Pernahkah kamu merasa bahwa waktu 24 jam selalu masih kurang untuk mengerjakan suatu pekerjaan? Bahkan seringkali beberapa pekerjaan menjadi menumpuk karena pekerjaan sebelumnya tak kunjung selesai. Kira-kira apa penyebabnya ya?
Ternyata hal ini bisa terjadi karena manajemen waktu yang buruk, yang mana dapat menyebabkan beban kerja menjadi tidak terkontrol, menurunnya produktivitas, hingga memicu gangguan kesehatan seperti stres.
Menurut skillsyouneed, manajemen waktu yang produktif memang sulit untuk dilakukan. Hal ini dibuktikan oleh survei yang mengatakan bahwa seseorang hanya mampu menghabiskan 2 jam 53 menit saja untuk bisa produktif dalam bekerja. Jadi selebihnya mereka akan mulai kehilangan fokus dan konsentrasi. Hal ini lah yang membuat pekerjaan menjadi lebih lama selesainya dan menghabiskan lebih banyak waktu.
Lalu, bagaimana cara untuk mengatur waktu dengan baik itu? Yuk, simak artikel tips manajemen waktu di bawah ini!
Pengertian Manajemen Waktu
Manajemen waktu adalah cara bagaimana kita mengelola waktu untuk berbagai pekerjaan. Dengan kemampuan ini, segala aktivitas maupun tujuan dapat terselesaikan tepat waktu bahkan lebih cepat.
Menurut seorang penulis, yakni Atkinson menjelaskan bahwa manajemen waktu juga dapat diartikan sebagai salah satu keterampilan yang berhubungan dengan berbagai bentuk upaya dan tindakan seseorang yang dilakukan secara terencana agar mampu memanfaatkan waktu sebaik mungkin.
Manajemen waktu akan sulit untuk dilakukan jika kamu tidak bisa membedakan mana hal yang harus diprioritaskan dan mana hal yang bisa diselesaikan di lain waktu. Maka dari itu, kamu harus bisa menyusun rencana kegiatan secara urut dan jelas. Dengan begitu, kamu akan lebih mudah melakukan manajemen waktu.
Dalam dunia kerja, manajemen waktu adalah salah satu soft skill yang dibutuhkan perusahaan. Sebab, karyawan yang mempunyai kemampuan ini biasanya lebih mampu untuk bekerja dengan produktif serta disiplin dalam menyelesaikan tugas.
Manfaat Manajemen Waktu
Jika kamu mampu mengatur, mengelola, serta memanfaatkan waktu dengan baik untuk berbagai aktivitas tertentu, maka akan banyak manfaat yang dapat kamu peroleh, seperti:
1. Membuat pribadi menjadi lebih disiplin
Tentunya jika segala aktivitas sudah kamu atur dan rencanakan dengan baik, maka kamu bisa mencapai tujuan secara tepat waktu. Misalnya mengumpulkan tugas sesuai dengan deadline yang ditentukan, atau datang ke suatu acara lebih awal.
Melalui jadwal yang sudah kamu atur tersebut, kamu pun dapat menjadi lebih tertib dan fokus dalam melakukan segala sesuatu. Kamu juga bisa mengetahui apa konsekuensi yang akan kamu dapat nantinya jika tidak mengikuti jadwal atau aturan yang telah kamu buat. Dengan begitu, kamu bisa menjadi lebih disiplin dalam bertindak atau beraktivitas.
2. Menurunkan tingkat stress
Dengan mempunyai perencanaan tugas atau kegiatan, kamu bisa mengurangi rasa cemas maupun stress lho. Sebab, kamu sudah mengetahui apa yang kamu lakukan dan selesaikan setiap harinya. Sehingga, kamu pun mempunyai lebih banyak waktu untuk mempersiapkan diri dari berbagai rintangan.
Selain itu, saat kamu mencentang satu kegiatan di to-do list, tentu akan ada perasaan lega dan senang karena sudah berhasil melaluinya. Kamu pun juga dapat melihat progress yang jelas. Hal ini tentu akan mengurangi stress dan rasa cemas tidak bisa menyelesaikan sesuatu.
3. Meningkatkan kepercayaan diri
Biasanya, ketika seseorang berhasil melalui satu step dalam suatu kegiatan atau proyek tingkat kepercayaan dirinya akan meningkat. Mereka menjadi merasa bahwa dirinya mampu menyelesaikan tugas tersebut walaupun masih tahap awal.
Sama halnya dengan kamu ketika berhasil menyelesaikan salah satu tugas atau aktivitas dalam daftar kegiatan yang sudah kamu tulis, pasti kamu akan semakin semangat dan percaya diri untuk bisa menyelesaikan seluruh kegiatan selanjutnya pada hari itu.
Sebab, keberhasilan seseorang dalam menyelesaikan atau mendapatkan sesuatu biasanya membuat mereka bangga pada diri sendiri. Sehingga, mereka menjadi lebih yakin dan percaya bahwa dirinya memang layak dan bisa melakukannya dengan baik.
4. Mempunyai banyak waktu luang
Dengan manajemen waktu yang baik, kamu tentu dapat menyelesaikan pekerjaan secara tepat waktu atau bahkan bisa lebih cepat dari ketentuan. Hal ini tentu akan membuat kamu mempunyai banyak waktu luang untuk melakukan aktivitas lain atau hal-hal yang kamu suka.
Misalnya beristirahat, quality time bersama orang tersayang, melakukan hobi, dan lain sebagainya. Di samping itu, jika semua pekerjaan selesai maka kamu bisa menikmati akhir pekan dengan tenang tanpa adanya gangguan dari tugas-tugas yang belum terselesaikan.
Baca Juga: Jangan Khawatir, Ini Tips Liburan untuk Kamu yang Sibuk Kerja
5. Membuat tugas menjadi lebih rapi
Melalui perencanaan kegiatan yang kamu lakukan, selain tugas dapat selesai tepat waktu namun juga bisa menjadi lebih tertata dengan rapi. Sebab, kamu menyusunnya berdasarkan paling mendesak atau mendekati deadline terlebih dahulu.
Tentu saja hal ini dapat memudahkan kamu dalam mengumpulkan tugas. Kamu tidak perlu bingung tugas yang mana dulu yang harus dikumpulkan pada hari atau minggu itu. Atau bahkan kamu tidak perlu cemas ada tugas yang terselip dan tertinggal karena lupa dikerjakan.
6. Meningkatkan produktivitas
Manajemen waktu yang baik dapat membantu kamu untuk semakin fokus dan disiplin dalam mengerjakan suatu pekerjaan secara tepat waktu atau lebih cepat. Sehingga kamu pun bisa segera beralih menyelesaikan tugas berikutnya atau melakukan kegiatan produktif lainnya.
Selain itu, dengan meningkatnya produktivitas secara tidak langsung kemampuan yang kamu miliki pun semakin berkembang signifikan. Hal ini karena kemampuan tersebut kamu lakukan berulang-ulang dan terjadwal. Sehingga kamu menjadi semakin menguasai dan mahir melakukannya.
7. Membangun citra positif
Jika kamu selalu menyelesaikan pekerjaan tepat waktu, maka kamu akan mempunyai citra yang positif dimata atasan, klien, maupun rekan kerja. Kamu akan dikenal sebagai pribadi yang disiplin, tidak suka menunda-nunda pekerjaan, dan dapat diandalkan.
Selain itu, citra yang positif ini juga dapat meningkatkan peluang karir kamu kedepannya. Beberapa perusahaan maupun atasan kamu mungkin akan mempromosikan atau menaikkan jabatan kamu karena citra positif tersebut.
Baca Juga: Pahami Cara Membangun Personal Branding yang Tepat untuk Pengembangan Karier
Tips Manajemen Waktu Agar Lebih Produktif
Seperti yang sudah dijelaskan di atas bahwa manajemen waktu yang baik dapat meningkatkan produktivitas kita dalam bekerja. Namun, nyatanya tidak semudah yang dibayangkan sebab seseorang seringkali mudah terdistraksi dan kehilangan fokus saat bekerja.
Nah, berikut ini adalah beberapa tips manajemen waktu yang bisa kamu terapkan agar bisa menjadi lebih produktif:
1. Cari waktu yang paling produktif
Setiap orang pasti mempunyai waktu produktif yang berbeda beda. Ada yang ketika pagi hari mereka bisa produktif, namun ada juga yang baru ketika malam menjelang mereka bisa fokus dan produktif melakukan sesuatu. Maka dari itu, coba temukan waktu atau jam dimana kamu bisa mengerjakan pekerjaan dengan maksimal.
Jika kamu sudah menentukannya, maka kamu bisa memaksimalkan dan memfokuskan diri untuk melakukan aktivitas atau mengerjakan tugas pada waktu tersebut. Gunakan waktu ini untuk mengerjakan tugas paling mendesak terlebih dahulu, baru kemudian kamu bisa menggunakan waktu lain untuk mencicil tugas dengan tenggat waktu yang masih lama.
Coba identifikasi dengan melakukan eksperimen yaitu melacak waktu yang kamu habiskan untuk melakukan aktivitas yang sama pada waktu yang berbeda dalam sehari. Sebagai contoh, untuk mengerjakan daily content kamu membutuhkan:
- 2 jam di pagi hari
- 4 jam ketika siang hari menuju sore
- 1,5 jam saat malam hari
Dengan analisis di atas, dapat diketahui bahwa kamu bisa lebih fokus dan cepat mengerjakan daily content pada malam hari. Sebab, kamu hanya membutuhkan waktu sekitar 1,5 jam saja untuk bisa menyelesaikan pekerjaan tersebut dibandingkan ketika pagi atau siang hari. Jadi, manfaatkan waktu 1,5 jam ini untuk mengerjakan tugas utama kamu yakni membuat daily content.
Berikut ini adalah artikel 10 Cara Tingkatkan Produktivitas kerja yang telah kami sediakan untuk Anda
2. Gunakan aplikasi manajemen waktu
Jika kamu kesulitan mengatur waktu sendiri untuk bekerja, maka kamu bisa memanfaatkan aplikasi manajemen waktu. Aplikasi ini akan membantu kamu mengelola waktu, tugas, bahkan pertemuan dengan klien maupun anggota tim. Bahkan, ada beberapa aplikasi yang dapat mengatur reminder atau pengingat, sehingga kamu tidak akan lupa akan untuk mengerjakan dan mengumpulkan tugas.
Berikut adalah rekomendasi aplikasi manajemen waktu yang bisa kamu gunakan. Beberapa diantaranya ada yang berbayar jika ingin mendapatkan lebih banyak layanan atau menggunakan filter.
- Google Calendar
- Toggl Plan
- ClickUp
- Trello
- Evernote
- Dropbox
- Microsoft To Do
- Notion
3. Prioritaskan tugas
Beberapa tugas biasanya mempunyai deadline atau tenggat waktu yang berbeda-beda. Maka dari itu, kamu harus memprioritaskan tugas yang paling mendesak terlebih dahulu, baru kemudian dilanjutkan dengan tugas-tugas berikutnya. Jadi, kerjakan tugas berdasarkan urutan tenggat waktunya, dengan begitu kamu tidak akan bingung atau bahkan ada tugas yang terselip belum dikerjakan.
Sehari sebelumnya buatlah daftar tugas harian berurutan mulai dari yang paling mendesak atau paling penting. Dengan cara ini, sebelum bekerja kamu tidak akan membuang banyak waktu untuk memikirkan apa yang harus kamu lakukan. Jadi, melalui daftar ini kamu langsung bisa tahu apa yang harus dikerjakan terlebih dahulu.
Perlu kamu ketahui bahwa akan lebih baik jika kamu mengerjakan satu tugas tertentu daripada mengerjakan lima tugas berbeda dalam waktu yang bersamaan. Hal ini hanya akan membuat kinerja kamu menjadi kurang maksimal dan fokus kamu akan terbagi antara satu tugas dengan tugas yang lainnya.
Jika ada tugas yang tidak terlalu mendesak atau penting, kamu bisa meminta bantuan anggota tim atau rekan kerja lain untuk mengerjakannya. Jika perlu hapus pekerjaan itu dari daftar tugas harian. Hal ini akan lebih menghemat waktu dan mengurangi beban kerja kamu.
4. Tetapkan batasan waktu
Jika kamu ingin bisa lebih fokus dan disiplin dalam bekerja, maka cobalah untuk menetapkan batasan waktu untuk setiap tugas. Hal ini disebut juga dengan time boxing yang artinya membatasi berapa banyak waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan.
Sebagai contoh, kamu membatasi waktu untuk membuat laporan keuangan perusahaan dari jam 9-11 pagi. Maka kamu harus berusaha untuk menyelesaikan tugas tersebut dalam waktu tiga jam atau selama rentang waktu itu. Dengan begitu, seluruh pekerjaan kamu menjadi lebih terorganisir.
Kamu juga bisa memberikan rewards untuk diri sendiri bila mampu menyelesaikan tugas dalam rentang waktu yang sudah kamu tentukan. Misalnya jika sudah selesai kamu akan membeli makanan yang enak, atau hanya sekedar beristirahat di kasur. Dengan begitu, kamu pun dapat lebih terpacu dan bersemangat untuk segera menyelesaikan tugas.
5. Hilangkan distraksi
Ketika bekerja berbagai gangguan atau distraksi dapat muncul dari mana saja dan dalam bentuk apapun. Misalnya suasana ruangan kerja yang terlalu ramai, notifikasi media sosial yang tidak berhenti muncul, interupsi dari atasan, dan sebagainya. Jika hal ini terjadi kamu harus segera mengatasinya agar pekerjaan dapat selesai dengan maksimal.
Hindari segala distraksi dengan cara seperti menonaktifkan notifikasi ponsel, memanfaatkan ruangan yang kedap suara atau minim orang, selalu mengingat tujuan atau target yang ingin dicapai, menggunakan headphone dan memutar musik yang dapat meningkatkan konsentrasi, memblokir situs yang kerap memunculkan pemberitahuan, dan sebagainya.
Jika kamu berhasil meminimalisir semua gangguan ini, maka kamu dapat lebih fokus dan berkonsentrasi penuh pada pekerjaan kamu. Sehingga, pekerjaan pun bisa selesai tepat waktu.
6. Kerjakan dimanapun dan kapanpun bila sempat
Jika kamu sedang mendapat banyak pekerjaan dan harus selesai dalam waktu yang singkat, maka kamu bisa memanfaatkan waktu yang ada sebaik mungkin. Misalnya ketika dalam perjalanan menuju kantor, kamu bisa membuka sebentar laptop, tablet, atau ponsel kamu untuk mengerjakan tugas.
Kamu bisa memilih tugas yang tidak terlalu mendesak dan tidak membutuhkan tingkat fokus yang tinggi seperti menjawab email, membaca proposal atau materi untuk presentasi, merevisi singkat pekerjaan, dan lain sebagainya. Dengan begitu, beban kerja kamu dapat berkurang dan kamu bisa mempunyai lebih banyak waktu untuk pekerjaan yang berat.
Baca Juga: Mengenal Work From Home (WFH) dan Tipsnya Agar tetap Produktif
7. Istirahat yang cukup
beristirahat mungkin tampak sayang untuk dilakukan jika pekerjaan kamu sedang banyak-banyaknya. Namun, penting untuk kamu ketahui bahwa dengan beristirahat akan dapat meningkatkan konsentrasi, mengisi ulang energi, dan bahkan memberikan inspirasi baru.
Di samping itu, memang tidak baik bila kamu terlalu memforsir tubuhmu. Hal ini akan menyebabkan kamu menjadi cepat lelah dan kehilangan fokus. Bahkan dapat menimbulkan kesalahan kerja yang akhirnya membuat kamu mendapatkan revisi atau teguran dari atasan. Maka dari itu, kamu harus bisa menyeimbangkan waktu bekerja dengan istirahat dengan tepat.
Ketika bekerja kamu bisa menerapkan cara beristirahat atau mengambil jeda sejenak seperti berikut:
- Istirahat pertama → Ambil 5 menit untuk membuat secangkir teh atau kopi
- Istirahat kedua → Ambil 15 menit untuk bermeditasi, bersantai, atau tidur sebentar
- Istirahat ketiga → Ambil 10 menit untuk berjalan-jalan di sekitar kantor
Sesuaikan waktu istirahat kamu dengan ketahanan tubuh kamu. Jika kamu sudah mulai merasakan kelelahan, segera beristirahat. Namun jangan terlalu lama, gunakan waktu secukupnya sebelum kamu melanjutkan pekerjaan. Terlalu banyak istirahat pun juga tidak baik, karena pekerjaan akan banyak terbengkalai dan tidak bisa selesai tepat waktu.
8. Atur ruang kerja dengan tepat
Jika memungkinkan cobalah untuk mengatur ruang kerjamu sendiri agar pekerjaan menjadi lebih efisien. Misalnya dengan menyimpan dokumen penting dalam jangkauan yang lebih dekat seperti laci meja, atau kamu letakkan secara berdiri di meja dengan sekat besi.
Klasifikasikan dokumen, surat, catatan, atau buku berdasarkan topik, tanggal terbit, maupun abjad. Dengan begitu, ketika kamu sedang membutuhkannya tidak perlu repot untuk mencari di seluruh tempat.
Hal ini berlaku juga untuk dokumen di dalam laptop atau komputer kerja. Kamu bisa mengatur dan mengurutkan file dokumen berdasarkan folder. Selain itu, setiap akhir bulan kamu bisa menghapus file atau folder yang sudah tidak diperlukan kembali. Buatlah folder arsip untuk menyimpan dokumen yang sudah tidak aktif namun sayang untuk dibuang.
Pengaturan dokumen ini dapat membuat kamu menjadi lebih mudah dalam mengontrol apa yang akan kamu lakukan. Selain itu, kamu pun bisa menghemat waktu untuk menyiapkan pekerjaan atau aktivitas.
Nah, itulah beberapa tips manajemen waktu yang bisa kamu terapkan untuk meningkatkan produktivitas kerja. Yuk, temukan informasi menarik lainnya seputar karir dan pekerja di Blog MyRobin sekarang!