Seperti yang kita ketahui, perusahaan dapat berjalan salah satunya karena peran dari para talenta berbakat atau karyawan. Sebagai aset, perusahaan harus memastikan karyawan untuk selalu mempunyai kinerja dan memberikan performa yang maksimal bagi perusahaan. Strategi yang bisa dilakukan adalah dengan menerapkan performance management atau manajemen kinerja. Sebenarnya apa itu performance management? Bagaimana cara meningkatkannya? Daripada penasaran, yuk langsung simak penjelasannya di bawah ini!
Apa Itu Performance Management?
Dilansir dari HR NOTE Asia, performance management adalah sebuah proses atau sistem untuk mengembangkan keahlian sekaligus kinerja karyawan. Melalui performance management, perusahaan dapat meningkatkan keterampilan karyawan sehingga dapat menciptakan kualitas kerja yang lebih baik.
Performance management juga dapat diartikan sebagai sistem yang digunakan oleh perusahaan kepada karyawannya agar dapat bekerja secara optimal sesuai tujuan perusahaan yang telah ditetapkan. Hal ini juga termasuk memantau pelaksanaan serta memberikan apresiasi dan penghargaan kepada karyawan yang bekerja dengan maksimal.
Sebenarnya, performance management tidak hanya bermanfaat bagi perusahaan saja, namun juga bagi karyawan itu sendiri. Dengan adanya performance management, karyawan akan mendapatkan pengakuan dari perusahaan atas hasil kerja yang telah dilakukannya. Sehingga, mereka pun akan semakin memberikan performa terbaiknya dan melibatkan diri terhadap kemajuan perusahaan.
Untuk meraih kesuksesan, tentu perusahaan tidak bisa melakukannya sendiri. Perusahaan pasti membutuhkan para karyawannya untuk mencapai visi dan misi perusahaan. Oleh karena itu, perusahaan perlu menerapkan performance management untuk memperbaiki kinerja dan mengembangkan kemampuan karyawan demi kemajuan perusahaan.
Fungsi Performance Management
Perlu Anda ketahui, kualitas hasil atau output perusahaan dipengaruhi oleh kinerja dan performa dari karyawan. Jika mereka bekerja secara optimal dan maksimal, maka hasil yang diperoleh akan sesuai dengan tujuan yang diinginkan. Maka dari itu, perusahaan harus menerapkan performance management agar bisa mewujudkan hal tersebut. Berikut ini adalah beberapa fungsi dari performance management:
Identifikasi kinerja karyawan
Jika perusahaan dapat mengelola performa karyawan dengan baik, maka akan membantu mengidentifikasi masalah terkait kinerja lebih awal. Perusahaan akan melihat dari hasil kinerja terkini dan melakukan analisis apakah sudah sesuai dengan rencana atau tujuan yang telah ditetapkan. Jika belum, maka manajer ataupun HRD dapat membantu mencari tahu sumber masalahnya dan menemukan solusi untuk menyelesaikannya.
Mempermudah proses rekrutmen
Ketika performance management berjalan dengan baik, maka hal ini akan memudahkan HRD dalam melakukan proses rekrutmen. Sebab, strategi rekrutmen maupun pelatihan biasanya berdasarkan dari manajemen performa. Dengan begitu, HRD juga akan lebih mudah mendapatkan kandidat potensial bagi perusahaan karena menggunakan patokan performa kinerja yang baik.
Membuat karyawan merasa dihargai
Dalam prosesnya, performance management akan memberikan feedback kepada karyawan setelah evaluasi kinerja. Karyawan pasti akan merasa senang dan dihargai ketika perusahaan memberikan feedback atau masukan atas kinerja yang telah mereka berikan. Dengan begitu, mereka akan mulai memperbaiki diri dengan cara mengembangkan kinerja dan kemampuannya sehingga dapat mencapai tujuan perusahaan.
Memperoleh karyawan unggulan
Unggulan di sini maksudnya adalah mempunyai kegigihan dan kualitas pekerjaan yang bagus. Untuk mendapatkannya, perusahaan dapat memanfaatkan data perkembangan performa karyawan secara menyeluruh. Melalui cara tersebut, perusahaan akan mengetahui mana karyawan yang unggul dan tidak. Biasanya, karyawan yang unggul akan mendapatkan bonus tambahan hingga promosi jabatan. Sedangkan, karyawan yang belum bisa dikatakan unggul ini akan dibantu oleh perusahaan melalui pelatihan pengembangan diri, diskusi one on one, hingga memberian proyek tertentu untuk meningkatkan performanya.
Manfaat Performance Management
Dari beberapa fungsi di atas, dapat disimpulkan bahwa perusahaan menerapkan performance management ini untuk menjaga kinerja tetap lancar dan mencapai keberhasilan bisnis. Dengan menerapkan performance management, ada beberapa manfaat yang bisa diperoleh, yaitu:
Tujuan kinerja dan perusahaan menjadi sesuai
Setiap perusahaan tentu mempunyai tujuan dan target yang berbeda-beda. Sehingga, perusahaan harus bisa menyelaraskan tujuannya dengan tujuan kinerja karyawan. Hal tersebut dapat dilakukan melalui performance management. Dengan cara ini, karyawan pun akan mengetahui dengan baik goals dan target yang harus dicapai untuk membantu keberhasilan perusahaan. Ketika perusahaan dan karyawan saling mengetahui tujuannya masing-masing, maka perusahaan menjadi lebih mudah memenuhi visi dan misinya.
Meningkatkan komunikasi antar tim
Manfaat lainnya dari performance management adalah dapat meningkatkan komunikasi dalam suatu tim. Ketika manajemen kinerja berjalan sesuai dengan perusahaan, maka karyawan akan lebih mudah untuk bekerja sama karena masing-masing telah memahami ekspektasinya satu sama lain. Bahkan, adanya performance management ini juga dapat meningkatkan komunikasi dua arah antara manajemen dan karyawan juga lho.
Mengembangkan program HRD
Sebagai HRD, melakukan performance management merupakan salah satu tugas yang harus Anda jalankan. Melalui performance management, Anda dapat membantu mengembangkan keterampilan karyawan, sehingga mereka dapat bekerja secara maksimal dan sesuai dengan ekspektasi perusahaan. Misalnya, program pelatihan untuk mendorong karyawan mengembangkan karirnya.
Menentukan ekspektasi kinerja
Performance management dapat membantu dalam menentukan ekspektasi kinerja secara jelas antara karyawan dan perusahaan. Tujuannya adalah untuk meminimalisir adanya miskomunikasi ketika bekerja yang dapat menghambat proses kinerja.
Menetapkan standar kinerja
Perusahaan pasti mempunyai standar kinerja yang berbeda menyesuaikan dengan kebutuhan. Jika perusahaan menetapkan standar kinerja yang tepat, maka Anda sebagai HRD pun menjadi lebih mudah dalam menyusun rencana kerja yang sesuai terhadap karyawan. Tidak hanya itu saja, performance management juga akan memudahkan Anda dalam proses evaluasi kerja, mana karyawan yang dapat melampaui standar tersebut dan mana yang belum bisa memenuhi.
Menciptakan dasar keputusan administratif
Performance management juga dapat membantu dalam penentuan dasar keputusan administratif yang meliputi kompensasi dan tunjangan karyawan, kenaikan gaji, hingga struktur upah yang berdasarkan kinerja.
Faktor Performance Management
Berdasarkan studi klasik yang dilakukan oleh Cleveland, Murphy & Williams pada tahun 1989, terdapat empat faktor performance management dalam perusahaan. Di antaranya yaitu:
Faktor individu
Faktor performance management yang pertama yaitu penerapan antar individu. Faktor ini meliputi evaluasi kinerja karyawan, penentuan kompensasi, mutasi, promosi, kenaikan gaji, hingga pemberhentian kerja.
Faktor dari dalam
Untuk faktor dari dalam ini berupa feedback atau umpan balik kinerja karyawan, penilaian kekurangan dan kelebihan, dan identifikasi kebutuhan pelatihan lebih lanjut. Perusahaan dapat memberikan feedback kepada karyawan melalui pengembangan keterampilan tertentu yang dibutuhkan dalam pekerjaan maupun kemajuan karirnya.
Faktor pendekatan HR
Pendekatan HR yang dimaksud ini adalah strategi rencana tenaga kerja, identifikasi kebutuhan pelatihan, serta identifikasi lingkungan kerja yang produktif. Berdasarkan pendekatan ini, kinerja dan performa karyawan dapat meningkat.
Faktor tujuan
Faktor yang terakhir ini mengarahkan performance management untuk mempunyai tujuan. Untuk bidang HR sendiri, performance management bertujuan untuk memvalidasi pilihan seleksi dan mengevaluasi program pelatihan. Sebagai contoh, HR memanfaatkan metrik kualitas rekrutmen untuk mengukur kinerja karyawan baru.
Pendekatan Performance Management
Sebenarnya, perusahaan bebas melakukan pendekatan apapun dalam menerapkan performance management kepada karyawannya. Namun, berdasarkan Human Resource Management: Back to Basics karya Filip Lievens, terdapat dua pendekatan performance management, yaitu:
Behavioral approach
Sesuai namanya, pendekatan yang satu ini dilakukan dengan cara mengevaluasi karyawan berdasarkan perilaku dan upaya mereka dalam bekerja. Pendekatan behavioral approach cocok untuk memberikan feedback pada perilaku karyawan secara detail dan memetakan perilaku yang mungkin akan muncul di masa depan. Apabila Anda kesulitan dalam mengukur hasil kinerja karyawan, Anda bisa menggunakan pendekatan ini agar lebih mudah.
Result-oriented approach
Berbeda dengan pendekatan sebelumnya, result-oriented approach ini dilakukan dengan cara mengevaluasi karyawan berdasarkan kriteria objektif. Dengan kata lain, pendekatan result-oriented approach lebih berfokus pada hasil pekerjaan, baik itu secara kualitas maupun kuantitas. Sederhananya, pendekatan performance management yang kedua ini lebih kepada hasil akhirnya, bukan prosesnya. Result-oriented approach bisa Anda gunakan untuk mengukur kinerja karyawan call center atau sales yang mempunyai metrik keberhasilan tertentu.
Tahapan Performance Management
Dalam penerapannya, ada beberapa tahapan yang perlu Anda lalui untuk melakukan performance management, diantaranya yaitu:
Tahap perencanaan
Pada tahap pertama ini, Anda bisa menyusun rencana kerja sesuai dengan Key Performance Indicator (KPI), sasaran strategis, maupun standar/target yang telah ditetapkan. Rencana kerja ini mencakup ekspektasi kinerja karyawan, sistem penilaian, sanksi jika target kerja tidak disesuai, dan lainnya. Pastikan perencanaan kinerja karyawan harus fleksibel agar bisa disesuaikan dengan perubahan tujuan serta kebutuhan perusahaan di masa depan.
Tahap pelaksanaan
Setelah menyusun rencana kerja, selanjutnya Anda bisa mulai melaksanakan rencana tersebut. Tentunya pelaksanaan ini harus ada pengawasan agar dapat berjalan secara optimal. Tidak hanya itu saja, pengawasan juga bertujuan untuk memberikan feedback kepada karyawan. Jika memang ada yang tidak sesuai, Anda bisa meminta para atasan untuk memperbaiki pelaksanaan agar sesuai dengan rencana awal. Dalam tahap ini, Anda harus mengantisipasi bila rencana berubah karena hal-hal tidak terduga seperti tenggat waktu yang molor, adanya konflik antar karyawan, dan lain sebagainya.
Tahap evaluasi
Berikutnya yaitu tahap evaluasi atau checking terhadap pencapaian kinerja karyawan. Bandingkan dengan rencana awal, apakah sudah sesuai atau belum dan hasilnya efektif atau malah sebaliknya. Evaluasi kinerja ini tidak hanya dilakukan oleh HRD saja, namun juga para manajer atau top management.
Tahap rating & rewarding
Untuk tahap terakhir ini, Anda bisa memberikan penghargaan kepada karyawan yang kinerjanya sesuai dengan rencana. Penghargaan atau apresiasi yang diberikan harus dapat memotivasi karyawan untuk memberikan yang terbaik lagi bagi perusahaan. Contohnya seperti bonus tambahan, promosi jabatan, pelatihan khusus, dan masih banyak lagi.
Jika kinerja karyawan di bawah standar atau belum sesuai ekspektasi, Anda dapat mengidentifikasi sumber masalahnya dan membantu memberikan solusi bersama dengan manajer. Terkadang penyebabnya bisa karena karyawan tersebut berada dalam posisi yang tidak tepat atau kinerjanya tidak sesuai dengan perusahaan.
Hal-hal yang Harus Diperhatikan
Sebelum menerapkan performance management, ada beberapa hal yang perlu Anda perhatikan, yaitu:
- Jangan hanya melihat dari hasil akhir saja, namun juga proses dan input seperti pengetahuan, kompetensi, dan kemampuan dari karyawan.
- Rencana kinerja harus disusun secara matang karena berpengaruh pada kesuksesan dari kinerja itu sendiri.
- Hasil kerja atau output harus diukur secara jelas agar mudah dalam mengelolanya.
- Lakukan perbaikan secara berkelanjutan untuk mencapai standar yang lebih tinggi.
- Selain perbaikan, lakukan juga pengembangan yang berkelanjutan.
- Pastikan komunikasi antara atasan dan karyawan berjalan dengan baik untuk memastikan kinerja serta ekspektasi sesuai.
- Kebutuhan dan harapan stakeholder, manajemen, karyawan, konsumen, supplier, dan masyarakat umum harus terpenuhi.
- Terapkan prinsip etika seperti saling menghormati, prosedur yang adil, dan transparansi.
Contoh Strategi Performance Management
Jika Anda masih belum menemukan cara untuk melakukan performance management, Anda bisa menjadikan contoh strategi di bawah ini sebagai referensi. Berikut ini adalah beberapa contoh strategi performance management:
Goal setting
Strategi pertama yang bisa Anda coba adalah dengan menentukan goals, tujuan, atau target perusahaan dan mengkomunikasikannya ke seluruh anggota perusahaan, mulai dari para direktur sampai karyawan baru. Tujuannya adalah agar seluruh karyawan perusahaan mempunyai keselarasan dalam mencapai targetnya.
360° feedback
Selain goal setting, Anda bisa menerapkan strategi 360° feedback kepada karyawan. Jadi, Anda akan menilai kinerja karyawan berdasarkan pendapat orang-orang yang bekerja bersamanya setiap hari, baik itu manajer maupun rekan satu timnya.
One-on-One meeting
Cara berikutnya Anda bisa melakukan One-on-One meeting bersama karyawan. Melalui pembicaraan secara personal, Anda dapat mengetahui kondisi, performa, serta hambatannya selama bekerja. Biasanya, karyawan akan lebih mudah mengeluarkan pemikirannya karena Anda merahasiakan pembicaraan tersebut.
Key Performance Indicator (KPI)
Anda bisa menerapkan strategi KPI untuk mempermudah dalam memantau kontribusi karyawan. KPI dapat memberikan Anda data secara kuantitatif, sehingga Anda lebih mudah mengetahui mana karyawan yang mempunyai performa yang baik dan tidak.
Check-in
Strategi performance management ini diterapkan oleh perusahaan piranti lunak, yaitu Adobe. Melalui check-in, manajer dan akryawan dapat berkomunikasi sesering mungkin terkait ekspektasi yang berhubungan dengan prioritas perusahaan, feedback berkelanjutan, dan pengembangan karir karyawan.
Perbedaan Performance Management Vs Performance Appraisal
Beberapa orang beranggapan bahwa performance management dan performance appraisal adalah dua hal yang sama. Namun, berdasarkan konsep maupun tujuannya sebenarnya berbeda. Jika performance management dapat Anda lakukan secara berkelanjutan, beda halnya dengan performance appraisal yang hanya dilakukan pada akhir periode saja atau setahun sekali.
Seperti yang kita ketahui, performance management ini bertujuan untuk meningkatkan kinerja karyawan demi kemajuan perusahaan. Hal ini cukup berbeda dengan performance appraisal, dimana tujuannya adalah untuk mengevaluasi hasil kerja akhir karyawan dan menjaga budaya perusahaan secara positif.
Perbedaan lainnya antara kedua hal ini juga terletak pada keterlibatan karyawan. Jika performance management semua karyawan akan ikut berperan dalam memberikan feedback secara langsung pada perusahaan, sebaliknya, performance appraisal hanya dilakukan oleh atasan saja.
Nah, itulah penjelasan singkat mengentai performance management yang perlu dilakukan oleh perusahaan dalam meningkatkan kinerja karyawan. Ingin tahu informasi menarik lainnya seputar HRD, bisnis, dan karir? Yuk, kunjungi blog MyRobin sekarang juga!