Apakah Anda pernah mendengar istilah back office? Istilah ini sering dikaitkan dengan pelayanan kepada konsumen atau pelanggan. Dalam setiap perusahaan, pasti memiliki back office yang membantu perusahaan dari belakang. Kalau Anda masih bingung, simak terus artikel ini sampai selesai!
Pengertian: Apa itu Back Office?
Menurut istilahnya, back office merupakan kata yang asalnya dari bahasa Inggris, yakni “back” yang berarti belakang, dan “office” yang berarti kantor. Dari dua frasa tersebut back office adalah seseorang atau sekelompok orang yang bekerja di belakang perusahaan, dan tidak berinteraksi langsung dengan pelanggan atau konsumen.
Menurut Indeed, back office diartikan sebagai departemen yang memberi dukungan front office. Mereka bertanggung jawab untuk melakukan tugas administratif perusahaan, misalnya manajemen data, menyimpan catatan konsumen, dan lainnya.
Menurut laman Investopedia, Back office adalah bagian dari perusahaan yang terdiri dari personil administrasi yang tidak berhadapan dengan klien. Misalnya, sebuah perusahaan jasa keuangan tersegmentasi menjadi tiga bagian: front office ( penjualan, pemasaran, dan customer support), middle office (manajemen risiko), dan back office (layanan administrasi dan support service).
Dari pengertian di atas, Anda bisa memahami peran back office sebagai pelayanan yang tidak bertatap muka dengan konsumen, tapi bekerja dari belakang. Biasanya, mereka memiliki keahlian di bidang akuntansi, keuangan, teknologi informasi, atau keahlian yang lain. Meskipun karyawan back office tidak bertemu dengan pelanggan, mereka tetap berinteraksi dengan karyawan yang bekerja di front office.
Peran Back Office
Karyawan yang bekerja di back office melakukan tugas-tugas yang berkaitan dengan bisnis perusahaan. Karena itu, meskipun back office tidak berinteraksi dengan klien perusahaan, karyawan ini juga menjaga perusahaan agar tetap bertahan. Pada dasarnya, back office adalah tulang punggung perusahaan. Pekerjaan mereka bisa meningkatkan produktivitas dan menjaga pengeluaran perusahaan. Baca juga artikel terkait 10 Cara Tingkatkan Produktivitas kerja Ala Benjamin Franklin.
Karyawan yang bekerja di belakang pelanggan harus memastikan semua data dan informasi perusahaan aman dan terpelihara. Karena itu, peran mereka sangat membantu kelancaran bisnis perusahaan. Ketika terjadi suatu masalah, mereka ikut memperbaiki organisasi atau sumber daya perusahaan.
Macam-Macam Pekerjaan Back Office
Setelah mengetahui pengertian dan peran back office, selanjutnya Anda bisa mempelajari profesi apa saja yang bekerja di belakang konsumen. Meski bekerja di belakang, mereka memiliki peran penting untuk perusahaan, yakni membantu front office melancarkan pekerjaannya. Berikut ini jenis-jenis pekerjaan yang ada di belakang konsumen.
Human Resource Development (HRD)
Asisten sumber daya manusia bertanggung jawab untuk menjadwalkan janji temu, memelihara catatan, dan menyambut karyawan perusahaan baru. Mereka juga mengelola penggajian dan mencatat kehadiran, dan memastikan tugas-tugas karyawan yang lain. Asisten sumber daya manusia biasanya memberikan dukungan kepada Manager Human Resource. Karyawan ini harus dapat diandalkan, terorganisir dan memiliki keterampilan komunikasi yang baik.
Selain itu, HRD juga membantu perusahaan mengembangkan tenaga kerja mereka melalui pelatihan karyawan dan pengembangan karir yang meningkatkan efektivitas dan kinerja perusahaan.
Asisten Keuangan
Seorang asisten keuangan bertanggung jawab untuk mendukung departemen keuangan di perusahaan. Mereka melakukan banyak tugas termasuk entri data, pembuatan neraca dan memastikan catatan keuangan up-to-date. Mereka juga memastikan semua saldo akun direkonsiliasi, mengatur penggajian, dan memverifikasi apakah perhitungan akuntansi sudah benar. Asisten keuangan harus berorientasi pada detail, terorganisir dengan baik dan memiliki keterampilan analitis yang kuat.
Ahli Informasi Teknologi (IT)
Mungkin Anda sudah tidak heran lagi, ya, kalau profesi IT ini dibutuhkan di setiap perusahaan. Tugas IT adalah mengelola perangkat lunak, database, dan manajemen jaringan. Seorang IT perusahaan biasanya juga mengelola grup jaringan, menginstal perangkat lunak, mengelola sistem teknologi informasi perusahaan, dan banyak lagi. Selain itu, seorang IT juga memastikan semua karyawan memiliki teknologi yang dibutuhkan perusahaan, untuk menyelesaikan pekerjaan mereka.
Untuk menjadi ahli IT, Anda harus punya latar belakang yang mumpuni. Biasanya perusahaan mencari karyawan dari lulusan Teknologi Informasi, dengan jenjang D3 atau Sarjana. Namun, beberapa perusahaan ada yang tidak melihat latar belakang pendidikan karyawan, asal memiliki keahlian dan mampu mengoperasikan teknologi dan jaringan dengan baik.
Karena bertugas memelihara teknologi dan jaringan, profesi ini ada di belakang konsumen, untuk memastikan peralatan yang digunakan dalam berbisnis lancar.
Analis Keuangan
Sesuai namanya, seorang analis keuangan bertanggung jawab untuk mengatur keuangan konsumen maupun internal perusahaan. Mereka juga menentukan biaya operasional, membandingkan data, memelihara database dan meningkatkan produktivitas perusahaan. Karena itu, seorang analis keuangan harus memiliki keahlian berhitung atau matematika yang baik.
Keahlian lain yang perlu dimiliki analis keuangan adalah problem solving. Ini karena, rencana yang Anda bangun bisa berubah kapan saja, karena fluktuasi di pasar ekonomi. Seorang yang bekerja di profesi ini harus bisa memecahkan permasalahan keuangan yang ada. Selain itu, sebagai seorang yang bekerja di bidang finance, Anda harus bisa meneliti kondisi ekonomi makro maupun mikro untuk memprediksikan perubahan tren bisnis yang mendukung perusahaan.
Data Analyst
Analisis data adalah istilah luas yang mencakup berbagai kegiatan analisis. Semua jenis informasi dapat dianalisis untuk mendapatkan informasi. Teknik analitik data dapat mengungkapkan tren dan metrik dalam kumpulan informasi. Informasi ini kemudian dapat digunakan untuk mengoptimalkan proses untuk meningkatkan efisiensi keseluruhan bisnis atau sistem.
Seorang data analis bertugas menafsirkan data, menganalisis data, dan menerapkan sistem pengumpulan data. Mereka juga mengembangkan laporan dan mendukung gudang data. Analis data harus ahli matematika. Mereka dituntut memiliki keterampilan pemecahan masalah yang baik dan mampu menganalisis data secara akurat.
Legal Officer
Legal officer adalah profesi yang pekerjaannya menangani masalah hukum internal maupun eksternal perusahaan. Mereka juga menangani semua masalah kepatuhan untuk perusahaan. Seorang legal harus memastikan semua karyawan dan perusahaan mematuhi kewajiban kontrak, undang-undang, atau peraturan lainnya. Legal biasanya berada dibawah pengawasan chief executive officer. Mereka harus mengetahui standar dan kebijakan kepatuhan, masalah peraturan dan memiliki keterampilan komunikasi yang kuat.
Berdasarkan penjelasan di atas, back office dapat dianggap sebagai bagian dari perusahaan yang bertanggung jawab untuk menyediakan semua fungsi bisnis. Meskipun kehadiran mereka tidak terlihat, personel back office menyediakan fungsi penting bagi bisnis. Peran mereka melengkapi front office yang berhadapan langsung dengan konsumen perusahaan.
Manajer Operasional
Manajer operasional bekerja dalam tim manajemen perusahaan untuk mengembangkan dan menerapkan beberapa kebijakan dan prosedur operasional. Mereka juga membantu HRD saat perekrutan, dan memastikan kondisi perusahaan sesuai perencanaan. Manajer operasional harus menjadi pemimpin yang baik, dan mampu memahami kebijakan yang telah ada.
Cara Kerja Back Office
Melansir dari laman Investopedia, back office bertanggung jawab untuk menyediakan semua fungsi bisnis yang berkaitan dengan sistem operasi perusahaan. Meskipun kehadiran mereka tidak terlihat, tapi peran mereka sangat penting untuk bagi perusahaan. Misalnya, saat front office membutuhkan bantuan teknisi komputer, atau permasalahan jaringan, seorang yang bekerja di bagian belakang melakukan back up di bagian tersebut. Karena itu, pekerjaan back office membantu pelayanan perusahaan.
Setelah memahami penjelasan tentang back office, apakah anda tertarik mendalami pekerjaan yang termasuk ke dalam back office? Jika iya anda bisa menemukan lowongan kerja dari berbagai posisi dan lokasi dari seluruh Indonesia. Yuk temukan lowongannya sekarang, dan dapatkan karir impian Anda di app.myrobin.id.
ID 
EN