Apa itu Meeting, Tipe dan Pentingnya dalam Pekerjaan

Apa itu Meeting, Tipe dan Pentingnya dalam Pekerjaan

Meeting adalah pertemuan yang dilakukan untuk mendiskusikan suatu proyek maupun hal yang berkaitan dengan pekerjaan. Kegiatan ini sering dilakukan di dunia kerja, baik di dalam divisi kecil hingga lingkup yang lebih besar. 

Umumnya, perusahaan mengadakan meeting untuk membahas ide, inovasi, solusi dari sebuah permasalahan, mengetahui status proyek, membuat strategi hingga keputusan. 
Bisa dikatakan juga meeting sebagai upaya mendapatkan ide melalui pemikiran banyak individu. Cek cara mengadakan pertemuan di tim Anda lewat artikel berikut.

Pengertian meeting

Secara harfiah meeting artinya pertemuan yang dilakukan untuk membahas suatu topik. Dalam pekerjaan, meeting sering diadakan untuk menemukan solusi atas masalah yang ada atau membahas kelanjutan proyek yang tengah berjalan. 

Melalui meeting atasan juga bisa mendapatkan perspektif baru dan masukan dari anggota timnya, sehingga memberikan lebih banyak ide untuk membantu mengambil keputusan serta perencanaan strategi. 

Menurut Cambridge Dictionary, meeting merupakan pertemuan yang direncanakan dalam upaya mendiskusikan suatu hal secara online maupun offline. 
Selain definisi meeting, simak tipe dan tata cara menjalankan pertemuan online hingga offline melalui informasi di bawah ini.

Tipe-tipe meeting

Ada banyak tipe meeting yang umum diadakan di perusahaan. Sebelum Anda merencanakan pertemuan bersama tim, simak dulu jenis-jenisnya agar diskusi berjalan sesuai rencana.

1. Brainstorming

Brainstorming merupakan meeting yang umum diadakan tiap divisi dengan tujuan untuk mendapatkan inovasi dalam upaya membentuk strategi atau menemukan solusi.

Selama sesi ini, setiap anggota saling membagikan ide untuk melihat apa yang bisa tim ciptakan melalui ide tersebut. Contohnya, Anda mengadakan brainstorming terkait kampanye pemasaran atau memikirkan ide konten sosial media

Dengan mendengarkan pendapat orang lain, Anda makin mudah menghasilkan ide-ide yang bahkan belum terpikirkan sebelumnya. 

Di sini setiap orang mendapatkan kebebasan menyalurkan opini tanpa adanya interupsi langsung dan kritik yang membuat tak nyaman. 

Tujuan dari brainstorming menemukan ide kreatif yang cocok Anda aplikasikan pada strategi atau campaign pemasaran. 

Brainstorming juga dikenal sebagai metode untuk menyelesaikan masalah dengan melibatkan spontanitas dan kontribusi ide. 

Cara lain melakukan brainstorming yaitu Anda bisa membagi orang menjadi beberapa kelompok lalu memintanya berdiskusi mengenai ide kampanye. 

Ide-ide dari tiap grup bisa Anda gabungkan atau disaring sehingga hanya ide terbaik lah yang Anda terapkan pada kegiatan pemasaran.

2. Status-update meeting

Status-updatemeeting merupakan pertemuan yang membahas tentang status proyek yang sedang berjalan. Misalkan perusahaan Anda ingin mengadakan kampanye sosial media untuk brand awareness

Setiap tim sudah mendapatkan tugasnya masing-masing dan harus menjalankan tugas sesuai instruksi. Atasan bisa mengadakan status-update meeting jika ingin mengetahui progress proyek. 

Tujuan pertemuan ini adalah memahami tujuan dan ekspektasi tim Anda. Sekaligus, untuk mengetahui sejauh mana proyek sudah berjalan dan adakah kendala yang harus diselesaikan bersama.

3. Information meeting/briefing

Meeting ini membahas informasi penting mengenai perubahan kebijakan perusahaan, klien baru, acara yang akan berlangsung, rencana peluncuran produk hingga hal lainnya yang berkaitan dengan kesejahteraan banyak orang di dalam tim maupun perusahaan.

4. Pertemuan untuk membangun tim

Team building meeting merupakan pertemuan yang ditujukan untuk membangun hubungan dengan tim melalui permainan atau pertanyaan ice breaker, sehingga orang lain merasa nyaman berada diantara satu sama lain. 
Selama meeting berjalan manager atau HRD mengapresiasi partisipasi karyawan. Melalui pertemuan ini, setiap orang mendapat kesempatan terkoneksi dengan anggota setim atau antar divisi.

Baca Juga: Tips Manajemen karyawan Secara Efektif dan Efisien

5. Pengambilan keputusan

Memberikan solusi atas masalah bisa dilakukan seorang diri. Namun, melalui meeting Anda berpeluang mendapatkan solusi alternatif yang sama-sama berguna. 

Decision making meeting merupakan pertemuan yang umum dilakukan oleh C level untuk mengatasi masalah bersama jajaran lainnya. 

Selama sesi berlangsung Anda dan tim mendiskusikan aspek berbeda untuk membuat keputusan yang terbaik bagi perusahaan. 

6. Learning workshop

Learning workshop merupakan meeting berupa pelatihan dan pengembangan khusus tiap karyawan dengan tujuan meningkatkan value dan keahlian profesional. 
Melalui workshop setiap karyawan belajar menguasai suatu skill yang mampu menunjang rutinitas pekerjaan.

7. Sesi pelatihan

Kegiatan meeting ini biasanya diadakan untuk karyawan baru, sehingga mereka bisa mengetahui tentang kebijakan perusahaan, prosedur, tugas-tugas yang dibebankan, dan mempelajari skill penunjang.

8. Performance review

Setiap pekerjaan memiliki KPI-nya sendiri. Sebagai atasan Anda bisa mengadakan meeting performance review untuk mengetahui hasil kerja karyawan. Lewat pertemuan ini, Anda bisa memahami letak kendala yang karyawan alami dan memberikan saran untuk membantunya. 
Pada saat meeting berlangsung, Anda dan tim dapat membuat target baru, melakukan pengembangan, dan strategi agar bisa berhasil.

9. Pertemuan perkenalan

Ketika Anda memiliki karyawan yang baru bergabung, penting mengadakan meeting sederhana untuk memperkenalkannya ke tiap tim atau divisi lain. 

Tujuannya agar memudahkan delegasi dan penyelesaian tugas yang melibatkan orang dari tim lainnya. 
Karyawan yang mengikuti meeting perkenalan jadi tahu pada siapa saja mereka harus melaporkan pekerjaan atau meminta bantuan terkait tugas-tugasnya. Sekaligus menghilangkan kecanggungan antar karyawan.

10. Meeting untuk menyelesaikan masalah

Sesuai dengan namanya, problem solving meeting bertujuan untuk mendiskusikan permasalahan yang perusahaan alami untuk menemukan solusi yang tepat. Proses ini mirip dengan brainstorming.

Tujuan meeting

Tujuan utama meeting adalah untuk menghasilkan ide, memahami situasi, dan menemukan solusi atas suatu permasalahan. 

Namun, setiap pertemuan tentunya memiliki tujuannya sendiri sesuai topik yang dibahas, seperti: 

  • Membuat keputusan terbaik, 
  • Mengumpulkan banyak saran yang berguna bagi bisnis,
  • Menyelesaikan masalah,
  • Menghasilkan ide kreatif,
  • Mengetahui progres pekerjaan,
  • Membangun hubungan dengan tim,
  • Mendiskusikan hal spesifik, 
  • Memberikan briefing pekerjaan, dan 
  • Memperkenalkan anggota tim yang baru. 

Manfaat meeting

Manfaat meeting tidak jauh berbeda dengan tujuannya. Setiap meeting yang berjalan diharapkan mampu memberikan insight pada tiap anggota untuk mengambil langkah, baik memutuskan sesuatu atau menyusun strategi. 

Pentingnya mengadakan meeting menurut Indeed, yakni berbagi informasi penting, membuat keputusan, mengetahui sejauh mana project berjalan, mengatasi kendala di organisasi, dan meminta masukkan. 
Secara organisasi, meeting yang diadakan rutin dan berjalan efektif mampu mendorong kedekatan antar karyawan sehingga menurunkan gap atau kecanggungan.

Secara organisasi, meeting yang diadakan rutin dan berjalan efektif mampu mendorong kedekatan antar karyawan sehingga menurunkan gap atau kecanggungan.

Topik-topik meeting

Tujuan adanya meeting tergantung situasi dan kondisi perusahaan. Topik yang diangkat pun bisa berbeda-beda antara satu divisi dengan yang lainnya. Apabila baru pertama mengadakan meeting, cek deretan topik di bawah ini untuk Anda jadikan pembahasan.

1. Ice breaking

Pembahasan topik ‘icebreakers’ biasanya berlangsung antara 10-15 menit dengan tujuan memecah kecanggungan antara karyawan. Masing-masing bisa membagikan rencana liburan atau memulai percakapan ringan dengan tim. Contohnya,

  • Emoticon apa yang sering Anda gunakan ketika chat dengan orang?
  • Siapa celebrity crush Anda?
  • Jika berandai-andai menjadi bagian dari film harry potter, kelompok mana yang ingin Anda pilih?
  • Olahraga atau bahasa apa yang tim minati?

2. Project terbaru

Topik kedua yang bisa Anda bahas selanjutnya yaitu pembaruan project. Anda bisa menanyakan jadwal proyek, status pembaruan anggaran, dan penentuan kualitas. Melalui topik ini Anda juga bisa mengetahui apakah tim mengalami kendala atau tidak.

3. Update industri

Perusahaan yang bergerak di bidang pelayanan atau penyediaan barang konsumen perlu memahami apa yang lagi trend dan diminati masyarakat. Topik ini bisa jadi bahasan ketika rapat pertengahan bulan atau bahkan jelang akhir tahun. 

Selain mengetahui update informasi mengenai industri, Anda juga bisa membahas pembaharuan produk, pengembangan sistem, dan algoritma.

4. Cerita konsumen tentang brand dan perusahaan

Bagian pemasaran dan produk mungkin memerlukan feedback dari customer untuk melakukan perubahan atau pengembangan terkait produk maupun jasanya. Anda perlu mengetahui apa pendapat konsumen dan keluhan tentang brand Anda.

5. Acara kantor yang akan datang

Topik terakhir yaitu acara kantor yang akan berlangsung seperti gathering, social event, dan conference, hingga webinar. Lewat acara tersebut Anda turut meningkatkan branding perusahaan.

Tahapan proses meeting

Meeting kantor yang direncanakan dengan matang akan berjalan efektif dan memberikan hasil sesuai harapan Anda. Oleh sebab itu, coba ikuti beberapa tahapan di bawah ini agar meeting pertama Anda tidak mengalami kendala.

1. Tentukan tujuan meeting

Langkah pertama adalah menentukan tujuan meeting agar topik yang dibahas tetap relevan dan tidak menyimpang. Pertimbangkan apa yang ingin Anda selesaikan, informasi yang mau Anda bagikan, dan keputusan apa yang akan dibahas. 

Selain tujuan, Anda pun bisa memberikan tugas atau peran pada anggota yang terlibat. Misalkan, mempersiapkan materi berkaitan meeting.

2. Buatlah agenda

Tahap kedua adalah membuat agenda dan jadwal agar setiap orang yang Anda harapkan bisa bergabung. Terutama jika mengadakan meeting dengan berbagai divisi. Seperti marketing dan product. 

Pertimbangkan posisi dan spesialisasi karyawan ikut diskusi, orang yang punya pengetahuan tentang topik yang Anda bahas, juga ukuran meeting. 

Biasanya jika membahas sesuatu yang vital atau mencari solusi, jumlah orang di meeting cenderung sedikit agar bahasan bisa dikendalikan.

3. Tentukan jadwal

Langkah berikutnya menentukan jadwal dan durasi rapat. Ingat, meskipun berada di dalam perusahaan yang sama, anggota Anda mungkin punya beban kerja dan punya kesibukan berbeda. 

Di samping waktu, pilihlah tempat mengadakan meeting sesuai jumlah anggota. Jika diskusi hanya dengan tim dari divisi Anda bisa memanfaatkan ruang kerja, sedangkan dengan C level atau atasan pertimbangkan menggunakan meeting room agar lebih formal.

4. Pilih tools untuk meeting

Semenjak pandemi, kegiatan meeting lebih banyak dilakukan via online. Jika Anda bekerja dari rumah maka gunakan aplikasi Google Meet Gratis untuk menunjang diskusi. 

Buatlah rapat baru via aplikasi lalu bagikan link ke setiap partisipan. Peserta bisa masuk di Google Meet melalui tautan yang Anda bagikan dengan bantuan koneksi internet yang lancar.

Bedanya meeting dengan briefing

Selain meeting ada istilah briefing yang berarti pengarahan. Biasanya pengarahan diberikan pada karyawan baru maupun sebelum kegiatan atau acara berlangsung. 

Tujuan briefing adalah untuk memperjelas tugas-tugas, menyatukan tujuan bersama, dan meningkatkan komunikasi. 

Namun, briefing biasanya dilakukan oleh atasan atau komunikasi satu arah saja. Sementara meeting lebih melibatkan banyak anggota. Artinya, setiap orang bisa saja menyampaikan pendapat atau idenya selama meeting berlangsung. 

Sebagai contoh Anda mendapatkan pengarahan langsung dari atasan tentang event sosial gathering yang bakal perusahaan adakan bersama customer. Di dalamnya meliputi bagaimana kegiatan akan berjalan hingga apa saja yang ingin ditambahkan.

Platform untuk mengadakan meeting online

Tersedia banyak platform yang akan membantu Anda mengadakan meeting salah satunya Zoom dan Google Meet. Aplikasi gratis tersebut cukup praktis dan bisa untuk mengundang banyak partisipan. 

Berikut tata cara membuat link Google Meet yang wajib Anda ketahui: 

  1. Buka aplikasi Meet melalui desktop maupun smartphone.
  2. Ketuk menu Rapat Baru, lalu klik satu opsi.
  • Dapatkan link untuk Anda bagikan secara manual.  
  • Mulai rapat instan atau 
  • Menjadwalkan melalui kalender

Tata cara menjadwalkan rapat lewat Google Kalender hanya perlu mengetuk ikon tambah acara. Selanjutnya, tambahkan tamu (masukkan e-mail setiap undangan), klik selesai dan simpan. Nantinya, tamu yang Anda undang akan mendapatkan notifikasi lewat surel mereka. 

Itulah definisi, jenis hingga tata cara membuat link meeting untuk pekerjaan yang benar dan efektif. Baca artikel menarik lainnya di Blog MyRobin untuk temukan informasi seputar karier dan lowongan kerja. 

Rekrut dan kelola pekerja TANPA RIBET

Didukung dengan teknologi modern yang terintegrasi. Rekrut tenaga kerja profesional dan berkualitas

Bagikan artikel ini:
Facebook
Twitter
LinkedIn
WhatsApp
Telegram
Pinterest
Artikel terkait

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *

Terima beres! rekrut hingga penggajian