Dalam dunia kerja, tak jarang seseorang akan dihadapkan oleh sekumpulan tugas yang harus diselesaikan dalam waktu yang bersamaan. Namun tentu tidak akan memungkinkan bagi seseorang untuk melakukan hal tersebut. Sebab, hal ini dapat membuat pekerjaan menjadi tidak maksimal dan kurang produktif.
Jika kamu dalam situasi seperti ini, maka kamu harus menentukan skala prioritas agar pekerjaan menjadi lebih terorganisir dan cepat selesai. Bagaimana cara menentukannya? Yuk, temukan jawabannya di bawah ini!
Apa Itu Skala Prioritas?
Skala prioritas adalah suatu kondisi dimana seseorang menentukan urgensi dari kebutuhan atau pekerjaannya yang harus didahulukan. Biasanya skala prioritas ini akan diperlukan ketika pekerjaan sedang menumpuk atau deadline berbarengan.
Tujuan dari skala prioritas ini adalah untuk membantu seseorang mengetahui tugas mana yang harus didahulukan, sehingga mereka dapat menghemat lebih banyak waktu. Sebaliknya, jika seseorang tidak mempunyai skala prioritas maka segala pekerjaannya akan terganggu dan tidak bisa terselesaikan dengan baik serta tepat waktu.
Jika hal ini terus-menerus dilakukan maka akan menyebabkan stres dan depresi. Sebab, mereka tidak mengerti bagaimana cara mengendalikan diri ketika mendapatkan pekerjaan yang begitu banyak. Gangguan stres ini dapat muncul akibat rasa panik dan bingung yang berlebihan akan pekerjaan. Dan ketika panik ini seseorang tidak akan bisa berpikir dengan jernih dan menjadi tidak bisa produktif dalam bekerja.
Inilah yang membuat skala prioritas begitu penting untuk diterapkan bagi para pekerja untuk menyelesaikan pekerjaan. Mereka menjadi bisa bekerja secara teratur, lebih cepat, dan tepat waktu. Dengan begitu, kesuksesan karir pun dapat lebih mudah untuk digapai.
4 Kuadran Skala Prioritas
Gambar di atas merupakan sebuah matriks dari Dwight D. Eisenhower, seorang mantan presiden Amerika Serikat yang bisa digunakan untuk membantu membuat prioritas kegiatan berdasarkan urgensinya. Berikut adalah penjelasannya:
1. Urgent & important
Pada kuadran pertama berisi hal-hal yang paling penting dan mendesak untuk dikerjakan terlebih dahulu. Sebab, semua yang berhubungan dengan kuadran pertama ini berpengaruh kepada kehidupan dan karir. Jadi, kamu tidak boleh menunda-nunda pekerjaan dan harus segera kamu selesaikan hari itu juga.
Untuk tugas yang penting dan mendesak ini, kamu bisa mengerjakannya di waktu fokus kamu, misalnya di pagi hari atau malam hari tergantung kebiasaan kamu. Biasanya tugas pada kuadran pertama ini yang kamu kerjakan sehari-hari atau tugas mendadak dari atasan.
2. Important but not urgent
Selanjutnya pada kuadran kedua ini, pekerjaan yang kamu lakukan lebih ke yang bersifat jangka panjang dan tidak mendesak. Jadi kamu bisa mencicilnya di sela-sela kesibukan, misalnya satu jam setelah jam makan siang atau ketika perjalanan ke kantor.
Walaupun tenggat waktu pengumpulan masih lama, namun kamu harus tetap membuat jadwal khusus agar pekerjaan tersebut tidak terlupakan dan berjalan dengan efektif. Beberapa contoh pekerjaan pada kuadran kedua yakni mengirim email kepada klien atau pelanggan, menyiapkan materi pitching untuk minggu depan, atau merekap data keuangan perusahaan.
3. Urgent but not really important
Kebalikan dari kuadran dua, pada kuadran tiga ini kamu mengerjakan tugas yang tidak terlalu penting namun mendesak. Maka dari itu, daripada mengganggu pekerjaan utama lebih baik kamu mengalihkannya kepada orang lain atau menjadwalkan ulang bila memungkinkan.
Biasanya pekerjaan kuadran tiga ini seperti menjawab telepon ketika sedang mengerjakan tugas kuadran pertama, mengecek email atau notifikasi yang masuk, dan lain sebagainya.
4. Not urgent & not important
Kegiatan pada kuadran empat ini lebih baik kamu lakukan ketika libur kerja saja. Sebab, kegiatan tersebut tidak mempunyai kontribusi pada produktivitas kamu. Bahkan dapat menghambat dan mengganggu pekerjaan di kuadran lain. Manfaatkan kegiatan di kuadran empat ini sebagai obat healing atau mengurangi stres dari pekerjaan.
Contoh dari kegiatan kuadran empat yaitu membuka media sosial, bermain game, mengobrol dengan rekan kerja, membeli cemilan atau kopi di tengah kesibukan, dan lainnya. Jadi, lebih baik lakukan semua hal tersebut di jam istirahat atau pulang kantor saja.
Baca: Passion vs Hobi: Mana yang Lebih Penting untuk Karir?
Manfaat Menentukan Skala Prioritas
Ada banyak manfaat yang bisa kamu peroleh dengan menentukan skala prioritas sebelum bekerja, yaitu:
- Meningkatkan fokus dan konsentrasi terhadap pekerjaan
- Pekerjaan menjadi lebih maksimal dan cepat selesai
- Menghemat waktu untuk bisa melakukan hal lain
- Meminimalisir kesalahan dan revisi pengerjaan
- Pekerjaan menjadi lebih terarah dan teratur
- Mengurangi stres dan rasa panik
- Meningkatkan kinerja dan produktivitas kerja
Tips Menentukan Skala Prioritas
Dilihat dari banyaknya manfaat yang kamu peroleh dengan adanya skala prioritas, maka kamu harus mulai bisa menentukan sendiri skala prioritas agar pekerjaan berjalan dengan lancar. Nah, berikut ini adalah beberapa tips yang bisa kamu lakukan, yaitu:
1. Tentukan tugas mana yang paling penting dan mendesak
Pertama, tentukan tugas mana yang harus kamu kerjakan terlebih dahulu dan kemudian jadwalkan ke dalam aplikasi manajemen waktu kamu, seperti Google Calendar, Trello, Click Up, dan sebagainya. Urutkan tugas tersebut berdasarkan kuadran, tenggat waktu pengumpulan, ekspektasi klien, atau permintaan rekan kerja.
Dengan begitu, pekerjaan kamu akan menjadi lebih teratur dan selesai tepat waktu. Tidak hanya itu saja, bahkan kamu bisa mempunyai waktu lebih untuk mengerjakan pekerjaan lain maupun berkumpul dengan keluarga.
2. Tentukan tujuan utama
Pastikan kamu mempunyai tujuan atau ekspektasi yang ingin dicapai. Misalnya, dalam minggu ini kamu ingin bisa menemukan calon kandidat yang paling tepat untuk perusahaan, atau konten yang kamu buat hari ini harus bisa mendapatkan 100 leads, dan sebagainya.
Jadi pilihlah pekerjaan yang mampu mewujudkan hal tersebut untuk kamu kerjakan terlebih dahulu. Jika kamu menetapkan tujuan di setiap masing-masing pekerjaan, maka kamu pun dapat lebih termotivasi dan semangat dalam mengerjakannya. Hal ini tentu akan berdampak positif pada kinerja atau performa kerja kamu.
3. Buat jadwal kerja
Melalui penjadwalan kerja ini kamu bisa lebih mudah mengetahui dan mengingat waktu, durasi, tugas, dan hal penting lainnya dari suatu pekerjaan. Manfaatkan berbagai aplikasi atau tools yang dapat membantu mengorganisir pekerjaan kamu. Jangan lupa juga untuk mengaktifkan notifikasi atau alarm deadline dari masing-masing tugas.
Selain itu, jika kamu bisa mengatur jadwal kembali jika ada perubahan kegiatan atau revisi dari atasan. Gabungkan beberapa pekerjaan dalam satu hari yang sama agar lebih cepat selesai, namun jangan sampai overload atau membuatmu kewalahan.
4. Tetapkan batasan
Jika fokus dan konsentrasi kamu akan pekerjaan tidak ingin diganggu, maka tetapkan batasan. Misalnya tidak menerima telepon di tengah kesibukan, menolak diajak ngobrol dengan rekan kerja lain, atau melarang seseorang mendatangi langsung meja kamu saat kamu fokus bekerja.
Berikan pengertian kepada semua orang mengenai batasan-batasan tersebut. Jika kamu membicarakannya di awal, maka mereka tidak akan salah paham atau bahkan sakit hati dengan tindakanmu.
Kamu bisa mengubah status “online” menjadi “in meeting/do not disturb” di aplikasi komunikasi kantor kamu. Dengan begitu, orang yang ingin menghubungi kamu bisa mengetahui apa yang sedang kamu lakukan dan akan kembali di lain waktu.
5. Lakukan evaluasi
Buatlah penilaian atas urgensi pekerjaan yang telah kamu lakukan sebelumnya. Apakah memang sudah efektif membantu pekerjaan atau bahkan malah membuat pekerjaan menjadi tidak maksimal?
Inilah perlunya ada evaluasi yang harus kamu lakukan setiap minggu atau bulan. Cari tahu kira-kira apa penyebabnya dan bagaimana cara untuk mengatasinya. Dengan begitu, kamu menjadi bisa lebih maksimal kembali dalam mengerjakan tugas dan mencapai tujuan dengan tepat.
6. Pahami nilai dari setiap pekerjaan
Setiap pekerjaan biasanya mempunyai nilai dan tujuan yang berbeda-beda. Kamu harus bisa memahami hal tersebut dengan baik dan tepat. Nilai ini bisa dilihat dari besar dampak atau efek yang akan dihasilkan dari suatu tugas untuk perusahaan.
Pekerjaan yang mempunyai nilai besar bagi perusahaan biasanya akan diutamakan. Secara umum, nilai-nilai ini diartikan dalam tiga hal, yaitu:
- Time (waktu): Semua pekerjaan tentu mempunyai deadline masing-masing dan kamu perlu memperhatikan hal tersebut untuk bisa mendapatkan hasil yang memuaskan.
- Cost (biaya): Tidak hanya soal uang, namun juga sumber daya manusia yang membantu kamu dalam pekerjaan. Ketahui apakah kamu membutuhkan orang lain atau tidak untuk menyelesaikan pekerjaan.
- Scope (lingkup): Kamu juga perlu memahami sebesar besar jangkauan dari pekerjaan yang kamu lakukan. Jika deadline terlalu mepet, maka resiko yang kamu tanggung akan semakin besar.
7. Delegasikan pekerjaan ke rekan kerja
Jika kamu merasa pekerjaanmu terlalu banyak dan menumpuk sampai membuat kamu kewalahan, maka mintalah bantuan kepada anggota tim atau rekan kerja lain untuk mengerjakannya. Dengan begitu, beban kerjamu akan berkurang dan kamu bisa maksimal mengerjakan tugas yang lebih penting serta mendesak.
Alihkan pekerjaan yang tergolong dalam kuadran dua atau tiga dan pastikan orang yang kamu mintai bantuan mampu untuk mengerjakannya. Jangan lupa untuk menginformasikan hal penting terkait pekerjaan tersebut kepada mereka, misalnya target yang harus dicapai, apa yang tidak boleh dimasukkan, dan sebagainya. Tujuannya agar pekerjaan yang mereka kerjakan sesuai dengan ekspektasi kamu.
Namun mendelegasikan tugas ke rekan kerja akan menjadi sulit ketika tidak ada rekan kerja yang tersedia untuk membantu. Untuk mengatasi ini Anda bisa mengajukan ke atasan atau perusahaan Anda untuk mengalihdayakan tugas-tugas non inti kepada pihak ketiga, atau perusahaan outsourcing.
Anda dapat memilih MyRobin sebagai penyedia jasa layanan outsourcing on-demand terpercaya. Kami dapat menyalurkan pekerja profesional dari berbagai bidang sesuai dengan kebutuhan Anda kurang dari 24 jam. Pelajari selengkapnya produk dan layanan MyRobin disini!
8. Jangan menunda pekerjaan!
Percuma saja jika kamu sudah menetapkan prioritas pekerjaan, namun kamu sering menundanya yang membuat kamu menghabiskan lebih banyak waktu. Hindari kebiasaan ini dan mulailah untuk lebih disiplin dalam bekerja.
Terapkan seluruh prioritas yang sudah kamu buat, mulai dari urutan tugas hingga durasi pengerjaannya. Dengan demikian, pekerjaan dapat selesai dengan baik dan kamu pun lebih mudah mencapai kesuksesan karir.
Keterampilan Prioritas untuk Cover Letter
Menentukan dan menetapkan skala prioritas dengan baik bisa dianggap sebagai sebuah kemampuan lho. Bahkan kamu bisa mencantumkan kemampuan prioritas ini di dalam cover letter maupun cv. Hal ini dapat menarik perhatian recruiter, sebab kemampuan prioritas ini juga dibutuhkan dalam dunia kerja.
Pada cover letter, kamu bisa menunjukkan kemampuan tersebut dengan cara bercerita tentang bagaimana kamu memprioritaskan pekerjaan yang paling mendesak serta pencapaian yang kamu dapat dari apa yang telah kamu lakukan itu. Misalnya seperti ini:
“Di posisi saya sebelumnya sebagai copywriter, saya bertanggung jawab membuat copy untuk social media ads dan in-app ads. Untuk social media ads, setiap hari saya harus memikirkan konsep, memantau tren, hingga membuat copy yang menarik. Sedangkan, untuk in-app ads saya akan membuat copy tergantung dari permintaan tim product. Jadi, saya lebih memprioritaskan tugas social media ads karena memang harus di posting setiap hari, dan barulah saya akan menyelesaikan tugas in-app ads bila ada campaign tertentu.”
Nah itulah beberapa tips menentukan skala prioritas dalam bekerja dengan mudah. Hal ini akan selalu kamu butuhkan, apalagi ketika banyak deadline berdatangan. Ingin tahu informasi menarik lainnya seputar karir? Yuk, kunjungi langsung laman Blog MyRobin sekarang juga!