Annual performance review merupakan langkah yang dilakukan perusahaan untuk menilai kinerja karyawan dalam satu tahun. Data dari Deloitte menunjukan sebanyak 6% dari survey perusahaan menganggap performance review layak dilakukan.
Namun, bagi karyawan review performa kerja bukan sesuatu yang menyenangkan, terlebih jika hasilnya buruk. Nah, dalam artikel kali ini MyRobin akan mengajak Anda memahami bagaimana cara menulis surat tanggapan untuk tinjauan kinerja buruk dengan profesional.
Apa itu surat balasan untuk poor performance review?
Sebanyak 2% dari HR executives setuju bahwa evaluasi tahunan sangat berguna dan menguntungkan perusahaan. Berbanding terbalik dengan karyawan, sekitar 80% pekerja merasa tidak puas dengan tinjauan kinerja mereka. Salah satunya karena hasil review yang buruk.
Karyawan yang menerima hasil review biasanya perlu membuat surat balasan atas tinjauan kinerja yang diterima. Surat balasan dijadikan sebagai ajang untuk meminta maaf dan mengakui kesalahan. Dengan dikirimnya surat ini, Anda menunjukkan Anda menghargai perusahaan dan berkomitmen meningkatkan performa di masa mendatang.
Walaupun merasa kekecewaan, menulis surat balasan atas kinerja yang buruk tetap harus menggunakan struktur bisnis dan penggunaan kalimat formal.
Cara menulis surat balasan atas kinerja yang buruk
Merasakan kekecewaan saat menerima review kinerja yang buruk merupakan hal wajar. Akan tetapi, jangan sampai Anda melakukan kesalahan dalam menulis surat tanggapan terhadap evaluasi kinerja yang buruk. Berikut cara yang tepat:
1. Berikan jeda waktu sebelum menulis surat tanggapan
Ketika sedang marah dan kecewa, sebagian orang ingin melampiaskan emosinya. Namun, dalam hal ini hindari langsung menulis surat balasan dengan perasaan yang masih meledak-ledak. Pasalnya, menulis surat tanpa berpikir panjang bisa mengancam karier Anda.
Menuangkan amarah dalam surat tanggapan dapat merusak reputasi Anda di mata perusahaan dan rekan kerja. Cobalah berikan diri sendiri waktu untuk meredakan emosi dan memikirkan pesan yang akan disampaikan dalam surat balasan. Dengan menunggu sejenak, Anda dapat menulis surat dengan lebih objektif, positif, dan profesional.
2. Menggunakan format formal
Menulis surat balasan poor performance review harus menggunakan format bisnis karena surat ditujukan bagi atasan. Penulisan isi surat perlu disesuaikan agar formal dan sopan. Contohnya menulis sapaan dengan “Yang Terhormat” dan penutup “Hormat Kami.”
3. Menulis permintaan maaf yang tulus
Tuliskan permintaan maaf satu sampai dua kalimat, di bagian pembuka surat. Dengan meminta maaf yang tulus menunjukkan bahwa Anda menyesal dan ingin bertanggung jawab untuk memperbaiki performa di kemudian hari.
4. Berikan penjelasan singkat
Memberikan penjelasan singkat tentang penyebab kinerja Anda menurun. Misalnya karena masalah keluarga atau kesehatan yang mempengaruhi perilaku maupun performa di tempat kerja. Pastikan Anda menuliskan penjelasan dengan terstruktur dan jelas.
Dengan menjelaskan alasan dibalik perilaku Anda, atasan jadi paham apa yang sebenarnya terjadi. Terkadang supervisor akan memaklumi dan memberikan kesempatan pada karyawan untuk memperbaiki diri.
Contoh, Anda menulis pesan, “Meskipun saya berusaha untuk tidak terdistraksi, tetapi saya merasa konsentrasi dan pekerjaan saya belakangan ini terganggu karena ibu saja dirawat di rumah sakit selama seminggu.”
5. Tulis rencana kedepannya
Melalui surat tanggapan, berikan rencana Anda kedepannya. Apa yang akan dilakukan untuk memperbaiki performa dan memastikan kinerja tidak terus menurun. Tuliskan dengan detail untuk menunjukkan bahwa Anda bersungguh-sungguh dengan rencana ini.
6. Sampaikan ketidaksetujuan dengan sopan
Ketidaksetujuan karena hasil tinjauan kinerja yang tidak sesuai, bisa disampaikan dalam surat tanggapan. Namun, dengan catatan menggunakan bahasa yang sopan. Apabila ada kesalahpahaman Anda dapat memberikan bukti sebagai pertimbangan atasan.
Contohnya, kesalahpahaman tentang keterlambatan yang Anda lakukan dengan kalimat seperti, “Saya prihatin dengan fakta bahwa review performa saya menyatakan saya terlambat 5 kali dalam sebulan, tetapi kenyataannya saya hanya terlambat satu kali.”
7. Memeriksa kesalahan penulisan
Sebelum mengirimkan surat balasan, pastikan penulisan dan tanda baca sudah benar. Kesalahan penulisan bisa mempengaruhi makna pesan. Cobalah membaca surat dengan lantang untuk mengetahui letak kesalahan. Lakukan revisi apabila ada kalimat yang kurang tepat.
8. Sertakan dokumen tambahan
Terakhir melampirkan dokumentasi tambahan. Misalnya, jika penyebab performa kerja menurun akibat kondisi tubuh yang tidak fit, Anda dapat menyertakan surat keterangan dokter. Apabila mengajukan keberatan tentang hasil tinjauan kinerja buruk, memasukkan bukti data yang mendukung ketidaksetujuan Anda.
Contoh surat balasan poor performance review
Sebagai referensi, perhatikan struktur penulisan dan isi pesan dalam surat tanggapan performance review yang baik.
1. Contoh surat balasan poor performance review lengkap
Penulisan surat tanggapan untuk tinjauan kinerja buruk dimulai dengan kop surat, seperti identitas singkat penulis dan pihak yang dituju, sebagai berikut.
Devi Yulianti
Jalan Sukabumi selatan
Jakarta, Indonesia 02118
08953744839
devi.yulianti@email.com
17 Agustus 2023
Tanu Hariyanto
PT Rumah Kaca
4398 BSD City
555-555-5555
hariyanto.tanu@rumahkaca.com
Bapak Tanu yang terhormat,
Saya ingin menyampaikan permintaan maaf saya atas kinerja kerja saya belakangan ini. Saya dengan tulus menyesali kesulitan yang diakibatkan oleh pengabaian tanggung jawab saya terhadap rekan kerja dan perusahaan secara keseluruhan.
Meskipun saya tidak bermaksud memberi kolega saya pekerjaan ekstra untuk diseimbangkan selain pekerjaan mereka sendiri, saya mengakui bahwa kinerja saya menyebabkan konsekuensi ini dan saya bertanggung jawab penuh.
Selama beberapa minggu terakhir, saya bergumul dengan masalah kesehatan saya sendiri, dan sayangnya, tantangan ini berdampak buruk pada pekerjaan saya. Saya ingin meyakinkan Anda bahwa saya mengambil langkah proaktif untuk meningkatkan kesehatan dan menyeimbangkan pekerjaan dengan kehidupan pribadi saya.
Saya bertekad untuk menyelesaikan pekerjaan saya di masa depan dengan efisiensi dan ketelitian yang lebih besar. Untuk mencapai hal ini, saya berencana untuk mendesain ulang sistem organisasi, sehingga saya dapat memprioritaskan tanggung jawab dengan lebih baik dan memisahkan tugas yang lebih besar ke dalam tugas-tugas yang lebih kecil. Saya juga berencana untuk menghubungi Anda lebih awal jika nanti saya memiliki pertanyaan tentang bagaimana tepatnya memenuhi tugas pekerjaan saya.
Sekali lagi, dengan tulus saya meminta maaf atas kinerja kerja saya belakangan ini dan saya berkomitmen untuk memperbaiki diri demi masa depan perusahaan. Saya dengan tulus menghargai kesempatan untuk terus bekerja di antara rekan-rekan yang luar biasa dan merasa siap untuk menerima peran pekerjaan saya.
Hormat saya,
Devi Yulianti
Customer Service di Rumah Kaca
2. Contoh surat balasan poor performance review singkat
Penulisan surat tanggapan poor performance review sederhana memberikan penjelasan singkat dan menawarkan solusi, contohnya sebagai berikut.
Yang terhormat Mr. Hamzah,
Saya dengan sungguh-sungguh meminta Anda untuk menerima surat ini sebagai permintaan maaf resmi saya karena menunjukkan kinerja buruk di kantor pada hari Rabu dan selama seminggu penuh. Saya sangat menyadari bahwa perilaku saya seperti ini sungguh memalukan sebagai salah satu karyawan departemen pemasaran Anda.
Saya sakit parah dan tidak fokus pada hari itu karena masalah kesehatan yang menimbulkan masalah yang sangat serius bagi saya.
Saya juga telah melampirkan dokumen-dokumen terkait, terutama surat keterangan kesehatan untuk membuktikan penyakit saya hari itu. Saya terpaksa tampil sangat buruk pada hari yang disebutkan sebelumnya. Oleh karena itu saya mohon pengertiannya mengenai masalah saya ini dan memberi saya kesempatan lagi untuk membuktikan diri dan kesetiaan saya kepada perusahaan.
Terimakasih banyak atas pengertian Anda.
Hormat saya
Hafids Nur cahyo
3. Contoh surat tanggapan poor performance review
Yang terhormat, Ms. Hanifah
Saya menghargai evaluasi yang saya terima minggu ini. Hal ini memberi saya wawasan tentang kinerja saya dan masukan tertentu yang harus saya tangani.
Content video saya belum memenuhi standar, jadi saya akan memperbaikinya. Mungkin ada baiknya saya mencari referensi pembuatan content yang sukses sebagai bahan pembelajaran.
Saya juga ingin mengetahui cara terbaik untuk menindaklanjutinya guna memastikan pekerjaan saya memenuhi standar kantor. Bisakah kita mendiskusikan strategi seperti membaca kebijakan baru atau merencanakan pertemuan mingguan?
Saya mengakui bahwa saya perlu berupaya meningkatkan kinerja pekerjaan saya. Saya berkomitmen untuk menunjukkan kesediaan untuk berubah dengan menerima saran dan mendengarkan tanggapan Anda.
Terima kasih
Fariz Akbar.
Hal yang dilakukan setelah menerima poor performance review
Ada beberapa hal yang bisa Anda lakukan, setelah menerima hasil review kinerja yang buruk, diantaranya:
1. Melakukan evaluasi diri
Langkah pertama adalah menenangkan diri dan mengevaluasi kekurangan diri. Perhatikan apa yang menjadi keluhan dalam tinjauan kinerja Anda. Gunakan saran yang atasan berikan sebagai sarana perbaikan.
2. Membuat goals baru
Membuat rencana untuk meningkatkan produktivitas dan kemampuan diri. Tuliskan rencana Anda dan bagaimana langkah mewujudkannya. Misalnya, berdasarkan hasil performance review, Anda tidak mencapai target penjualan. Mungkin tujuan Anda adalah melakukan pendekatan yang unik agar lebih banyak pelanggan yang tertarik melakukan transaksi.
3. Mengambil pengembangan profesional
Hasil performance review yang buruk karena kurangnya keterampilan, bisa diatasi dengan mengikuti program pengembangan profesional misalnya kelas online maupun kursus tertentu.
4. Membuat pertemuan dengan atasan
Pertimbangkan membuat janji temu dengan manajer untuk membahas apa yang menjadi keluhannya berkaitan dengan perilaku Anda. Melalui komunikasi langsung, Anda bisa mendapat saran yang tepat dan rekomendasi untuk melakukan perbaikan.
5. Meminta feedback
Feedback dari orang lain membantu Anda dalam rencana perbaikan dan pengembangan diri. Misalnya, atasan mengeluhkan kemampuan kolaborasi Anda. Maka tanyakan rekan kerja mengenai pendapat mereka saat bekerja bersama Anda. Catat kekurangan dan pertimbangkan saran yang rekan kerja berikan.
6. Mentifikasi kualitas yang dihargai manajer
Melalui ulasan yang buruk, Anda dapat mengetahui tentang kualitas apa yang atasan hargai. Anda mungkin perlu membaca buku pegangan karyawan untuk memahami nilai-nilai yang perusahaan pegang dan menerapkannya dalam rutinitas.
7. Mintalah check-in rutin
Check-in rutin bisa dilakukan dengan meminta manajer mengecek pekerjaan Anda setiap hari atau dalam waktu tertentu dengan teratur. Atasan akan memonitori perkembangan dan memberikan kritikan untuk membantu Anda memperbaiki perilaku maupun kinerja.
Tinjauan kinerja buruk bukan akhir dari karier Anda. Usahakan menulis surat tanggapan untuk tinjauan kinerja buruk dengan tetap profesional dan tepat. Tips di atas bisa Anda aplikasikan untuk memperbaiki performa yang menurun.
Namun, jika performa kerja menurun karena lingkungan kerja yang toxic. Anda bisa mempertimbangkan mencari pekerjaan baru. Jika Anda sedang mencari lowongan pekerjaan, Anda dapat mengunduh MyRobin Super App. Di sana Anda dapat memilih dan melamar pekerjaan yang Anda inginkan. Tunggu Apalagi? Unduh MyRobin Super App sekarang juga!