Proses perekrutan biasa diawali dengan mengunggah lowongan pekerjaan, seleksi administrasi, kemudian mengadakan tes dan diakhiri mengundang kandidat terpilih untuk wawancara.
Di tahap ini, HRD dapat memahami kandidat lebih dalam selain dari resume-nya saja. Mulai dari kelemahan, kelebihan, pencapaian, hingga preferensi lingkungan kerja.
Namun, wawancara seringkali tidak berjalan efektif karena terbatasnya waktu dan persiapan. Alhasil, perusahaan gagal mendapatkan tenaga kerja kompeten.
Baca Juga: Tips Persiapan Interview untuk Pemberi Kerja
Melalui artikel di bawah ini, Anda akan memahami bagaimana melakukan interview karyawan yang efektif serta daftar pertanyaan yang sebaiknya diajukan kepada kandidat.
Tipe strategi wawancara kandidat baru
Interview adalah proses di mana dua orang saling bertukar informasi. Tahap ini sangat penting saat perekrutan dalam upaya perusahaan menemukan kandidat yang tepat untuk mengisi suatu posisi.
Merekrut tenaga kerja baru merupakan tantangan bagi HRD terutama jika kebutuhan posisi sangat mendesak. Apabila proses perekrutan tidak efisien dan efektif, operasional bisnis bisa saja terganggu.
Ada banyak strategi perekrutan yang bisa Anda terapkan, tetapi berikut 3 jenis yang paling digunakan ketika mewawancarai kandidat, yaitu:
1. Interview berbasis informasi
Wawancara tipe ini diawali dengan pertanyaan umum yang luas dengan tujuan agar kandidat menjawab dengan jawaban panjang dan relevan.
Kedua pihak juga bisa berbagi informasi, misalnya pewawancara menjelaskan tentang latar belakang dan misi perusahaan pada kandidat.
Pewawancara dapat mengajukan pertanyaan lanjutan apabila jawaban kandidat tidak sesuai ekspektasi dan spesifik.
Jenis strategi ini mampu menunjukkan kesetaraan antara kandidat dengan pewawancara dan memberikan ruang bagi kandidat mengenal lebih jauh tentang perusahaan.
Proses wawancara adalah komunikasi dua arah, kedua partisipan dapat menanyakan hal yang relevan untuk membantu mengambil keputusan.
2. Struktur based interview
Struktur based merupakan tipe wawancara banyak dipilih perusahaan yang berfokus pada jadwal yang telah perusahaan tentukan.
Sebelum mengadakan wawancara, HRD perlu melakukan perencanaan dan persiapan demi menunjang jalannya interview. Ini termasuk mencatat daftar pertanyaan yang nanti diajukan ke kandidat.
Pada jenis ini, HRD tidak banyak melontarkan obrolan ringan. Wawancara dimulai dengan menjelaskan gambaran singkat alur wawancara.
Kekurangan dari wawancara struktur based adalah suasana bisa saja tegang dan membuat orang yang Anda interview jadi kurang nyaman.
3. Rapport-based interviewing
Rapport based interviewing merupakan tipe wawancara santai berbanding terbalik dengan structure based.
Tipe pertanyaan yang pewawancara ajukan bersifat ringan seperti latar belakang, tujuan karir, dan minat di luar pekerjaan kandidat.
Pertanyaan di atas diajukan untuk membangun suasana nyaman sehingga kandidat lebih leluasa menjawab pertanyaan spesifik dari HRD dan tidak terintimidasi.
Baca Juga: HR Outsourcing: Pengertian, Jenis, Manfaat, Dan Tips Memilihnya
Biasanya pertanyaan berupa pendidikan, pengalaman kerja, dan keahlian baru ditanyakan di sesi berikutnya.
Walaupun mampu menurunkan kegugupan kandidat, tetapi jenis wawancara ini berisiko tinggi menyimpang dari topik pembicaraan. Oleh karena HRD perlu menjaga alur pertanyaan agar tetap pada fokus diskusi.
Bagaimana melakukan interview karyawan yang efektif
Langkah-langkah interview karyawan paling utama adalah persiapan. HRD harus memiliki persiapan matang agar wawancara berjalan lancar.
Waktu yang terbatas menjadi perhatian Anda dalam mempersiapkan segala keperluan penunjang interview. Sebagai gambaran berikut tahapannya.
1. Mempersiapkan keperluan wawancara
Persiapan memegang peranan penting dalam proses wawancara. Terutama jika Anda baru sebagai recruiter. Tanpa adanya persiapan, Anda akan kesulitan menilai dan memutuskan mana kandidat yang tepat bagi perusahaan.
Adapun tahap persiapan meliputi jadwal wawancara, lokasi, daftar pertanyaan, dan strategi yang digunakan. Setiap keputusan yang Anda ambil dapat menentukan seberapa efektifnya wawancara.
Melansir dari Indeed, tempat wawancara sebaiknya dilaksanakan di ruang tertutup agar tidak muncul distraksi yang dapat mengganggu konsentrasi.
Recruiter dapat menyewa tempat menggunakan dana dari perusahaan. Misalnya, ruang meeting, cafe, dan ballroom untuk walk in interview.
2. Menentukan strategi interview
Strategi yang Anda pilih memengaruhi suasana wawancara nantinya. Berdasarkan Harvard Business Review, tipe rapport based interviewing cocok digunakan recruiter demi membangun lingkungan yang nyaman.
Wawancara bisa menjadi pengalaman pertama bagi kandidat, sehingga membuatnya gugup dan cemas berlebihan. Penting bagi perusahaan menawarkan keramahan dengan menyediakan ruangan privasi dan pendekatan khusus.
Salah satunya memberikan pertanyaan umum untuk mencairkan suasana, lalu menanyakan hal spesifik. Tujuan membuat orang yang Anda wawancarai merasa aman, supaya proses interview berjalan kondusif.
Seringkali peserta yang gugup memakan waktu Anda dan tidak memberikan informasi apapun yang perusahaan butuhkan.
3. Review resume kandidat terpilih
Cara agar wawancara berjalan efektif yaitu recruiter meninjau resume kandidat lebih dulu, sehingga saat bertemu langsung Anda hanya mengulang informasi dari yang bersangkutan.
Selain fokus pada isi resume, pewawancara dapat mengajukan pertanyaan spesifik seperti pencapaian dan bagaimana kandidat menghadapi kendala dalam pekerjaan.
4. Mengundang kandidat potensial
Mengundang seluruh kandidat yang lolos akan menghabiskan waktu dan resources Anda. Oleh karena itu, undang kandidat potensial yang memang memenuhi persyaratan lowongan kerja saja.
Anda perlu menyeleksi kembali kandidat-kandidat, sehingga hanya yang paling dekat dengan kualifikasi perusahaan lah yang diwawancara. Mempersempit pilihan memudahkan Anda dalam mengambil keputusan nantinya.
Baca Juga: 11 Cara Memilih Kandidat yang Tepat Untuk Perusahaan, HRD Wajib Tahu!
5. Tulis daftar pertanyaan yang ingin diajukan
Pertanyaan wawancara karyawan toko dan pertanyaan untuk interview calon karyawan marketing bisa saja berbeda.
Oleh sebab itu, Anda perlu membuat daftar pertanyaan yang akan diajukan selama sesi interview. Tentukan apa yang ingin Anda ketahui dari kandidat, selain informasi yang tertera di CV.
Apakah Anda bertanya tentang pengalamannya mengerjakan project, cara kandidat mengatasi tantangan saat bekerja, atau berkaitan dengan kebiasaan kandidat.
6. Menjaga komunikasi dua arah
Komunikasi wawancara yang efektif harus dua arah. Artinya, pewawancara harus memberikan kesempatan bagi kandidat mengajukan pertanyaan.
Patut diingat, bahwa orang yang Anda wawancarai juga tengah mencari perusahaan terbaik yang cocok dengan dirinya.
Wawancara yang terasa seperti interogasi dapat memberikan kesan buruk pada peserta interview dan memengaruhi reputasi perusahaan di kalangan pencari kerja.
Apabila komunikasi sudah tidak mendukung, Anda dapat bertanya seputar minat, keingintahuan, maupun rencana kandidat ke depannya.
Baca Juga: 10+ Cara Meningkatkan Kemampuan Komunikasi untuk Perkembangan Karir
7. Sediakan catatan
Hal yang sering recruiter lupakan adalah membuat catatan. Komunikasi yang berjalan mulus terkadang membuat pewawancara menuliskan informasi penting mengenai kandidat.
Terlebih jika Anda mewawancarai banyak kandidat di waktu bersamaan. Mencatat hal penting memudahkan Anda dalam membuat kesimpulan tentang kepribadian peserta interview.
8. Ajukan pertanyaan bersifat pemecahan masalah
Mengajukan pertanyaan dasar bisa menghabiskan waktu dan tenaga Anda. Berikan pertanyaan bersifat problem solving pada kandidat untuk menilai seberapa baik kemampuan memecahkan masalahnya.
Cobalah jelaskan masalah yang tim hadapi saat ini dan minta kandidat untuk memberikan pendapatnya atau buatlah skenario palsu dengan situasi yang mirip.
Peluang ini memberikan Anda kesempatan menilai bagaimana sikap dan reaksi kandidat jika dihadapkan situasi sulit.
Baca Juga: Problem Solving: Definisi dan 3 Prosesnya
9. Berikan informasi mengenai tahap selanjutnya
Sebelum membuat kesimpulan, pewawancara dapat menjelaskan tahapan selanjutnya pada kandidat, jika lolos wawancara. Ajukan pula melalui cara apa kandidat bisa dihubungi apabila perusahaan ingin mendiskusikan perihal gaji dan offering letter.
10. Follow up kandidat
Tahap terakhir adalah menginformasikan hasil wawancara. Perusahaan dapat menghubungi kandidat untuk melanjutkan diskusi tanggung jawab kerja dan benefit. Di samping itu, Anda juga bisa menyampaikan hasil akhir bagi kandidat yang gagal seleksi.
Pertanyaan wawancara untuk calon karyawan baru dan lama
Deretan di informasi di bawah ini akan menjawab pertanyaan Anda seputar apa yang harus ditanyakan saat interview karyawan. Mulai dari pertanyaan dasar hingga terkait pencapaian peserta.
1. Pertanyaan dasar
Pertanyaan dasar biasa diajukan untuk membuka wawancara. Contoh pertanyaan interview karyawan baru meliputi deskripsi diri, kelemahan dan kelebihan, serta mengapa Anda ingin bekerja di perusahaan kami.
Daftar pertanyaan ini memberikan Anda insight seberapa baik kandidat mengenal dirinya sendiri dan motivasi utama melamar di perusahaan.
2. Pencapaian apa yang membanggakan bagi Anda?
Pertanyaan interview pengangkatan karyawan tetap bisa berupa pencapaian kandidat selama masa kontrak atau percobaan. Jawaban tersebut menunjukkan kekuatan kandidat di bidang yang ia kuasai, sekaligus melihat tingkat kepercayaan dirinya.
Contoh pertanyaan berupa, “Saya sangat bangga dengan kontribusi saya merancang feed sosial media perusahaan. Sebelum saya revisi, tampilan social media brand tidak sesuai dengan identitas perusahaan. Riset dan penyuntingan yang saya lakukan memberikan hasil berupa peningkatan jumlah kunjungan dan engagement organik pada akun sosial media perusahaan.”
3. Mengapa Anda meninggalkan perusahaan lama?
Karyawan baru dengan riwayat mengundurkan diri dari perusahaan perlu Anda pertanyakan. Apakah resign karena keputusan perusahaan atau masalah yang bersifat personal.
Karyawan yang keluar karena masalah pribadi berisiko membawa pengaruh buruk bagi perusahaan Anda. Misalnya, ketahuan melakukan pencurian, melalaikan pekerjaannya atau karena melanggar etika kerja.
4. Bagaimana rekan kerja menggambarkan Anda?
Pertanyaan seperti ini memberikan informasi tentang kepribadian kandidat. Apakah karakternya sesuai dengan budaya perusahaan atau tidak.
Kandidat yang memiliki kepribadian positif mampu memberikan lingkungan yang positif juga. Hal ini berdampak pada keharmonisan di lingkungan kerja dan karyawan.
5. Apa yang membuat Anda unggul daripada kandidat lain?
Pertanyaan untuk karyawan lama bisa berupa hal yang membuat kandidat unggul daripada peserta lain. Selain kepercayaan diri, pertanyaan semacam ini jawaban ini juga membantu pewawancara melihat kecocokan skill kandidat dengan posisi yang sedang dibuka.
6. Anda lebih baik bekerja secara tim atau individu?
Pertanyaan tentang preferensi bekerja, cukup penting apabila posisi yang kosong menuntut pekerja berkolaborasi. Jika kandidat tipikal orang yang suka bekerja individu maka menempatkan kandidat di dalam tim bukan keputusan terbaik.
Tips wawancara karyawan
Cara melakukan interview yang efektif berawal dari persiapan. Namun, bukan hal itu saja, coba pertimbangkan tips di bawah ini untuk membantu proses wawancara Anda.
1. Aplikasikan metode STAR
Metode STAR merupakan teknik untuk menilai kandidat paling efektif. Istilah ini terdiri dari situation (S), task (T), action (A), dan result (R) .
Melalui pertanyaan ini Anda dapat mengumpulkan informasi tentang respon, kemampuan, dan cara kandidat menangani permasalahan serta hasil dari tindakannya.
2. Berikan wawancara tertulis
Ada banyak format interview karyawan baru di internet. Apabila perusahaan tengah mencari staf untuk posisi manager, wawancara bisa dilaksanakan dengan 2 cara yaitu tertulis dan lisan.
Tujuannya, agar hanya kandidat yang benar-benar kompeten lah yang lolos seleksi. Daftar pertanyaan mencakup data diri, pengetahuan tentang perusahaan dan posisi yang dilamar, minat, status pekerjaan saat ini, pengalaman kerja hingga aktivitas di luar kantor.
3. Lebih banyak mendengar
Wawancara adalah waktu Anda mengenal setiap kandidat. Walaupun, pewawancara perlu menyampaikan tentang perusahaan, tetapi usahakan lebih banyak mendengar daripada menjelaskan. Berikan kesempatan pada kandidat memaparkan kemampuan dan pengalamannya.
Semakin banyak informasi dari peserta wawancara, besar peluang Anda menemukan tenaga kerja yang cocok dengan kebutuhan perusahaan.
Kini sudah paham bagaimana melakukan interview karyawan yang efektif bukan? Permudah pencarian tenaga kerja profesional Anda bersama MyRobin. Proses perekrutan hingga wawancara bisa lebih cepat.