Biaya rekrutmen merujuk pada investasi yang perusahaan keluarkan untuk mencari, menggandeng, dan mempekerjakan karyawan baru. Namun, apa sebenarnya yang termasuk dalam biaya rekrutmen? Dan mengapa sering kali rekrutmen dianggap sebagai proses yang memakan waktu dan uang?
Dalam artikel ini, MyRobin akan membahas jawaban dari pertanyaan ini agar Anda dapat memahami sebab-sebab di balik kompleksitas dan biaya yang perlu dikeluarkan dalam proses rekrutmen. serta memberikan tips berguna untuk menguranginya.
Apa itu Biaya Rekrutmen?
Biaya rekrutmen, yang juga sering disebut sebagai biaya per perekrutan oleh perusahaan, adalah akumulasi pengeluaran yang terjadi selama proses mencari dan merekrut karyawan baru.
Formula umum untuk menghitung biaya per perekrutan adalah dengan menjumlahkan seluruh biaya rekrutmen dan membaginya dengan total jumlah perekrutan. Sebagai contoh, jika Anda menghabiskan sepuluh juta rupiah untuk biaya rekrutmen dan berhasil merekrut 10 karyawan, maka biaya per perekrutan akan menjadi satu juta rupiah.
Secara umum besarnya biaya rekrutmen sering dikategorikan menjadi dua, yaitu:
Direct Costs
Biaya langsung (Direct costs) adalah pengeluaran spesifik terkait pencarian, perekrutan, dan pelatihan karyawan baru. Misalnya, biaya langsung dalam proses rekrutmen dapat mencakup biaya iklan untuk memasang lowongan pekerjaan, biaya pemeriksaan kesehatan yang harus dilalui kandidat, biaya perjalanan yang mungkin diperlukan selama proses rekrutmen, dan biaya pelatihan awal.
Biaya-biaya ini dianggap sebagai biaya langsung karena dapat dialokasikan dengan jelas ke dalam proses perekrutan. Dalam banyak kasus, biaya langsung ini menjadi kontributor terbesar pada tingkat biaya per penempatan (cost-per-hire) suatu perusahaan.
Overhead Costs
Biaya overhead (Overhead costs) mencakup pengeluaran yang tidak berkaitan langsung dengan produksi atau penyediaan layanan. Biaya overhead biasanya mencakup pengeluaran yang terkait dengan operasional dan administrasi umum perusahaan, termasuk gaji rekruter internal, biaya pemasaran dan promosi posisi yang kosong, biaya administrasi seperti penyediaan infrastruktur dan fasilitas, dan biaya komunikasi.
Meskipun tidak secara langsung berkaitan dengan mencari atau merekrut individu, biaya overhead adalah bagian integral dari proses rekrutmen, memastikan kelancaran operasi rekrutmen.
Saat menghitung cost-per-hire, banyak perusahaan memasukkan biaya overhead dari periode tertentu, seperti triwulan atau semester, untuk mendapatkan gambaran yang lebih akurat tanpa harus melihat seluruh tahun keuangan.
Contoh Pengeluaran Rekrutmen
berikut adalah beberapa contoh biaya rekrutmen yang umum ditemui
Papan lowongan pekerjaan (Job boards)
Salah satu metode umum untuk mengiklankan lowongan pekerjaan adalah dengan memposting iklan di papan lowongan pekerjaan. Perusahaan biasanya membayar biaya untuk menampilkan iklan ini.
Biaya agen (Agency fees)
Perusahaan dapat menggunakan jasa agen rekrutmen untuk mencari karyawan baru. Biasanya, agensi ini membebankan biaya tetap untuk layanan mereka.
Pemeriksaan kesehatan (Health screening)
Beberapa perusahaan mensyaratkan kandidat untuk melakukan pemeriksaan narkoba dan alkohol. Pemeriksaan ini sering diambil alih oleh pusat medis yang menagih biaya kepada perusahaan.
Orientasi (Inductions)
Ketika seorang karyawan baru memulai pekerjaan, mereka mungkin memerlukan orientasi terkait keamanan atau pengenalan lingkungan kerja. Orientasi ini dapat meningkatkan biaya rekrutmen.
Biaya rekrutmen internal (Internal recruiter costs)
Perusahaan besar yang sering merekrut karyawan mungkin memiliki departemen rekrutmen internal. Gaji manajer rekrutmen sering menjadi penyumbang biaya besar dalam rekrutmen.
Biaya pemeliharaan situs web (Website maintenance)
Beberapa perusahaan menggunakan proses rekrutmen online melalui situs web mereka. Sistem-sistem ini sering memerlukan biaya langganan untuk tetap berjalan.
Mengapa Penting untuk Mengetahui Biaya Rekrutmen?
Dengan mengetahui biaya yang diperlukan untuk merekrut karyawan baru, sebuah bisnis dapat membuat anggaran rekrutmen yang tepat. Contohnya, jika sebuah perusahaan ingin membuka toko baru yang membutuhkan 10 karyawan baru, dengan mengetahui perkiraan biaya rekrutmen, perusahaan dapat mengalokasikan anggaran yang sesuai.
Selain itu, perhitungan biaya rekrutmen membantu dalam pengambilan keputusan terkait proses rekrutmen. Jika manajer rekrutmen mengetahui berapa banyak yang dihabiskan untuk rekrutmen, mereka dapat memutuskan apakah layak untuk mengalihkan proses ini ke agensi rekrutmen eksternal.
Jika biaya per rekrutmen tinggi, kepemimpinan perusahaan dapat mempertimbangkan pengurangan biaya seperti biaya relokasi dan iklan.
Mengapa Proses Rekrutmen Dianggap Memakan Waktu?
“Rekrutmen adalah proses yang membutuhkan waktu, dan jika tidak dilakukan dengan benar, bisa menjadi pemborosan waktu, energi, dan uang bagi semua pihak, jadi…lakukan proses rekrutmen dengan sebaik baiknya” Owain Williams – Dremur Ltd
Proses rekrutmen bisa memakan waktu dan sumber daya yang cukup besar. Mengapa demikian? Pertama, mencari kandidat yang tepat membutuhkan waktu. Anda perlu memastikan bahwa calon yang Anda pilih memenuhi kriteria pekerjaan dengan baik yang melibatkan penyaringan CV, wawancara, penilaian mendalam, dan berbagai tahapan lainnya.
Selanjutnya, mempertimbangkan kecocokan budaya perusahaan juga membutuhkan waktu. Anda perlu memastikan bahwa karyawan baru tidak hanya memiliki keterampilan yang sesuai tetapi juga cocok dengan nilai dan budaya perusahaan. Proses ini tidak bisa dipaksakan dan memerlukan evaluasi menyeluruh.
Selain itu, tahap negosiasi gaji dan fasilitas juga bisa memakan waktu. Kedua belah pihak harus mencapai kesepakatan yang adil dan menguntungkan, termasuk membahas gaji, tunjangan, jadwal kerja, dan hal-hal lain yang mempengaruhi kepuasan kerja karyawan.
Terakhir, mengintegrasikan karyawan baru ke dalam tim dan memberikan orientasi juga memakan waktu. Tentunya Anda ingin memastikan bahwa karyawan baru merasa diterima dan siap bekerja dengan baik.
Apa yang Terjadi Jika Anda Mempersingkat Proses Rekrutmen Hingga Mengakibatkan Perekrutan yang Tidak Sesuai?
Proses rekrutmen yang buruk tentunya dapat menyebabkan berbagai masalah bagi perusahaan. Berikut adalah apa yang akan terjadi jika perekrutan Anda tidak sesuai:
Menurunnya Produktivitas Perusahaan
Tingginya tingkat pergantian karyawan, terutama jika mereka hanya bertahan beberapa bulan atau minggu, dapat sangat merugikan produktivitas perusahaan.
Karyawan baru membutuhkan waktu untuk beradaptasi dengan budaya perusahaan, memahami tugas mereka, dan bekerja secara efisien.
Apabila mereka meninggalkan perusahaan dalam waktu singkat, hal ini dapat mengganggu kesinambungan operasional dan menurunkan produktivitas karyawan yang lain.
Kehilangan Klien
Pergantian karyawan yang tinggi juga berpotensi menyebabkan kehilangan klien. Klien cenderung mencari stabilitas dan konsistensi dalam pelayanan yang mereka terima.
Jika sering terjadi pergantian personel di antara tim yang melayani klien, hal ini dapat mengurangi kualitas layanan dan kepercayaan klien. Akibatnya, klien mungkin akan mencari penyedia layanan lain yang lebih stabil dan dapat diandalkan.
Merusak Reputasi Perusahaan
Proses rekrutmen yang tidak efektif dapat merusak reputasi perusahaan secara keseluruhan. Kandidat yang memiliki pengalaman negatif selama proses rekrutmen, seperti wawancara yang buruk atau tes yang tidak relevan, dapat berbagi pengalaman mereka di media sosial atau blog.
Hal ini dapat mempengaruhi citra perusahaan di mata masyarakat dan calon karyawan potensial. Reputasi yang buruk sebagai tempat kerja juga dapat menghambat perusahaan dalam menarik kandidat terbaik.
Biaya Rekrutmen
Proses rekrutmen yang tidak efisien juga dapat mengakibatkan beban biaya yang tinggi bagi perusahaan. Biaya-biaya termasuk pengiklanan lowongan, waktu yang dihabiskan oleh tim perekrut untuk menyaring dan mewawancarai kandidat, serta logistik terkait proses rekrutmen.
Jika proses rekrutmen tidak berhasil menghasilkan karyawan yang bertahan dalam jangka panjang, semua biaya ini akan menjadi sia-sia.
Biaya Hukum
Perekrutan yang buruk dapat membawa risiko hukum yang signifikan bagi perusahaan. Perlakuan diskriminatif atau tidak adil terhadap kandidat dapat mengakibatkan tuntutan hukum yang mahal.
Selain itu, jika proses rekrutmen melanggar peraturan atau undang-undang ketenagakerjaan, perusahaan dapat menghadapi sanksi hukum yang serius dan biaya tambahan untuk menyelesaikan masalah hukum tersebut.
Dengan demikian, perusahaan harus memastikan bahwa proses rekrutmen mereka sesuai dengan hukum dan etika yang berlaku.
Apa Penyebab Paling Umum Gagalnya Perekrutan Karyawan?
Tidak Menetapkan Tujuan
Salah satu kesalahan klasik dalam proses rekrutmen adalah ketika perusahaan tidak menetapkan tujuan dengan jelas. Tanpa tujuan yang terdefinisi dengan baik, tim perekrut bisa saja melakukan perekrutan tanpa arah yang jelas.
Misalnya, perusahaan mungkin tidak memiliki target yang ingin dicapai dalam merekrut karyawan baru, atau mungkin tidak melihat hasil dari upaya rekrutmen.
Dalam mengatasi hal ini, sangat penting bagi tim perekrut untuk menetapkan tujuan yang spesifik dan terukur sebelum memulai proses rekrutmen. Tujuan ini harus mencakup aspek-aspek seperti kualifikasi yang diperlukan, jumlah posisi yang perlu diisi, jadwal waktu, dan budaya perusahaan yang diinginkan.
Dengan menetapkan tujuan yang jelas, tim dapat memiliki panduan yang lebih baik dan dapat menilai efektivitas proses rekrutmen, serta melakukan perbaikan jika diperlukan.
Sebagai contoh, tujuan dapat mencakup mendefinisikan jumlah karyawan yang perlu direkrut dalam periode waktu tertentu, serta kriteria khusus yang harus dimiliki oleh karyawan yang diambil. Hal ini membantu mengarahkan upaya rekrutmen ke arah yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Tidak Menentukan Target dengan Jelas
Kegagalan dalam menentukan target secara jelas merupakan hambatan serius dalam proses rekrutmen. Terkadang, posisi kosong harus segera diisi tanpa pertimbangan yang matang. Ini bisa mengakibatkan perekrut melewatkan langkah-langkah penting seperti merumuskan deskripsi pekerjaan yang tepat (termasuk keterampilan dan tanggung jawab), serta menentukan kriteria khusus yang harus dimiliki oleh kandidat yang diinginkan.
Penting bagi perekrut untuk berkomunikasi dengan pemangku kepentingan internal dan menetapkan target yang jelas dan realistis sebelum mencari penggantinya. Hal ini termasuk mengidentifikasi kriteria kandidat yang sesuai dengan peran yang akan diisi dan memilih platform pencarian bakat yang sesuai untuk mencapai audiens yang tepat.
Komunikasi yang Tidak Efektif
Salah satu faktor utama yang dapat membuat proses rekrutmen gagal adalah kurangnya komunikasi yang efektif antara tim perekrut dan kandidat. Komunikasi yang buruk dapat menciptakan rasa ketidaknyamanan bagi kandidat selama sesi wawancara kerja. Hal ini dapat menghambat kemampuan perekrut untuk mendapatkan informasi yang mendalam dari kandidat, yang pada gilirannya dapat mempengaruhi keputusan rekrutmen.
Untuk menghindari masalah ini, perekrut harus memprioritaskan komunikasi yang intens dan transparan. Mereka harus menetapkan parameter untuk memastikan bahwa kandidat merasa nyaman dan dihargai selama proses rekrutmen. Selain itu, penyusunan pertanyaan wawancara yang baik juga menjadi kunci untuk memperoleh informasi yang relevan dan akurat dari kandidat.
Proses Interview yang Lama
Proses wawancara yang berlarut-larut dan tidak memiliki tujuan yang jelas dapat menggagalkan proses rekrutmen. Keterlambatan karena jadwal yang tidak teratur, kurangnya persiapan, atau informasi yang tidak memadai setelah sesi wawancara adalah masalah umum yang membuat pengalaman kandidat menjadi negatif.
Perekrut dan tim HR harus memastikan bahwa proses wawancara diatur dengan baik dan sesuai jadwal. Perencanaan yang matang, durasi wawancara yang tepat, dan pemberian umpan balik yang konstruktif adalah komponen penting dari proses wawancara yang efektif.
Gagal Melihat Keunggulan Kandidat
Kegagalan dalam mengidentifikasi dan menghargai keunggulan kandidat dapat merugikan perusahaan. Terkadang, perekrut tidak mampu melihat potensi dan kualitas unik yang dimiliki oleh kandidat, dan hanya fokus pada aspek-aspek negatif.
Sebagai perekrut, penting untuk melihat lebih dari sekadar persyaratan pekerjaan dan mengidentifikasi keunggulan-keunggulan yang dimiliki oleh kandidat. Ini bisa mencakup keterampilan, pengalaman, kepemimpinan, atau kemampuan beradaptasi. Memahami keunggulan ini dapat membantu perusahaan menempatkan kandidat yang paling sesuai dengan peran yang diinginkan.
Integrasi yang Tidak Efektif
Integrasi karyawan baru ke dalam tim dan budaya perusahaan adalah elemen penting yang sering diabaikan dalam proses rekrutmen. Jika integrasi tidak dilakukan dengan baik, karyawan baru mungkin akan merasa kebingungan dan terisolasi. Tim HR harus memastikan adanya program onboarding yang komprehensif untuk membantu karyawan baru beradaptasi dengan cepat dan merasa nyaman di lingkungan kerja baru.
Tidak Memperhitungkan Rekrutmen Internal
Mengabaikan potensi kandidat internal adalah kesalahan besar dalam rekrutmen. Kandidat yang sudah bekerja di perusahaan memahami budaya, nilai, dan proses perusahaan. Selain itu, rekrutmen internal dapat memotong biaya dan waktu yang diperlukan dalam mencari kandidat eksternal. Mempromosikan dan memberdayakan karyawan internal untuk mengisi peran-peran kunci juga memperkuat motivasi dan keterlibatan mereka dalam organisasi.
Bias dalam Proses Rekrutmen
Bias dalam proses rekrutmen bisa menjadi penghambat besar dalam mendapatkan bakat terbaik. Perekrut harus waspada terhadap bias yang mungkin muncul selama proses, termasuk bias terhadap latar belakang, kelas sosial, etnisitas, usia, atau jenis kelamin kandidat. Penting untuk memastikan bahwa setiap kandidat dinilai secara adil berdasarkan kualifikasi dan potensi mereka untuk memenuhi peran yang diinginkan.
Menolak Kandidat Overqualified
Menolak kandidat yang overqualified tanpa pertimbangan yang matang bisa merugikan perusahaan. Kandidat yang memiliki pengalaman dan keterampilan lebih mungkin memiliki kontribusi positif yang besar untuk tim dan organisasi.
Alih-alih menolak mereka, sebaiknya perusahaan memberikan tugas dan proyek yang menantang bagi kandidat overqualified untuk memanfaatkan kemampuan mereka dan berkontribusi secara maksimal.
Menunggu Kandidat Sempurna
Menunggu kemunculan kandidat yang sempurna adalah ekspektasi yang tidak realistis. Tidak ada kandidat yang benar-benar sempurna. Sebagai gantinya, perusahaan harus mencari kandidat yang memiliki sebagian besar kriteria utama yang dibutuhkan dan memiliki potensi untuk mengembangkan diri sesuai dengan kebutuhan organisasi.
Terlalu lama menunggu kandidat yang sempurna dapat mengganggu produktivitas dan efisiensi organisasi. Sebaliknya, memilih kandidat yang sesuai sebagian besar kriteria utama dapat membantu memenuhi kebutuhan perusahaan dan mencapai tujuan jangka panjang.
Bagaimana Mengurangi Waktu dan Biaya Rekrutmen?
Berikut adalah panduan yang dapat MyRobin berikan untuk membantu mengurangi biaya rekrutmen Anda:
Lakukan Analisis Keputusan Rekrutmen
Sebelum memutuskan untuk merekrut anggota tim baru, penting untuk meninjau keputusan Anda. Analisis ini dapat membantu Anda membuat pilihan yang hemat biaya yang dapat menguntungkan perusahaan.
Banyak aspek bisnis dapat menentukan metode rekrutmen terbaik untuk perusahaan. Sebagai contoh, perusahaan besar yang terus menerus melakukan rekrutmen mungkin memiliki pengeluaran tinggi untuk gaji rekruter. Keputusan paling tepat dalam situasi tersebut mungkin adalah dengan mengalihkan rekrutmen kepada perusahaan alihdaya
Kurangi Biaya Pelatihan
Jika Anda merekrut seseorang dengan pengalaman yang minim, mereka mungkin membutuhkan pelatihan tambahan. Sebaliknya, kandidat dengan pengalaman kerja yang cukup lebih mungkin untuk memiliki keterampilan dan pengetahuan untuk melaksanakan tugas pekerjaan sehingga Anda dapat mengurangi biaya per rekrutmen perusahaan.
Terapkan Onboarding yang Efektif
Salah satu area rekrutmen yang dapat membuat biaya rekrutmen meledak adalah induksi bagi karyawan baru. Anda dapat mengurangi biaya proses rekrutmen dengan mendirikan sistem onboarding online sehingga dapat mengurangi waktu yang dihabiskan manajemen untuk melakukan onboarding terhadap anggota tim baru.
Berikan Gaji yang Sesuai
Jika Anda mempekerjakan kandidat yang membutuhkan pelatihan intensif, Anda dapat memberikan gaji pelatihan. Setelah pelatihan karyawan selesai, mereka kemungkinan akan memiliki keterampilan dan pengetahuan untuk menjalankan tugas mereka. Meningkatkan gaji mereka seiring dengan kemajuan pelatihan seringkali menjadi motivator yang baik bagi karyawan baru untuk belajar dan mengembangkan keterampilan karir mereka.
Efisiensikan Biaya Iklan
Terdapat berbagai metode iklan dengan biaya yang bervariasi. Jika Anda mencoba mengurangi biaya rekrutmen, pertimbangkan untuk menerapkan strategi iklan yang efisien biaya. Memasang iklan di platform media sosial umumnya efisien biaya dan dapat menjangkau audiens target yang luas. Anda juga dapat mempertimbangkan membuat posting lowongan pekerjaan di Indeed untuk mengiklankan posisi yang tersedia.
Gunakan Referral Karyawan
Untuk menghemat waktu dalam proses rekrutmen, Anda dapat meminta referensi dari karyawan yang Anda percaya. Hal ini memungkinkan Anda untuk melewati prosedur mencari kandidat dan langsung memulai tahap wawancara. Mendapatkan referensi dari karyawan saat ini seringkali mengurangi biaya tenaga kerja dalam merekrut karyawan baru.
Tingkatkan Retensi Karyawan
Strategi jangka panjang untuk mengurangi biaya rekrutmen adalah dengan meningkatkan retensi karyawan perusahaan. Dengan mengurangi jumlah karyawan yang resign, Anda dapat mengurangi kebutuhan rekrutmen.
Salah satu cara efektif untuk meningkatkan retensi karyawan adalah dengan mempromosikan lingkungan kerja yang positif. Budaya kerja yang sehat dapat meningkatkan kepuasan kerja karyawan. Kepuasan kerja umumnya mengurangi kemungkinan karyawan mencari pekerjaan lain.
Manfaatkan Sistem Pelacakan Pelamar (ATS)
Sistem pelacakan pelamar (ATS) adalah sistem otomatis yang membantu departemen rekrutmen memproses lamaran pekerjaan. ATS memindai surat lamaran dan CV untuk kata kunci. Anda dapat memasukkan secara manual kata kunci apa yang ingin Anda lacak oleh sistem.
Sebagai contoh, jika Anda mencari kandidat dengan keterampilan organisasi yang baik, Anda dapat memilih kata kunci ‘keterampilan organisasi’ atau ‘organisasi’. Menggunakan ATS dapat mengurangi waktu dan biaya tenaga kerja dari proses rekrutmen.
Gunakan Outsourcing
Anda juga dapat mempertimbangkan untuk menggunakan outsourcing dalam upaya mengurangi waktu dan biaya rekrutmen. Outsourcing adalah praktik di mana perusahaan memanfaatkan layanan dari pihak eksternal untuk melaksanakan fungsi-fungsi tertentu yang sebelumnya diurus secara internal.
Menggunakan outsourcing dalam proses rekrutmen memiliki manfaat yang signifikan, termasuk efisiensi operasional dan fokus yang lebih baik pada aktivitas inti perusahaan. Selain itu, outsourcing dapat memberikan akses lebih luas terhadap keterampilan khusus, mengurangi biaya dan waktu yang diperlukan dalam proses rekrutmen, serta memberikan pengetahuan mendalam tentang pasar tenaga kerja dan fleksibilitas dalam menyesuaikan kebutuhan perusahaan.
Namun, penting untuk memilih mitra outsourcing yang tepat sesuai dengan kebutuhan dan nilai perusahaan Anda. Anda dapat memilih MyRobin sebagai penyedia jasa layanan outsourcing on-demand terpercaya. Kami dapat menyalurkan pekerja profesional dari berbagai bidang sesuai dengan kebutuhan Anda kurang dari 24 jam. Pelajari selengkapnya produk dan layanan MyRobin disini!