang front officer harus berpenampilan menarik dan bisa memberikan kesan pertama yang baik bagi pelanggan. Dengan demikian, pelanggan pun menjadi merasa nyaman dan berniat untuk kembali menggunakan produk atau bekerja sama dengan perusahaan kamu.
Peran dari front office bisa jadi berbeda tergantung dari industrinya. Misalnya pada industri perhotelan dan hospitality, front officer mempunyai tugas untuk mengelola proses check in dan check out para tamu. Sedangkan, pada industri jasa keuangan front officer lebih fokus pada pelayanan dan konsultasi terkait keuangan seperti asuransi, pinjaman, maupun penukaran mata uang.
Peran Seorang Front Officer
Meskipun front officer dibutuhkan banyak perusahaan dari berbagai industri seperti perhotelan, kesehatan, keuangan, atau penjualan, namun secara umum posisi ini mempunyai beberapa peran dan tugas yang sama, yaitu.
- Menerima dan melayani calon customer
- Membantu menyelesaikan masalah dan memberikan solusi terbaik untuk customer
- Mengatasi keluhan atau komplain dari para tamu atau pelanggan terkait produk, layanan, atau fasilitas yang diberikan oleh perusahaan
- Memberikan informasi yang para pelanggan perlukan terkait perusahaan dengan baik dan jelas
- Melakukan pendataan terkait identitas pelanggan untuk disimpan sebagai arsip atau database konsumen
- Mengurus tagihan pembayaran
- Menginformasikan departemen lain terkait pembaruan status, misalnya ada pesanan masuk, pembatalan reservasi, kedatangan klien, dan lain sebagainya.
Kemampuan Manajemen yang Harus Dimiliki Front Officer
Untuk menjadi seorang front officer yang profesional, kamu perlu mempunyai kemampuan manajemen yang baik. Kemampuan ini mencakup berbagai keterampilan teknis dan interpersonal, di antaranya yaitu:
1. Komunikasi
Kemampuan komunikasi sangat penting untuk dimiliki oleh seorang front officer. Sebab, dalam pekerjaannya mereka akan lebih banyak berinteraksi dengan para pelanggan maupun staf dari departemen lain. Misalnya, menjelaskan cara memesan dan membayar produk, menginformasikan pembaruan status kepada anggota staf lainnya, dan lain sebagainya.
Selain komunikasi verbal, posisi ini juga mengharuskan kamu untuk bisa berkomunikasi secara tertulis. Hal ini tentu akan dibutuhkan ketika kamu menulis memo atau email untuk pelanggan maupun manajemen hingga menerima reservasi secara online.
Maka dari itu, front officer harus bisa berkomunikasi secara jelas dan mudah dipahami oleh lawan bicaranya. Gunakan bahasa yang sesuai, nada suara yang tenang, dan pemilihan kata yang tepat.
Kamu bisa mulai melatih keterampilan komunikasi ini dengan menjadi pendengar yang baik. Melalui cara ini, kamu bisa memahami sepenuhnya apa yang lawan bicara sampaikan dan kamu pun menjadi tahu jawaban atau tanggapan apa yang tepat untuk kamu berikan kepada mereka.
2. Organisasi
Kemampuan selanjutnya yang harus dimiliki oleh seorang front officer adalah organisasi. Jika kamu adalah orang yang terorganisir serta mampu mengerjakan tugas secara teratur dan sistematis, maka kamu bisa menjadi front officer yang sukses. Sebab, posisi ini mempunyai banyak sekali job desk sehingga kamu pun harus mampu mengatur waktu dan memprioritaskan pekerjaan dengan baik.
Untuk mengembangkan kemampuan organisasi, kamu harus membuat skala prioritas terlebih dahulu. Bagi pekerjaan menjadi empat bagian, yaitu:
- Penting dan mendesak → Menerima dan melayani tamu, mengurus tagihan pembayaran, serta menyelesaikan masalah atau komplain pelanggan.
- Penting namun tidak begitu mendesak → Merekap data pelanggan atau mengirim email konfirmasi.
- Mendesak namun bukan pekerjaan yang terlalu penting → Mengecek email dan notifikasi yang masuk, menangani barang bawaan tamu, hingga menghadiri rapat departemen.
- Tidak mendesak dan tidak terlalu penting → Menjaga kebersihan dan kerapian area front office.
Melalui cara ini, kamu dapat mengerjakan tugas tepat waktu, teratur, dan tidak akan ada pekerjaan yang menumpuk atau terbengkalai. Pekerjaan yang lebih terarah membuat kamu menjadi lebih maksimal ketika bekerja dan produktivitas meningkat. Apalagi kamu banyak berhubungan langsung dengan pelanggan, jika kamu bisa mengatur pekerjaan dengan baik tentu akan berdampak positif pada kenyamanan mereka.
3. Decision making dan problem solving
Seseorang yang bekerja pada bagian front office seringkali dihadapkan oleh situasi dimana mereka harus mengambil keputusan terbaik untuk menyelesaikan suatu masalah. Untuk bisa melakukan hal ini, maka kamu harus mempunyai kemampuan decision making sekaligus problem solving yang baik.
Sebelum memberikan sebuah keputusan, ada baiknya kamu melakukan riset dan analisis terlebih dahulu terhadap masalah yang sedang terjadi. Kemudian, buat daftar solusi yang memungkinkan untuk bisa menyelesaikan masalah tersebut. Cari tahu pro dan kontra dari masing-masing solusi tersebut dan pilih solusi yang paling terbaik.
Dengan cara ini, berbagai masalah yang dialami oleh pelanggan bisa teratasi dengan mudah. Kamu harus mulai mengembangkan kemampuan ini, sebab kamu tidak selalu bisa melimpahkan keputusan kepada atasan kamu. Terkadang para atasan tidak akan banyak membantu karena mereka ingin tahu sejauh mana kemampuan kamu bisa mengatasi situasi seperti ini.
4. Tech savvy
Tech savvy atau kemampuan untuk memahami dan menggunakan teknologi juga harus kamu miliki sebagai seorang yang ingin bekerja di bagian front office. Apalagi saat ini sudah banyak front officer yang menggunakan berbagai aplikasi atau software untuk memudahkan pekerjaan.
Misalnya spreadsheet untuk mengolah data informasi pelanggan, aplikasi booking hotel untuk menerima pesanan atau reservasi kamar dari pelanggan secara online, aplikasi kasir untuk memudahkan transaksi, dan lain sebagainya.
Selain itu, kamu juga harus mampu mengoperasikan berbagai peralatan kantor seperti printer, mesin fotokopi, dan juga mesin faks. Dengan kemampuan ini, kamu bisa lebih menghemat waktu, mudah dalam mencari informasi, dan meningkatkan produktivitas.
Jadi, cobalah untuk belajar mengoperasikan aplikasi yang sering digunakan oleh seorang front officer dalam bekerja. Kamu bisa mengikuti pelatihan khusus yang diadakan oleh berbagai lembaga pendidikan non formal atau melihat tutorial di media sosial seperti Youtube, Instagram, maupun Facebook.
5. Literasi keuangan
Meskipun beberapa front officer tidak mempunyai latar belakang pendidikan di bidang keuangan, namun mereka tetap dituntut untuk bisa melakukan kegiatan yang berhubungan dengan keuangan dasar seperti mencatat transaksi, menyusun anggaran, pembukuan, hingga membuat laporan keuangan.
Hal ini disebabkan karena beberapa front office ada yang diberikan tugas untuk mengatur tagihan atau pembayaran dari pelanggan. Sehingga, secara tidak langsung mereka juga harus mengerti bagaimana cara mengelola keuangan.
Untuk mengembangkan kemampuan ini, kamu meminta bantuan kepada departemen keuangan untuk membimbing kamu dalam melakukan kegiatan keuangan.
6. Kerja tim
Seorang front officer harus mampu bekerja sama dengan sesama staff front office maupun staf dari departemen lainnya. Sebab, terkadang ada beberapa pekerjaan yang harus melibatkan staf lain untuk bisa diselesaikan.
Misalnya, ketika ada tamu yang check out lebih awal, maka front office akan memberi tahu staff cleaning service untuk segera membersihkan kamar tamu tersebut agar front office dapat menerima pesanan kamar lagi. Dengan begitu, pekerjaan dapat menjadi lebih efektif, mudah, dan cepat selesai.
Cara Meningkatkan Kemampuan Manajemen Front Office
Setelah mengetahui apa saja kemampuan manajemen yang dibutuhkan dalam front office, selanjutnya kamu harus mengetahui bagaimana cara meningkatkan kemampuan tersebut. Berikut adalah beberapa cara yang bisa kamu lakukan:
1. Update dengan teknologi
Sebagai seorang front officer, kamu harus selalu update dengan perkembangan teknologi. Tujuannya agar ketika pihak perusahaan mengganti atau memperbarui peralatan kantor dan perangkat, maka kamu sudah mengetahui cara mengoperasikannya. Cobalah untuk mengikuti pelatihan khusus atau tutorial yang tersebar di internet untuk mengembangkan pengetahuan dan kemampuan kamu terhadap teknologi baru tersebut.
2. Rutin evaluasi diri
Setelah kamu menerapkan berbagai kemampuan yang dibutuhkan dalam front office, identifikasi mana dari kemampuan tersebut yang menurut kamu masih perlu untuk dikembangkan lagi.
Misalnya kamu sudah berhasil menganalisis suatu masalah dan menemukan beberapa solusi yang mungkin bisa membantu. Namun, ternyata kamu masih ragu untuk menentukan solusi yang paling tepat untuk masalah tersebut. Kamu bahkan menghabiskan lebih banyak waktu hanya untuk memikirkan mana solusi yang paling memberikan dampak positif terbesar.
Melihat kondisi di atas, dapat diartikan kemampuan decision making kamu masih sangat kurang, sehingga kamu sulit memberikan keputusan dengan cepat. Tentu saja hal ini perlu untuk kamu perbaiki dan tingkatkan kembali.
Kamu bisa berlatih menurunkan ego dan emosi yang seringkali mencoba menguasai pikiran dalam menentukan keputusan. Kemudian, cobalah untuk belajar tentang probabilitas sederhana untuk memudahkan kamu memprediksi sebuah keputusan.
3. Ikuti pelatihan pengembangan diri
Saat ini sudah banyak pelatihan, kursus, maupun workshop yang dapat kamu ikuti untuk mengembangkan kemampuan manajemen. Melalui pelatihan ini, kamu akan mendapatkan banyak pengalaman, pengetahuan, serta relasi yang berguna bagi perkembangan karir front office kamu.
Dalam pelatihan, kamu tidak hanya mendapatkan materi saja namun kamu juga akan diajak untuk terjun langsung dalam sebuah masalah. Pada situasi seperti ini secara tidak langsung akan banyak kemampuan interpersonal seperti komunikasi, kerja tim, serta problem solving yang bisa kamu dapatkan.
Jadi, bisa dibilang pelatihan atau kursus ini merupakan salah satu cara yang paling efektif untuk meningkatkan kemampuan manajemen front office. Carilah pelatihan yang berhubungan dengan pekerjaan, seperti pelatihan manajemen hotel, pelatihan pembukuan dan pencatatan keuangan, pelatihan leadership, dan lainnya.
4. Minta feedback dari orang lain
Untuk mengukur perkembangan dari kemampuan manajemen, kamu bisa meminta feedback dari atasan atau sesama staf lainnya. Sebab, terkadang kamu perlu mendapatkan sudut pandang atau perspektif lain mengenai dirimu. Dengan begitu, kamu bisa mengetahui seberapa jauh kemampuan kamu, apakah ada yang perlu ditingkatkan kembali atau diperbaiki.
Refleksikan semua kritikan dan terapkan saran dari mereka untuk membangun kompetensi kamu. Bahkan dengan cara ini, atasan maupun staf lain akan melihat kamu sebagai seseorang yang mau berubah dan berkembang.
Selain itu, kamu juga bisa memanfaatkan feedback dari pelanggan berupa review maupun testimoni terhadap layanan yang kamu berikan. Gunakan kesempatan ini untuk merubah diri menjadi lebih baik dan berkembang daripada sebelumnya.
5. Cari mentor atau role model
Kemampuan manajemen front office dapat meningkat dengan cara melihat dan mengikuti orang lain. Cobalah untuk perhatikan bagaimana orang-orang yang bekerja di sekitarmu dalam menangani masalah, menyelesaikan tugas, sampai berinteraksi dengan orang lain. Jika kamu menemukan sosok yang begitu handal dalam semua hal tersebut, kamu bisa menjadikannya sebagai inspirasi atau role model.
Jika memang memungkinkan, kamu bisa memintanya untuk menjadi mentor atau pembimbing untuk membantu mengembangkan kemampuan kamu. Ikuti metode mereka dan terapkan dalam kehidupan sehari-hari.
Nah, itulah beberapa kemampuan manajemen yang sangat dibutuhkan dalam bidang front office. Jika kamu tertarik untuk berkarir di bidang ini, cobalah untuk mulai mempelajari dan melatih kemampuan manajemen tersebut setiap hari. Belum mendapatkan lowongan pekerjaan terkait front office? Tenang saja, yuk kunjungi app.myrobin.id dan temukan banyak pekerjaan impian kamu di sini!