Mungkin Anda sudah tidak asing lagi dengan istilah invoice, apalagi jika Anda bekerja di dunia keuangan atau bekerja sebagai freelancer. Invoice ini sangat penting karena bisa digunakan sebagai dokumen penagihan atas pembelian atau pembayaran produk maupun jasa. Namun, tahukah Anda, ternyata invoice ini banyak jenisnya lho! Yuk, cari tahu apa saja jenis invoice beserta contohnya di sini!
Pengertian Invoice
Okey, sebelum masuk ke pembahasan utama, Anda harus mengetahui terlebih dahulu apa itu invoice. Sebab, hal ini berbeda dengan nota pembayaran atau kuitansi, baik dari segi fungsi maupun isinya. Jadi, Invoice merupakan dokumen komersial yang berisi rincian waktu serta catatan transaksi antara penjual dan pembeli. Invoice ini seringkali digunakan untuk menagih pembayaran dari pihak yang membeli produk atau menggunakan jasa. Jadi, invoice baru akan diserahkan setelah Anda menyelesaikan permintaan atau pesanan dari pihak tersebut.
Secara umum, invoice mempunyai nomor seri untuk referensi internal dan eksternal. Di dalam invoice juga terdapat informasi kontak untuk penjual atau penyedia layanan jika terjadi kesalahan terkait penagihan. Selain itu, biasanya invoice dibuat rangkap tiga untuk pembeli, penjual, dan sebagai arsip/cadangan. Namun, seiring berkembangnya teknologi, saat ini Anda sudah bisa membuat invoice dalam bentuk digital yang dikirimkan melalui email atau platform tertentu. Invoice digital dinilai lebih praktis sebab memudahkan seseorang dalam melakukan pencarian dan penyortiran berdasarkan transaksi atau tanggal tertentu.
Fungsi Invoice
Dilihat dari pengertian di atas, invoice merupakan dokumen keuangan yang sangat penting. Ada beberapa fungsi dari invoice yang perlu Anda ketahui, beberapa di antaranya yaitu:
- Bukti pembelian atas produk atau layanan
- Sebagai bukti bahwa suatu usaha sudah memenuhi kewajiban pajak
- Untuk pembukuan keuangan
- Sebagai bentuk transparansi antara penjual dan pembeli
- Menyimpan catatan penjualan yang sah
- Melacak pembayaran hingga hutang
- Melindungi perusahaan dan bisnis dari tuntutan hukum penipuan
- Membantu pelaporan pendapatan kepada Dirjen Pajak
- Mengumpulkan informasi dari pola pembelian pelanggan
- Bukti keluar masuk pesanan atau orderan
- Rekam produksi perusahaan
Komponen Invoice
Dibandingkan bukti transaksi lainnya seperti nota atau kwitansi, invoice ini mempunyai komponen dan rincian yang lebih rumit. Beberapa di antaranya yaitu:
- Tanggal terbit invoice
- Nomor seri invoice
- Nama dan alamat kedua pihak yang terlibat (penjual dan pembeli)
- Detail terkait barang atau jasa yang menjadi objek transaksi, berikut jumlah, harga satuan, dan total yang dibayarkan
- Diskon (bila ada)
- Pajak atau potongan
- Tanggal jatuh tempo
- Syarat dan ketentuan pembayaran (bila ada)
- Sistem pembayaran yang dipilih contohnya tunai, kredit, e-wallet, atau transfer bank
Jenis-jenis Invoice
Perlu Anda ketahui, invoice mempunyai banyak jenis yang meliputi:
Invoice standar
Untuk jenis pertama ini bisa dibilang yang paling umum digunakan. Sebab, formatnya lebih sederhana dan cocok digunakan di berbagai industri. Adapun informasi yang ada di dalam invoice standar ini adalah sebagai berikut:
- Nama bisnis/perusahaan dan informasi kontak
- Nama klien/pembeli dan informasi kontak
- Nomor seri invoice
- Item yang dibeli beserta jumlah dan harga satuannya
- Total pembayaran yang harus klien bayarkan atas produk atau layanan yang dipesan
Invoice proforma
Jenis invoice proforma ini berisi dokumen yang menyatakan komitmen penjual atau penyedia jasa untuk menyerahkan barang atau jasa kepada pembeli dengan harga yang disepakati. Berbeda dengan jenis invoice lain, invoice proforma akan dikirim kepada klien sebelum mengerjakan pesanan. Bisa dibilang fungsinya bukan untuk menagih pembayaran, melainkan menginformasikan kepada klien terkait tanggal jatuh tempo pembayaran. Dengan begitu, klien dapat menyiapkan budget atau pembayaran sebaik mungkin.
Invoice berulang
Sesuai namanya, invoice ini digunakan untuk menagih pembayaran kepada klien atau pembeli secara berkala. Misalnya, agency periklanan menagih pembayaran yang sama ke klien setiap bulannya, karena mereka berlangganan layanan pembuatan konten sosial media. Jadi, jika Anda berlangganan suatu produk atau jasa, maka Anda akan mendapatkan invoice berulang dan diterbitkan berdasarkan jatuh tempo pembayaran.
Ada beberapa informasi penting yang harus Anda cantumkan dalam membuat invoice jenis berulang, yaitu:
- Tanggal dimulai beserta jangka waktunya
- Berapa lama invoice akan dikirim
- Opsi pengiriman invoice
Invoice komersial
Berikutnya yaitu jenis invoice komersial yang biasa digunakan untuk penjualan barang ekspor yang melintasi perbatasan internasional. Selain itu, invoice yang satu ini berfungsi menjelaskan tipe produk yang dijual, nilai serta kuantitas produknya. Umumnya, dalam invoice komersial terdapat detail informasi seperti:
- Nama produk
- Berat produk
- Jumlah nilai
- Penjelasan produk
- Kuantitas barang yang dikirim
- Format kemasan
Invoice debit
Untuk invoice debit atau yang biasa disebut dengan memo debit, Anda bisa melakukan penyesuaian kecil pada tagihan yang sudah ada. Contohnya, Anda mengirimkan invoice kepada klien berdasarkan jumlah artikel yang dikerjakan. Namun, ternyata Anda mengerjakan artikel lebih dari jumlah yang sudah ditargetkan. Nah, Anda bisa mengirimkan invoice debit untuk menambah total tagihan berdasarkan jumlah artikel yang sudah Anda kerjakan.
Invoice kredit
Jenis invoice yang satu ini akan dikeluarkan oleh penjual kepada klien untuk memberikan pengembalian uang atau diskon. Biasanya, invoice kredit dibuat karena ada kesalahan pada invoice sebelumnya. Selain itu, invoice kredit juga dapat dikeluarkan saat pembeli melakukan retur atau pengembalian barang karena ada kerusakan maupun revisi seperti pada desain, tulisan, foto, dan video. Anda bisa mengirimkan dokumen ini dengan jumlah negatif untuk memperbaiki kesalahan dari invoice sebelumnya dan beritahu bahwa Anda berhutang sejumlah uang kepada klien.
Invoice interim
Mirip dengan invoice berulang, invoice interim juga dapat digunakan untuk menagih pembayaran secara berkala kepada klien. Namun, jenis ini dikirimkan tergantung durasi proyek yang dikerjakan, misalnya satu bulan, 3 bulan, atau 6 bulan. Sederhananya, invoice interim digunakan saat mengerjakan suatu proyek besar saja, bukan berlangganan tanpa batas waktu seperti invoice berulang.
Selain itu, Anda tidak harus menunggu sampai proyek selesai untuk mengajukan penagihan dan mengeluarkan satu invoice besar. Jika ada kontrak pembayaran per termin, Anda bisa menerbitkan invoice interim untuk penagihan biaya hasil pekerjaan per termin tersebut.
Invoice kolektif
Jika invoice interim untuk proyek besar, berbeda halnya dengan invoice kolektif ini. Anda bisa menggunakan jenis invoice ini ketika mengerjakan banyak proyek kecil untuk klien. Jadi, daripada mengeluarkan beberapa invoice kecil, akan lebih baik jika Anda menyatukan tagihannya menjadi satu invoice kolektif. Di samping itu, Anda pun dapat mengurangi biaya administrasi dan transaksi juga lho!
Invoice timesheet
Dari namanya saja mungkin Anda sudah tahu, yap invoice timesheet ini digunakan untuk menagih pembayaran atas pekerjaan yang berdasarkan jam. Jadi, invoice timesheet mencatat jumlah jam yang Anda gunakan untuk mengerjakan pekerjaan dan standar bayaran Anda. Di dalamnya, Anda bisa mencantumkan detail proyek yang dikerjakan, pencapaian Anda, serta waktu dan tanggal Anda bekerja.
Invoice penahanan
Jenis invoice yang satu ini disebut juga dengan retainer invoice, yakni dokumen yang dikirim ke klien jika mereka melakukan pembayaran di muka untuk suatu produk atau layanan. Jumlah tersebut kemudian dipotong dari pembayaran akhir klien ketika pengiriman atau penyelesaian pekerjaan.
Expense invoice
Anda bisa menggunakan jenis expense invoice ketika klien belum membayar pembayaran yang telah disepakati. Biasanya expense invoice digunakan oleh karyawan untuk kepentingan perusahaan dan perlu reimbursement dari perusahaan. Contohnya, Anda mendaftar kelas pelatihan programming menggunakan uang pribadi, nah Anda bisa menerbitkan invoice ini agar perusahaan mengganti uang Anda.
Past-due invoice
Ketika klien belum membayarkan tagihan pada waktu yang telah ditentukan, maka Anda bisa mengeluarkan jenis invoice ini kepada mereka. Fungsi dari past-due invoice adalah sebagai pengingat bagi klien bahwa ada biaya yang harus segera mereka bayarkan kepada Anda. Pada past-due invoice, Anda bisa mencantumkan denda karena keterlambatan pembayaran sesuai dengan kesepakatan yang telah disetujui bersama.
Invoice utilitas
Sesuai namanya, jenis invoice ini biasanya dikirim untuk mengingatkan kepada klien atas tagihan utilitasnya beserta jumlah yang harus dibayar. Invoice utilitas dapat membantu pelaku bisnis seperti pemilik kos untuk menagih pembayaran terhadap utilitas seperti biaya sewa, air, listrik, gas, ataupun internet.
Invoice campuran
Jenis invoice ini merupakan gabungan dari invoice debit dan kredit yang sudah dijelaskan sebelumnya. Karena itu, jumlah dalam invoice ini bisa berupa positif maupun negatif. Anda bisa memanfaatkan invoice campuran untuk mengurangi atau menambah tagihan yang harus dibayarkan oleh klien.
E-invoice
Semakin berkembangnya teknologi, saat ini sudah ada e-invoice atau invoice elektronik yang dikirimkan secara digital melalui email atau platform tertentu. Dengan adanya e-invoice ini, Anda akan lebih mudah, praktis, dan hemat untuk mengirimkan tagihan pembayaran kepada klien. Bahkan, Anda bisa menyimpan dokumen invoice dalam satu folder atau aplikasi saja, sehingga ketika Anda membutuhkannya Anda tidak perlu bingung mencarinya lagi.
Invoice final
Jenis invoice final merupakan invoice terakhir yang dikirimkan untuk menagih pembayaran kepada klien. Bisa dibilang invoice final ini lebih rinci jika dibandingkan dengan jenis invoice lainnya seperti interim atau proforma. Berikut ini adalah informasi-informasi yang ada di dalam invoice final:
- Informasi kontak dari pihak penjual dan pembeli
- Nomor seri invoice
- Tanggal invoice diterbitkan
- Biaya yang harus dibayarkan
- Diskon yang diberikan
- Metode pembayaran yang dipilih
- Catatan transaksi sebelumnya
- Detail pekerjaan
- Saldo terhutang
Cara Membuat Invoice
Setelah mengetahui jenis-jenisnya, sekarang Anda bisa mengetahui bagaimana cara membuat invoice yang tepat. Berikut ini adalah beberapa cara yang bisa Anda ikuti:
Buat judul invoice
Cara pertama yang harus Anda lakukan adalah membuat judul invoice dan menuliskannya di bagian atas tengah menggunakan huruf kapital. Tujuannya adalah agar klien dapat mengetahui dokumen yang Anda kirimkan dan segera memberikannya, serta agar tidak tertukar dengan dokumen lainnya. Contoh judul invoice seperti “INVOICE PEMBELIAN KAIN SUTRA” atau “INVOICE PEMESANAN JASA VIDEOGRAFER”.
Cantumkan informasi kontak
Berikutnya, Anda bisa mencantumkan informasi kontak secara jelas milik Anda dan klien yang meliputi nama, alamat, dan nomor telepon aktif. Hal ini bertujuan agar pembeli mengetahui bahwa invoice tersebut dikirimkan kepadanya serta kepada siapa nanti ia akan membayarkan tagihannya.
List barang atau jasa yang diorder
Selain informasi kontak, Anda juga perlu mencantumkan secara detail list barang atau jasa yang dipesan oleh klien. Tuliskan dengan rinci mulai dari deskripsi produk, jumlah, harga satuan, dan total pembayaran. Gunakan tabel agar informasi tersebut mudah dibaca dan tidak membingungkan.
Tuliskan tanggal transaksi
Jangan lupa untuk menuliskan informasi terkait tanggal transaksi, seperti tanggal pembelian produk, tanggal diterbitkannya invoice, hingga tanggal jatuh tempo pembayaran. Untuk masalah tanggal ini, lebih baik diskusikan terlebih dahulu dengan klien agar tidak ada kesalahpahaman atau misinformasi.
Buat nomor invoice
Penting bagi Anda untuk membuat nomor seri invoice agar memudahkan ketika melakukan pengarsipan dokumen. Gunakan kode khusus yang diikuti angka berurutan untuk setiap invoice yang diterbitkan.
Jelaskan ketentuan pembayaran
Cara terakhir, Anda harus menambahkan informasi terkait ketentuan pembayarannya sesuai kesepakatan. Sebagai penjual atau penyedia jasa, Anda harus mengetahui dan mendapatkan kepastian kapan klien akan melunasi pembayaran. Biasanya, invoice mempunyai jangka waktu 30 hari sejak dikeluarkan, sehingga klien harus membayar dalam batas waktu tersebut akan tidak terlambat dan mendapatkan denda atau biaya pinalti.
Contoh invoice
Agar Anda tidak bingung, berikut ini adalah beberapa contoh dari invoice yang seringkali digunakan:
Contoh invoice standar
Contoh invoice utilities
Contoh invoice kredit
Contoh invoice debit
Nah, itulah penjelasan singkat mengenai invoice beserta dengan jenis, fungsi, hingga contohnya. Ingin tahu informasi menarik lainnya seputar bisnis? Yuk, kunjungi langsung blog MyRobin sekarang juga!