Sebagai HRD, melakukan proses rekrutmen mulai dari membuka lowongan pekerjaan hingga tahap onboarding tentu tidaklah mudah. Ditambah lagi ketika ada kendala atau masalah yang membuat proses rekrutmen semakin rumit dan panjang. Jika Anda menemukan kendala dalam proses rekrutmen sebaiknya segera lakukan perbaikan. Nah, kira-kira apa saja kendala yang umum dihadapi oleh HRD dalam proses rekrutmen? Daripada penasaran, yuk simak penjelasannya lebih lanjut di bawah ini!
Kendala dalam Proses Rekrutmen
Seperti yang kita ketahui, proses rekrutmen digunakan untuk menemukan kandidat terbaik sesuai kriteria dan kebutuhan perusahaan. Bukan rahasia lagi jika proses rekrutmen menghabiskan banyak waktu, tenaga, dan biaya yang tidak sedikit. Hal ini membuat tim HR seringkali menemukan berbagai kendala rekrutmen, baik dari segi internal maupun eksternal.
Tim HR harus mampu menghadapi dan mengatasi kendala tersebut dengan tepat, karena kualitas kandidat yang direkrut sangat bergantung pada proses rekrutmen. Jika proses rekrutmen tidak berjalan lancar dan mengalami banyak masalah, maka kualitas kandidat yang diperoleh pun tidak bisa sesuai ekspektasi.
Oleh karena itu, penting bagi Anda untuk mengetahui apa saja kendala dalam proses rekrutmen yang umum terjadi. Berikut ini adalah beberapa kendala dalam proses rekrutmen:
Pilihan kandidat terbatas
Kendala yang seringkali didapatkan oleh tim HR adalah pilihan kandidat yang terbatas. Sebenarnya jumlah pelamar yang masuk tentu sangat banyak, namun yang cocok dengan kriteria perusahaan biasanya hanya sedikit. Pada akhirnya, HR harus memilih kandidat yang dirasa paling tepat dari kumpulan kandidat tersebut.
Terlalu mengandalkan wawancara
Tahap wawancara memang penting untuk dilakukan agar tim HR maupun User dapat mengenal lebih jauh terkait kandidat. Apa saja pengalaman kerjanya, kemampuan yang dikuasai, hingga pencapaiannya di perusahaan sebelumnya. Namun, terlalu mengandalkan proses wawancara juga tidak tepat, sebab sering ditemukan kandidat yang hebat dalam melakukan wawancara, mampu menjawab pertanyaan dengan baik, akan tetapi ketika bekerja kandidat tersebut tidak bisa menjalankan tugas dan tanggung jawabnya dengan baik.
Hal ini terutama untuk posisi-posisi tertentu seperti graphic designer, copywriter, web programmer, dan sebagainya. Jika hanya lewat wawancara saja, User tidak akan bisa mengetahui kemampuan teknis mereka dan bagaimana mereka menyelesaikan tugas.
Citra perusahaan
Salah satu penyebab HR sulit mendapatkan kandidat potensial adalah karena citra perusahaan yang kurang baik atau masih terdengar asing di telinga kandidat. Hal ini tentu membuat mereka menjadi ragu untuk melamar di perusahaan terkait. Oleh karena itu, penting bagi perusahaan untuk membangun citra atau image yang baik agar dapat menarik talenta-talenta potensial.
Mendapatkan kandidat yang serupa dengan sebelumnya
Ketika ada karyawan yang resign, tentu Anda harus segera mencari penggantinya. Tak jarang hal ini membuat Anda harus mencari kandidat yang serupa dengan karyawan tersebut. Misalnya, menguasai kemampuan yang sama, mempunyai pengalaman kerja dari industri yang sama, atau mempunyai pencapaian yang mirip. Sudah pasti Anda tidak ingin mendapatkan kandidat yang kemampuannya kurang dari karyawan tersebut. Jika Anda hanya fokus pada masalah seperti ini, maka Anda akan kehilangan kandidat yang mungkin mempunyai potensi kreativitas dan inovasi yang lebih atau berbeda dari sebelumnya.
Menggunakan strategi rekrutmen yang sama
Walaupun Anda sudah menemukan strategi rekrutmen yang efektif, namun bukan berarti Anda bisa menggunakan strategi tersebut terus-menerus. Sebab, hal ini akan membatasi pencarian kandidat baru yang potensial, sehingga membuat Anda gagal mendapatkan calon kandidat potensial. Apalagi terkadang ada posisi tertentu yang harus menggunakan strategi lain untuk mendapatkan kandidat. Akan lebih baik bila Anda mencoba strategi rekrutmen yang baru untuk menarik kandidat potensial.
Iklan lowongan yang kurang menarik
Salah satu hal yang membuat pelamar ragu untuk melamar posisi yang Anda tawarkan adalah karena iklan lowongan yang kurang menarik. Apalagi jika Anda tidak mencantumkan detail lowongan secara jelas, misalnya deskripsi pekerjaan, benefit yang bisa didapatkan, maupun penjelasan singkat terkait perusahaan. Tentu para pelamar tidak akan tertarik dengan iklan lowongan Anda.
Terlalu mengharapkan kandidat yang sempurna
Setiap perusahaan pasti menginginkan kandidat yang sempurna, dalam artian memiliki kualifikasi dan kemampuan sesuai ekspektasi perusahaan. Namun, jika Anda terlalu mengharapkan hal ini, tentu akan membuat proses rekrutmen menjadi berlangsung lebih lama. Tidak hanya itu saja, Anda pun akan menghambat operasional bisnis dan produktivitas tim. Sebab, kekosongan posisi akan berdampak buruk pada keberlangsungan perusahaan.
Proses rekrutmen yang terburu-buru
Proses rekrutmen harus dilakukan secara bertahap dan terorganisir. Jika Anda melakukannya dengan terburu-buru tanpa mempertimbangkan berbagai hal, maka Anda hanya akan membuat proses rekrutmen tidak optimal. Kendala seperti sering terjadi karena perusahaan menginginkan segera kandidat baru untuk mengisi posisi yang sedang kosong. Umumnya, proses rekrutmen setidaknya menghabiskan waktu sekitar dua minggu yang mencakup tahap wawancara. Durasi waktu ini cukup bagi pelamar untuk mempersiapkan diri.
Menggunakan sistem rekrutmen manual
Salah satu tahap rekrutmen yang menghabiskan banyak waktu adalah tahap screening, dimana tim HR harus menyaring satu per satu lamaran yang masuk. Jika proses ini Anda lakukan menggunakan sistem manual tentu akan menyita banyak waktu dan tenaga. Proses rekrutmen yang terlalu lama dapat membuat kandidat beralih ke perusahaan lain, sehingga kesempatan Anda mendapatkan kandidat potensial pun kecil.
Baca Juga: 10+ Manfaat Applicant Tracking System (ATS) untuk Rekrutmen Karyawan
Tidak melakukan employer branding
Penting bagi Anda untuk melakukan employer branding agar bisa mendapatkan kandidat berkualitas. Para pelamar saat ini tidak hanya melihat detail job deskripsi saja, namun juga reputasi dan keaktifan perusahaan di berbagai media sebelum memutuskan untuk melamar. Sehingga, Anda perlu meningkatkan employer branding untuk menarik kandidat potensial bagi perusahaan.
Cara Mengatasi Kendala dalam Rekrutmen
Setelah mengetahui apa saja kendala-kendala yang mungkin terjadi dalam proses rekrutmen, Anda juga perlu mengetahui bagaimana cara yang tepat untuk mengatasinya. Dengan begitu, Anda dapat mengantisipasi lebih awal agar proses rekrutmen dapat berjalan lancar. Berikut ini adalah beberapa cara yang bisa Anda terapkan:
Buat deskripsi pekerjaan secara jelas
Dengan membuat deskripsi pekerjaan secara jelas di lowongan pekerjaan, maka pelamar dapat mempersiapkan dirinya lebih baik dalam proses wawancara. Anda pun tidak perlu membuang waktu untuk menyaring atau mewawancarai kandidat yang tidak sesuai dengan kriteria.
Perlu dipahami bahwa Anda tidak perlu menuliskan semua keterampilan yang terlalu tinggi pada deskripsi pekerjaan. Sebab, menurut HRNOTE.Asia, hanya sekitar 60% saja keterampilan yang dibutuhkan untuk perekrutan baru. Selebihnya, keterampilan akan dipelajari dan dilatih di tempat kerja.
Buat talent pool
Cara berikutnya yaitu Anda bisa membuat talent pool untuk memudahkan mendapatkan kandidat terbaik bagi perusahaan. Talent pool merupakan sekumpulan kandidat yang telah HRD rekrut dan mempunyai kesempatan untuk mengisi posisi tertentu di perusahaan nantinya. Bisa dibilang kandidat-kandidat ini masuk dalam daftar tunggu. Jadi, ketika Anda membutuhkan karyawan baru, maka Anda bisa langsung memilih kandidat tersebut untuk mengisi posisi kosong. Dengan begitu, Anda dapat menghemat biaya dan waktu rekrutmen.
Manfaatkan teknologi rekrutmen
Saat ini sudah banyak aplikasi atau software yang dapat membantu proses rekrutmen. Anda tidak perlu lagi menggunakan sistem rekrutmen manual yang seringkali menjadi kendala dalam rekrutmen. Contoh teknologi rekrutmen yaitu seperti Application Tracking System (ATS) untuk memudahkan melacak dan menyortir lamaran yang masuk berdasarkan keyword yang telah ditentukan.
Berikut ini adalah beberapa contoh lain teknologi rekrutmen yang bisa Anda gunakan:
- Employer background checks: Untuk pemeriksaan latar belakang kandidat secara otomatis.
- Chatbots: Untuk membantu menjawab pertanyaan dan memberikan feedback lebih cepat kepada kandidat terkait proses rekrutmen.
- Online assessment: Untuk menilai keterampilan dan karakteristik kandidat.
- Interview scheduler: Untuk membantu set-up jadwal interview dengan kandidat.
- Social recruitment: Untuk menemukan kandidat potensial melalui media sosial.
Gunakan jasa recruitment agency
Sebagai HR, Anda harus mengetahui informasi terkini tentang pasar tenaga kerja untuk bisa menemukan kandidat terbaik. Jika hal ini tidak memungkinkan Anda lakukan sendiri, coba gunakan jasa recruitment agency. Pihak ketiga ini akan menunjukkan kepada Anda kondisi pasar tenaga kerja saat ini, insight sudut pandang kandidat terkait pekerjaan, mengatur jadwal interview, hingga mengenalkan perusahaan Anda kepada kandidat. Sedangkan, Anda bisa fokus pada tugas-tugas lainnya dan mempersiapkan onboarding untuk karyawan baru.
Menggunakan Jasa Outsourcing
Selain membantu mengatasi kendala dalam proses rekrutmen, menggunakan jasa outsourcing juga dapat memberikan manfaat tambahan bagi perusahaan Anda. Dengan menggunakan jasa outsourcing, perusahaan Anda dapat memperoleh akses ke jaringan kandidat yang lebih luas dan dapat menjangkau kandidat-kandidat yang mungkin tidak terdeteksi melalui jalur rekrutmen tradisional. Selain itu, outsourcing juga dapat membantu mengurangi biaya operasional dan resiko hukum terkait dengan proses rekrutmen, karena tugas-tugas terkait dengan penggajian, asuransi, dan administrasi dapat ditangani oleh pihak outsourcing.
MyRobin menyediakan outsourcing on-demand terpercaya dalam waktu 24 jam yang dapat menjadi solusi untuk permasalahan rekrutmen Anda. Pelajari lebih lanjut mengenai outsourcing MyRobin disini!
Tingkatkan employer branding
Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, salah satu kendala yang sering dialami oleh tim HR adalah tidak adanya employer branding. Padahal para pelamar saat ini juga memperhatikan reputasi dan aktivitas perusahaan sebelum melamar pekerjaan. Maka dari itu, penting bagi Anda untuk meningkatkan employer branding agar pelamar tertarik melamar di perusahaan Anda.
Untuk meningkatkan employer branding sebenarnya banyak caranya. Anda bisa mulai dengan membuat akun media sosial untuk perusahaan seperti LinkedIn, Instagram, atau Facebook. Kemudian, posting konten tentang perusahaan Anda, misalnya seperti foto kegiatan, testimoni karyawan tentang serunya bekerja di perusahaan, video tour perusahaan, dan lain sebagainya. Dengan begitu, pelamar dapat membayangkan bagaimana jika mereka bekerja di perusahaan Anda.
Minta feedback dari kandidat
Setelah melakukan proses rekrutmen cobalah untuk meminta feedback kepada kandidat. Cara ini dapat membantu Anda mengetahui kekurangan dan kelebihan dari strategi rekrutmen yang Anda gunakan. Minta kandidat untuk membagikan pendapatnya terkait durasi rekrutmen, metode komunikasi yang digunakan, dan pengalamannya secara keseluruhan, mulai dari mengirimkan lowongan hingga tahap rekrutmen terakhir yang mereka lakukan.
Melalui feedback dari kandidat, Anda dapat memperbaiki atau meningkatkan proses rekrutmen. Biasanya dari feedback kandidat, Anda akan menemukan solusi atas permasalahan dalam proses rekrutmen yang belum bisa teratasi selama ini.
Diskusi dengan tim dan User
Cara berikutnya yang bisa Anda lakukan untuk mengatasi kendala dalam proses rekrutmen adalah dengan berdiskusi bersama tim HR atau User posisi terkait. Bisa saja masalah yang terjadi selama ini ada pada tim atau User, maka dari itu coba analisis masalah bersama dan temukan solusi yang tepat. Nah, itulah penjelasan singkat mengenai apa saja kendala yang sering terjadi pada proses rekrutmen. Anda harus memahami hal ini, sehingga ketika muncul kendala Anda bisa langsung menanganinya lebih awal dan tepat. Ingin tahu informasi menarik lainnya seputar HRD, bisnis, dan karir? Yuk, kunjungi blog MyRobin sekarang juga!