Anda Ingin Menjadi CS Profesional? Intip Skill Yang Harus Dimiliki Customer Service Berikut – Sebagai seorang karyawan, penting bagi perusahaan di berbagai industri untuk memiliki perwakilan layanan pelanggan atau customer service yang berperan sebagai penghubungan antara perusahaan atau pebisnis dengan klien mereka.
Customer service ini mempunyai peran yang sangat penting bagi perusahaan dan tidak boleh disepelekan karena optimalisasi dari layanan ini bisa menjadi kunci kesuksesan bisnis atau perusahaan Anda. Karena mereka bertugas untuk memberi kepuasan pada setiap pelanggan yang menginginkan informasi terkait jasa atau produk yang ditawarkan.
Dengan langkah yang tepat serta skill yang harus dimiliki customer service, maka bisnis Anda dapat unggul dan berkembang dengan pesat melalui customer service. Kualitas customer service bisa mempengaruhi bertambahnya pelanggan yang baru serta berkurangnya pelanggan lama.
Salah satu keuntungan terbaik dari customer service ialah bahwa relative mudah untuk bisa bergabung dan memasuk bidang ini, bahkan meskipun sebelumnya Anda tidak memiliki pengalaman pada bidang ini.
Meskipun bukanlah pekerjaan yang mudah untuk menjadi seorang customer service yang baik. Untuk bisa bekerja di bidang ini, Anda banyak sekali tuntutan yang mesti Anda penuhi dan skill yang harus dimiliki customer service. Sebab Andalah yang nantinya akan berada di barisan paling depan dan berhubungan langsung dengan pelanggan yang memiliki pertanyaan atau keluhan terkait jasa atau produk yang ditawarkan.
Skill ataupun kemampuan yang mumpuni dalam bidang ini harus Anda miliki sebelum berhadapan langsung dengan pelanggan. Beberapa orang mungkin menganggap hal ini biasa. Namun bagi seorang pelanggan yang tidak menerima pelayanan yang baik, maka bersiaplah Anda untuk kehilangan salah satu pelanggan setia Anda.
Meskipun Anda akan mempelajari banyak hal penting dan baru dalam bidang ini, namun Anda juga harus memahami dan memiliki pengetahuan yang kuat tentang beberapa keterampilan dasar. Tampil menonjol sebagai seorang customer service tingkat pemula atau profesional maka Anda harus harus menguasai keterampilan serta skill yang harus dimiliki customer service berikut.
1. Kemampuan dalam komunikasi yang baik
Tidak peduli posisi layanan pelanggan mana yang Anda mulai, tentunya Anda sudah tahu bahwa memiliki keterampilan dan kemampuan komunikasi tertulis dan verbal yang kuat. Misalnya Anda sebagai perwakilan dari call center, maka Anda harus bisa berbicara dengan jelas dan membantu pelanggan untuk mendapatkan jawaban atas pertanyaan mereka, melakukan pembelian, serta membantu menyelesaikan masalah mereka serta menghindari terjadinya kesalahan komunikasi atau miskomunikasi.
Sejalan dengan jalan itu, diperlukan keterampilan komunikasi tertulis yang hebat jika Anda bekerja sebagai perwakilan layanan pelanggan untuk bantuan online. Dalam hal keterampilan tertulis dan komunikasi yang verbal, ingatlah bahwa komunikasi menuntut Anda untuk melakukan lebih dari sekadar berbicara atau menulis.
Anda juga perlu mengembangkan kemampuan dalam mendengarkan dan pemahaman membaca untuk bisa menguasai keterampilan ini sepenuhnya. Anda juga harus bisa menenangkan konsumen ketika mereka mulai panik dan bingung saat mengalami masalah. Anda harus bisa mengubah perasaan pesimis konsumen menjadi sebuah optimis. Untuk itu menggunakan bahasa yang positif dengan intonasi yang lembut menjadi hal yang wajib di dalam setiap kondisi.
2. Memiliki empati yang tinggi
Jika Anda baru dalam bidang customer service ini, maka Anda harus mengetahui bahwa selain kemampuan komunikasi, skill yang harus dimiliki customer service ialah dapat melatih keterampilan interpersonal Anda termasuk mengembangkan rasa empati yang besar.
Customer service menekankan kebahagiaan dan kepuasan klien dan calon klien Anda, namun setiap orang yang Anda temui di tempat kerja tentunya memiliki kepribadian yang berbeda. Untuk memahami apa yang dibutuhkan oleh setiap pelanggan, maka Anda harus menempatkan diri Anda di posisi mereka.
Mencoba untuk menghabiskan waktu bersama orang-orang yang memiliki latar belakang yang berbeda dengan Anda agar dapat mengembangkan empati yang Anda miliki.
3. Memiliki sifat yang selalu sabar menghadapi pelanggan
Dalam bidang customer service, memberikan solusi yang cepat merupakan bagian penting dari sebuah pekerjaan. Namun perlu diingat bahwa bagaimanapun solusi cepat dan mudah yang ditawarkan, tidak semua solusi tersebut adalah yang terbaik.
Sehingga dalam banyak kasus, menunjukkan kesabaran kepada pelanggan yang mengeluh akan menghasilkan penyelesaian yang jauh lebih baik dibandingkan dengan penyelesaian yang cepat. Saat Anda melatih kesabaran dan memberikan waktu tambahan dalam melayani pelanggan, ingatlah juga untuk memberikan empati kepada pelanggan tersebut.
Menunjukkan bahwa Anda memahami kebutuhan mereka akan membuat klien Anda merasa puas dan menyadari bahwa Anda membuat mereka merasa berharga.
4. Bisa memanajemen waktu
Walaupun Anda harus bisa memiliki waktu untuk melayani pelanggan, Anda juga peril mengupayakan bahwa kebutuhan pelanggan tersebut bisa dipenuhi dengan seefisien mungkin. Pelayanan yang baik artinya tepat waktu, konsumen tidak ingin jika teleponnya lama diangkat atau emailnya terlambat dibalas.
Sehingga seorang customer service yang baik harus memiliki skill dan bisa memprioritaskan tugas dengan baik serta tahu caranya mengatur durasi kerja serta memberikan solusi atas masalah dan keluhan yang dihadapi pelanggan. Jika misalnya masalah tersebut bukan wewenang Anda, maka usahakan untuk tidak menyita waktu pelanggan terlalu lama dan langsung menghubungi bagian bersangkutan yang lebih paham mengenai masalah tersebut.
5. Kemampuan problem solving yang cepat
Skill yang harus dimiliki customer service selanjutnya ialah memiliki kemampuan menyelesaikan masalah atau problem solving yang baik. Seorang customer service harus mampu memberikan solusi dan penyelesaian yang cepat dan tepat kepada pelanggan yang melakukan komplain atau keluhan.
Semua pertanyaan dan masalah yang diajukan oleh konsumen harus selalu bisa diselesaikan oleh customer service. Oleh karena itu, seorang costumer service yang baik harus mempunyai kemampuan memecahkan masalah yang baik, dapat memberikan ide kreatif, solutif, serta memberikan keuntungan baik untuk pelanggan maupun untuk perusahaan mereka.
Sehingga pelanggan akan merasa puas dan terbantu, lalu mereka akan sering membeli dan menggunakan produk yang ditawarkan oleh perusahaan Anda.
6. Pengetahuan akan jasa atau produk yang ditawarkan
Memiliki pengetahuan yang luas dan mendalam terkait jasa atau produk yang ditawarkan merupakan pengetahuan wajib yang harus dimiliki seorang customer service. Mereka harus bisa menyampaikan informasi dan memberikan jawaban yang sederhana namun mudah dimengerti oleh pelanggan.
Selain itu memberikan pemahaman serta penjelasan yang rinci terkait produk yang ditawarkan dengan benar dan lancar. Oleh karena itu dibutuhkan pengetahuan mengenai product knowledge tentang bagaimana produk tersebut digunakan mulai dari awal pemakaian hingga selesai dipakai, misalnya ketika pelanggan menggunakan produk tersebut setiap hari. Tanpa pengetahuan tentang produk tersebut maka Anda tidak akan mampu membantu pelanggan saat mereka memiliki sebuah masalah.
7. Memiliki kelebihan dalam melakukan persuasi
Kadang kala customer service akan mengalami situasi di mana mereka harus bisa menawarkan jasa atau produk kepada konsumen. Oleh karena itu dibutuhkan kemampuan persuasi yang baik agar bisa menyakinkan konsumen bahwa produk yang mereka tawarkan adalah produk yang layak untuk dibeli.
Kemampuan mempengaruhi disini terkait mampu memberikan informasi atau penjelasan yang bisa membuat pelanggan tertarik untuk membeli produk yang dikeluarkan oleh perusahaan tempat Anda bekerja.
Seorang customer service harus bisa menciptakan perubahan kecil pada pola pikir seorang pelanggan atau konsumen melalui skill persuasi dan memengaruhi yang bagus. Kemampuan ini tidak bisa dimiliki secara langsung, namun Anda bisa memperolehnya dengan training atau latihan secara berkala.
Berhasilnya mempengaruhi konsumen terlihat ketika konsumen merasa bahwa jasa atau produk tersebut merupakan solusi terbaik dari masalah yang mereka hadapi dan akhirnya memutuskan untuk membeli produk atau menggunakan jasa tersebut.
8. Selalu memiliki pembawaan yang positif
Skill yang harus dimiliki customer service selanjutnya ialah kemampuan untuk bisa dan terus menunjukkan citra positif di hadapan pelanggan dan konsumen. Sikap positif yang dimiliki seorang customer service bisa sangat membantu dalam melayani pelanggan.
Sebagai contoh, pertama-tama cobalah untuk memposisikan diri Anda sebagai pelanggan. Kemudian ketika Anda membutuhkan bantuan namun Anda bertemu dengan seorang customer service yang tidak ramah, tentu saja hal itu akan membuat Anda kesal kan?
Oleh karena itu, berusahalah sebaik mungkin untuk bisa terus bersikap positif supaya pelanggan bisa nyaman menceritakan masalah yang mereka hadapi. Anda bisa memulainya dengan menerapkan langkah awal yang paling mudah seperti bertutur kata lembut dan sopan. Selalu memasang wajah yang ramah, proaktif menawarkan bantuan, dan murah senyum.
9. Mampu beradaptasi yang baik
Sebagai seorang profesional customer service, Anda akan sering bekerja berdasarkan script yang dikembangkan oleh perusahaan Anda. Hal ini agar membantu Anda menjaga dan memberikan tanggapan yang konsisten agar kebijakan perusahaan tetap utuh dan produk atau merek yang dipromosikan sesuai pesanan.
Namun, seiring dengan berjalannya waktu, maka Anda akan menyadari bahwa bekerja berdasarkan naska tidak bisa selalu menyelesaikan pekerjaan. Sebab Anda akan dihadapkan dan bertemu dengan segala jenis permasalahan baru yang dialami oleh pelanggan. Karena bagaimanapun juga, pelanggan adalah seorang manusia dan mereka tidak akan selalu memiliki reaksi yang sama dengan yang lainnya seperti yang Anda bayangkan.
Sehingga Anda pun perlu memiliki kemampuan beradaptasi yang baik berdasarkan segala macam keadaan yang tidak terhitung jumlahnya dan tidak hanya bergantung kepada naskah saja. Perlu diingat bahwa keterampilan ini membutuhkan multitasking, karena selagi bekerja Anda juga harus bagaimana cara memuaskan pelanggan sekaligus memenuhi tujuan dan keinginan perusahaan Anda.
10. Memberi perhatian kepada pelanggan
Untuk memberikan pelayanan yang terbaik, maka salah satu skill yang harus dimiliki customer service selanjutnya ialah kemampuan untuk selalu perhatian dan mendengarkan setiap keluhan yang dimiliki pelanggan.
Tidak jarang beberapa perusahaan juga mengundang pelanggan mereka agar datang dan memberikan saran dan masukan kepada perusahaan tersebut. Bertemu dengan pelanggan seperti ini juga penting agar menumbuhkan gagasan yang inovatif. Baca juga artikel tentang Perbedaan Customer Service dan Customer Experience.
Melakukan interaksi secara langsung dengan pelanggan dapat membuat Anda bisa menangkap pesan yang secara tersirat ingin disampaikan oleh pelanggan. Karena terkadang ada kasus yang mana pelanggan enggan atau tidak mau mengatakannya secara langsung dan berterus terang kepada customer service, melainkan ia hanya ingin menyampaikannya melalui mimik dan bahasa tubuh.
Itulah tadi beberapa skill yang harus dimiliki customer service. Semoga artikel ini bisa membantu Anda meningkatkan skill Anda dalam bidang tersebut.
Jika Anda sedang mencari lowongan pekerjaan, Anda dapat mengunduh MyRobin Super App. Di sana Anda dapat memilih dan melamar pekerjaan yang Anda inginkan. Tunggu Apalagi? Unduh MyRobin Super App sekarang juga!
Kunjungi Blog MyRobin dan temukan berbagai artikel menarik lainnya terkait karir, dan pekerjaan. Upgrade wawasan Anda sekarang!