Jika kamu membuka job portal atau website penyedia lowongan pekerjaan tentu tidak asing lagi dengan posisi admin. Banyak perusahaan yang membutuhkan seorang admin untuk menjalankan berbagai kebutuhan perusahaan seperti menghubungi klien, mengelola sosial media perusahaan, hingga pendataan. Nah, sebenarnya apa sih admin itu?
Pengertian Admin
Secara etimologis, kata admin atau administrasi berasal dari bahasa Yunani (administrate) yang berarti melayani atau membantu. Jadi, admin adalah orang yang bertugas membantu kebutuhan perusahaan yang bersifat administratif. Misalnya, melakukan input data, mengatur dokumen, atau mengatur seluruh agenda perusahaan.
Biasanya perusahaan akan membutuhkan lebih dari satu admin, terutama perusahaan yang besar. Hal ini karena untuk menjadi admin diperlukan kerjasama dan ketelitian tinggi agar meminimalisir terjadinya kesalahan dalam pekerjaan. Memang apa saja sih tugasnya admin?
Tugas Admin (Staff Administrasi)
Peran admin dalam suatu organisasi atau perusahaan sangat penting lho. Jika tidak ada admin yang mengelola kebutuhan perusahaan, maka aktivitas perusahaan juga tidak dapat berjalan dengan lancar. Maka dari itu, tak heran jika banyak perusahaan yang membutuhkan posisi admin. Wah, lampu hijau nih untuk kamu yang tertarik dengan pekerjaan ini!
Namun, sebelum melamar untuk posisi ini wajib paham dulu tugas-tugas dari admin. Secara umum, tugas seorang admin adalah sebagai berikut:
Merekap data
Umumnya perusahaan membutuhkan admin untuk merekap data atau dokumen penting. Hasil dari rekap datanya dapat berupa laporan kerja atau laporan keuangan. Laporan-laporan ini dapat dijadikan untuk bahan evaluasi atau penilaian dan disimpan sebagai database bagi perusahaan.
Mengatur jadwal
Admin biasanya akan merencanakan dan mengatur jadwal kegiatan perusahaan seperti perjalanan bisnis, konferensi, hingga meeting dengan klien. Tujuannya adalah agar seluruh kegiatan perusahaan dapat berjalan dengan efektif dan efisien.
Menyortir dan mendistribusikan dokumen
Sebagian besar dokumen atau surat penting perusahaan akan diterima oleh bagian administrasi. Sehingga, admin harus menyortir dan mendistribusikan dokumen-dokumen tersebut ke berbagai divisi perusahaan. Tidak hanya itu saja, admin juga mengarsipkan dokumen agar lebih rapi dan terorganisir.
Melakukan entry data
Pemindahan atau entry data biasanya dilakukan admin agar data-data penting perusahaan dapat lebih terorganisir dan tersimpan dengan rapi di komputer. Data yang diinput biasanya adalah data transaksi klien atau data konsumen. Untuk melakukan entry data, admin harus mampu mengoperasikan berbagai software dasar seperti Spreadsheet, Microsoft word, dan Maestro.
Memastikan ketersediaan peralatan kantor
Selain mengelola dokumen, seorang admin juga harus memastikan persediaan peralatan kantor. Misalnya alat tulis, proyektor, printer, hingga internet. Admin akan melakukan pendataan setiap minggu atau bulan untuk memastikan ketersediaan peralatan kantor. Jika fasilitas kantor terorganisir dengan baik, maka aktivitas perusahaan dapat berjalan dengan efektif.
Macam-macam Admin
Semakin berkembangnya industri maupun teknologi membuat tugas seorang admin pun juga semakin spesifik. Sehingga, banyak perusahaan yang mengelompokkan jenis admin berdasarkan tugasnya. Jadi setiap perusahaan terkadang berbeda tugas dan bidangnya. Berikut adalah macam-macam admin sering dijumpai:
Admin Marketing
Jenis admin yang satu ini fokus pada pekerjaan yang berhubungan dengan pemasaran, promosi, hingga layanan produk perusahaan. Admin marketing harus mempunyai strategi marketing agar penjualan mencapai target/goals yang ditentukan. Biasanya admin marketing juga akan berhubungan langsung dengan konsumen melalui kotak saran.
Beberapa tugas yang sering dilakukan oleh admin marketing adalah:
- Membuat invoice dan mengarsipkan dokumen keuangan
- Mengurus data penjualan
- Menyusun laporan akhir bulan
- Mengelola database customer
- Menjelaskan informasi produk
Rata-rata gaji untuk admin marketing di kota-kota besar adalah sebesar Rp 3.500.000/bulan. Untuk perusahaan besar seperti Pertamina, gaji admin marketing dapat mencapai Rp. 10.000.000/bulan.
Admin proyek
Beberapa perusahaan biasanya membutuhkan seorang admin untuk membantu mengelola administrasi proyek perusahaan. Mulai dari persiapan, pelaksanaan, hingga penutupan kontrak kerja. Dengan adanya admin proyek, tim proyek akan menjadi lebih teratur dan terorganisir.
Tugas admin proyek adalah sebagai berikut:
- Mengelola budget dan inventaris proyek
- Melakukan dokumentasi kegiatan
- Mencetak surat jalan
- Mengawasi pekerjaan tim
- Merekrut staf proyek
Gaji seorang admin proyek berkisar antara Rp 2.000.000 – Rp 5.000.000 per bulan.
Admin Gudang
Tugas admin gudang sangat penting untuk divisi logistik dalam sebuah perusahaan dagang maupun manufaktur. Sehingga, admin gudang harus mengelola gudang dengan baik agar perusahaan tidak mengalami kerugian dalam bentuk komplain konsumen atau cacat produk. Secara umum tugas admin gudang yaitu:
- Mencatat keluar masuknya barang
- Mengelompokkan barang sesuai jenisnya
- Memantau stok barang di gudang
- Membuat surat jalan atau tugas
- Membuat laporan secara berkala
Rerata gaji seorang admin gudang adalah sebesar Rp 3.500.000/bulan.
Baca selengkapnya tentang Tugas Admin Gudang dan Skill yang harus dimiliki
- Admin Media Sosial
Di era digital seperti saat ini pekerjaan sebagai admin media sosial sangat dibutuhkan oleh perusahaan. Media sosial sekarang menjadi platform utama bagi banyak perusahaan untuk mempromosikan profil hingga produknya. Sehingga, tak heran bila lowongan pekerjaan sebagai admin untuk media sosial banyak tersedia di job portal.
Berikut adalah tugas yang sering dilakukan oleh admin media sosial:
- Membuat dan memposting konten
- Berinteraksi dengan followers atau audiens
- Membuat laporan mingguan atau bulanan untuk evaluasi
- Menjaga keamanan akun media sosial perusahaan
- Menjelaskan product knowledge kepada calon customer
Untuk pengalaman 1-2 tahun, admin media sosial dapat memperoleh gaji sebesar Rp 7-8 juta per bulannya. Sedangkan jika sudah berpengalaman mendapatkan gaji sekitar Rp 9-10 juta per bulan.
Admin Keuangan
Administrasi perusahaan yang berkaitan dengan keuangan seperti gaji, pajak, dan pencatatan dikelola oleh admin keuangan. Tidak mudah untuk menjadi admin keuangan karena dibutuhkan kesabaran dan ketelitian yang tinggi. Tugas seorang admin keuangan adalah sebagai berikut:
- Menyusun rencana keuangan perusahaan
- Mengatur arus kas perusahaan
- Membuat kebijakan anggaran keuangan
- Melakukan transaksi pembayaran untuk produk yang terjual
- Membuat laporan keuangan
Rata-rata gaji untuk menjadi admin keuangan adalah Rp. 3.600.000/bulan di Indonesia.
Kualifikasi Menjadi Admin
Untuk menjadi admin ada beberapa skill atau kemampuan yang harus kamu kuasai agar dapat menyelesaikan tugas dengan baik dan benar, yaitu:
1. Mampu berkomunikasi dengan baik
Sebagai admin kamu harus bisa berkomunikasi secara efektif kepada orang lain agar tidak terjadi miskomunikasi. Dalam bekerja admin sering berinteraksi, bertukar informasi, dan bekerjasama dengan orang lain. Misalnya, menerima telepon, melaporkan hasil kepada atasan, hingga presentasi di depan banyak orang. Maka dari itu, seorang admin harus memiliki kemampuan komunikasi yang baik.
2. Mampu mengoperasikan Microsoft Office
Dengan menguasai software dasar ini seorang admin akan lebih mudah dan cepat menyelesaikan pekerjaan. Apalagi jika berhubungan data, surat-menyurat, hingga laporan akhir bulan. Contohnya, untuk membuat dokumen atau surat jalan kamu akan membutuhkan software ms. word, sedangkan jika kamu ingin merekap data laporan keuangan kamu bisa menggunakan ms. excel. Jadi, jika kamu ingin menjadi admin pelajari terlebih dahulu bagaimana menggunakan software-software ini.
3. Manajemen waktu
Pekerjaan admin sangat banyak dan jenisnya bermacam-macam, sehingga diperlukan manajemen waktu yang baik agar tugas berjalan dengan lancar dan tidak bertabrakan. Kamu bisa menggunakan berbagai aplikasi untuk meningkatkan efisiensi kerja. Misalnya Trello, Notion, atau Google Calendar untuk membantu mengatur jadwal meeting sampai deadline pekerjaan.
4. Detail-oriented
Sebagian besar tugas seorang admin membutuhkan ketelitian yang tinggi. Jika kamu tidak detail dengan hal-hal kecil maka akan mudah terjadi kesalahan. Apalagi jika hal ini terjadi ketika mengerjakan dokumen atau data penting perusahaan. Akibatnya tentu akan fatal dan bahkan menyebabkan masalah bagi perusahaan lho.
5. Multitasking
Tugas dan tanggung jawab seorang admin begitu banyak. Sehingga, kamu harus mempunyai strategi yang efektif dan efisien agar pekerjaan tidak menumpuk atau jadwalnya bertabrakan. Kemampuan multitasking ini akan membantu pekerjaan menjadi lebih mudah dan terselesaikan dengan baik.
Tips untuk Menjadi Admin
Untuk menjadi admin yang profesional, ada beberapa tips yang bisa kamu terapkan ketika bekerja, yaitu:
Kenali perusahaan terlebih dahulu
Ketika sudah diterima di perusahaan baru hal pertama yang harus kamu lakukan adalah pelajari semua tentang perusahaannya. Pelajari kultur perusahaan, mulai berkomunikasi dengan rekan satu divisi, dan beradaptasi dengan lingkungan kerja. Hal ini akan membuat kamu menjadi lebih nyaman dan tenang ketika bekerja.
Pelajari product knowledge perusahaan
Sebagai admin wajib memahami tentang produk yang akan dijual agar memudahkan pekerjaannya. Hal ini karena admin akan berhubungan langsung dengan konsumen. Maka dari itu, penting bagi admin untuk mempelajari produk dengan detail terlebih dahulu sebelum terjun ke lapangan.
Responsif
Penting untuk diperhatikan bahwa seorang admin harus responsif dan cepat tanggap terhadap sekitarnya. Admin tidak hanya bekerja dengan para karyawan namun juga dengan customer perusahaan. Sehingga, kamu harus siaga dalam bekerja agar tidak terjadi salah paham atau tindakan.
Buat to-do list atau skala prioritas
Agar pekerjaan kamu berjalan dengan lancar dan sesuai jadwal, maka kamu bisa membuat rancangan skala prioritas terlebih dahulu. Kamu bisa menyusun jadwal berdasarkan pekerjaan paling urgent sampai ke yang paling bisa ditunda. Dengan begitu kamu dapat menyelesaikan pekerjaan dengan baik tanpa ada gangguan dari pekerjaan lain.
Kontrol emosi
Sebagai admin seringkali dimintai berbagai macam dokumen atau data oleh rekan kerja. Tidak hanya itu saja terkadang juga admin harus melayani customer dengan karakter yang berbeda-beda. Maka dari itu, penting bagi admin untuk menjaga emosinya agar meminimalisir kesalahan yang akan terjadi dalam bekerja.
Jika kamu ada di situasi seperti ini kamu bisa mengatur napas terlebih dahulu dan memberikan energi positif untuk diri sendiri.Jika kamu ingin mencari lowongan pekerjaan untuk posisi admin, yuk cari di MyRobin.id aja! Di sini kamu bisa mendapatkan banyak lowongan kerja sesuai dengan perusahaan yang kamu inginkan lho. Temukan pekerjaan impianmu di App MyRobin sekarang!