Pernahkah Anda menemukan karyawan yang sering absen atau tidak masuk bekerja? Karyawan seperti ini tentu harus segera Anda atasi sebab dapat mengganggu produktivitas perusahaan maupun karyawan lain. Terutama jika karyawan tersebut mempunyai peranan krusial dalam perusahaan, maka penting bagi Anda untuk melakukan beberapa cara agar membantu karyawan tersebut dapat bekerja secara disiplin dan maksimal. Nah, kira-kira bagaimana cara yang efektif dalam menyikapi situasi seperti ini? Daripada bingung, yuk langsung simak penjelasannya di bawah ini!
Cara Menyikapi Karyawan yang Sering Absen
Salah satu masalah yang kerap dihadapi oleh HRD adalah karyawan yang sering absen atau tidak hadir ke kantor untuk bekerja. Terlihat sepele, namun sebenarnya permasalahan ini dapat berdampak buruk pada kinerja karyawan dan bahkan dapat merugikan perusahaan. Nah, berikut ini adalah beberapa cara yang bisa Anda lakukan, yaitu:
Cari tahu informasi dari anggota tim
Hal pertama yang perlu Anda lakukan adalah mencari informasi terkait karyawan tersebut dari anggota timnya. Apakah mereka tahu alasan yang bersangkutan tidak masuk kerja, atau apakah ada izin atas ketidakhadirannya. Dengan cara ini, Anda secara tidak langsung membangun komunikasi yang baik antar karyawan. Sebab, ketika Anda meminta mereka agar menginformasikan jika ada karyawan yang tidak masuk bekerja tanpa izin, maka mereka akan saling memberitahu dan mengingatkan bahwa kehadiran saat bekerja sangat penting. Hal ini dikarenakan dapat membuat produktivitas kerja menjadi terganggu.
Pantau dan kelola absensi karyawan
Salah satu tugas HRD yaitu memantau dan mengelola kehadiran karyawan secara rutin. Jika Anda menerapkan hal ini, maka akan sangat membantu perusahaan dalam membuat keputusan yang tepat dan cepat. Misalnya, karyawan A sudah tiga hari tidak masuk kerja tanpa izin, ternyata ketika Anda follow up penyebabnya adalah karena ia malas bekerja. Nah, perusahaan pun dapat memutuskan untuk memecatnya dan mencari karyawan baru. Sebab, atas ketidakhadiran karyawan tersebut, perusahaan mengalami kerugian 5% dalam penjualan produk.
Selain itu, Anda juga harus mengelola absensi karyawan dengan baik. Pastikan karyawan yang berencana ingin tidak masuk kerja untuk menghubungi atasan yang bertanggung jawab atas pekerjaannya seperti supervisor, manager, dan lain sebagainya.
Di sini, pihak atasan tidak hanya sekedar menyetujui atau menolak permohonan absensi karyawannya saja, namun mereka juga harus mengetahui alasan ketidakhadirannya tersebut dan memberikan saran yang tepat jika karyawan tersebut terlibat dalam sebuah masalah. Pihak atasan pun juga perlu menekankan dampak dari ketidakhadiran dari karyawan mereka bagi perusahaan dan sesama rekan kerjanya. Tujuannya agar karyawan memahami bahwa kehadiran dan perannya dalam bekerja begitu penting.
Lakukan penyelidikan
Jika Anda menemukan bahwa ada karyawan yang tidak hadir bekerja tanpa izin, maka Anda perlu menyelidiki penyebabnya. Cara ini bisa Anda lakukan dengan berdiskusi dengan karyawan tersebut secara rileks, agar mereka bisa memberikan informasi lebih terbuka dan apa adanya. Jangan lupa untuk selalu mencatat dan mengidentifikasi jawaban dari karyawan agar lebih mudah menemukan solusi terbaik untuk mengatasinya.
Misalnya, karyawan tidak dapat hadir bekerja karena masalah pribadi. Dalam hal ini, tunjukkan empati Anda namun tetap ingatkan bahwa mereka harus menjaga profesionalisme ketika bekerja apapun yang sedang terjadi. Sedangkan, jika sumber masalahnya ada di dalam pekerjaan, maka Anda harus segera melakukan perbaikan, baik itu sistem manajemen, fasilitas, atau perbaikan lainnya yang sesuai.
Buat kebijakan cuti yang jelas
Cara selanjutnya yang bisa Anda lakukan yaitu dengan membuat kebijakan atau ketentuan cuti yang jelas. Anda bisa membuat syarat atau prosedur tertentu yang harus dilakukan oleh karyawan jika ingin mengambil cuti sakit. Contohnya, meminta izin secara langsung via telepon/chat, menyertakan surat keterangan sakit dari dokter, dan sebagainya.
Selain cuti sakit, Anda juga bisa membuat kebijakan cuti bersama saat libur akhir pekan panjang, atau hari masuk kerja di antara dua hari libur. Secara tidak langsung, karyawan mempunyai waktu istirahat tambahan yang bisa membantu mengurangi absensi pada hari kerja reguler.
Sediakan program kesehatan
Biasanya karyawan yang sering absen disebabkan karena sakit. Dalam kasus seperti ini, berikan dukungan terhadap kesehatan mereka dengan menyediakan program-program kesehatan. Saat ini sudah banyak perusahaan yang menyediakan fasilitas gym/fitness center, fasilitas makan dan snack sehat, layanan paramedis in-house, kelas yoga, dan masih banyak lagi.
Perlu diingat bahwa kesehatan karyawan akan berpengaruh pada produktivitas kerja yang mereka berikan kepada perusahaan. Oleh karena itu, bangun budaya sehat di perusahaan Anda dengan kebijakan atau fasilitas kesehatan yang memadai. Pada akhirnya, karyawan pun dapat menjaga kesehatannya dan dapat bekerja dengan maksimal.
Berikan perlakuan yang sama kepada semua karyawan
Tidak sedikit karyawan yang merasa diperlakukan berbeda dari karyawan lainnya oleh perusahaan. Hal ini membuat mereka tidak betah dan tidak nyaman bekerja, sehingga memutuskan untuk absen datang ke kantor. Jika karyawan Anda merasa seperti ini, maka Anda harus segera mengatasinya. Berikan perlakuan yang sama kepada setiap karyawan di perusahaan, baik itu customer service, IT support, maupun sales. Selain merugikan perusahaan, ketidakhadiran karyawan karena hal ini juga dapat membuat pekerjaan karyawan lainnya menjadi terganggu.
Contoh bentuk perlakuan yang perlu Anda berikan yaitu seperti memberikan reward atas kerja keras karyawan, memberikan fasilitas sesuai kebutuhan perannya, atau memberikan jatah cuti yang sama pada setiap karyawan.
Fleksibilitas tempat dan waktu kerja
Cobalah untuk menerapkan sistem kerja hybrid kepada karyawan, tujuannya agar mereka mempunyai kesempatan untuk berada di rumah lebih banyak. Terkadang urusan mendesak di luar kantor seperti mengantarkan keluarga ke rumah sakit, mengurus administrasi di bank, atau menjemput anak sekolah, membuat mereka harus terpaksa untuk absen bekerja.
Daripada hal ini dapat berdampak pada produktivitas perusahaan, maka Anda dapat mengizinkan mereka bekerja secara remote atau memberikan cuti setengah hari. Sehingga, mereka pun bisa tetap bekerja dan menyelesaikan urusan pribadinya dengan tenang.
Bangun budaya disiplin
Salah satu budaya kerja yang perlu diterapkan agar karyawan tidak seenaknya absen bekerja yaitu budaya disiplin. Perlu kita ketahui, budaya kerja dapat membantu karyawan untuk saling menjaga dan mengingatkan satu sama lain terhadap nilai-nilai positif perusahaan.
Dalam mengatasi permasalahan absensi karyawan, coba berikan sosialisasi tentang kedisiplinan kerja dalam meeting town hall, briefing sebelum bekerja, banner, dan lain sebagainya. Nilai kedisiplinan pun akan melekat, dijiwai, dan diterapkan oleh setiap karyawan dalam perusahaan. Dengan kata lain, mereka akan bekerja secara disiplin dan mematuhi kebijakan terkait absensi.
Berikan akses gaji fleksibel
Tidak hanya tempat dan waktu bekerja saja, namun memberikan akses gaji secara fleksibel juga dapat mengatasi permasalahan absensi karyawan. Akses gaji fleksibel disebut juga dengan benefit earned wage access (EWA). Melalui EWA, karyawan dapat mengambil gajinya kapan pun mereka butuhkan, baik itu awal bulan ataupun pertengahan bulan sebelum waktu gajian.
Cara ini akan sangat berguna terutama bagi karyawan yang sering absen karena masalah finansial. Jika mereka dapat menarik gaji lebih awal untuk berobat, membayar tagihan atau hutang, atau membiayai keluarganya, maka secara tidak langsung Anda mengatasi permasalahan absensi. Sebab, karyawan dapat bekerja dengan tenang tanpa memikirkan masalah pribadinya, yang mana berujung pada ketidakhadiran bekerja.
Berikan insentif bagi karyawan dengan kehadiran penuh
Dibandingkan memberikan sanksi kepada karyawan yang absen bekerja, akan lebih baik bila Anda memberikan insentif atau bonus kepada karyawan yang selalu hadir bekerja. Menurut talenta.co, cara ini dapat mengatasi permasalahan absensi karyawan sekaligus memberikan pengaruh positif dalam perusahaan. Bentuk insentif yang bisa Anda berikan dapat berupa rekognisi atau pujian yang disampaikan secara umum, tiket liburan, atau voucher belanja.
Pahami hukum ketenagakerjaan
Jika berbagai upaya sudah Anda lakukan, namun tetap tidak mengubah kebiasaan absen karyawan, jangan langsung memecat karyawan tersebut. Coba pahami tentang hukum ketenagakerjaan terlebih dahulu, sebab ada beberapa kondisi di mana Anda tidak bisa menjadikan pemecatan sebagai hukuman atas masalah absensi karyawan, terutama jika alasannya adalah karena sakit.
Namun, bila memang sudah keterlaluan, lakukan peninjauan kinerja karyawan tersebut pada beberapa bulan terakhir. Karyawan yang sering absen akan mengalami penurunan kinerja dan performa kerja secara keseluruhan. Nah, hasil kinerja inilah yang bisa Anda jadikan sebagai alasan untuk melakukan review pada kontrak kerja yang telah disepakati sebelumnya secara formal.
Nah, itulah beberapa cara yang bisa Anda terapkan dalam menyikapi karyawan yang sering absen bekerja. Temukan pekerja profesional dari berbagai profesi secara end-to-end hanya di MyRobin. Dengan tim berpengalaman MyRobin dapat membantu menyalurkan pekerja yang Anda butuhkan kurang dari 24 jam.
Ditambah dengan teknologi digital yang terintegrasi, MyRobin dapat mengelola pekerja Anda mulai dari absensi, manajemen kontrak, hingga payroll agar Anda dapat menghemat waktu dan sumber daya dalam melakukan tugas-tugas ini, dan dapat mengalihkan fokus Anda untuk tugas-tugas inti bisnis Anda. Konsultasikan kebutuhan pekerja Anda sekarang!
Ingin tahu informasi menarik lainnya seputar HRD, bisnis, dan karir? Yuk, kunjungi blog MyRobin sekarang juga!