Skill microsoft office sangat dibutuhkan di tempat kerja. Terutama bagi Anda yang berkutat dengan kumpulan data sebagai admin, sekretaris, ataupun finance. Memasukkan keahlian microsoft office di dalam CV juga tidak boleh asal. Ikuti pembahasan disini untuk tahu cara mencantumkan keahlian tersebut, agar menarik perhatian HR.
Hampir semua perusahaan menggunakan Windows. Oleh sebab itu, Anda harus familiar dengan perangkat lunak di dalamnya serta tahu bagaimana mengoperasikannya, salah satunya adalah Microsoft Office. dengan begitu, pekerjaan jauh lebih efisien.
Namun sebenarnya, apa sih microsoft office itu? Mengapa program ini sangat penting untuk dikuasai? Simak jawabannya dalam artikel berikut ini!
Apa itu Microsoft Office
Microsoft Office adalah program perangkat lunak yang dirancang untuk membantu pekerjaan dan meningkatkan produktivitas di komputer maupun gawai. Di Microsoft Office Anda dapat membuat dokumen, mengedit dokumen yang berisi tulisan dan gambar, menyusun data di spreadsheet, serta membuat presentasi ataupun design.
Kemampuan dalam mengoperasikan Microsoft Office adalah suatu teknik yang digunakan seseorang saat bekerja dengan program Microsoft Office. Memiliki kemampuan Microsoft Office penting untuk menunjang karir Anda.
Melansir dari Edoxi.com lebih dari 90% perusahaan menggunakan Microsoft Office untuk menyelesaikan tugas pekerjaan mereka.
Keterampilan Microsoft Office juga dapat meningkatkan peluang seseorang untuk mendapatkan pekerjaan. Pekerjaan apa pun, seperti administrasi bisnis, administrasi perkantoran, administrasi proyek, penasihat asuransi, atau pemasaran, akan menjadi pilihan karir yang menggiurkan dengan keahlian Anda di Microsoft Office.
Mahir dalam menggunakan Microsoft Office dapat membantu dalam kemajuan karir Anda. Melalui pelatihan, Anda dapat meningkatkan keterampilan Anda di semua fitur Microsoft Office dan membuat karir yang lebih baik untuk masa depan Anda.
Skill-skill Microsoft Office yang wajib dimiliki
Memiliki kemampuan dalam mengoperasikan Microsoft Office seringkali menjadi salah satu syarat saat melamar pekerjaan. Anda dapat mencantumkan keterampilan Microsoft Office berikut di resume Anda:
1. Microsoft Word
Microsoft Word biasanya digunakan untuk membuat dokumen dan komunikasi formal. Anda dapat menyertakan Microsoft Word di resume jika Anda mampu dalam membuat draft surat, laporan, dan memo dengan program ini. Selain itu Anda juga dapat mencantumkan keterampilan di Microsoft Word seperti:
- Membuat desain atau maket untuk bahan cetak.
- Memasukkan grafik atau bagan ke dalam laporan atau dokumen lainnya.
- Memformat dokumen.
Baca Juga: 11 Template CV Gratis di Microsoft Word dan Canva serta 5 Tipsnya
2. Microsoft PowerPoint
Microsoft PowerPoint digunakan untuk membuat presentasi menggunakan berbagai elemen dinamis, seperti video, data yang direpresentasikan secara visual, dan modul interaktif.
Sertakan Microsoft PowerPoint di resume, jika Anda berpengalaman dalam menggunakan tema, transisi, dan bagan dengan program ini.
Anda juga dapat menyertakan keahlian PowerPoint dalam hal:
- Menambahkan catatan ke slide
- Menyusun informasi di seluruh slide secara menarik yang dapat membuat interaksi dengan audiens
- Menyusun informasi dengan cara yang rapi dan mudah dibaca
- Menggunakan alat animasi untuk meningkatkan visual
- Membuat slide dan tema presentasi
3. Microsoft Excel
Microsoft Excel berfungsi untuk membuat spreadsheet bisnis, mengelola sejumlah informasi, dan melakukan perhitungan kompleks. Masukkan Microsoft Excel di CV, apabila Anda mahir dalam membuat spreadsheet, mengatur sel, dan menyusun data ke dalam baris. Anda mungkin juga memasukkan keterampilan dalam hal:
- Memformat grafik yang ada
- Mengedit detail bagan
- Menggunakan tabel pivot
- Membuat formula unik
- Membuat data validation
Keahlian Microsoft Excel lanjutan harus Anda kuasai, apabila ingin berkarir sebagai auditor, bagian keuangan, pembayaran, ataupun data analyst.
4. Microsoft Outlook
Microsoft Outlook berfungsi sebagai platform email untuk berkomunikasi dengan anggota tim, pelanggan, maupun pihak lain.
Microsoft Outlook menyediakan fitur bawaan yang memudahkan komunikasi. Diantaranya fitur untuk menjadwalkan email, mengelola kotak masuk, dan membuat janji di kalender.
Keterampilan berkaitan dengan Microsoft Outlook yang dicantumkan di CV contohnya
- Mengatur fitur kalender
- Mengarsipkan email ke penyimpanan
- Menandai dan memprioritaskan email
Baca Juga: Cara Menulis E-mail Profesional: Struktur Penulisan, Contoh, dan Tips Lengkapnya
Tips menggunakan Microsoft Excel
MS Excel adalah salah satu keterampilan yang paling dituntut untuk pekerjaan di banyak industri. Sertifikasi Excel akan memberikan banyak peluang bagi Anda, karena dapat digunakan dalam berbagai lingkup bisnis, mulai dari manajemen proyek hingga sumber daya manusia, siapa pun yang ahli Microsoft Excel akan dibutuhkan oleh perusahaan.
Simak penjelasan dibawah ini untuk mengetahui tips menguasai penggunaan microsoft excel
- Gunakan Tabel Pivot untuk memahami data
- Menambahkan lebih dari satu baris atau kolom
- Menggunakan filter untuk menyederhanakan data
- Menghapus set data duplikat
- Pisahkan informasi teks antar kolom.
- Gunakan rumus untuk perhitungan sederhana.
- Gunakan rumus IF Excel untuk mengotomatisasi fungsi Excel tertentu.
- Gunakan tanda dolar untuk menjaga formula satu sel tetap sama di mana pun sel itu bergerak.
- Gunakan fungsi VLOOKUP untuk menarik data dari satu area sheet ke area lainnya.
- Gunakan rumus INDEX dan MATCH untuk menarik data dari kolom horizontal.
- Gunakan fungsi COUNTIF untuk membuat Excel menghitung kata atau angka dalam rentang sel apa pun.
Pekerjaan yang membutuhkan skill Microsoft Office
Pengetahuan dasar tentang program Microsoft Office diperlukan untuk banyak posisi pekerjaan, dan Anda harus mempertimbangkan untuk mencantumkan keahlian tersebut di resume.
Mencantumkan keterampilan Microsoft Office juga bisa menjadi cara yang bagus untuk mengisi CV, jika Anda memiliki pengalaman kerja yang terbatas.
Pastikan untuk memasukkan keterampilan yang berhubungan langsung dengan posisi atau terdaftar sebagai persyaratan dalam deskripsi pekerjaan.
Berikut beberapa pekerjaan yang membutuhkan kemampuan Microsoft Office:
1. Guru
Profesi guru juga menggunakan program seperti Microsoft Word dan Excel untuk menyusun materi pendidikan, laporan kelas, dan mengelola nilai siswa. Beberapa guru juga dapat menggunakan Microsoft Skype untuk melakukan pembelajaran dalam jarak jauh.
2. Asisten administrasi
Asisten administrasi dalam menjalankan tugasnya menggunakan program Microsoft Office. Mereka memanfaatkan perangkat lunak ini untuk menjadwalkan dan mengelola janji temu menggunakan fitur kalender di Microsoft Outlook, berkomunikasi melalui Microsoft Outlook, dan membuat dokumen menggunakan Microsoft Word.
3. Auditor dan akuntan
Posisi akuntan dan auditor seringkali membutuhkan pengetahuan tingkat lanjut tentang Microsoft Excel untuk menyusun biaya dan pengeluaran klien menggunakan persamaan dan fitur perhitungan, serta untuk membuat rancangan anggaran. Microsoft OneNote juga dapat digunakan untuk berkolaborasi dan berbagi dokumen dengan anggota tim lainnya.
4. Data analyst
Analis data dapat mengevaluasi dan mengambil informasi dari lembar Microsoft Excel. Kemampuan untuk membuat rumus dan menemukan informasi dalam aplikasi ini penting dalam posisi ini.
5. HR
MS Excel juga dapat digunakan untuk mengatur data tentang orang, khususnya di organisasi besar. Misalnya, dapat digunakan untuk menyimpan informasi karyawan seperti nama, alamat email, dan tanggal mulai dengan dokumen yang dapat diakses saat dibutuhkan.
Tips meningkatkan kemampuan Microsoft Office
Kami akan memberikan tips meningkatkan kemampuan dalam menggunakan microsoft office dan akan mendapatkan hasil pekerjaan yang maksimal. Berikut beberapa tips yang dapat Anda lakukan untuk menghemat waktu pekerjaan Anda:
1. Menyimpan otomatis perubahan di Onedrive
OneDrive tidak hanya untuk mengakses semua file Anda di mana saja dan kapan saja, Anda juga dapat menghubungkan OneDrive ke perangkat lunak Microsoft Office untuk memanfaatkan fitur penyimpanan otomatis.
2. Gunakan fitur “Beritahu Saya” pada Microsoft Word
Fitur “Beritahu Saya” (apa yang ingin Anda lakukan) telah ditambahkan ke Microsoft Office 2016. Fitur tersebut memberikan kemudahan bagi penggunanya. Ingin mengubah gaya? Ketik “Gaya”.
Pangkas foto? Ketik “Pangkas”. Sisipkan tabel, tambahkan komentar, ubah tata letak, dan perbarui desain. Hampir setiap fitur Office dapat diakses dengan cepat dan mudah melalui menu ini, sementara saran cerdas memudahkan Anda menemukan apa yang Anda cari dengan mengetik satu atau dua kata saja.
Jika Anda menggunakan bahasa inggris pada office, istilah-istilah tersebut akan mengalami penyesuaian. Seperti misalnya fitur “Beritahu Saya” akan menjadi “Tell me”, Gaya menjadi “Style” dan lain sebagainya.
3. Gunakan fitur bagikan untuk membagikan dokumen
Tombol bagikan terletak di pojok kanan atas aplikasi, dan dapat digunakan untuk berbagi dokumen dengan cepat melalui OneDrive, email, AirDrop (khusus Mac), dan layanan pihak ketiga lainnya.
4. Fitur Find and Replace
Jika Anda ingin mengubah kata atau kalimat di seluruh dokumen, Anda dapat melakukannya dengan cepat menggunakan fungsi find and replace. Anda dapat menekan Ctrl + Shift + H, nantinya fitur tersebut akan muncul. Ketik teks yang ingin Anda ubah di kotak find, penggantinya di kotak replace, dan tekan tombol replace. Office akan mencari dokumen dan membuat perubahan seperlunya.
5. Format Copy Paste
Menggunakan fitur pemformatan dengan cepat dengan memblok seluruh teks dengan menekan Ctrl + Shift + C untuk menyalin pemformatan (gaya font dan paragraf, warna, perataan, dll.), dan Ctrl + Shift + V (⌘⇧V) untuk menempelkan memformat ke teks yang dipilih.
6. Merge Shape di MS PowerPoint
Anda dapat menggabungkan berbagai bentuk sederhana untuk membuat bentuk yang lebih rumit yang akan memberikan dekorasi pada slide presentasi Anda. Cukup pilih bentuk yang ingin Anda gabungkan dan klik Merge Shapes di bawah tab Format. Bentuk gabungan ini dapat disalin dan ditempelkan ke aplikasi lain, seperti Word.
Cara meningkatkan kemampuan Microsoft Office
Kalau Anda belum mahir menggunakan software dalam Windows, masih ada kesempatan untuk meningkatkan kemampuan tersebut dengan cara sebagai berikut:
1. Pelajari rumus dan fungsi dasar
Cara pertama adalah mempelajari rumus dan fungsi dasar. Pada Microsoft Excel misalnya, Anda dapat memahami penggunaan formula SUM, Average, IF, Count, Max, dan Min. Sementara di Microsoft Word cobalah pelajari menu-menu seperti font, margin, dan perataan. Mulailah dari langkah kecil dan lakukan dengan konsisten.
2. Perbanyak berlatih
Setelah familiar dengan beberapa menu dan rumus, perbanyak latihan. Melalui internet Anda bisa mempelajari Excel dan Microsoft Word dari level pemula hingga profesional. Biasanya, beberapa video di Youtube juga memberikan soal latihan berbentuk link dokumen yang bisa dikerjakan.
3. Mengikuti kelas online
Pada pekerjaan tertentu seperti finance atau auditor, Anda bisa mengikuti kelas online. Dibimbing mentor profesional makin memudahkan dalam memahami teori dan praktik secara langsung.
4. Mengambil program sertifikasi
Terakhir adalah mengambil sertifikasi. Selain meningkatkan keahlian, Anda juga memiliki nilai tambah ketika mencari kerja. Sertifikasi dari badan profesional, mampu menarik perhatian HRD.
Mencantumkan keahlian Microsoft Office di dalam CV
Beberapa kesalahan fresh graduate atau pencari kerja berpengalaman adalah asal menempatkan skill Microsoft Office. Padahal untuk menarik perhatian HRD, Anda harus menonjolkan keahlian tersebut, yakni dengan cara:
1. Gunakan poin
Menggunakan poin atau angka memudahkan perekrut membaca keahlian Anda, daripada menjelaskan dengan kalimat panjang. Buatlah daftar skill yang Anda kuasai, contohnya:
- Microsoft Excel
- Microsoft Word
- Microsoft Powerpoint
2. Jelaskan keahlian dengan profesional
Setelah menggunakan point, cobalah jelaskan seberapa mahir Anda. Caranya dengan mengaitkan pekerjaan dengan keahlian tersebut. Misalnya,
- Mengelola semua dokumen klerikal menggunakan keterampilan tingkat lanjut di Microsoft Office untuk membuat, mengedit, dan mencetak korespondensi
3. Cantumkan level pemahaman
Melansir Indeed, mencantumkan level pemahaman berguna untuk membantu perekrut menilai seberapa mahir Anda mengoperasikan keahlian Microsoft Office. Apakah Anda level pemula, menengah, atau lanjutan.
4. Tunjukkan sertifikasi
Terakhir mencantumkan sertifikasi yang menunjukkan kemampuan MS. Office Anda. Bagian sertifikasi biasanya diletakan di paling bawah. Namun, bisa juga ditempatkan di bagian keahlian.
Contoh menulis skill Microsoft Office di dalam CV
Keahlian mengoperasikan MS. Office bisa tercantum dalam bagian skill atau di dalam pengalaman kerja, berikut contohnya.
1. Menulis keahlian di bagian ‘skill’
“Keahlian: Berpengalaman menggunakan rumus Excel, fungsi dan tabel pivot. Mahir menyusun surat-menyurat dengan Word dan menguasai MS Access level intermediate.”
2. Mencantumkan skill dalam pengalaman kerja
“Memanfaatkan fungsionalitas gabungan surat di MS Word untuk meningkatkan kecepatan di mana kami dapat mengubah kampanye surat ke daftar lebih dari 10.000 orang sebesar 25%”
Itulah deretan skill Microsoft Office yang perlu Anda kuasai. Sekarang ini keahlian tersebut menjadi skill dasar yang akan mempermudah pekerjaan nantinya.
Demikian artikel kemampuan microsoft office yang dibutuhkan dalam dunia kerja. Jika Anda tertarik untuk meningkatkan kemampuan microsoft office Anda dengan lebih dalam, Anda dapat mengambil kursus singkat di MyRobin Academy. Terdapat banyak pilihan program pelatihan untuk meningkatkan kompetensi Anda. Tunggu apa lagi? Yuk daftar sekarang!