Surat Keterangan Kerja: Jenis, Fungsi, dan Cara Membuatnya

Apabila kamu pernah mengundurkan diri dari perusahaan dan melamar di perusahaan baru, pasti familiar dengan surat keterangan kerja. Berkas yang dikeluarkan oleh perusahaan lama ini memiliki peran penting, ketika karyawan ingin melamar pekerjaan. 

Selain untuk kebutuhan lamar kerja, surat keterangan kerja atau dikenal dengan paklaring itu juga dibutuhkan, kalau Anda ingin mengajukan pinjaman hingga pencairan BPJS. Lantaran fungsinya yang krusial, yuk kupas tuntas jenis dan cara membuatnya, di sini.  

Apa itu Surat Keterangan Kerja?

Surat keterangan kerja adalah berkas yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk karyawan yang masih bekerja atau sudah resign dari perusahaan tersebut. 

Tujuannya untuk menyatakan, orang dengan nama yang dimaksud adalah karyawan atau mantan employee di perusahaan. 

Berkas krusial ini erat kaitannya dengan proses pengunduran diri karyawan. Umumnya, surat keterangan kerja akan diberikan, tak lama setelah karyawan memberikan one month notice atau menginformasikan resign pada HRD.

Dengan surat keterangan kerja dari perusahaan lama, karyawan jadi lebih unggul daripada kandidat lain yang tidak memiliki paklaring saat melamar kerja. 

Ini karena di dalam surat tertulis pula durasi bekerja, jobdesk yang dipegang, bahkan ada ringkasan performa selama di kantor. 

Namun kenyataannya, surat keterangan kerja bisa dibuat sebelum karyawan mengundurkan diri, alias masih dalam posisi bekerja. 

Biasanya diperlukan sebagai pendukung administrasi, seperti pembukaan rekening untuk terima gaji. Sebenarnya, surat keterangan kerja untuk apa saja ya? simak pembahasan di bawah ini. 

Pentingnya surat keterangan kerja

Setelah resign dari kantor lama, jangan langsung pergi begitu saja. Masih ada keperluan administrasi yang harus diurus oleh karyawan. Ya, membuat permohonan surat paklaring.

Walaupun hanya sebuah kertas lembar, tetapi surat ini berperan penting dan bisa jadi nilai tambah saat melamar pekerjaan baru. 

Ini karena banyak perusahaan yang meminta SKK sebagai satu syarat, sebagai cara untuk melihat apakah kandidat ini cocok dan kompeten dengan role yang dilamar.

Dilansir dari Indeed ini deretan fungsi penting surat keterangan paklaring yang wajib diketahui semua HR dan karyawan. 

1. Sebagai bukti pernah bekerja

Setiap karyawan yang pernah bekerja memiliki surat paklaring sebagai tanda bukti. Berkas ini sangat berguna, jika ingin melamar pekerjaan baru. 

2. Syarat pendukung buka rekening

Karyawan yang baru pertama kali membuka rekening gaji, seringkali diminta melampirkan surat keterangan tempat Ia bekerja. 

Anda dapat meminta kepada HR untuk dibuatkan, agar proses pembukaan rekening lebih cepat. 

3. Diperlukan untuk mengajukan pinjaman

Syarat pengajuan pinjaman atau KPR tidak hanya menunjukkan slip gaji. Namun, juga harus menyertakan surat keterangan paklaring. 

Berkas tersebut menunjukkan kalau karyawan adalah pekerja aktif di sebuah perusahaan. Serta untuk menjadi jaminan, bahwa debitur bisa membayarkan pinjaman tepat waktu. 

4. Berkas penunjang scholarship

Beberapa universitas atau organisasi meminta karyawan memasukkan surat keterangan kerja sebagai syarat seleksi beasiswa. 

5. Memudahkan untuk pencairan BPJS

Salah satu syarat dokumen pencairan BPJS Ketenagakerjaan adalah surat pernyataan, kalau karyawan masih berstatus pekerja di perusahaan.

Bagaimana membuat surat keterangan kerja?

Surat keterangan kerja paklaring dibuat dengan sederhana, tapi ada pula yang menambahkan informasi lainnya, agar lebih detail. 

Semua berdasarkan kesepakatan antara karyawan dan HRD yang bersangkutan. Melansir dari Boundless, setidaknya informasi ini harus dimasukkan di dalam surat keterangan kerja. 

1. Jabatan

Di dalam surat, human resources wajib menuliskan jabatan si karyawan. Apakah seorang manajer atau staf umum. Sertakan pula nama posisinya contoh graphic designer.

2. Tanggal mulai dan berakhir kerja

Informasi ini penting bagi recruiter untuk mengetahui durasi bekerja kandidat. Pastikan tanggal yang ditulis sesuai dengan waktu awal dan akhir karyawan bekerja.

3. Tanggung jawab kerja

Deskripsi pekerjaan juga dimasukkan ke dokumen keterangan kerja. Seorang kandidat berhak mendapatkan apresiasi terhadap kinerjanya melalui tulisan di bagian ini. 

4. Jenis pekerjaan

Apakah karyawan seorang pekerja lepas, part time, atau full timer. Informasi mengenai jenis kontrak harus jelas agar tidak menimbulkan kesalahpahaman. Bagian ini bisa ditambahkan dengan jumlah gaji terakhir.

5. Tanda tangan

Pihak yang mengeluarkan keterangan kerja membubuhkan tanda tangan basah di bagian akhir. Nantinya, surat keterangan kerja PDF akan dikirim via e-mail atau dicetak langsung.

Format surat keterangan kerja

Setelah mengetahui informasi yang wajib ditulis, format surat keterangan kerja seperti apa yang benar? HRD dapat membuat versi yang simpel, tetapi tetap rapi mengikuti struktur penulisan di bawah ini.

1. Kop surat

Kepala surat biasanya memuat nama perusahaan beserta alamat lengkapnya. Penulisan kalimat menggunakan rata tengah dan ditebalkan, agar lebih jelas.

2. Nomor surat

Tak jauh berbeda dengan surat pada umumnya, berkas paklaring juga memiliki nomor surat. Formatnya yaitu nomor urut surat, akronim instansi, bulan, dan tahun pembuatan. 

3. Tujuan surat 

Perihal surat tertera di bagian kiri atas dengan posisi agak ke bawah. Bagian ini diisi dengan surat keterangan kerja atau paklaring. 

4. Identitas karyawan lengkap

Informasi selanjutnya adalah data diri karyawan. Meliputi nama lengkap, tanggal dan tempat lahir, waktu pertama bekerja, alamat tinggal, serta jabatan terakhir di perusahaan.

5. Rangkuman pekerjaan

HRD dapat menambahkan rangkuman singkat seputar pekerjaan karyawan. Atau menuliskan kontribusi yang sudah dilakukan selama bergabung. 

6. Tanda tangan HR

Nah, tahap akhir HRD atau pihak yang berwenang menandatangani kolom di sisi bawah. Selain tanda tangan juga tertulis nama dan jabatan yang jelas. 

Contoh surat keterangan kerja 

Dokumen berupa bukti kalau karyawan pernah bekerja di suatu perusahaan, bisa dibuat dengan sederhana. Paling utama dari sebuah SKK adalah memuat data karyawan, informasi jabatan, dan pernyataan pernah bekerja. 

Namun, terkadang berbeda tujuan maka beda pula bentuk suratnya. Di samping itu, tulis informasi seringkas mungkin, tapi tetap informatif. Perhatikan deretan contoh berikut sebagai acuan.

1. Contoh surat keterangan bekerja untuk karyawan resign

Surat keterangan pernah bekerja bagi karyawan resign, diberikan setelah proses administrasi pengunduran diri selesai. Nah, seperti ini contoh penulisannya. 

PT Fivesky Multimedia Indonesia 

Jalan Petukangan no. 2, Pesanggrahan, Jakarta Selatan.

Surat Keterangan Kerja

No.002/SKP-B/IV/2022

Hal: Surat Keterangan Paklaring

Yang bertandatangan di bawah ini:

Nama : Haluki Arman

Posisi : Human Resources

Alamat : Jalan Petukangan, no.2, Pesanggrahan, Jakarta Selatan.

Menyatakan dengan ini bahwa:

Nama : Liliana Ardisya

Tempat/tanggal lahir : Bandung, 3 Maret 2000

No.KTP : 3771192210002001

Alamat : Jalan Pesanggrahan Utara, Jakarta Selatan. 

Gaji terakhir : Rp2.500.000-.

Nama bersangkutan merupakan karyawan PT Fivesky Multimedia Indonesia terhitung sejak 3 April 2020 hingga 28 Maret 2022 sebagai sosial media spesialis. 

Selama bergabung dengan perusahaan, Liliana merupakan karyawan yang banyak berkontribusi terhadap peningkatan sosial media performance brand dan termasuk pekerja yang disiplin saat bekerja.  

Jakarta, 3 April 2022

PT Fivesky Multimedia Indonesia

Haluk Arman

Human resources

2. Contoh surat keterangan kerja untuk karyawan aktif

Karyawan aktif bisa memerlukan SKK untuk kebutuhan pembukaan rekening baru, pengajuan pinjaman tanpa jaminan, dan KPR. Berikut ini contoh penulisannya. 

PT Tujuh Pagi Network 

Jalan Ciledug no. 3, Tangerang, Banten.

Surat Keterangan Kerja

No.010/SKP- BR/VII/2021

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama : Yulianti Arindi

Posisi : HRD

Alamat : Jalan Ciledug, no.3, Tangerang, Banten.

Menyatakan bahwa:

Nama : Aria Hasan 

Posisi : Graphic designer staff

Alamat : Jalan Bulak Wareng, Mencong, Tangerang.

Melalui surat ini kami sampaikan bahwa Aria adalah karyawan resmi PT Tujuh Pagi Network dan telah bekerja sejak 14 Juni 2020. 

Penerbitan surat paklaring ini ditujukan sebagai salah satu syarat pembukaan rekening Bank Simpel untuk keperluan gaji. 

Tangerang, 12 Juli 2021

3. Contoh surat keterangan kerja versi English

Format penulisan surat pernyataan pernah bekerja versi Bahasa Inggris cukup berbeda dengan Bahasa Indonesia. Anda perlu memasukkan nama yang dituju. 

Dilansir dari The Balance Career, seperti ini contoh suratnya. 

Elena Ortis

Digital Manager

CMR Futures

17, Cheribon Street, 200. Oakland

Mei, 27 2019 

Mr. Jones Eastwood

Director Asian Tech

22 Coral Gables, 

Oakland.

Dear Mr. Eastwood, this letter is sent to you to verify that Juliane Hausle is an employee at CMR Futures for almost 2 years in the Digital Marketing Division. She started working on July 28, 2018. 

If you require more information about Julianne, please contact me at 888-111-222 or reply to this email. 

Sincerely,

Elena Ortis

Digital Manager 

CMR Futures

4. Surat keterangan kerja Word untuk daftar beasiswa

Pernyataan pernah bekerja di perusahaan turut berguna untuk mengajukan beasiswa. Umumnya, berfungsi untuk menggali background dan kepribadian kandidat.

PT Okeatika Lancar Sejahtera

Jalan Adi Utama no. 43, Slipi, Jakarta Barat.

Surat Keterangan Kerja

No.010/SKP- BR/VII/2018

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama : Heri Afrizal 

Posisi : HRD

Alamat : Jalan Adi Utama, no.43, Slipi, Jakarta Barat.

Menyatakan bahwa:

Nama : Arya Adimas

Posisi : Sosial Media Spesialis 

Alamat : Jalan Sukabumi Selatan, Jakarta Barat.

Dengan surat ini kami sampaikan bahwa Arya adalah karyawan resmi PT Okeatika Lancar Sejahtera dan telah bekerja sejak 14 Agustus 2018. 

Penerbitan surat pernyataan kerja ini ditujukan sebagai salah satu syarat pengajuan beasiswa profesional dari lembaga JIS. 

Apabila dibutuhkan informasi lebih lanjut, hubungi saya di nomor 081976883345 atau menuliskan pesan di e-mail ini. 

Jakarta Barat, 14 Agustus 2021

Kapan dapat surat keterangan kerja dari perusahaan

Proses pengurusan surat keterangan pernah bekerja tergantung perusahaan. Ada karyawan yang mendapatkan SKK 3 hari setelah mengundurkan diri. Namun, ada pula yang perlu waktu berbulan-bulan menunggu surat keluar. 

Salah satu faktor keterlambatan penerbitan surat paklaring dan keterangan kerja adalah masalah internal. 

Banyak perusahaan yang tidak mau mengeluarkan berkas tersebut, dikarenakan sikap atau perilaku tidak menyenangkan karyawan. 

Akan tetapi, jika karyawan merupakan pekerja yang disiplin dan berkelakuan baik, tindakan ini dapat dilaporkan ke Pengadilan Hubungan Industrial.

Surat keterangan aktif bekerja untuk apa?

Manfaat penerbitan SKK tidak hanya dirasakan untuk karyawan yang ingin resign saja. Melainkan juga bagi pekerja yang masih berstatus aktif. 

Apabila karyawan ingin mengajukan pinjaman pada pihak bank dengan jumlah banyak. Kreditur memerlukan bukti yang menunjukkan bahwa karyawan memiliki penghasilan dan dapat mengembalikan pinjaman tepat waktu.

Umumnya, karyawan turut diminta melampirkan slip gaji terakhir sebagai pertimbangkan. Syarat ini berlaku untuk pengajuan pinjaman rumah alias KPR. 

Siapa yang mengeluarkan surat keterangan kerja? 

Surat keterangan pernah bekerja hanya boleh dibuat oleh HRD dan pihak yang bertanggung jawab mengurus sumber daya manusia di perusahaan. 

Pihak lain yang diizinkan terlibat adalah karyawan yang bersangkutan. Karyawan bisa meminta HR menuliskan informasi penting dalam SKK yang akan terbit. 

Seperti gaji terakhir, job desk yang lebih rinci dan apresiasi terkait kinerjanya selama bergabung di perusahan. 

Apakah surat keterangan kerja bisa dibuat sendiri? 

Lembar keterangan kerja bisa dibuat sendiri, tanpa harus mengikuti contoh yang ada di internet. Jika Anda ingin tampilan yang sederhana, gunakan salah satu format di atas. 

Contoh surat keterangan kerja docx biasanya cukup sederhana menggunakan template surat menyurat standar. 

Bagi perusahaan besar, di bagian atas surat sudah tertera alamat, logo, website, dan nomor kantor aktif yang bisa dihubungi.  

Menulis surat keterangan kerja untuk melamar pekerjaan

Surat pernyataan pernah bekerja ini memegang peranan penting bagi karyawan. Oleh karena itu, isinya harus benar dan sesuai dengan karyawan tersebut. Simak tips berikut, agar surat keterangan kerja tetap informatif dan rapi. 

• Pastikan isinya relevan dengan karyawan. Jika diperlukan jalin hubungan baik untuk mengenal lebih dekat dan menuliskan pesan terkait dirinya di dalam surat.
• Buat simpel dan hindari memasukkan informasi tidak penting.
• Tulis informasi tambahan jika diminta, tetapi jangan langsung menulis apabila karyawan tidak berkenan data tersebut ditampilkan. 
• Hindari kesalahan tulis.

FAQ

Temukan informasi seputar karir, pekerjaan, informasi-informasi menarik lainnya di Blog MyRobin. Jika Anda ingin melamar pekerjaan, kunjungi App MyRobin, terdapat berbagai lowongan kerja terbaru, temukan pekerjaan impian Anda sekarang juga!