Mungkin bagi kamu yang bekerja di bidang human resource atau SDM (Sumber Daya Manusia) sudah tidak asing lagi dengan istilah “audit”. Yap, bahkan sebagian besar profesional HR menghabiskan waktunya melakukan audit untuk memastikan karyawan selalu produktif, puas, dan menunjukkan peningkatan kinerja. Selain itu, audit ini juga sering digunakan untuk membahas kebijakan, sistem, dokumentasi SDM saat ini, dan berbagai aspek lainnya dalam perusahaan. Nah, bagaimana cara agar audit dapat memfasilitasi alur kerja perusahaan? Daripada penasaran, langsung simak penjelasannya di bawah ini!
Apa Itu HR Audit?
Okey, sebelum mengetahui bagaimana cara audit dalam meningkatkan alur kerja, kamu harus memahami terlebih dahulu apa itu HR audit. Tidak jauh berbeda seperti bidang lainnya, HR audit (human resource audit) adalah suatu proses peninjauan, pengidentifikasian, atau pemeriksaan secara objektif terhadap kebijakan, operasional, maupun prosedur SDM yang ada di sebuah perusahaan, baik yang membutuhkan perbaikan atau yang kinerjanya sudah baik.
Melalui audit ini, Profesional HR dapat memperketat proses kerja, sehingga aspek-aspek seperti rekrutmen, retensi, orientasi, pelatihan, gaji, kompensasi, penggajian, hingga manajemen kinerja memperoleh perhatian yang mereka butuhkan. Dengan kata lain, menjalankan HR audit dapat membantu menangkap dan memperbaiki area ketidakpatuhan untuk mengurangi risiko bisnis.
Fungsi HR Audit
Kenapa sih departemen sumber daya manusia (SDM) perlu melakukan audit? Sebenarnya tidak wajib, namun melakukan HR audit dapat membantu profesional HR mengidentifikasi dan memperbaiki area yang perlu ditingkatkan, sehingga memberikan manfaat bagi karyawan dan perusahaan.. Menurut Mark S. Floyd, audit dapat memeriksa tingkat efektivitas suatu kebijakan, prosedur, dan sistem departemen SDM terkini yang berhubungan dengan perubahan dan perkembangan terbaru dalam undang-undang perburuhan dan ketenagakerjaan.
Untuk lebih singkatnya, fungsi dari HR audit adalah sebagai berikut:
Meningkatkan proses dan kebijakan bagi karyawan
Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, HR audit mampu meningkatkan proses dan kebijakan perusahaan, atau departemen human resource, sehingga berdampak besar terhadap kesejahteraan karyawan. Contohnya seperti memberdayakan karyawan, membantu mempertahankan posisi karyawan, hingga membuat perusahaan menjadi lebih kuat.
Memastikan kepatuhan perusahaan
Tidak semua kebijakan dapat diterima begitu saja, tentu saja kebijakan tersebut harus sesuai dengan peraturan dan undang-undang ketenagakerjaan yang sedang berlaku. Apalagi perubahan undang-undang seringkali terjadi, maka dari itu profesional HR harus selalu memastikan apakah kebijakan perusahaan sudah benar.
Dengan tetap patuh pada peraturan yang berlaku, perusahaan dapat terhindar dari tuntutan hukum dan sanksi yang tidak diinginkan. Peran profesional HR di sini sangat penting dalam audit kepatuhan SDM untuk mengidentifikasi area potensial resiko.
Berperan mencegah dampak buruk praktik ketenagakerjaan
Tentu saja praktik ketenagakerjaan seperti rekrutmen atau penggajian karyawan bisa menimbulkan dampak buruk jika tidak dilakukan dengan tepat dan sesuai aturan yang berlaku. Maka dari itu, untuk mengurangi masalah dalam hal rekrutmen, gaji dan kompensasi, maupun perencanaan suksesi, profesional HR harus melakukan audit.
Menciptakan kompensasi secara adil dan wajar
Departemen HR melakukan audit keuangan dan analisis kompensasi karyawan. Hal ini bertujuan agar gaji dan kompensasi yang diberikan kepada karyawan dapat adil, kompetitif, serta sesuai dengan kondisi maupun peraturan yang berlaku. Tidak hanya itu, HR audit juga dapat mendukung proses rekrutmen dan retensi, serta menghindari munculnya keluhan dari kandidat maupun karyawan.
Mengidentifikasi inefesiensi sistem dan praktik
Fungsi HR audit berikutnya yaitu membantu mengidentifikasi atau menemukan sistem dan praktik yang tidak efisien. Misalnya seperti tugas yang berlebihan atau proses yang terlalu panjang yang berpotensi menyebabkan terjadinya kesalahan. HR audit dapat membantu memberikan solusi terbaik, dengan cara mengubah, menghilangkan, atau menamba tugas atau proses tersebut.
Indikator HR Audit
Dalam melakukan HR audit, ada beberapa indikator atau area yang harus dipertimbangkan. Diantaranya yaitu:
Kepatuhan
Indikator yang pertama yaitu kepatuhan untuk memastikan bahwa pekerjaan yang dijalankan sudah sesuai dengan undang-undang dan peraturan ketenagakerjaan yang berlaku. Dengan mempertimbangkan indikator ini, profesional HR dapat memastikan perusahaan tidak melanggar undang-undang apapun dan terbuka terhadap tuntutan hukum.
Operasional
Selain kepatuhan, indikator yang dijadikan pertimbangan yaitu operasional atau praktik yang dilakukan oleh HR. Biasanya profesional HR akan melakukan perbandingan antara praktik dan kebijakan yang sedang berlangsung dengan standar industri yang ada.
Dengan mengimplementasikan indikator operasional, perusahaan dapat menikmati manfaat besar. Indikator ini membantu perusahaan untuk memastikan bahwa proses bisnis berjalan sesuai dengan standar yang ditetapkan. Contohnya, dalam hal penggajian, pembuatan buku pegangan, penentuan deskripsi pekerjaan, dan menetapkan harapan bagi karyawan baru.
Kinerja atau performa
Kinerja atau performa dari karyawan tentu saja menjadi salah satu hal yang dipertimbangkan saat melakukan audit. Dalam kegiatannya, HR audit akan meninjau berbagai file personal untuk mengevaluasi kualitas feedback yang diberikan oleh atasan kepada karyawannya. Kualitas feedback yang buruk akan menghambat perkembangan diri dari karyawan tersebut. Oleh karena itu, profesional HR melakukan audit untuk mencegah hal seperti ini terjadi.
Daya saing
Indikator selanjutnya yaitu daya saing atau kompetitif. Indikator ini berfungsi untuk mengkaji hal-hal yang berhubungan dengan kompensasi dan benefit yang diterima oleh karyawan. Dengan mempertimbangkan hal ini, perusahaan dapat melakukan tindakan yang dibutuhkan untuk menarik kandidat terbaik bagi bisnisnya.
Misalnya seperti memastikan bahwa kompensasi dan benefit yang diberikan kepada kandidat terpilih sesuai dengan standar industri. seperti memberikan gaji yang di atas UMR, jam kerja fleksibel, atau bonus tahunan. Strategi ini akan membantu meningkatkan daya tarik perusahaan bagi calon kandidat serta meningkatkan kemungkinan untuk mendapatkan talenta terbaik.
Baca Juga: 10 Cara untuk Mengapresiasi Karyawan dengan Kreatif
Fungsi secara spesifik
Indikator yang terakhir yaitu melakukan audit pada fungsi HR secara spesifik. Dimana, audit hanya dilakukan untuk memeriksa satu area tertentu saja secara spesifik. Contohnya seperti melakukan pemeriksaan pada manajemen payroll, pencatatan karyawan, hingga kebijakan yang telah ditetapkan.
Cara Meningkatkan Alur Kerja HR
Setelah mengetahui apa itu HR audit dan fungsi beserta indikatornya, sekarang kita masuk ke pembahasan utama yaitu bagaimana cara meningkatkan alur kerja perusahaan. Dilansir dari Resource For Empolyers, ada beberapa tips bagi profesional HR dalam memfasilitasi alur kerja perusahaan, diantaranya yaitu:
Fokus pada pengalaman karyawan
Salah satu cara untuk mengaudit alur kerja perusahaan adalah dengan fokus pada pengalaman karyawan. Bisa dilihat dari proses rekrutmennya kemarin, orientasi, kinerja, hingga proses administrasi yang dimiliki oleh departemen HR. Kira-kira apakah mereka intuitif? Apakah mereka praktis dan cukup efektif dalam bekerja?
Jika tidak, maka HRD harus segera memperbaikinya dengan mengidentifikasi area tersebut. Berikut ini adalah beberapa faktor yang dapat meningkatkan motivasi dan produktivitas karyawan:
- Pekerjaan yang berarti bagi diri maupun karirnya
- Adanya peluang untuk tumbuh dan promosi jabatan
- Lingkungan kerja yang sehat dan positif
- Adanya kepercayaan antara atasan dan karyawan
- Manajemen yang mendukung
Perlu diketahui, karyawan yang mempunyai pengalaman lebih positif cenderung mampu meningkatkan retensi karyawan, kepuasan pelanggan, profitabilitas, dan kinerja kerja yang lebih tinggi. Maka dari itulah, penting untuk melakukan audit untuk memastikan alur kerja perusahaan sesuai dengan semua kebijakan dan undang-undang yang berlaku di yuridiksinya.
Sempurnakan sumber kandidat
Proses rekrutmen atau pencarian kandidat yang efektif tentu berdampak pada hasil dan jenis karyawan yang diterima oleh perusahaan. Maka dari itu, departemen HR harus benar-benar memastikan bahwa kandidat yang terpilih sesuai dengan ketentuan perusahaan. Bisa dimulai dengan menggunakan platform rekrutmen yang jelas, menuliskan deskripsi pekerjaan dan syarat yang sesuai dengan kebijakan perusahaan serta bidang kerjanya, memeriksa secara detail dan spesifik karyawan yang terpilih, memberikan skill test, dan sebagainya.
Baca Juga: Kapan Waktu yang tepat untuk Menambah Karyawan? Pertimbangkan 4 Hal ini Dulu Sebelum Rekrut!
Posisikan diri sebagai kandidat
Melalui cara yang satu ini, profesional HR dapat melihat dengan jelas gambaran proses rekrutmen perusahaan, dan seberapa efektifnya proses tersebut. Hal ini penting untuk dilakukan agar perusahaan benar-benar merekrut dan mendapatkan talenta yang relevan dan ingin berkontribusi pada pertumbuhan perusahaan.
Tentukan persona kandidat
Selain untuk mendapatkan kandidat yang relevan dengan perusahaan, HRD juga perlu menentukan persona dari kandidatnya sesuai dengan bidang kerja dan citra perusahaan tersebut. Misalnya creative thinking, leadership, dan sebagainya. Hal ini juga merupakan salah satu cara untuk mendapatkan kandidat yang tepat bagi perusahaan.
Selain itu, pilih juga platform rekrutmen yang tepat sesuai kebutuhan. Apakah memposting di Instagram lebih efektif daripada LinkedIn, atau sebaliknya? Apakah teknik tersebut mampu menarik banyak kandidat profesional dengan pengalaman kerja yang relevan?
Contohnya saja jika perusahaan sedang membutuhkan supervisor dengan pengalaman kerja 3 tahun, maka platform yang lebih cocok digunakan untuk merekrut adalah LinkedIn. Namun, jika sedang membutuhkan pegawai magang, yang mana mahasiswa boleh mendaftar, platform Instagram bisa menjadi pilihan.
Mengaudit proses rekrutmen tidak hanya membantu perusahaan mengevaluasi dan mengeliminasi kandidat yang tidak sesuai, namun juga dapat membantu mengoptimalkan waktu, biaya, energi, dan sumber daya perusahaan.
Pelajari lebih lanjut mengenai cara memilih kandidat yang tepat untuk perusahaan di sini!
Lakukan analisis ROI
Return On Investment atau ROI merupakan istilah yang digunakan untuk mengukur pengembalian finansial atas investasi yang telah dilakukan. Caraini dilakukan untuk menganalisis produktivitas karyawan, anggaran, hingga strategi masa depan perusahaan.
Saat mengaudit organisasi, profesional HR harus menganalisis perkiraan anggaran dan memeriksa pengeluaran perusahaan. Hal ini biasanya dilakukan dengan cara menentukan aset yang tepat untuk terus diinvestasikan dan mana yang tidak dibutuhkan lagi kedepannya.
Melalui cara tersebut, perusahaan dapat meningkatkan alur kerja HR, menentukan apakah perlu mempertahankan atau meningkatkan investasi pada karyawan, serta menghemat anggaran untuk inisiatif dan strategi di masa yang akan datang. Analisis ROI ini juga sangat membantu profesional HR untuk memutuskan apa yang layak dibelanjakan dan meminimalisir pengeluaran dengan ROI rendah.
Buat jadwal audit yang konsisten
Sebagian besar proses SDM sangat bergantung pada data karyawan. Menjaga data tetap bersih dan selalu diperbarui akan membantu perusahaan dalam membuat keputusan bisnis. Audit merupakan cerminan data perusahaan, jika audit dilakukan secara konsisten dan akurat, maka akan berdampak pada data yang dikumpulkan.
Selain menjaga data tetap bersih, proses audit yang dilakukan secara konsisten juga berfungsi untuk mengidentifikasi jeda dalam suatu proses sebelum menjadi masalah besar. Audit akan mengevaluasi serangkaian hasil dan menentukan apakah aktivitas kerja, sumber daya, dan perilaku yang menghasilkan keputusan tersebut dikelola dengan efektif dan efisien.
Biasanya, proses audit dilakukan secara tahunan, bulanan, atau tiap triwulan, tergantung kebutuhan dari setiap perusahaan. Kebutuhan audit HR akan berbeda tergantung pada jumlah karyawan, ukuran perusahaan, dan tujuan perusahaan yang bersangkutan.
Lakukan survey karyawan
Sebenarnya survey bisa menjadi alat yang penting untuk mendapatkan informasi karyawan. Sayangnya, cara ini masih sering dikesampingkan banyak perusahaan, maupun profesional HR. Padahal dengan bertanya kepada para karyawan merupakan cara terbaik dan paling efektif untuk menentukan prioritas dan tindakan yang harus diambil oleh tim HR perusahaan di masa depan.
Hal pertama yang harus dilakukan adalah memutuskan jenis survei yang ingin digunakan untuk menghasilkan hasil/informasi yang dibutuhkan. Misalnya survei kualitatif yang memiliki hasil berupa deskripsi atau informasi tertulis, atau survei kuantitatif yang hasilnya berupa perhitungan sistematis atau data angka.
Walaupun memang survey ini tidak praktis, namun profesional HR akan mendapatkan informasi diinginkan, hingga pendapat yang perlu didengar untuk dirombak atau dikembangkan untuk meningkatkan dan mengembangkan proses SDM perusahaan. Karyawan sebagai pengisi survey atau responder akan menunjukkan kepada tim HR tentang hal-hal yang perlu difokuskan dan bagaimana kondisi dan perasaan karyawan terhadap situasi tertentu. Para karyawan akan bersedia memberi tahu kekurangan perusahaan, hal-hal yang mereka sukai terkait perusahaan, dan hal-hal lainnya yang perlu diperhatikan lebih lanjut.
Daftar Periksa HR Audit
Dalam melakukan audit, ada beberapa daftar penting yang harus diperiksa oleh profesional HR. Berikut ini adalah daftar periksa HR audit secara singkat:
Catatan karyawan
Dalam catatan karyawan, hal pertama yang harus diperiksa adalah kerja Human Resource Information System (HRIS). Dengan adanya HRIS ini, informasi karyawan dapat dilacak dan dicari dengan mudah dan efisien.
Selain itu, tim HR harus memastikan bahwa semua data pajak dan file penting personel lainnya disimpan dengan teratur. Informasi sensitif seperti kondisi kesehatan karyawan harus dipisahkan dengan hati-hati untuk menjaga privasi mereka..
Buku pegangan karyawan
Pemeriksaan pada buku pegangan karyawan biasanya dilakukan secara tahunan untuk memastikan tidak adanya kesalahan. Pprofesional HR juga harus membuat seluruh karyawan perusahaan mengetahui setiap perubahan yang mengetahui setiap perubahan yang terjadi dalam buku pegangan dan mendapatkan pengakuannya untuk hal yang sama. Agar isi buku pegangan sesuai dengan aturan dan kebijakan ketenagakerjaan yang berlaku, profesional HR akan meminta penasihat hukum untuk menyesuaikannya dengan undang-undang ketenagakerjaan nasional dan lokal.
Proses perekrutan & orientasi
Selain buku pegangan karyawan, tim HR juga perlu memeriksa proses perekrutan dan orientasi karyawan perusahaan. Mereka akan melakukan peninjauan terhadap Applicant Tracking System (ATS) atau sistem pelacakan kandidat, apakah sudah berfungsi dengan tepat dan sesuai kebutuhan.
Tidak hanya itu saja, HRD pun harus memastikan dan memeriksa kelayakan dari alat rekrutmen yang digunakan perusahaan, serta menilai gagasan menerapkan sistem teman atau mentor untuk karyawan baru.
Kompensasi
Profesional HR akan memeriksa skala gaji nasional untuk menawarkan gaji yang kompetitif dan menemukan perbedaan gaji berdasarkan ras, kecacatan, jenis kelamin, kasta, dan lain sebagainya. Tim HR perlu membuat sistem untuk memastikan bahwa kenaikan gaji diberikan secara adil dan tepat, serta menentukan kriteria dan faktor yang mempengaruhi besar kecilnya kenaikan gaji tersebut. Selain itu, penting bagi tim HR untuk meninjau undang-undang gaji yang mengatur masalah gaji rata-rata, upah minimum, dan lainnya.
Evaluasi kinerja
Performa kinerja dari karyawan menjadi hal yang harus diperiksa saat proses audit. Pertama, profesional HR harus menentukan terlebih dahulu periode yang tepat untuk menilai kinerja karyawan. Setelah itu, mereka bisa memutuskan sistem untuk menentukan promosi dan demosi karyawan. Biasanya hal ini dapat dilakukan dengan melihat alat penilaian kinerja yang digunakan dan memeriksa hal yang dapat merugikan proses penilaian kinerja.
Pelatihan
Untuk meningkatkan kemampuan karyawan setiap departemen, baik soft maupun hard skill biasanya HRD akan menyediakan pelatihan khusus. Nah, profesional HR harus mempertimbangkan program bimbingan yang tepat untuk melatihkaryawan junior perusahaan. Umumnya, perusahaan menyelenggarakan pelatihan Equal Employment Opportunity setiap tahunnya. Hal ini bisa dijadikan daftar periksa dalam HR audit.
Bagaimana, sudah paham tentang HR audit dan cara kerja auditnya? Pembahasan ini cocok untuk kamu yang tertarik untuk berkarir di bidang human resource lho! Ingin tahu informasi lainnya seputar HRD? Yuk, langsung aja kunjungi Blog MyRobin sekarang juga!
ID 
EN