Cara Membuat Employee Referral Program, bisa Mempersingkat Proses Perekrutan 

Employee referral merupakan istilah yang sudah umum di kalangan Human Resources. Strategi ini biasa dilakukan untuk mempersingkat proses perekrutan, sebab perusahaan hanya perlu menyeleksi kandidat dari rekomendasi karyawan internal.  

Berdasarkan data dari LinkedIn, sekitar 76% dari manajer perekrutan sepakat menarik kandidat untuk posisi yang tepat adalah sebuah tantangan. Demi mempercepat proses pencarian kandidat, perusahaan dapat membuat program employee referral. 

Namun, apa itu referral? Diambil dari Bahasa Inggris artinya rujukan atau rekomendasi. Jadi, employee referral adalah karyawan yang merekomendasikan kandidat untuk mengisi posisi baru di perusahan.

Nah, simak pembahasan di sini untuk memahami lebih dalam strategi dan tips menjalankan employee referral yang efektif.  

Memahami apa itu employee referral dalam proses perekrutan

Employee referral adalah program perusahaan untuk mendapatkan kandidat potensial demi mengisi kekosongan posisi dengan meminta karyawan internal merujuk atau merekomendasikan orang lain. 

Melalui program ini, perusahaan tidak perlu menghabiskan waktu menyortir puluhan CV dan mengadakan tes untuk seluruh pelamar kerja. Nantinya, hanya kandidat potensial saja yang diundang mengikuti tes dan wawancara kerja. 

Karyawan yang berhasil berpartisipasi membawa kandidat biasanya menerima insentif. Umumnya, orang yang direkomendasikan meliputi teman, keluarga, atau salah seorang relasi mereka. 

Melansir dari surver Indeed, sekitar 74% perekrut sepakat kandidat yang berasal dari rekomendasi karyawan memenuhi syarat mengisi posisi tersebut. 

Perusahaan memanfaatkan jaringan profesional karyawan untuk mendapatkan kandidat potensial dan kompeten. 

Cara melakukan employee referral yang efektif

Istilah lain dari employee referral adalah rujukan karyawan yakni strategi perekrutan yang memungkinkan perusahaan mendapatkan talenta terbaik sesuai kebutuhan posisi. Ada berbagai cara membangun program employee referral, diantaranya:

1. Evaluasi proses perekrutan 

Tahap pertama mengevaluasi prosedur perekrutan sebagai langkah mengetahui di titik mana perusahaan mengalami kesulitan dalam mencari karyawan. Mulai dari satu program yang fokus pada satu posisi saja. Misalkan, hanya menggunakan employee referral untuk mendapat kandidat posisi manajer atau IT. 

Setelah mengevaluasi prosedur rekrutmen, perusahaan perlu membuat tujuan yang ingin dicapai dari adanya program seperti memiliki 10 kandidat potensial dengan posisi terbuka, mengurangi waktu perekrutan, dan angka turnover.

Baca Juga: Tingkatkan Kualitas dalam Proses Perekrutan untuk Perusahaan

2. Berdiskusi dengan manajemen

Perihal bagaimana employee referral dilakukan, apa saja job deskripsi untuk posisi yang dibuka, dan hadiah untuk karyawan harus didiskusikan dengan manajemen dan pihak yang terlibat. Tujuannya, menghilangkan miskomunikasi dan mencapai tujuan dari pelaksanaan rujukan karyawan

3. Menyediakan insentif 

Cara mendorong keterlibatan karyawan adalah memberikan hadiah, bisa berupa uang tunai, poin, produk, dan lainnya. Sesuaikan hadiah dengan anggaran perusahaan sehingga tidak menambah beban finansial. 

4. Membagikan job deskripsi

Selepas membahas insentif, tentukan job deskripsi untuk posisi yang dibuka dan segera mengkomunikasikannya dengan karyawan. Dengan begitu mereka dapat mempertimbangkan siapa kandidat paling tepat memegang tanggung jawab tersebut. 

5. Mempermudah proses perekrutan

Walaupun perusahaan rela memberikan insentif besar, tetapi proses pengajuan sulit ini justru berisiko menurunkan motivasi karyawan berpartisipasi dalam program. Oleh karena itu, permudah langkah-langkahnya agar karyawan bisa ikut terlibat.

6. Menjalankan program 

Perusahaan memastikan setiap karyawan mengetahui adanya program employee referral, sehingga makin banyak calon kandidat yang perusahaan dapat. Pasca mengadakan program, evaluasi dan tingkatkan sistem untuk memastikan employee referral membawa hasil yang diinginkan. 

Komponen dalam employee referral 

Cara kerja employee referral program adalah mendorong karyawan membantu perusahaan mencari kandidat terbaik dengan merekomendasikan salah satu relasinya yang dinilai kompeten dan memiliki value. Berdasarkan Indeed, ada beberapa komponen dalam rekomendasi karyawan yakni:

1. Insentif

Insentif merupakan komponen penting dalam program employee referral yang akan memotivasi karyawan berpartisipasi. Umumnya, bentuk insentif berupa uang tunai, tetapi perusahaan bisa mengkombinasikan hadiah seperti jatah cuti tambahan, produk perusahaan, atau tumbler. 

2. Business performance

Demi mendukung tujuan ERP, perusahaan bisa mencatat dan menganalisis metrik untuk meningkatkan performa di masa mendatang. Penting menguraikan kriteria khusus untuk pengembangan. 

3. Komunikasi dan advertisement

Penting bagi perusahaan mengkomunikasikan rencana employee referral melalui pemberitahuan formal misalnya via email, sehingga karyawan dapat memahami tujuan dan benefit dari program tersebut. 

Contohnya, perusahaan menginformasikan batas akhir lamaran dan detail pekerjaan, sehingga jaringan karyawan bisa segera bergabung menjadi karyawan baru. 

Keuntungan menerapkan employee referral

Keuntungan employee referral bagi perusahaan adalah membuka akses menjangkau talenta berbakat dan kompeten. 

Bayangkan, jika karyawan internal memiliki relasi dengan keahlian dengan demand tinggi seperti IT. Tentunya jika orang tersebut bergabung, perusahaan makin diuntungkan karena peran bisa diisi seorang expert di bidangnya. 

1. Hemat biaya perekrutan

Referensi karyawan begitu penting dalam proses perekrutan karena menghemat biaya perekrutan. Mulai dari mengunggah lowongan, menjalankan tes, dan melakukan wawancara menambah beban anggaran perusahaan. 

Perekrutan lewat rujukan karyawan jadi lebih singkat dan meminimalisir pengeluaran untuk memasang iklan lowongan di platform berbayar dan mengadakan tes awal untuk kandidat yang belum memenuhi kualifikasi. 

2. Mempersingkat pencarian kandidat

Melalui program ini, perusahaan hanya mengadakan tes dan wawancara pada kandidat potensial saja, sehingga tidak harus skrining puluhan CV dan mengejar pelamar kerja yang belum tentu memenuhi syarat lowongan. Semakin cepat kebutuhan tenaga kerja terpenuhi, pekerjaan itu tidak terabaikan. 

3. Menjangkau profesional 

Memiliki karyawan dengan relasi yang luas dan profesional menjadi alasan adanya program employee referral. Pasalnya, perusahaan bisa menjangkau pekerja kompeten dan berkualitas tanpa mencari secara manual melalui platform cari kerja. 

Biasanya, pekerja yang direkomendasikan juga sudah memiliki pengalaman dan rekam pekerjaan yang baik, sehingga perusahaan bisa melewati tahap tes teknis dasar. 

4. Meningkatkan kepuasan kerja

Mempekerjakan kandidat dari rekomendasi karyawan, biasanya lebih mudah menjalin hubungan dengan tim yang sudah ada. Keahlian dan kualitas mereka yang positif mampu mendorong moral karyawan dan menciptakan lingkungan kerja yang sehat. 

Karyawan baru dengan keahlian mumpuni, mampu meningkatkan produktivitas dan berkurang beban kerja karyawan sehingga mengarah pada kepuasan kerja. 

5. Menurunkan tingkat turnover  

Mempekerjakan karyawan dari program employee referral dapat menurunkan turnover. Hal ini karena karyawan biasanya merekomendasikan orang yang memang cocok dengan kualifikasi dari posisi yang dibuka dan budaya perusahaan. Alhasil, mereka tidak cepat mengundurkan diri karena ketidakcocokan. 

6. Meminimalkan pengeluaran untuk pelatihan

Merekrut tenaga kerja manual, memperbesar perusahaan menambah pengeluaran untuk melatih mereka. Terutama jika kandidat baru pertama kali memegang posisi tersebut. Di samping biaya, operasional bisa saja terhambat karena kandidat perlu waktu adaptasi. 

7. Meningkatkan reputasi perusahaan

Menurunnya turnover dan meningkatnya jumlah tenaga kerja berkualitas mempengaruhi performa bisnis, sehingga berpengaruh pada reputasi perusahaan. Insentif dari program referral memberikan karyawan keuntungan dan merasa puas yang membuat mereka bersedia merekomendasikan perusahaan pada jejaring. 

Tips menjalankan rekomendasi karyawan 

Banyak tips yang bisa perusahaan lakukan agar program referral berjalan dengan baik diantaranya mengomunikasikan dengan jelas tujuan dan keuntungan dari program rujukan karyawan. 

• Memonitor program employee referral dan memperbarui jika ada strategi yang efektif
• Memberikan tenggat waktu yang realistis, berikan waktu bagi karyawan memikirkan kandidat yang akan direkomendasikan untuk posisi
• Pertahankan program referral meskipun perusahaan tidak lagi memerlukan tenaga kerja saat ini

Itulah cara membangun employee referral demi meningkatkan kualitas proses perekrutan. Penting memberikan waktu dan mempromosikan program agar makin banyak karyawan yang terlibat. 

Nah, cara lain yang bisa dilakukan untuk mendapatkan kebutuhan karyawan di perusahaan adalah menggunakan pihak ketiga. Hubungi MyRobin untuk memenuhi kekosongan posisi dalam waktu singkat.