Ketika kamu ingin membuat bisnis semakin berkembang, untuk bersaing di pasar yang lebih luas, kamu harus memperhatikan beberapa aspek pada bisnis, seperti melakukan identifikasi, memperbaharui sumber daya yang dimiliki oleh bisnismu.
Jika kamu salah memperhitungkan sumber daya yang akan digunakan, bisa membuat target yang ingin kamu capai gagal terealisasi. Oleh karena itu, kamu perlu melakukan analisa terhadap celah yang ada, dengan menggunakan metode Gap Analysis atau analisa kesenjangan.
Gap analysis adalah suatu metode yang dibuat untuk mengidentifikasi suatu sistem yang saat ini digunakan di perusahaan atau bisnis, apakah sudah mencapai target atau belum.
Gap analysis menjadi suatu alat untuk mengevaluasi kesenjangan sumber daya yang dimiliki oleh bisnismu.
Untuk mengetahui lebih dalam mengenai Gap Analysis, artikel ini akan merangkum penjelasan mengenai Gap Analysis dan berbagai hal lainnya yang berkaitan dengan Gap Analysis.
Pengertian Gap Analysis
Gap analysis sering diartikan sebagai perbandingan antara kinerja saat ini dan potensi yang diharapkan sebelumnya. Dengan begitu dapat disimpulkan bahwa gap analysis adalah suatu metode yang digunakan untuk mengetahui apakah kinerja saat ini sudah mendapatkan hasil sesuai yang diharapkan.
Menggunakan gap analysis akan memberikan banyak manfaat kepada bisnismu. Seperti mengetahui masalah yang terjadi pada bisnis, yaitu dengan mengidentifikasi penggunaan sumber daya dan melihat apakah hasilnya sudah sesuai dengan harapan yang diperkirakan dari awal. Oleh sebab itu, penting untuk melakukan gap analysis secara berkala pada bisnis yang kamu miliki.
Biasanya, setelah melakukan gap analysis maka kamu akan mengetahui hal apa seharusnya dilakukan untuk mengatasi masalah tersebut. Setelah itu, hasil analisisa ini akan berguna kedepannya, baik untuk mengoptimalkan sumber daya manusia, biaya, dan waktu dengan sebaik mungkin.
Manfaat Melakukan GAP Analysis
Ketika kamu memiliki bisnis, maka kamu perlu melakukan gap analysis secara rutin. Tujuannya adalah untuk menentukan strategi yang akan diterapkan pada bisnismu di masa depan, dengan cara melakukan perubahan pada bisnis untuk merubah keadaan sekarang yang kurang menguntungkan, dan menjadikan kondisi yang lebih baik di masa depan.
Dengan gap analysis, kamu bisa memperkirakan dengan baik jumlah sumber daya manusia, biaya, dan waktu yang dibutuhkan oleh bisnismu, sehingga bisnismu menjadi stabil di masa depan. Oleh karena itu, dapat kita ketahui bahwa gap analysis memiliki banyak manfaat terhadap bisnis. Lalu, apa saja manfaat gap analysis tersebut? Yuk simak penjelasannya berikut ini!
1. Mengetahui Kekurangan Bisnis dan Memperbaikinya
Gap analysis akan membantu kamu dalam mengetahui kekurangan yang dimiliki oleh bisnismu. Sehingga kamu bisa memperhitungkan strategi apa yang sebaiknya digunakan pada bisnis untuk jangka pendek, menengah dan panjang. Dengan begitu, gap analysis akan memberimu pemahaman mengenai kekurangan yang ada pada bisnis.
2. Meningkatkan Efisiensi pada Bisnis
Dengan melakukan gap analysis, kamu bisa membuat efisiensi yang tinggi pada bisnismu. Hal ini disebabkan karena gap analysis bisa menunjukan kepadamu apa saja faktor yang membuat bisnis mengalami kerugian. Setelah kamu mengetahui apa yang menjadi problemnya, maka kamu bisa berfokus dalam memperbaiki masalah tersebut. Selain itu, kamu juga bisa mengetahui apa saja yang kurang produktif dalam aktivitas bisnis, dan melakukan perbaikan pada hal tersebut.
3. Meningkatkan Proses
Gap analysis akan memberikanmu gambaran keseluruhan mengenai bisnismu. Dari hal tersebut kamu bisa mengetahui apakah bisnismu memiliki sumber daya yang cukup untuk menjalankan kegiatan operasional sesuai target yang sudah ditentukan dari awal.
Ketika kamu rutin melakukan gap analysis, kamu jadi memiliki informasi dan strategi untuk meningkatkan bisnismu.
Divisi Kerja yang Harus Menggunakan GAP Analysis
Sebenarnya gap analysis bisa dilakukan untuk segala jenis bisnis, baik yang skalanya besar maupun kecil. Begitu juga dengan divisi kerja, semua divisi kerja juga bisa melakukan gap analysis.
Namun, ada 5 divisi yang sangat dianjurkan untuk melakukan gap analysis, tujuannya untuk menunjang performa dari divisi tersebut. Lima divisi tersebut adalah antara lain:
1. Divisi Penjualan / Sales.
2. Divisi Quality Control.
3. Divisi Financial Performance.
5. Employee Satisfaction.
Kelima divisi tersebut perannya sangat vital pada suatu bisnis. Sehingga demi perkembangan dan kemajuan bisnis, perlu dilakukan gap analysis pada divisi-divisi tersebut. Dan diharapkan dari gap analysis tersebut bisa mendapatkan informasi mengenai performa setiap divisi tersebut.
Jenis-Jenis GAP Analysis
Gap analysis terdapat beberapa jenis, dan memiliki perannya masing-masing dalam keberlangsungan bisnis. Berikut adalah jenis-jenis gap analysis yang perlu kamu ketahui!
1. Gap Analysis Pasar atau Produk
Gap analysis pasar memerlukan pertimbangan tentang keadaan pasar, dan mengetahui alasan kenapa produk yang tersedia tidak bisa memenuhi kebutuhan pelanggan. Kamu harus bisa mengetahui apa yang menjadi permasalahan yang menyebabkan kebutuhan pelanggan tidak bisa terpenuhi. Sehingga permasalahan tersebut bisa segera diatasi dan kebutuhan pelanggan dapat terpenuhi dengan baik.
2. Gap Analysis Strategi atau Kesenjangan Kinerja
Gap analysis strategi adalah mengetahui performa perusahaan atau bisnis dari faktor internal.
Selain itu, gap analysis strategi juga bisa dilakukan untuk membandingkan performa dengan kompetitor. Dengan melakukan gap analysis strategi kepada kompetitor, kamu jadi bisa mengetahui kompetitor dalam menggunakan sumber daya yang mereka miliki.
3. Gap Analysis Keterampilan
Gap analysis keterampilan dapat dilakukan dengan cara melatih staf, sehingga mereka memperoleh keahlian atau keterampilan yang baru. Dalam hal ini, biasanya individu memiliki bakat yang beragam, dan akan berguna nantinya dalam berbagai aspek pada bisnismu.
4. Analisis SWOT
Berfungsi untuk mengetahui kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman dari bisnismu. Dengan menganalisa bagian ini, bisnismu dapat mengevaluasi faktor internal dan eksternal untuk meningkatkan keunggulan dari para kompetitor.
Cara Melakukan GAP Analysis
Supaya dalam pengaplikasiannya bisa berjalan dengan baik, maka kamu perlu untuk mengetahui cara melakukan gap analysis. Tujuannya adalah supaya gap analysis berjalan dengan baik, dan sesuai dengan yang diharapkan oleh bisnis atau perusahaan.
Untuk mengetahui lebih lanjut mengenai cara melakukan gap analysis, berikut ini adalah uraian penjelasannya. Yuk simak!
1. Menganalisa Keadaan Saat Ini
Pertama-tama kamu harus menganalisa kondisi dan situasi bisnis saat ini. Mulai dari meneliti produk yang ditawarkan, pelanggan, lokasi, dan benefit yang diberikan kepada karyawan.
Hal ini perlu dilakukan untuk mengetahui apa saja yang perlu diperhatikan terlebih dahulu. Dan melakukan perbaikan pada bidang yang mengalami masalah.
2. Menetapkan Target Di Masa Depan
Setelah melakukan penganalisaan kepada keadaan saat ini, selanjutnya menentukan target di masa depan. Tahapan ini merupakan inti dari gap analysis, oleh karena itu harus dilakukan dengan hati-hati. Sebab, tujuan yang ingin dicapai oleh bisnismu akan menentukan strategi-strategi yang akan dibuat untuk mencapai target yang telah ditetapkan.
Dalam melakukan gap analysis, bisnismu harus membuat target yang spesifik dan terukur untuk bisa mendapatkan kesuksesan pada bisnis di masa depan untuk jangka panjang.
Cara mudah untuk melakukan menganalisa tujuan yang ingin dicapai adalah dengan melakukan riset kepada para kompetitor. Seperti, ketika para kompetitor melakukan sesuatu dengan baik, maka bisnismu bisa meniru caranya mereka dan menerapkan ke dalam bisnismu.
3. Menganalisis Kesenjangan
Setelah bisnismu sudah mengetahui keadaan saat ini dan target apa yang ingin dicapai di masa depan, maka selanjutnya adalah menganalisa apa yang menjadi perbedaan antara keduanya, dan menjembatani keduanya.
Menganalisis kesenjangan bisa memberikan kamu beberapa informasi baru dari bisnismu. Seperti, untuk mencapai target yang sudah ditetapkan sebelumnya, bisnismu saat ini kekurangan karyawan, maka perlu ada penambahan karyawan. Atau karyawan yang ada belum mendapatkan pelatihan yang baik, atau belum mempunyai kemampuan teknis dalam memenuhi target masa depan. Maka mereka perlu diberikan pelatihan khusus.
4. Mengevaluasi Solusi
Setelah bisnismu mengetahui apa yang menjadi kelemahannya, saat membuat rancangan rencana untuk mencapai target dari bisnis.
Untuk mengetahui parameter apakah suatu solusi telah berhasil, bisa dilihat dari seberapa banyak perubahan terjadi.
5. Melakukan Perubahan
Pada tahap ini bisnis harus melakukan pergerakan untuk menutup kesenjangan yang telah dianalisa sebelumnya. Tahapan ini biasanya memerlukan proses yang detail dan terperinci.
Misalnya dengan memberikan pelatihan kepada karyawan, tujuannya tentu membuat karyawan menjadi ahli dalam bidang pekerjaannya. Dan dampak hal ini adalah produktivitas dari bisnismu akan mengalami peningkatan.
6. Melakukan Pemantauan Pada Perubahan
Kamu harus bisa memantau perubahan pada bisnismu setelah melakukan gap analysis. Karena dengan melakukan pemantauan perubahan bisa dilakukan dengan cara membandingkan keadaan saat ini dengan keadaan masa lampau atau masa depan.
Alat untuk Melakukan GAP Analysis
Untuk melakukan proses gap analysis, kamu bisa memilih beberapa tools yang bisa diterapkan pada bisnismu. Berikut adalah tools yang bisa kamu gunakan pada bisnismu
1. Analisis SWOT
SWOT analisis terdiri dari strength (kekuatan), weakness (kelemahan), opportunity (peluang), threat (ancaman). Sebagai alat gap analysis, kamu bisa menganalisa bisnismu dengan cara mengevaluasi faktor internal dan eksternalnya.
Yang menjadi bagian dari analisa internal adalah kelebihan dan kekurangan. Dan untuk faktor eksternal adalah peluang dan ancaman.
2. Diagram Fishbone
Alat ini bisa juga disebut sebagai diagram sebab akibat. Diagram fishbone berguna untuk menganalisa apa saja yang menyebabkan terjadinya masalah pada bisnismu. Hal ini akan mendorongmu untuk mengetahui cara mengatasinya.
Diagram fishbone dibuat untuk mengetahui masalah yang ada. Kemudian diagram fishbone ini nantinya akan mencoba memecahkan masalah yang besar dan kompleks menjadi uraian-uraian kecil, sehingga jadi lebih mudah untuk ditangani permasalahannya.
3. Kerangka Kerja 7S McKinsey
Kerangka Kerja 7S McKinsey adalah mengidentifikasi tujuh elemen yang menjadi kunci dalam menentukan seberapa baik kinerja suatu perusahaan dan yang mempengaruhi operasionalnya.
Ketujuh hal elemen tersebut adalah strategi, struktur, sistem, nilai bersama, keterampilan, gaya, dan staf.
Dengan menggunakan 7S McKinsey, suatu bisnis dapat menganalisa setiap area sesuai dengan kesenjangan yang ada dan bagaimana bisnis bisa memiliki pengaruh dalam proses mencapai target yang sudah ditentukan sebelumnya. Dan sangat disarankan untuk meninjau kinerja dari bisnis secara berkala.
4. Metode Nadler-Tushman
Metode Nadler-Tushman digunakan untuk menganalisa masalah bagaimana bisnismu berjalan dengan kinerja yang kurang bagus, dan menentukan cara untuk mengatasi permasalah tersebut.
Yang menjadi inti dari metode Nadler-Tushman adalah upaya untuk menyelaraskan semua aspek dalam bisnis bisa berjalan dengan baik dan saling bekerja sama.
Metode ini berpusat kepada beberapa hal dalam bisnis, seperti budaya, pekerjaan, struktur, dan orang di dalam bisnis tersebut. Keempat aspek ini nantinya yang akan menghasilkan strategi perusahaan dan kinerja perusahaan. Tujuan akhirnya adalah supaya keempat aspek tersebut bisa saling bekerja sama.
5. Analysis PEST
Analysis PEST adalah pengukuran faktor eksternal bisnis dan melihat pengaruh hal tersebut kepada profitabilitas bisnis. PEST sendiri singkatan dari Politic, Economy, Social, dan Technology. Analysis PEST membantu bisnis dalam menganalisis kesenjangan yang diakibatkan oleh faktor eksternal.
Waktu yang Tepat Menggunakan GAP Analysis
Bisnismu harus selalu melakukan evaluasi kepada produk yang dijual di pasaran, pelayanan kepada pelanggan, dan efisiensi operasional bisnis. Meskipun demikian, ada beberapa waktu yang sangat dianjurkan untuk melakukan gap analysis. Kapan saja waktu tersebut? Yuk simak penjelasannya berikut ini!
1. Ketika Melakukan Manajemen Proyek
Ketika bisnismu sedang melakukan proses produksi, dari fase awal sampai fase akhir, hal tersebut perlu dilakukan gap analysis secara berkala. Mulai dari mengevaluasi kecukupan sumber daya yang dimiliki, kemampuan dalam menjalankan proses produksi dengan baik, dan masih banyak lagi. Tujuannya supaya proses produksi tidak terganggu oleh hal-hal tersebut.
2. Dalam Merancang Strategi
Hal ini bertujuan untuk memastikan sumber daya yang dimiliki dialokasikan ke dalam area yang tepat, supaya tidak mengganggu target jangka panjang untuk kedepannya. Kamu harus melakukan gap analysis untuk memahami resiko dari pengalokasian sumber daya ke dalam hitungan yang salah.
3. Ketika Hendak Memasarkan Produk Keluar
Umumnya gap analysis memiliki dampak bagi faktor internal. Namun sebenarnya gap analysis juga bisa digunakan untuk faktor eksternal.
Sebagai contoh, kamu melakukan analisa terhadap bisnismu dan menemukan bagian mana yang menjadi kekurangan bisnismu. Dan dengan bersifat transparan, terbuka tentang kekurangan bisnismu, maka kamu bisa saja akan mendapatkan investor yang berinvestasi pada bisnismu.
Nah, itulah tadi penjelasan mengenai Gap Analysis. Kamu bisa menemukan berbagai artikel menarik lainnya untuk bisnismu di Blog MyRobin. Disana kamu akan menemukan banyak artikel untuk mengembangkan bisnis menjadi lebih maju lagi. Nah, tunggu apalagi, yuk kunjungi lama websitenya!
ID 
EN