Menilai kinerja karyawan adalah bagian dari Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM). Proses ini berperan penting untuk meningkatkan kualitas perusahaan.
Penilaian kinerja adalah proses yang dilakukan perusahaan dalam menilai dan mengevaluasi kerja karyawan dalam melaksanakan tugasnya. Penilaian dilakukan dengan membandingkan hasil kerja dengan standar kerja yang ditentukan.
Lalu, bagaimana melakukan evaluasi kinerja karyawan yang efektif? Tentunya dibutuhkan metode yang tepat. Salah satu yang dapat digunakan adalah graphic rating scale.
Pengertian Graphic Rating Scale
Graphic rating scale adalah salah satu metode evaluasi kinerja dan keterlibatan karyawan dengan menggunakan penilaian skala.
Skala yang digunakan biasanya 1 sampai 5. Angka 1 menunjukkan buruk dan angka 5 berarti baik. Sedangkan angka 3 atau 4 untuk menggambarkan karyawan dengan tingkat atau kinerja biasa saja.
Proses kerja graphic rating scale adalah tim HR membuat daftar pertanyaan atau pernyataan tentang sifat, perilaku, kondisi ideal yang diinginkan perusahaan.
Dari setiap pertanyaan atau pernyataan tersebut, harus dijawab menggunakan skala. Kepala divisi, supervisor, atau team leader menjawab setiap pertanyaan atau pernyataan dengan menggunakan skala angka.
Menggunakan metode ini, perusahaan mendapatkan data kuantitatif tentang kinerja karyawan terkait sifat dan peran tertentu.
Melalui data kuantitatif tersebut, perusahaan dapat melihat tingkat kinerja karyawan, meningkatkan produktivitas dan efisiensi kerja, dan sebagai data pertimbangan penyesuaian gaji atau promosi jabatan.
Apa yang Dapat Diukur dengan Graphic Rating Scale?
Skala penilaian ini dapat mengukur berbagai sifat, perilaku, dan kinerja karyawan. Sifat dan perilaku yang menjadi penilaian adalah atribut yang dapat mendukung pekerjaan dengan baik.
Berikut adalah perilaku dan sifat umum yang diukur menggunakan graphic rating scale:
- Kemampuan komunikasi tim
- Kualitas pekerjaan
- Kepemimpinan
- Motivasi diri atau inisiatif
- Ketepatan waktu menyelesaikan pekerjaan
Jenis Graphic Rating Scale
1. Skala penilaian numerik (angka)
Jenis yang pertama adala skala penilaian dengan cara memberi nilai antara 1 sampai 5.
Jenis skala sangat bermanfaat karena mudah digunakan dan memberikan umpan balik yang konsisten kepada karyawan.
Jenis skala mengharuskan pemimpin untuk memberikan skor kepada karyawan atas kategori atau pengamatan pekerjaan tertentu.
2. Skala likert
Skala likert adalah salah satu jenis graphic rating scale skala untuk mengukur kinerja karyawan dengan mengukur tingkat persetujuan terhadap pernyataan atau pertanyaan tertentu.
Skala likert diambil dari nama seorang psikolog sosial yang mengembangkan teori ini, yaitu Rensis Likert.
Format skala likert biasanya terdiri dari pernyataan atau sifat ideal yang berkaitan dengan kinerja tertentu. Pemimpin tim diminta untuk memberikan penilaian mereka terhadap pernyataan-pernyataan ini dengan cara memilih salah satu pilihan yang tersedia.
Pilihan yang tersedia adalah “Sangat Tidak Setuju”, “Tidak Setuju”, “Netral”, “Setuju”, atau “Sangat Setuju”.
Penilai juga bisa memilih opsi “Netral” jika karyawan yang dinilai tidak menunjukkan hasil antara “Tidak Setuju” atau “Setuju”.
3. Color-coded rating scale
Color-coded rating scale adalah varian dari graphic rating scale yang menggunakan warna sebagai elemen penting dalam proses penilaian kinerja.
Dalam metode ini, setiap level atau poin penilaian pada skala grafis ditandai dengan warna yang berbeda untuk memudahkan identifikasi dan pemahaman.
Skala warna dapat memberikan informasi tambahan tentang kinerja, seperti warna yang lebih cerah mewakili penilaian yang lebih positif, dan warna yang lebih gelap mewakili penilaian yang lebih negatif.
Sehingga, membuat hasil penilaian lebih mudah dipahami.
Jenis ini biasanya diwakili oleh tiga warna, hijau, kuning, dan merah. Hijau berarti kompeten dengan bidangnya, kuning berarti cukup kompeten, merah berarti tidak kompeten.
4. Comment scale
Comment scale memberikan kesempatan penilai untuk menyertakan komentar atau catatan naratif yang mendetail untuk mendukung penilaian numerik atau grafis yang telah mereka berikan terhadap kinerja individu.
Melalui penambahan komentar memungkinkan penilai untuk menjelaskan pemikirannya lebih lanjut, memberikan contoh konkret, dan memberikan umpan balik yang lebih rinci terkait dengan kinerja karyawan.
Cara seperti ini memberikan konteks dan informasi tambahan yang tidak dapat dijelaskan melalui angka atau warna saja.
Contoh Graphic Rating Scale
Berikut adalah implementasi dan contoh penerapan graphic rating scale:
Contoh 1
Karyawan berkomunikasi dengan baik sesama tim = (1), (2), (3), (4), (5)
Karyawan tepat waktu sesuai deadline = (1), (2), (3), (4), (5)
Contoh 2
Karyawan secara konsisten memberikan kontribusi dalam proyek tim dan selalu bekerja dengan baik sesama rekan-rekan tim = (Sangat Tidak Setuju), (Tidak Setuju), (Netral), (Setuju), (Sangat Setuju).
Karyawan sering kali memberikan kontribusi yang baik dalam tim, tetapi terkadang kesulitan berkolaborasi dengan rekan-rekan tim = (Sangat Tidak Setuju), (Tidak Setuju), (Netral), (Setuju), (Sangat Setuju).
Karyawan memiliki kemampuan tim yang rata-rata. Dia dapat berkontribusi dalam beberapa situasi, tetapi perlu perbaikan dalam beberapa hal kemampuannya untuk bekerja dalam tim = (Sangat Tidak Setuju), (Tidak Setuju), (Netral), (Setuju), (Sangat Setuju).
Karyawan kadang-kadang memberikan kontribusi dalam tim, tetapi sering kali tidak bekerja dengan baik sesama rekan-rekan tim = (Sangat Tidak Setuju), (Tidak Setuju), (Netral), (Setuju), (Sangat Setuju).
Karyawan jarang memberikan kontribusi dalam tim dan sering kali menghambat kemajuan tim dengan kurangnya kerjasama = (Sangat Tidak Setuju), (Tidak Setuju), (Netral), (Setuju), (Sangat Setuju).
Contoh 3
Kriteria Penilaian: Kemampuan komunikasi
Penilaian:
Karyawan sering mengalami kesulitan dalam berkomunikasi dengan rekan kerja dan klien. Komunikasi seringkali tidak jelas dan sulit dimengerti. Memerlukan peningkatan dalam kemampuan berbicara dan menulis.
Komunikasi karyawan di bawah rata-rata. Terkadang sulit memahami apa yang ingin disampaikan, dan seringkali gagal menjelaskan informasi dengan baik.
Karyawan memiliki kemampuan komunikasi yang memadai, tetapi masih ada hal yang harus diperbaiki. Terkadang kesalahan dalam berbicara dan menulis terjadi, tetapi secara umum, komunikasinya cukup efektif.
Karyawan memiliki kemampuan komunikasi yang baik. Dia dapat menyampaikan informasi dengan jelas dan efektif, baik dalam percakapan lisan maupun komunikasi tertulis.
Karyawan adalah komunikator yang sangat baik. Dia mampu berkomunikasi dengan sangat baik dalam berbagai situasi, dan kemampuannya berbicara dan menulis sangat efektif.
Kelebihan Graphic Rating Scale
Sebagai salah satu alat evaluasi kinerja karyawan, graphic rating scale mempunyai beberapa kelebihan. Berikut adalah penjelasannya:
1. Mudah digunakan dan dipahami
Metode skala ini hampir semua orang pernah menggunakannya. Cara ini hampir sama dengan mengisi kuesioner atau survei. Para pimpinan perusahaan hanya perlu sedikit mendalami agar dapat menerapkan metode ini dengan baik.
2. Data terukur terkait perilaku karyawan
Graphic rating scale menghasilkan data-data terkait sifat dan perilaku karyawan. Melalui data ini, perusahaan dapat menganalisis dan mengidentifikasi pola, tren, dan perkembangan karyawan.
Metode penilaian skala juga memudahkan pimpinan untuk mengetahui apa yang harus diperbaiki dan ditindaklanjuti.
3. Hemat biaya dan efisien
Metode ini sangat sederhana dari segi tampilan. Selain itu, pertanyaan dan pernyataannya dapat digunakan kembali, sehingga perusahaan dapat menghemat waktu dan biaya.
Kekurangan Graphic Rating Scale
Sama halnya dengan metode lain, graphic rating scale mempunyai beberapa kekurangan. Berikut adalah penjelasannya:
1. Penilaian yang subjektif
Metode ini tidak menjamin jika para pimpinan akan menilai karyawan dengan seragam, meskipun menggunakan pertanyaan, pernyataan, dan jenis penilaian yang sama.
Setiap pimpinan mempunyai pandangan berbeda tentang skala dan makna dari setiap pertanyaan atau pernyataan. Bisa saja, dua pimpinan melihat satu karyawan dengan nilai yang berbeda. Satu pemimpin melihat karyawan tersebut “luar biasa”, dan pemimpin lainnya menilai “biasa”.
Oleh karena itu, graphic rating scale sangat subjektif, tergantung pemaknaan dari seorang pimpinan.
2. Bias dalam menilai
Bias dalam penilaian terjadi saat prasangka dari pimpinan mempengaruhi penilaian.
Biasanya, bias yang terjadi adalah Hallo Effect, yaitu kecenderungan seseorang yang mempengaruhi sifat objektifnya dalam menilai sesuatu berdasarkan kesan pertama yang dirasakan.
Efek bias ini tentu akan membuat penilaian menjadi tidak adil dan mempengaruhi hasil evaluasi.
3. Sulit memahami karyawan secara utuh
Metode graphic rating tidak akurat untuk menilai kinerja karyawan secara utuh. Oleh karena itu, pastikan penilaian mencakup berbagai indikator kinerja.
Tips Menggunakan Graphic Rating Scale
Berikut adalah tips menggunakan graphic rating scale agar menghasilkan evaluasi yang maksimal dan berguna mengelola karyawan:
1. Tentukan tujuan evaluasi
Langkah pertama adalah tentukan tujuan dari evaluasi karyawan. Apa yang ingin perusahaan ukur? Data apa saja yang dibutuhkan untuk meningkatkan kinerja karyawan dan perusahaan?
2. Gunakan pertanyaan dan pernyataan yang objektif
Pertanyaan dan pernyataan yang objektif adalah kunci untuk menghindari bias dalam menilai.
Contohnya, hindari pertanyaan seperti “Apakah karyawan selalu memenuhi deadline?”.
Alih-alih memberi pertanyaan seperti itu, gunakan pertanyaan “Seberapa sering karyawan memenuhi deadline?”, atau ubah menjadi pernyataan “Karyawan selalu memenuhi deadline”. Dari situ, penilai dapat memberikan skor sesuai kenyataan.
Pertanyaan yang dibuat juga harus berkaitan secara langsung dengan pekerjaan dan apa yang dilakukan karyawan.
3. Pastikan antara pertanyaan dengan jawaban saling berkaitan
Setelah menentukan pertanyaan, selanjutnya adalah menentukan jawaban. Antara pertanyaan dengan jawaban harus sesuai.
Contoh pertanyaan “Seberapa sering karyawan memenuhi deadline?”. Jawaban juga harus menggambarkan waktu, seperti “Terlambat”, “Sesuai Waktu”, dan “Sebelum Waktunya”.
4. Buatlah berbagai pertanyaan untuk mendapatkan data yang utuh
Agar mendapatkan gambaran karyawan secara utuh, buatlah lebih dari satu pertanyaan yang bisa menilai dan menggambarkan karyawan dari berbagai sisi.
5. Kolaborasi dengan metode evaluasi lainnya
Graphic rating scale juga dapat digunakan dengan metode evaluasi lainnya untuk menghasilkan data yang lebih akurat. Beberapa metode yang dapat digunakan adalah kualitas hasil kerja, Paired Comparison Method, atau Key Performance Indicators.
Itulah pengertian graphic rating scale. Graphic rating scale adalah metode yang dapat digunakan untuk evaluasi kinerja karyawan. Format ini memberi organisasi cara yang terstandarisasi dan mudah menggunakannya untuk menilai kinerja karyawan.
Ketika digunakan dengan cara yang tepat bersama dengan metode penilaian lainnya, Graphic rating scale dapat memberikan data penting kepada pimpinan dan tim SDM mengenai kondisi karyawan, sehingga membuka jalan menuju kesuksesan perusahaan.
Jika Anda tertarik menggunakan outsourcing, Anda dapat memilih MyRobin sebagai penyedia jasa layanan outsourcing on-demand terpercaya. Kami dapat menyalurkan pekerja profesional dari berbagai bidang sesuai dengan kebutuhan kurang dari 24 jam. Pelajari selengkapnya produk dan layanan MyRobin disini!
