Dalam rapat organisasi atau perusahaan terkadang perlu adanya Minutes of Meeting (MoM) sebagai rangkuman diskusi suatu pertemuan. Minutes of Meeting ini dapat menjadi bahan evaluasi untuk kinerja perusahaan. Untuk lebih lengkapnya, MyRobin.id akan menjelaskannya untuk kamu!
Pengertian Minutes of Meeting (MoM)
Menurut Indeed, Minutes of Meeting merupakan catatan yang diambil dari diskusi dan keputusan yang dibuat selama rapat. Dimana khusus untuk rapat-rapat formal seperti rapat dewan, Minutes of Meeting akan diarsipkan sebagai dokumen hukum.
Di setiap rapat atau meeting akan ada orang yang bertugas mencatat dan merangkum penjelasan hingga keputusan akhir suatu diskusi. Namun, untuk membuat Minutes of Meeting tentu tidak mudah. Pencatat harus bisa cepat dalam menentukan informasi mana yang relevan dan penting untuk dicatat serta mana yang tidak perlu untuk dicatat.
Dalam menulis Minutes of Meeting harus akurat dan detail. Hal ini karena Minutes of Meeting merupakan catatan resmi yang akan dibutuhkan oleh perusahaan dan bermanfaat bagi karyawan untuk mengingat kembali hasil dari rapat.
Secara umum, Minutes of Meeting berisikan topik yang dibahas, ide-ide yang diusulkan, problem yang perlu diselesaikan, hasil diskusi, dan kesimpulan yang berupa keputusan akhir dari perusahaan.
Fungsi Minutes of Meeting
Sebenarnya apa sih fungsi dari Minutes of Meeting? Seberapa penting bagi perusahaan? Tentu saja penting!
Minutes of Meeting ini dapat menjadi pengingat bagi para karyawan atas apa yang telah didiskusikan selama rapat. Catatan hasil rapat akan menjadi panduan bagi para karyawan untuk pekerjaan selanjutnya atau jika program tidak berjalan seperti yang telah disepakati.
Minutes of Meeting dapat juga digunakan sebagai dokumen atau lampiran pada laporan keuangan. Catatan Minutes of Meeting ini akan dijadikan tolak ukur bagi perusahaan mengenai pengeluaran anggaran rapat seperti transportasi atau konsumsi.
Fungsi dari Minutes of Meeting lainnya yaitu untuk menginformasikan pada anggota rapat yang tidak hadir dan sebagai catatan diskusi untuk referensi di masa yang akan datang.
Jenis Minutes of Meeting
Terdapat beberapa jenis Minutes of Meeting berdasarkan bentuk rapat yang diselenggarakan, yaitu:
1. MoM untuk rapat resmi
Biasanya ketika rapat resmi perusahaan akan mengundang orang-orang penting seperti direksi hingga pemilik saham. Rapat resmi yang sering digelar oleh perusahaan contohnya yaitu rapat komite, rapat umum pemegang saham, rapat tahunan perusahaan, dan lain sebagainya.
Maka dari itu, Minutes of Meeting harus dipersiapkan dengan benar, ditulis menggunakan bahasa yang baku atau formal dan terperinci. Beberapa perusahaan terkadang mempunyai template atau panduan resmi Minutes of Meeting yang telah ditetapkan.
2. MoM untuk rapat informal
Jika rapat yang diadakan termasuk rapat informal atau berupa rapat harian, maka catatan yang disiapkan tidak perlu dibuat sesuai dengan panduan. Namun, Minutes of Meeting tetap harus ditulis dengan jelas sehingga dapat dipahami oleh seluruh anggota rapat.
Cara Membuat Minutes of Meeting
Dalam membuat Minutes of Meeting biasanya tiap perusahaan memiliki cara yang berbeda-beda. Namun, secara umum Minutes of Meeting dapat dibuat dalam tiga tahapan, yakni:
- Sebelum rapat
Pada tahap pertama ini ada hal penting yang harus kamu persiapkan terlebih dahulu yaitu alat untuk menulis Minutes of Meeting. Kamu bisa menyiapkan alat tulis seperti pulpen atau pensil dan kertas. Selain itu, kamu juga bisa menggunakan laptop atau tablet untuk mencatat isi diskusi. Hal ini akan lebih memudahkan kamu untuk mengirimkan hasil MoM ke seluruh anggota rapat.
Jika tidak ingin ketinggalan informasi atau takut lupa dengan isi diskusi, kamu dapat menggunakan perekam suara untuk merekam seluruh informasi. Selain itu, ada baiknya sebelum rapat kamu membaca agenda rapat dengan cermat sehingga kamu akan lebih mudah untuk mengikuti jalannya diskusi.
- Ketika rapat
Saat rapat berlangsung hal pertama yang harus kamu lakukan adalah mencatat kehadiran anggota rapat. Jadi, pastikan kamu mengenal seluruh anggota rapat ya!
Di tahap ini kamu tidak perlu mencatat seluruh isi diskusi. Akan tetapi, kamu hanya perlu mencatat poin-poin dan pembahasan yang penting saja. Kamu juga dapat menambahkan nama anggota rapat yang menyumbangkan ide selama rapat lho. Ingat, jangan pernah menambahkan penjelasan pribadi ke dalam catatan jika tidak ada persetujuan dari para anggota rapat.
Sebelum rapat berakhir, sebaiknya kamu membacakan hasil Minutes of Meeting di depan para anggota rapat. Tujuannya agar para anggota dapat mengetahui hasil dari diskusi dan menambahkan bila ada kekurangan atau misinformasi.
- Setelah rapat
Pada tahap yang ketiga ini kamu perlu merapikan catatan yang telah kamu tulis. Jika terdapat revisi dari anggota rapat kamu bisa memperbaiki atau menambahkannya. Jangan lupa cek ulang penulisan dan isinya sebelum dikirimkan ke anggota rapat. Gunakan bahasa yang mudah dipahami oleh anggota baik formal maupun informal. Baca juga artikel tentang Tugas Sekretaris, Fungsi, Kisaran Gajinya.
Setelah dirasa sudah tidak ada lagi yang harus diperbaiki, kamu bisa langsung mengirimkan hasil Minutes of Meeting dalam bentuk dokumen atau email kepada para anggota rapat.
Informasi Penting yang Harus Ada Di Minutes of Meeting
Dalam membuat Minutes of Meeting ada beberapa informasi penting yang harus dicantumkan dalam catatan, yaitu:
- Topik rapat
- Lokasi rapat (Nama perusahaan, alamat, dan ruangan)
- Tanggal dan waktu rapat
- Peserta/anggota rapat
- Ide, poin-poin penting, kesimpulan
- Status tindakan (Disetujui, ditunda, ditolak, dsb)
- Tanggal dan waktu rapat selanjutnya
- Saran anggota rapat untuk rapat selanjutnya
- Hal-hal yang akan dibahas pada rapat selanjutnya
Perbedaan Minutes of Meeting vs Notulen
Beberapa orang masih ada yang bingung apa bedanya Minutes of Meeting dengan notulen. Sebenarnya tujuan keduanya sama, yakni untuk mencatat diskusi selama rapat. Namun, beberapa sumber berpendapat bahwa Minutes of Meeting dan notulen ini berbeda. Baca selengnya tentang pengertian, fungsi, dan cara membuatnya notulen rapat.
Minutes of Meeting dan notulen adalah dua hal yang berbeda. Minutes of Meeting adalah catatan rapat yang ditulis secara formal disertai dengan transkrip seluruh rapat. Sedangkan, notulen merupakan catatan rapat yang ditulis secara informal dan berisi informasi yang hanya dianggap penting oleh pihak tertentu.
Untuk lebih jelasnya lihat tabel berikut:
| Minutes of Meeting | Notulen |
| Menggunakan bahasa yang formal | Menggunakan bahasa yang informal |
| Melampirkan transkrip rapat | Tidak perlu melampirkan transkrip rapat |
| Mengikuti template/pedoman resmi | Tidak perlu mengikuti template |
| Perlu persetujuan pihak tertentu karena harus dibagikan ke anggota rapat | Tidak perlu persetujuan pihak lain karena untuk referensi pribadi |
Jadi, mana yang akan kamu pilih? Mengenai hal ini lebih baik diskusikan dengan anggota rapat perusahaan kamu ya!Jika kamu ingin mengetahui hal-hal menarik lainnya seputar karir dan pekerjaan yuk langsung kunjungi blog MyRobin sekarang juga!