Masih banyak orang yang belum mengerti apa itu account administrator. Padahal hampir seluruh perusahaan membutuhkan peran ini untuk membantu mengelola administrasi perusahaan. Jika kamu ingin berkarir di bidang ini maka kamu harus mempelajari lebih dalam mengenai tugas, kualifikasi, hingga skill yang dibutuhkan untuk menjadi seorang account administrator. Yuk, perluas wawasan kamu tentang account administrator dalam artikel ini!
Apa Itu Account Administrator?
Account administrator adalah orang yang mengelola administrasi atau dokumen keuangan perusahaan. Dilansir dari Jobdesk Chambers, account administrator juga dapat diartikan sebagai orang yang mengatur segala hal yang berhubungan dengan administrasi utang piutang.
Secara umum, account administrator membantu divisi atau departemen keuangan untuk memastikan pencatatan dokumen keuangan berjalan secara efisien. Dokumen-dokumen tersebut ialah faktur, cek, laporan keuangan, hingga dokumentasi pajak.
Tidak hanya itu saja, account administrator juga mengelola berbagai administrasi perusahaan seperti bank, perizinan, serta surat utang dan piutang. Profesi ini biasanya berperan sebagai asisten akuntan, bookkeepers, dan anggota tim keuangan lainnya. Tanggung jawabnya pun bervariasi tergantung dari peran yang didapatkan.
Tugas Dan Tanggung Jawab Account Administrator
Account administrator mempunyai berbagai tugas dan tanggung jawab yang harus dilakukan. Berikut adalah beberapa tugas seorang account administrator yang harus kamu ketahui:
1. Mengatur obligasi
Seorang account administrator mempunyai tugas untuk mengatur obligasi dan berbagai kewajiban perusahaan lainnya yang telah tertera dalam perjanjian bersama customer, supplier, maupun vendor. Tidak hanya itu saja, account administrator juga harus memastikan kelengkapan dokumen terkait obligasi dan kewajiban perusahaan bersama stakeholder berjalan dengan baik sesuai dengan perjanjian di awal.
Biasanya obligasi ini berhubungan dengan jadwal jatuh tempo pembayaran, jadwal kedatangan barang atau jasa, denda keterlambatan, dan sebagainya. Dengan adanya account administrator, seluruh urusan perusahaan ini akan terkelola dengan baik.
2. Mengelola aset perusahaan di bank
Salah satu kewajiban yang harus dilaksanakan oleh account administrator adalah mengelola seluruh aset perusahaan yang ada di bank. Aset ini meliputi deposit, utang piutang, pembayaran, payroll, surat berharga, hingga investasi jangka pendek.
Dalam tugas ini, account administrator akan bekerja sama dengan staff payroll, staff keuangan, dan staff lainnya agar pekerjaan dapat menjadi lebih efektif dan efisien.
3. Melakukan verifikasi dan validasi financial statement dari perusahaan
Financial statement merupakan laporan keuangan yang berisi informasi mengenai aktivitas keuangan perusahaan. Misalnya transaksi, pendapatan, kerugian, perubahan modal, cash flow, dan pengelolaan keuangan. Tugas seorang account administrator adalah memverifikasi dan memvalidasi data-data yang ada dengan pernyataan yang dikeluarkan oleh perusahaan.
Biasanya account administrator akan melakukan wawancara atau survei secara langsung kepada pihak-pihak terkait. Selain itu, validasi atau penyesuaian data ini juga bisa dilakukan dengan pengecekan beberapa bukti atau fakta yang mendukung. Contohnya yaitu kwitansi, nota, faktur, invoice, dan semacamnya.
4. Mengelola akun payable dan receivable
Ketika perusahaan terlibat dalam masalah utang piutang, maka account administrator harus turun tangan untuk menanganinya. Biasanya account administrator akan bekerja sama dengan staff account payable maupun receivable untuk menyelesaikan tugas ini.
5. Input pajak
Selain mengelola utang piutang, account administrator juga mempunyai tanggung jawab untuk melakukan input pajak dari setiap produk atau jasa yang telah dipesan oleh klien atau customer perusahaan. Di samping itu, account administrator harus mengirim formulir pajak serta menyediakan rekonsiliasi pajak untuk perusahaan.
6. Melaporkan status account payable dan receivable
Biasanya setelah menangani proses account payable maupun receivable, seorang account administrator akan melaporkan status dari keduanya. Kemudian, dilanjutkan dengan memperbarui atau updating database akunting dan spreadsheets perusahaan sebagai arsip maupun referensi.
7. Mengirim invoice
Tugas selanjutnya yaitu menyiapkan dan mengirimkan invoice atau tagihan kepada klien dan customer perusahaan. Hal ini masih berhubungan dengan account receivable atau piutang. Dimana account administrator akan menerbitkan invoice kepada pihak kedua jika produk atau jasa telah diterima.
Dalam beberapa perusahaan, tugas ini terkadang dipegang oleh staff account receivable. Namun, ada juga perusahaan yang memiliki kebijakan bahwa mengirim invoice merupakan tanggung jawab seorang account administrator.
8. Memastikan ketersediaan informasi penting klien
Account administrator harus selalu memastikan kelancaran dan ketersediaan informasi penting klien atau vendor seperti alamat, nomor kontak, dan informasi penting lainnya. Jadi, account administrator akan melakukan pengecekan secara berkala dengan cara menghubungi langsung klien yang dituju.
Dengan begitu, ketika perusahaan ada kebutuhan atau kepentingan dengan klien tersebut tidak ada kendala untuk menghubunginya karena account administrator sudah mempunyai informasi terupdate dari klien.
9. Memastikan pembayaran dari customer
Salah satu tanggung jawab lain seorang account administrator adalah memastikan semua pembayaran baik utang maupun piutang perusahaan berjalan dengan lancar. Profesi ini juga akan menghubungi klien atau customer perusahaan untuk mengingatkan dan menagih pembayaran yang belum dilakukan.
10. Mengelola dokumen keuangan
Account administrator akan bekerja sama dengan tim keuangan untuk mengatur segala jenis dokumen keuangan perusahaan. Mulai dari mencatat transaksi hingga membuat laporan keuangan bank. Jadi, dalam tugas ini account administrator tidak akan bekerja sendiri.
Kualifikasi Seorang Account Administrator
Tentunya untuk menjadi seorang account administrator yang profesional ada beberapa persyaratan atau kualifikasi yang harus kamu penuhi. Dengan kualifikasi yang mumpuni kamu akan mempunyai kesempatan untuk berkembang di industri keuangan. Di bawah ini adalah kualifikasi account administrator yang harus kamu ketahui:
- Berlatar belakang pendidikan sarjana atau diploma akuntansi dengan pengalaman kerja di posisi yang sama minimal 2 tahun.
- Mempunyai pengetahuan luas mengenai keuangan, akuntansi, penagihan utang, serta pembukuan.
- Memahami cara dan metode penagihan kepada klien atau customer.
- Menguasai software akuntansi seperti MYOB
- Mampu mengoperasikan Microsoft Excel dan Spreadsheet untuk formulasi finansial.
- Mempunyai ketelitian yang tinggi dan mampu mengidentifikasi kesalahan angka.
- Mempunyai kemampuan data entry yang bagus.
- Mempunyai kemampuan organisasi dan manajemen waktu yang baik.
Skill yang Dibutuhkan Account Administrator
Selain menguasai pengetahuan seputar akuntansi dan keuangan serta literasi komputer, kamu juga harus memiliki soft skill yang dapat menunjang karir di bidang ini. Kamu bisa mendapatkan kemampuan ini melalui pengalaman hidup, seminar atau workshop pengembangan diri, dan sebagainya. Nah, berikut adalah beberapa soft skill yang kamu butuhkan untuk menjadi seorang account administrator:
1. Komunikasi
Sebagian besar tugas account administrator berhubungan dengan klien, customer, supplier, hingga vendor. Contohnya yaitu menagih pembayaran kepada klien, mengirim invoice, melaporkan status account payable dan receivable, dan lainnya.
Maka dari itu, untuk menjadi seorang account administrator kamu harus mempunyai komunikasi yang baik agar segala informasi yang disampaikan jelas dan mudah dipahami oleh pihak kedua maupun ketiga. Pelajari selengkapnya tentang Cara Meningkatkan Skill Komunikasi dalam Karir serta Manfaatnya.
2. Kerjasama dan kolaborasi
Terdapat beberapa tugas account administrator yang membutuhkan bantuan dari staf lain seperti staff payroll yang membantu mengatur gaji dalam pengelolaan aset perusahaan atau staff keuangan yang juga membantu mencatat transaksi dan penyusunan laporan keuangan.
Untuk memperoleh hasil kerja yang baik, kamu harus mampu bekerja sama dengan mereka. Dengan begitu, kamu tidak akan menyusahkan diri dan pekerjaan pun dapat lebih cepat selesai. Ketahui lebih lanjut tentang Tips Cepat Meningkatkan Kemampuan Teamwork untuk Karir.
3. Problem solving
Sebagai account administrator, kamu akan sering menemukan banyak permasalahan atau perbedaan dalam dokumen keuangan, pembayaran, penagihan, dan sebagainya. Dengan kemampuan problem solving yang baik, kamu akan mudah menemukan solusi yang tepat untuk suatu permasalahan dalam pekerjaan.
Lakukan riset untuk menemukan sumber masalahnya terlebih dahulu. Kemudian analisis penyebabnya dan terakhir tentukan solusi yang tepat untuk menyelesaikan permasalahan. Jika kamu menggunakan cara ini maka kemampuan problem solving kamu pun akan meningkat. Baca selengkapnya terkait Cara Meningkatkan Kemampuan Problem Solving.
4. Manajemen waktu
Tugas seorang account administrator dapat dibilang cukup banyak, sehingga perlu manajemen waktu yang baik agar semua pekerjaan dapat selesai sesuai deadline. Prioritaskan pekerjaan yang paling mendesak terlebih dahulu. Kemudian, kamu bisa mulai mencicil pekerjaan lainnya secara runtut.
Jika kamu merasa kesulitan membagi waktu dengan baik, kamu bisa membuat jadwal harian atau to do list untuk mempermudah kamu mengatur waktu dan tugas. Dengan begitu, tidak akan ada pekerjaan yang menumpuk atau bertabrakan jadwalnya.
5. Negosiasi
Kemampuan ini sangat dibutuhkan untuk menjadi seorang account administrator. Sebab, terdapat beberapa tugas yang mengharuskannya untuk melakukan negosiasi dengan klien. Contohnya yaitu kesepakatan pembayaran, penentuan jadwal wawancara klien, dan sebagainya.
Melalui negosiasi, kamu bisa menemukan jalan keluar dari sebuah permasalahan. Gunakan kalimat persuasif agar klien mudah terpengaruhi dan menerima keputusan. Selain itu, buat rencana cadangan jika terjadi penolakan pada tawaran pertama.
Gaji Account Administrator
Dilansir dari laman Indeed, gaji rata-rata seorang account administrator di Indonesia yaitu Rp 3.617.380 per bulan. Beberapa profesi yang berkaitan dengan account administrator juga mempunyai kisaran gaji yang hampir sama, seperti:
- Financial administrator: Rp 5.635.715/bln
- Accounts Payable Clerk: Rp 4.873.398/bln
- Accounts Assistant: Rp 3.506.618/bln
- Bookkeeper: Rp 3.120.369/bln
- Administrative Assistant: Rp 4.729.740/bln
- Accounts Receivable Clerk: Rp 5.809.748/bln
Nah, itulah penjelasan mengenai account administrator yang perlu kamu ketahui jika ingin berkarir di bidang ini. Sedang mencari lowongan pekerjaan? Yuk, temukan pekerjaan impianmu di app.myrobin.id sekarang!
ID 
EN