Eight Disciplines of Problem Solving (8D) adalah metodologi pemecahan masalah yang dirancang untuk menemukan akar penyebab masalah, menentukan perbaikan jangka pendek, dan mengimplementasikan solusi jangka panjang untuk mencegah masalah yang berulang.
Ketika sudah jelas bahwa produk Anda cacat atau tidak memuaskan pelanggan, 8D adalah langkah pertama yang sangat baik untuk meningkatkan kualitas dan keandalan produk-produk Anda.
Ford Motor Company mengembangkan metodologi pemecahan masalah ini, yang kemudian dikenal sebagai Team Oriented Problem Solving (TOPS), pada tahun 1980-an.
Penggunaan awal 8D terbukti sangat efektif sehingga diadopsi oleh Ford sebagai metode utama untuk mendokumentasikan upaya pemecahan masalah, dan perusahaan terus menggunakan 8D hingga saat ini.
8D telah menjadi sangat populer di kalangan produsen karena efektif dan cukup mudah diajarkan. Di bawah ini, Anda akan menemukan manfaat dari 8D, kapan waktu yang tepat untuk melakukannya dan bagaimana cara melakukannya.
Apa itu Eight Disciplines of Problem Solving (8D)
Metode problem solving 8D adalah pendekatan terperinci dan berorientasi tim dalam memecahkan masalah kritis dalam proses produksi.
Tujuan dari metode ini adalah untuk mengidentifikasi akar penyebab masalah, mengembangkan tindakan pengendalian guna melindungi pelanggan, dan mengambil tindakan korektif guna mencegah kemunculan masalah serupa di masa depan.
Kekuatan dari proses 8D terletak pada struktur, disiplin, dan metodologinya. 8D menggunakan metodologi gabungan, dengan memanfaatkan praktik-praktik terbaik dari berbagai pendekatan yang ada.
Bisa dibilang 8D adalah metode problem solving yang mendorong perubahan sistemik, memperbaiki keseluruhan proses untuk menghindari tidak hanya masalah yang sedang dihadapi, tetapi juga masalah-masalah lain yang mungkin berasal dari kegagalan sistemik.
8D telah berkembang menjadi salah satu metodologi pemecahan masalah yang paling populer yang digunakan untuk Manufaktur, Perakitan, dan Layanan di seluruh dunia.
Mengapa Menerapkan Eight Disciplines of Problem Solving (8D)
Metodologi 8D sangat populer karena memberikan pendekatan yang konsisten, mudah dipelajari, dan menyeluruh bagi tim teknisi dalam menyelesaikan masalah yang mungkin muncul dalam berbagai tahap proses produksi. Ada beberapa alasan mengapa perusahaan manufaktur menerapkan metode problem solving 8D:
Metode ini merupakan pendekatan yang terstruktur dan sistematis
Metodologi 8D sangat populer karena menyediakan pendekatan langkah demi langkah yang konsisten, mudah dipelajari, dan komprehensif bagi tim teknisi Anda dalam menyelesaikan masalah yang mungkin timbul dalam proses produksi.
Dengan mengikuti proses 8D, tim dapat memastikan bahwa masalah yang ada tidak terlewatkan dan solusi yang diimplementasikan sepenuhnya memahami akar penyebab masalah tersebut. Metode ini membantu meminimalkan risiko kesalahan dan memastikan penanganan masalah secara menyeluruh.
Metode ini berfokus pada analisis akar masalah
8D menekankan pentingnya mengidentifikasi akar penyebab masalah, bukan hanya mengatasi gejalanya. Hal ini membantu memastikan bahwa masalah tidak diselesaikan dengan cara yang dangkal, dan kecil kemungkinannya untuk terulang kembali di masa depan.
Metode ini bersifat preventif
8D tidak hanya membantu menyelesaikan masalah, tetapi juga membantu mencegah masalah tersebut terulang kembali. Hal ini dilakukan dengan mengidentifikasi dan menerapkan tindakan korektif dan preventif yang mengatasi akar penyebab masalah.
Metode ini merupakan pendekatan yang berorientasi pada tim
8D adalah pendekatan berbasis tim untuk pemecahan masalah. Hal ini membantu untuk memastikan bahwa berbagai perspektif dipertimbangkan, dan bahwa solusi diimplementasikan dengan cara yang didukung oleh semua stakeholder.
8D merupakan proses yang dapat diulang
8D adalah proses yang dapat diulang yang dapat digunakan untuk memecahkan berbagai masalah. Hal ini menjadikannya alat yang berharga bagi organisasi yang berkomitmen untuk melakukan perbaikan berkelanjutan.
Jika metode 8D diterapkan dengan benar, Anda bisa mendapatkan manfaat berikut ini:
- Peningkatan skill problem solving yang berorientasi pada tim dan bukan pada individu
- Meningkatnya keakraban dengan struktur untuk pemecahan masalah
- Mengumpulkan dan memperluas informasi tentang kegagalan di masa lalu serta pelajaran yang bisa diambil agar masalah di masa depan bisa dihindari.
- Pemahaman yang lebih baik tentang cara menggunakan alat statistik dasar yang diperlukan untuk pemecahan masalah
- Peningkatan efektivitas dan efisiensi dalam pemecahan masalah
- Pemahaman praktis tentang Root Cause Analysis (RCA)
- Upaya problem solving dapat diadopsi ke dalam proses dan metode organisasi
- Peningkatan keterampilan untuk menerapkan tindakan korektif
- Kemampuan yang lebih baik untuk mengidentifikasi perubahan sistemik yang diperlukan dan masukan selanjutnya untuk perubahan
- Komunikasi yang lebih jujur dan terbuka dalam diskusi problem solving, sehingga meningkatkan efektivitas
- Peningkatan pemahaman manajemen tentang masalah dan penyelesaian masalah
8D diciptakan untuk mewakili praktik-praktik terbaik dalam mengatasi masalah. Jika dilakukan dengan benar, metodologi ini tidak hanya meningkatkan Kualitas dan Keandalan produk Anda, tetapi juga mempersiapkan tim teknisi Anda untuk menghadapi masalah di masa depan.
Kapan Waktu yang Tepat untuk Menerapkan Eight Disciplines of Problem Solving (8D)
Eight Disciplines of Problem Solving (8D) adalah pendekatan terstruktur dan sistematis untuk pemecahan masalah yang dapat digunakan untuk mengatasi berbagai masalah. Pendekatan ini biasanya digunakan ketika suatu masalah terjadi berulang kali, menyebabkan kerugian finansial atau operasional yang signifikan, atau ketika ada risiko terhadap keselamatan atau kualitas.
Beberapa alasan paling umum untuk menerapkan 8D antara lain:
Keluhan pelanggan
Jika Anda menerima banyak keluhan pelanggan tentang produk atau layanan tertentu, 8D dapat membantu Anda mengidentifikasi akar penyebab masalah dan menerapkan tindakan korektif untuk mencegahnya terjadi lagi.
Klaim garansi
Jika Anda mengalami jumlah klaim garansi yang tinggi, 8D dapat membantu Anda mengidentifikasi akar penyebab masalah dan menerapkan tindakan perbaikan untuk mencegahnya terjadi lagi.
Penolakan internal
Jika Anda mengalami penolakan internal dalam jumlah besar, 8D dapat membantu Anda mengidentifikasi akar penyebab masalah dan menerapkan tindakan korektif untuk mencegahnya terjadi lagi.
Masalah keamanan
Jika Anda telah mengidentifikasi masalah keselamatan, 8D dapat membantu Anda mengidentifikasi akar penyebab masalah dan menerapkan tindakan korektif untuk mencegahnya terjadi lagi.
Kepatuhan terhadap peraturan
Jika Anda diharuskan untuk mematuhi peraturan tertentu, 8D dapat membantu Anda untuk mengidentifikasi dan mengatasi potensi masalah kepatuhan.
Metode 8D adalah sebuah alat yang sangat berharga bagi organisasi yang ingin meningkatkan kualitas dan keandalan mereka. Jika Anda mengalami masalah yang berulang, 8D dapat membantu Anda mengidentifikasi akar penyebab masalah dan menerapkan tindakan korektif untuk mencegahnya terjadi lagi.
Bagaimana Cara Menerapkan Eight Disciplines of Problem Solving (8D)
Proses 8D menggunakan alat bantu problem solving induktif dan deduktif untuk terus bergerak maju menuju solusi. Pendekatan Quality-One menggunakan tim inti yang terdiri dari tiga orang untuk kegiatan induktif dengan alat bantu berbasis data dan kemudian kelompok Subject Matter Expert (SME) yang lebih besar untuk kegiatan deduktif melalui curah pendapat, pengumpulan data, dan eksperimen.
D0: Mempersiapkan dan Merencanakan 8D
Perencanaan yang tepat akan selalu menghasilkan awal yang lebih baik. Oleh karena itu, sebelum analisis 8D dimulai, ada baiknya Anda meminta pendapat dari seorang ahli terlebih dahulu. Setelah menerima umpan balik, kriteria berikut ini harus diterapkan sebelum membentuk tim:
- Membentuk tim dengan keterampilan dan pengetahuan yang sesuai untuk menyelesaikan masalah
- Kumpulkan informasi tentang indikator penyebab terjadinya masalah
- Gunakan Daftar Periksa Indikator untuk mengajukan pertanyaan yang benar
- Identifikasi kebutuhan akan Emergency Response Action (ERA), yang melindungi pelanggan dari paparan lebih lanjut terhadap gejala yang tidak diinginkan
D1: Membentuk Tim
Cross Functional Team (CFT) terdiri dari anggota dari berbagai disiplin ilmu, seperti:
- Tim Inti yang menggunakan pendekatan data-driven (Teknik Induktif atau Konvergen)
- Struktur Tim Inti harus melibatkan tiga orang yang menguasai masing-masing bidang: produk, proses, dan data
- Tim Subject Matter Experts (SME) terdiri dari anggota yang memberikan pendapat, melakukan studi, dan observasi (menggunakan teknik deduktif atau divergen).
- Subject Matter Experts Tambahan didatangkan pada waktu yang berbeda untuk membantu proses curah pendapat, pengumpulan dan analisis data
Tim membutuhkan persiapan yang tepat. Menetapkan aturan dasar adalah yang terpenting. Penerapan disiplin seperti daftar periksa, formulir, dan teknik akan memastikan kemajuan yang stabil. 8D harus selalu memiliki dua anggota kunci: seorang Pemimpin dan seorang Champion/Sponsor:
- Leader adalah orang yang mengetahui proses 8D dan dapat memimpin tim melaluinya (meskipun tidak selalu yang paling tahu tentang masalah yang sedang dipelajari)
- Champion atau Sponsor adalah orang yang dapat mempengaruhi perubahan dengan menyetujui temuan dan dapat memberikan persetujuan akhir atas perubahan tersebut
D2: Mendeskripsikan Masalah
Fokus awal metode 8D adalah mendeskripsikan masalah dengan tepat menggunakan data yang diketahui dan menempatkannya ke dalam kategori tertentu untuk perbandingan di masa mendatang. Data “Apakah” mendukung fakta, sedangkan data “Bukan” tidak. Ketika data “Apakah Bukan” dikumpulkan, banyak kemungkinan penyebab kegagalan dapat dieliminasi. Pendekatan ini menggunakan alat-alat berikut:
- 5 Mengapa atau Mengapa yang Diulang (Alat Induktif)
- Pernyataan Masalah
- Diagram Afinitas (alat bantu deduktif)
- Diagram Tulang Ikan/Ishikawa (Alat deduktif)
- Apakah / Apakah Tidak (Alat induktif)
- Deskripsi Masalah
D3: Interim Containment Action (Tindakan Penahanan Sementara)
Untuk sementara, sebelum tindakan perbaikan permanen ditentukan, tindakan untuk melindungi pelanggan dapat dilakukan. Lakukan Tindakan penahanan sementara atau Interim Containment Action (ICA) hingga akar masalah dapat ditentukan, dan tindakan perbaikan permanen dapat diambil.
- Verifikasi keefektifan ICA selalu disarankan untuk mencegah panggilan ketidakpuasan pelanggan tambahan
D4: Root Cause Analysis (RCA) dan Escape Point
Akar penyebab harus diidentifikasi untuk mengambil tindakan permanen untuk menghilangkannya. Definisi akar masalah mensyaratkan bahwa akar masalah dapat dihidupkan atau dimatikan, sesuai keinginan. Aktivitas dalam D4 meliputi:
- Analisis Komparatif yang mencantumkan perbedaan dan perubahan antara “Ada” dan “Tidak Ada”
- Pengembangan Teori Akar Masalah berdasarkan item yang tersisa
- Verifikasi Akar Masalah melalui pengumpulan data
- Meninjau Process Flow Diagram untuk mencari lokasi akar masalah
- Menentukan Escape Point, yang merupakan titik terdekat dalam proses di mana akar penyebab dapat ditemukan tetapi tidak ditemukan
D5: Permanent Corrective Action (PCA)
PCA diarahkan pada akar penyebab dan menghilangkan/mengubah kondisi produk atau proses yang menjadi penyebab masalah. Aktivitas dalam D5 meliputi:
- Menetapkan Kriteria Penerimaan yang meliputi Persyaratan Wajib dan Keinginan
- Melakukan Risk Assessment / Failure Mode and Effects Analysis (FMEA) pada pilihan PCA
- Berdasarkan penilaian risiko, buatlah pilihan yang seimbang untuk PCA
- Pilih peningkatan titik kontrol untuk Escape Point
- Verifikasi Efektivitas untuk PCA dan Escape Point diperlukan
D6: Mengimplementasikan dan Mengesahkan Permanent Corrective Action
Agar berhasil mengimplementasikan perubahan permanen, perencanaan yang tepat sangatlah penting. Rencana proyek harus mencakup: komunikasi, langkah-langkah yang harus dilakukan, pengukuran keberhasilan, dan pelajaran yang dapat dipetik. Kegiatan dalam D6 meliputi:
- Menyusun Rencana Implementasi Proyek
- Mengkomunikasikan rencana tersebut kepada semua stakeholder
- Validasi perbaikan menggunakan pengukuran
D7: Mencegah Pengulangan
D7 memberikan kesempatan untuk melestarikan dan berbagi pengetahuan, mencegah masalah pada produk, proses, lokasi, atau keluarga yang serupa. Memperbarui dokumen dan prosedur/instruksi kerja diharapkan pada langkah ini untuk meningkatkan penggunaan di masa mendatang. Aktivitas dalam D7 meliputi:
- Memeriksa kembali Produk dan Proses yang serupa untuk pencegahan masalah
- Mengembangkan / Memperbarui Prosedur dan Instruksi Kerja untuk Pencegahan Sistem
- Menangkap Pekerjaan / Praktik Standar dan menggunakan kembali
- Memastikan pembaruan FMEA telah selesai dilakukan
- Memastikan Rencana Kontrol telah diperbarui
D8: Penutupan dan Perayaan Tim
Tim membutuhkan umpan balik untuk memungkinkan penutupan yang memuaskan. Mengakui upaya tim dan individu serta memungkinkan tim untuk melihat kondisi sebelumnya dan yang baru akan memperkuat nilai proses 8D. Aktivitas dalam D8 meliputi:
- Mengarsipkan Dokumen 8D untuk referensi di masa mendatang
- Mendokumentasikan Pelajaran yang Dipetik tentang bagaimana membuat pemecahan masalah menjadi lebih baik
- Perbandingan masalah sebelum dan sesudah
- Merayakan Penyelesaian yang Berhasil
8D dan Root Cause Analysis (RCA)
8D dan Root Cause Analysis (RCA) adalah dua metodologi problem solving yang sering digunakan bersamaan. 8D adalah pendekatan terstruktur dan sistematis untuk pemecahan masalah yang membantu tim untuk mengidentifikasi, memperbaiki, dan mencegah masalah yang berulang. RCA adalah metode untuk mengidentifikasi akar penyebab masalah.
Langkah-langkah dan teknik dalam 8D yang sesuai dengan Root Cause Analysis adalah sebagai berikut:
- Gejala Masalah dikuantifikasi dan diubah menjadi “Objek dan Defect”
- Gejala Masalah diubah menjadi Pernyataan Masalah menggunakan Pertanyaan Mengapa yang diulang-ulang
- Kemungkinan dan Penyebab Potensial dikumpulkan dengan menggunakan alat bantu deduktif (misalnya Fishbone atau Diagram Afinitas)
- Pernyataan Masalah diubah menjadi Deskripsi Masalah menggunakan Is / Is Not
- Deskripsi Masalah mengurangi jumlah item pada alat deduktif (dari langkah 3)
- Analisis Perbandingan antara item Is dan Is Not (catat perubahan dan waktu)
- Teori Akar Masalah dikembangkan dari kemungkinan penyebab yang tersisa pada alat deduktif dan ditambah dengan perubahan dari Is / Is Not
- Membandingkan teori dengan data saat ini dan mengembangkan eksperimen untuk Verifikasi Akar Masalah
- Menguji dan mengkonfirmasi Akar Penyebab
Contoh: Teknik Multiple Why (Beberapa Alasan)
Multiple / Repeated Why (Mirip dengan 5 Why) adalah alat bantu induktif, yang berarti fakta-fakta diperlukan untuk melanjutkan ke tingkat yang lebih rinci. Langkah-langkah yang diperlukan untuk menentukan pernyataan masalah adalah:
- Gejala Masalah didefinisikan sebagai Objek dan Defect, yaitu “Cedera Penumpang”
- Mengapa? Dalam setiap kasus “Mobil SUV Terguling”
- Mengapa? Dalam setiap kasus, didahului oleh “Ban Pecah”
- Mengapa? Banyak penjelasan yang dapat diterapkan, oleh karena itu tim tidak dapat melanjutkan dengan mengulang-ulang alasan yang sama setelah “Ban Pecah”
- Oleh karena itu, Pernyataan Masalahnya adalah “Ban Pecah”
- Mengapa? Tekanan (Udara) Rendah, Cacat Ban (Degradasi Antarmuka) dan Suhu Tinggi (Sekitar)
- Tindakan penanggulangan yang diberikan untuk tekanan rendah dan cacat ban
Contoh ini hanya menggunakan 4 dari 5 Why untuk menentukan akar penyebab tanpa membahas lebih jauh alasan sistemik yang mendukung kegagalan tersebut. Repeated Why adalah salah satu cara untuk menggambarkan rantai kegagalan ini. Fault Tree Analysis (FTA) juga dapat digunakan.
Kesimpulan
Proses 8D, juga dikenal sebagai Eight Disciplines of Problem Solving, adalah metode yang dikembangkan di Ford Motor Company yang digunakan untuk menyelesaikan masalah. Metode ini difokuskan pada peningkatan produk dan proses.
Tujuan dari 8D adalah untuk mengidentifikasi, memperbaiki, dan menghilangkan masalah yang berulang. Metode ini menetapkan tindakan perbaikan permanen berdasarkan analisis masalah dan penentuan akar penyebabnya.
Meskipun pada awalnya terdiri dari delapan tahap, atau “disiplin”, kemudian direvisi menjadi sembilan tahap untuk menyertakan tahap perencanaan dan persiapan.
Temukan informasi relevan seputar bisnis, karir, dan HRD, dan informasi-informasi menarik lainnya di Blog MyRobin.