Ada banyak alasan mengapa karyawan tidak masuk kerja. Bisa karena sakit, memiliki acara keluarga, periksa kesehatan rutin, hingga melahirkan. Apapun alasannya penting memperhatikan etika saat absen kerja agar tetap profesional dan tidak menghambat pekerjaan di kantor.
Salah satunya, menghubungi atasan terkait absensi dan mengirimkan surat izin, sehingga atasan dapat memaklumi dan pekerjaan Anda bisa dialihkan sementara ke pegawai lain.
Apabila Anda hilang begitu saja, maka ketidakhadiran bisa dianggap bolos dan membuat citra Anda buruk di perusahaan. Parahnya, pekerjaan yang ditugaskan pada Anda jadi tidak terselesaikan. Oleh karena itu, coba simak contoh surat izin tidak masuk kerja di bawah ini untuk jadi referensi.
Apa itu surat izin tidak masuk kerja
Surat izin tidak masuk kerja merupakan surat keterangan yang menyatakan ketidakhadiran Anda di kantor. Ini merupakan etika yang wajib pegawai terapkan, saat tidak bisa bekerja apapun alasannya.
Walaupun kantor tidak meminta karyawan mengirim surat, tetapi tidak apa-apa jika Anda tetap mengirim surat izin sebagai catatan ketidakhadiran. Jadi, apabila atasan baru menanyakan mengapa Anda libur di hari kerja, Anda bisa mengatakan alasan dan menunjukkan surat sebagai bukti sah. Pelajari juga Surat Keterangan Sehat
Peraturan tentang izin tidak masuk kerja
Setiap perusahaan memiliki ketentuan sendiri mengenai izin tidak masuk kerja yang diterima dan tidak. Biasanya, izin yang diterima perusahaan meliputi sakit, melahirkan, meninggal dunia, dan ada acara keluarga yang mendadak.
Sementara alasan karena kerusakan mobil, lupa melihat jadwal, dan kelelahan menjadi pengecualian izin masuk kerja. Biasanya, karyawan yang izin dengan alasan tersebut mendapatkan potongan gaji berdasarkan kesepakatan di kontrak.
Karyawan yang tidak masuk kerja sebenarnya berhak menerima upah apabila merujuk pada UU No.13 Tahun 2003 mengenai Ketenagakerjaan. Dalam pasal 93 ayat 1 dijelaskan pemberian upah berlaku hanya bagi karyawan:
- Sakit
- Perempuan yang tidak masuk karena haid hari pertama dan kedua
- Menikah, melahirkan, mengkhitankan anak
- Pasangan melahirkan
- Anggota keluarga meninggal dunia
Pemberian upah diterangkan lebih lanjut di pasal 93 ayat 3-4 sesuai situasi karyawan. Namun, tiap perusahaan bisa saja menetapkan kebijakan masing-masing terkait pengupahan pada karyawan yang absen.
Cara menulis surat izin tidak masuk kerja
Surat izin tidak masuk kerja biasanya dikirim dalam format Word maupun PDF. Struktur penulisan pada surat absen tidak jauh berbeda dengan surat pada umumnya, yakni:
- Keterangan surat
- Tanggal pembuatan
- Kalimat pembuka
- Isi
- Kalimat penutup
- Nama dan tanda tangan karyawan
Tata cara penulisan surat bisa Anda ikuti di bawah ini agar tampak lebih rapi, terstruktur, dan mudah dibaca oleh HRD maupun atasan.
1. Tulis subjek “surat izin”
Bagian paling atas tulis keterangan surat, agar atasan bisa langsung tahu mengapa Anda mengirimkan surat. Alasan yang bisa digunakan seperti kurang enak badan, anak sakit, anggota keluarga meninggal dunia, atau pasangan ingin melahirkan.
Alasan yang masuk akal akan diterima atasan, sedangkan jika Anda izin tidak masuk karena kendaraan bermasalah, bisa saja ditolak. Apabila ada mengalami kerusakan mobil, sebaiknya gunakan transportasi umum atau meminta izin untuk bekerja dari rumah. Sehingga atasan tidak memberikan penilaian buruk.
Bagi karyawan yang melahirkan, pastikan Anda telah memberikan pemberitahuan pada HRD sebulan sebelum memutuskan izin atau cuti. Hal ini agar pekerjaan Anda bisa dialihkan sementara ke karyawan lainnya dan operasional kantor tetap berjalan.
2. Mulai dengan kalimat pembuka
Sama dengan surat formal lainnya, mulai lah dengan kalimat pembuka untuk menunjukkan etika Anda dalam mengirimkan surat. Anda bisa menggunakan sapaan formal seperti YTH, dear Mr atau Ms dilengkapi dengan nama.
3. Jelaskan alasan mengapa Anda izin
Bagian isi bisa ditulis mengapa Anda tidak bekerja. Ingat, bahwa alasan yang diterima atasan biasanya bersifat urgent, seperti sakit, melahirkan, atau ada acara keluarga yang mendesak. Terangkan secara jelas mengapa Anda harus izin untuk membantu atasan maupun HRD menilai apakah Anda bisa mengambil day off atau tidak.
4. Sertakan kesediaan untuk dihubungi saat darurat
Seringkali, karyawan mengalami musibah tanpa pemberitahuan sebelumnya. Misalnya, ada anggota keluarga yang meninggal dan Anda harus mengikuti acara pemakaman hingga berakhir.
Selain menjelaskan alasan izin, tuliskan kesediaan untuk dihubungi atasan berkaitan dengan pekerjaan Anda jika bisa. Selain memudahkan rekan kerja menyelesaikan tugas Anda, ini juga menunjukkan bahwa Anda orang yang profesional dan bertanggung jawab.
5. Hindari typo
Setelah menulis surat, selalu pastikan tidak ada kesalahan ejaan. Baca lah surat berulang kali sebelum Anda kirim ke atasan untuk memastikan tidak ada typo dan kesalahan makna.
Contoh surat izin tidak masuk kerja
Anda sudah mempelajari cara menulis surat izin, kini pahami deretan contoh surat izin tidak masuk kerja PDF maupun Word di bawah ini sebagai referensi.
1. Contoh surat izin tidak masuk kerja karena sakit
Jakarta, 20 Oktober 2020
Perihal : Permohonan izin
Lampiran : 2
Kepada YTH
Ibu Wati Adi Soedirjo
HRD PT Aneka Rasa
Jakarta
Dengan hormat,
Melalui surat ini saya:
Nama : Firyal Nur Habibah
NIP : 0293003040
Bagian : Data clerk
Memberitahukan pada Anda, bahwa saya tidak dapat bekerja hari ini dikarenakan positif Covid-19. Oleh karena itu, saya meminta ibu HRD memberikan saya izin tidak masuk kerja selama 2 minggu untuk memulihkan kesehatan sekaligus mencegah penyebaran virus di lingkungan kerja.
Sehubungan dengan itu, di bawah ini saya lampirkan hasil tes Antigen dan PCR yang saya jalani pada 18 Oktober 2020 dan surat dari dokter untuk digunakan sebagaimana mestinya.
Adapun mengenai pekerjaan yang saya tinggalkan akan saya kerjakan setelah kondisi tubuh membaik. Atas perhatiannya saya ucapkan terima kasih.
Hormat saya
Firyal Nur Habibah
2. Contoh surat izin tidak masuk kerja karena acara keluarga
Yogyakarta, 20 September 2021
Perihal : Permohonan izin
Lampiran : –
Kepada YTH
Bapak Wawan Soedirjo
HRD PT Bintang Perkasa
Yogyakarta
Dengan hormat,
Melalui surat ini saya:
Nama : Hafiz Firmansyah
NIP : 0293848450
Bagian : Finance
Memohon izin tidak masuk kerja pada 27 September 2021 karena ada acara keluarga yang mengharuskan saya pergi ke luar Yogyakarta. Demikian surat izin ini saya sampaikan atas perhatiannya saya ucapkan terima kasih.
Hormat saya
Hafiz Firmansyah
3. Contoh surat izin tidak masuk kerja keluarga meninggal dunia
Bandung, 16 September 2020
Perihal : Permohonan izin tidak masuk kerja
Lampiran : –
Kepada YTH
Bapak/Ibu HRD PT Bintang Perkasa
Bandung, Jawa Barat
Dengan hormat,
Melalui surat ini saya:
Nama : Deviana Zahra
NIP : 10299393848450
Bagian : Finance
Menginformasikan pada Anda, bahwa hari ini saya tidak bisa masuk kerja karena ada anggota keluarga yang meninggal dunia dan tidak dapat ditinggalkan. Oleh karena itu, saya meminta izin untuk tidak bekerja selama 3 hari terhitung pada 16-18 September 2020.
Demikian surat izin ini saya buat atas perhatian bapak/ibu HRD saya ucapkan terima kasih.
Hormat saya
Deviana Zahra
4. Contoh surat izin tidak masuk kerja karena anak sakit bahasa Inggris
October 20, 2020
Anneth Hariston
Lead Digital Marketing
Happy Toys Corporation
145 Main Street
Kentucky, TX 7002
I am writing this letter to announce my absence from duty beginning from Wednesday. As we discussed previously, my son will have an operation on Thursday, October 23. I expect to be away from Wednesday, October 21 to Saturday, October 25 2020.
Having consulted my team, Caroline White agreed to cover the weekly report which is part of my duties and any urgent work needing my response. Please let me know if you have an issue requiring my attention when I am out. Thank you for your understanding.
Regards,
Janneth Rule
5. Contoh surat izin tidak masuk kerja pns
Jakarta, 12 Juli 2021
Perihal : Permohonan izin tidak masuk kerja
Lampiran : 1
Kepada YTH
Kepala Dinas Pendidikan Jakarta Barat 27219
DKI Jakarta
Saya yang bertanda tangan dibawah ini:
Nama : Hafizah Yuniarta
NIP : 10299393 19984845 003
Pangkat : Pembina III/B
Jabatan : Staff Kearsipan Dinas Pendidikan Jakarta Barat
Alamat: : Jalan Medan Merdeka, RT002/RW003, Jakarta Barat
Menginformasikan pada Anda, bahwa Selasa, 12-18 Juli 2021 saya tidak bisa masuk kerja karena sedang menjalani rawat inap di Rumah Sakit Mitra Keluarga karena masalah lambung. Berdasarkan hasil pemeriksaan dokter, diketahui bahwa saya perlu beristirahat selama seminggu oleh dokter.
Sehubungan dengan itu, saya bermaksud meminta izin untuk tidak bekerja selama beberapa hari kedepan. Bersamaan dengan surat ini saya lampirkan pula surat keterangan dari dokter.
Demikian surat izin ini saya buat atas perhatian bapak/ibu Kepala Dinas Pendidikan Jakarta Barat saya ucapkan terima kasih.
Hormat saya
Hafizah Yuniarta
6. Contoh surat izin tidak masuk kerja guru karena melahirkan
Semarang, 14 Juli 2022
Perihal : Permohonan izin cuti melahirkan
Lampiran : 1
Kepada YTH
Kepala Sekolah SDN Larangan 9
Semarang, Jawa Tengah
Saya yang bertanda tangan dibawah ini:
Nama : Rina Wijayanto
NIP : 10299393 19984845 003
Posisi : Guru Matematika
Alamat: : Jalan Medan Pramuka, RT 003/RW 004, Semarang, Jawa Tengah
Memohon izin cuti melahirkan selama 3 bulan, terhitung dari Agustus-Oktober 2022. Sebagian pekerjaan saya telah diselesaikan dan sisanya akan dialihkan sementara oleh Ibu Mursinah, guru Matematika Honorer.
Demikian surat izin ini saya buat, semoga bisa bapak pertimbangkan atas perhatiannya saya ucapkan terima kasih.
Hormat saya
Rina Wijayanto
Contoh surat izin tidak masuk kerja di atas bisa Anda modifikasi sesuai situasi. Anda dapat menghubungi atasan lebih dulu untuk menginformasikan ketidakhadiran, baru mengirimkan surat.
Baca Juga: Simak, Ini Cara Membuat Surat Penawaran yang Baik dan Benar
Nah, jika Anda ingin baca artikel seperti ini kunjungi blog MyRobin. Di sana tersedia banyak informasi seputar karier dan bisnis yang up to date. Jika Anda sedang mencari lowongan pekerjaan, Anda dapat mengunduh MyRobin Super App. Di sana Anda dapat memilih dan melamar pekerjaan yang Anda inginkan. Tunggu Apalagi? Unduh MyRobin Super App sekarang juga!