Memahami Apa Itu Sales Admin, Tugas serta Kemampuan yang Harus Dimiliki – Dalam hal menjual barang, seorang sales memang memegang peranan besar dan penting. Akan tetapi, di balik para sales tersebut ada seseorang yang pekerjaannya tidak kalah penting dalam mewujudkan keberhasilan penjualan tersebut. Bagian yang mengurus hal administrasi penjualan ini biasanya dilakukan oleh suatu departemen khusus yang disebut dengan Sales Administration Department atau SAD.
Pengertian dari Sales Admin
Berdasarkan pengertiannya, sales admin adalah suatu posisi di perusahaan yang memiliki tanggung jawab untuk mengurus semua penjualan serta memberikan dampak positif dengan klien secara administratif. Bahkan, seorang sales admin pun bisa ikut terjun langsung membantu para sales di lapangan supaya target penjualan tercapai atau terpenuhi dengan memanfaatkan informasi pelanggan.
Apabila ada yang bertanya apa itu sales admin dan apa bedanya dengan sales yang ada di lapangan maka bisa dikatakan, sales adalah orang yang turun langsung ke lapangan menghadapi pelanggan sedangkan sales admin adalah seseorang yang bekerja di belakang layar dan mendukung keberhasilan penjualan dengan berorientasi pada kualitas layanan yang diberikan pada pelanggan.
Perbedaan Sales Admin dan Marketing Admin
Bagi orang-orang yang tidak bergelut di dunia bisnis atau perusahaan jual beli, mungkin banyak yang mengira bahwa sales admin sama dengan marketing admin. Sekilas mungkin terlihat sama tapi fokus dari kedua posisi pekerjaan tersebut memiliki perbedaan yang cukup signifikan pada hal yang dikerjakan walaupun keduanya berada dalam tim pemasaran.
Marketing admin adalah suatu profesi manajerial yang memfokuskan diri pada merekap hasil penjualan yang dilakukan oleh tim penjualan atau sales. Sifat pekerjaannya pun lebih general karena tidak fokus mengumpulkan data dari tim sales saja tapi juga pada tim marketing atau pemasaran lainnya. Berbeda halnya dengan sales admin yang memang fokus pada tim penjualan.
Tugas dari seorang sales admin adalah memenuhi kebutuhan tim penjualan atau sales dan melakukan pekerjaannya secara one-on-one dengan pelanggan. Jika komunikasi yang dilakukan oleh tim marketing admin dilakukan melalui berbagai media untuk menjangkau pelanggan maka yang dimaksud dengan apa itu sales admin adalah yang melakukan komunikasi secara langsung dan fokus pada menjual. Baca juga tentang Staff gudang serta tugasnya.
Garis Besar Tugas Umum Seorang Sales Admin
Seorang sales admin memiliki beberapa tugas umum yang perlu dilakukan demi pendukung penjualan. Apabila tugas ini tidak dijalankan dengan baik maka penjualan mungkin berjalan tidak lancar, bahkan pemasukan perusahaan pun bisa ikut tidak lancar. Supaya lebih memahami tugas umum apa saja yang dilakukan oleh seorang sales admin, berikut adalah penjelasannya.
Menangani Segala Hal yang Berkaitan dengan Pelanggan
Maksud dari menangani semua hal yang berkaitan dengan penjualan ini adalah mampu menjawab permintaan dan pertanyaan dari para pelanggan baik secara langsung maupun melalui sambungan telepon. Tugasnya tidak berhenti sampai di sana karena setelah itu sales admin harus membuat pesanan pelanggan tersebut, update status pemesanan dan meng-update-nya secara berkala.
Dengan melakukan tindakan ini maka akan mengembangkan hubungan baik dengan pelanggan dan barang ataupun jasa yang dijual akan semakin disukai atau diminati oleh pelanggan. Pengertian apa itu sales admin bisa terlihat dari tugas yang dilakukannya ini. Inilah sebagian besar tugas yang akan dilakukan oleh seorang sales admin selama seharian bekerja dan harus dilakukan dengan penuh semangat dan kesabaran supaya para pelanggan merasa puas.
Membantu Mengurus Penjualan
Penjualan suatu barang atau jasa di sebuah perusahaan bukan hanya berada di tangan seorang sales saja. Sales admin pun ikut andil dalam penjualan langsung kepada pelanggan seperti yang sudah disebutkan sebelumnya. Dengan bekerja sama dengan tim pemasaran dan tim sales, sales admin akan mengejar target penjualan setiap harinya bisa tercapai supaya bisa mendapatkan laba yang sebanyak-banyaknya.
Bukan hanya sekedar menjual produk tapi seorang sales admin juga harus mampu menjaga harga jual yang ditentukan perusahaan tetap sesuai sekali pun ada tawar menawar dari pihak pelanggan. Tentunya harga yang diberikan sudah sesuai dengan ketentuan yang berlaku dan tidak menyalahi aturan yang ada. Dengan memaksimalkan setiap transaksi maka target penjualan harian akan lebih cepat tercapai.
Menyusun Laporan
Selain menangani pelanggan dan juga terlibat dalam penjualan secara langsung, tugas umum seorang sales admin adalah menyusun laporan dari setiap target penjualan yang sudah tercapai. Semua data penjualan akan direkap kemudian diarsipkan baru selanjutnya dibuat laporan penjualan yang nantinya akan diberikan ke pihak-pihak yang membutuhkan laporan penjualan tersebut. Dari tugas ini bisa terlihat apa itu sales admin.
Laporan yang dibuat oleh seorang sales admin biasanya merupakan laporan berjangka. Mulai dari laporan harian, laporan mingguan, laporan bulanan hingga laporan tahunan. Dari laporan ini bisa terlihat dengan jelas bagaimana tingkat penjualan produk perusahaan tersebut di tengah-tengah masyarakat. Berdasarkan laporan ini juga perusahaan bisa mengambil tindakan untuk langkah bisnis selanjutnya.
Mengatur Kebutuhan Tim Penjualan/Sales
Tugas umum terakhir dari seorang sales admin adalah mengatur kebutuhan tim penjualan atau sales. Tugas ini sebenarnya hampir menyerupai tugas seorang manajer pada sebuah perusahaan karena mengharuskan mengatur semua kebutuhan tim penjualan. Apapun yang dibutuhkan oleh seorang sales untuk terjun ke lapangan harus sudah dipersiapkan sebelumnya oleh sales admin tersebut.
Di sini sales admin akan mengatur jadwal temu sales dengan calon pelanggan atau pelanggan setia. Ia juga harus mempersiapkan bahan presentasi yang akan ditunjukkan kepada pelanggan atau calon pelanggan. Tidak lupa juga untuk menyiapkan informasi tambahan terkait produk yang akan dijual. Inilah arti dari apa itu sales admin sebenarnya yang sangat berperan penting dalam penjualan.
Tugas Khusus Seorang Sales Admin
Selain dari tugas umum di atas, seorang sales admin juga memiliki tugas khusus yang harus diselesaikan setiap harinya di tegah-tengah semua tuntutan kerja di atas. Tugas khusus tersebut di antaranya adalah menangani invoice penjualan, melakukan penagihan pembayaran, memeriksa kelengkapan input pemesanan dari pelanggan, menyimpan catatan penjualan serta data pelanggan.
Selain itu, seorang sales admin juga harus menangani pemesanan baik yang dilakukan via telepon maupun pemesanan online, melakukan koordinasi dengan divisi logistik untuk memastikan bahwa pengiriman bisa dilakukan tepat waktu, melaporkan jika ada keganjilan, dan terakhir adalah memahami setiap update fitur pada produk yang dijual. Semua ini harus dipahami dan dilakukan oleh sales admin dengan baik.
Keahlian yang Harus Dimiliki oleh Seseorang yang Ingin Menjadi Sales Admin
Siapa saja bisa menjadi seorang sales admin tapi untuk menjadi seorang sales admin yang baik dan kompeten maka harus memiliki beberapa keahlian. Beberapa keahlian ini akan menunjukkan apa itu sales admin yang sebenarnya dan pekerjaan ini memiliki posisi penting dalam mensukseskan penjualan di suatu perusahaan. Inilah beberapa keahlian yang harus Anda miliki ketika ingin menjadi seorang sales admin.
Mudah Beradaptasi
Sales admin memiliki pekerjaan yang cukup banyak dan berat jika dilihat dari tugas umum dan khusus yang sudah dijabarkan sebelumnya. Oleh karena itu seorang sales admin harus memiliki sifat atau kemampuan untuk mudah beradaptasi. Seseorang yang mudah beradaptasi akan dengan mudah pula menemukan ritme kerja yang terdapat di perusahaan tersebut dan dengan ritme yang tepat dia akan bekerja dengan lebih efisien.
Dengan bekerja secara efisien semua pekerjaan akan terselesaikan dengan baik. Selain itu, semua target yang sudah ditentukan bisa tercapai dengan baik. Pegawai baru yang belum berpengalaman memang akan membutuhkan waktu tapi kembali lagi, sales admin harus mudah beradaptasi supaya pekerjaan bisa selesai dengan cepat dan tepat sasaran.
Memiliki Keterampilan dalam Berteknologi
Di zaman sekarang ini haram hukumnya jika ada seorang pegawai gaptek alias gagap teknologi. Apapun posisi yang ditempati, seorang pekerja harus terampil dalam menggunakan berbagai teknoogi apalagi seorang sales admin yang butuh kerja cepat dan cekatan. Bagi Anda yang ingin benar-benar mengerti apa itu sales admin maka setidaknya harus menguasai teknologi dasar yang digunakan pada pekerjaan ini.
Seorang sales admin akan sering menggunakan komputer dan spreadsheet sebagai teknologi dasar yang perlu dikuasai. Keduanya akan sangat membantu dan berguna ketika harus memasukkan data penjualan dan merekap data tersebut dengan rapi dalam satu file. Ini akan memudahkan pekerjaan dan menghemat waktu pengerjaan jika dibandingkan harus memasukkan data dengan cara manual satu per satu seperti dulu.
Kemampuan Komunikasi
Seorang sales admin akan sering berhubungan dengan pelanggan oleh karenanya kemampuan komunikasi yang dimilikinya harus baik demi mendukung pekerjaan. Saat berhubungan dengan pelanggan atau calon pelanggan, ingatlah selalu untuk menggunakan bahasa yang sopan, ramah tapi tetap profesional. Kesan yang diberikan oleh sales admin kepada pelanggan akan menjadi gambaran dari image perusahaan.
Teliti
Supaya pesanan produk bisa terus mengalir dengan baik maka seorang sales admin harus memiliki tingkat ketelitian yang tinggi. Sekali saja seorang sales admin tidak teliti bisa mempengaruhi semua data dan akan mengacaukan tindak lanjut dalam penjualan. Pentingnya mengetahui apa itu sales admin yang baik bisa meminimalisir kerugian yang akan ditanggung oleh sales admin bahkan oleh perusahaan tersebut.
Multitasking
Apabila Anda memperhatikan tugas dari sales admin yang dijabarkan di atas dengan baik, bisa dilihat bahwa tugasnya sangatlah banyak dan harus bisa selesai sesuai jadwal. Seorang sales admin harus mampu melakukan banyak tugas atau multitasking untuk mewujudkan hal tersebut. Jika tidak bisa melakukan hal ini, Anda pasti akan keteteran karena saking banyak dan padatnya pekerjaan yang harus selesai dalam satu hari.
Seorang sales admin harus melayani pemesanan, memasukkan data penjualan, kemudian update mengenai produk yang harus ditangani untuk dikirim ke pelanggan. Jika tidak bisa bergerak cepat dan melakukan banyak pekerjaan dalam satu waktu maka Anda tidak cocok untuk bekerja di bagian ini. Dengan kemampuan multitasking Anda akan merasa lebih santai ketika menghadapi hari yang padat.
Selain dari semua kemampuan di atas, seorang sales admin harus memiliki beberapa kemampuan pendukung. Kemampuan tersebut adalah memiliki kepercayaan diri, mampu bekerja sama dengan tim, berdedikasi tinggi, kemampuan manajemen yang baik, terbiasa dengan data berbasis angka serta proaktif dan fleksibel. Inilah arti dari apa itu sales admin yang baik dan profesional di bidangnya.
Demikian merupakan template job deskripsi sales admin. Kunjungi laman MyRobin dan temukan sales admin serta berbagai pekerja berkualitas lainnya. Konsultasikan kebutuhan perekrutan Anda sekarang!