Produktivitas Karyawan Menurun? Ketahui 7 Cara Efektif untuk Mengatasinya!

Produktivitas karyawan tentu akan mempengaruhi keberhasilan perusahaan. Namun, terkadang ada kalanya produktivitas karyawan menurun akibat beberapa hal yang tidak bisa mereka kontrol sendiri. Misalnya seperti kondisi tubuh yang sedang tidak fit, kurangnya apresiasi dari atasan, dan masih banyak lagi.

Sebagai HRD, hal ini tidak bisa dibiarkan berlarut-larut. Anda harus segera mengatasinya agar karyawan dan perusahaan sama-sama bisa berkembang bersama. Nah, apa saja yang harus dilakukan oleh HRD? Yuk, simak penjelasannya lebih lanjut di bawah ini!

Apa Itu Produktivitas Karyawan?

Sebelum kita ke pembahasan utama, Anda harus mengerti terlebih dahulu apa itu produktivitas karyawan. Menurut Talentics, produktivitas karyawan merujuk pada seberapa efisien dan efektif seseorang dalam mengerjakan tugas-tugas yang telah diberikan oleh perusahaan. Produktivitas karyawan yang baik akan memberikan dampak positif pada kinerja perusahaan maupun kepuasan pelanggan nantinya. 

Produktivitas karyawan juga dapat diartikan sebagai ukuran perbandingan antara kualitas dan kuantitas dari seseorang dalam satuan waktu untuk mencapai hasil atau target secara efektif dan efisien menggunakan sumber daya yang sudah tersedia. 

Bisa dibilang kita tidak bisa mengharapkan produktivitas karyawan untuk selalu baik, sebab ada beberapa faktor yang dapat mempengaruhinya. Contohnya seperti beban kerja, tingkat kelelahan, atau masalah personal. Maka dari itu, perusahaan harus selalu memperhatikan kesejahteraan karyawan dan menemukan cara yang optimal untuk meningkatkan produktivitas tanpa membebani karyawan secara berlebihan.

Penyebab Produktivitas Karyawan Menurun

Perlu Anda ketahui, ada banyak hal yang menyebabkan produktivitas karyawan menjadi menurun. Beberapa di antaranya yaitu:

Kondisi tubuh tidak fit

Ketika karyawan dalam kondisi tubuh yang tidak fit atau sehat, maka mereka akan kesulitan untuk bekerja secara maksimal. Pada akhirnya, produktivitas kerja pun menjadi menurun karena fokus dan konsentrasi mereka juga menurun. Dalam hal ini, biasanya karyawan akan meminta cuti untuk istirahat hingga kondisi tubuh mereka pulih kembali. 

Tidak mengetahui peran dan gambaran perusahaan

Salah satu penyebab lainnya yang membuat produktivitas karyawan menurun adalah karena mereka tidak memahami dengan baik tentang perusahaan tempatnya bekerja secara menyeluruh. Bahkan, banyak di antara mereka yang tidak mengetahui seberapa penting peran mereka untuk perusahaan.

Padahal, setiap karyawan harus mengetahui dengan baik bagaimana pekerjaannya bisa berkontribusi terhadap keberhasilan dan perkembangan perusahaan. Dengan begitu, mereka mempunyai semangat untuk terlibat dan berkontribusi secara aktif pada kegiatan perusahaan. 

Komunikasi yang buruk

Apapun posisi dan jabatan yang dimiliki oleh karyawan, kemampuan komunikasi tetap menjadi hal penting yang harus dikuasai. Sebab, komunikasi akan membantu segala kegiatan berjalan dengan baik dan lancar. Komunikasi yang buruk akan membuat pendelegasian tugas menjadi terhambat, di mana pada akhirnya hasil yang dicapai kurang maksimal. 

Selain dapat menimbulkan kesalahpahaman, komunikasi yang buruk juga akan menghambat perkembangan karir karyawan. Mereka tidak bisa mengutarakan ide-ide terbaiknya dalam sebuah diskusi, kesulitan menyelesaikan masalah dengan baik, dan lain sebagainya. Oleh karena itu, penting bagi Anda untuk membangun komunikasi yang baik dalam perusahaan agar produktivitas karyawan dapat meningkat. 

Suasana hati yang buruk

Terkadang ada suatu momen yang membuat karyawan menjadi tidak mood untuk bekerja. Jika hal tersebut dibiarkan saja, tentu akan mempengaruhi produktivitasnya dalam bekerja. Perubahan suasana hati atau mood ini biasanya disebabkan oleh lingkungan atau budaya kerja yang tidak nyaman. Misalnya, adanya rasa ketidakpercayaan, kebencian, gosip, politik kantor, dan masih banyak lagi. 

Dengan lingkungan atau budaya kerja seperti ini, tentu karyawan akan kesulitan untuk bisa produktif di tempat kerja. Mereka pun tidak dapat menonjolkan potensi, bakat, dan semangatnya dalam bekerja, sebab mereka merasa dikelilingi oleh lingkungan kerja yang negatif.

Tidak suka dengan pekerjaannya

Masih banyak karyawan yang tidak menyukai pekerjaannya karena merasa tidak sesuai dengan minat atau passion. Biasanya karyawan seperti ini terpaksa untuk bekerja karena harus memenuhi kebutuhan hidup. Dengan kata lain, mereka bekerja semata-mata hanya untuk mendapatkan penghasilan saja. 

Inilah salah satu hal yang membuat produktivitas karyawan menjadi menurun. Sebab, mereka tidak mempunyai motivasi untuk berkembang, baik secara pengetahuan maupun skill. Karyawan seperti ini cenderung sering mengeluh dan tidak puas dengan pekerjaannya.  

Tidak menguasai teknologi

Seperti yang kita ketahui, hampir seluruh aktivitas kerja menggunakan teknologi agar dapat berjalan lebih efektif dan efisien. Adanya teknologi ini juga dapat membantu kinerja dan produktivitas karyawan. Namun, jika karyawan tidak mempunyai kemampuan yang baik untuk menggunakan teknologi tersebut, maka produktivitas kerjanya akan menurun. 

Kurangnya apresiasi

Ketika karyawan sudah mengerjakan tugasnya dengan baik atau berhasil mencapai target, tentu mereka layak untuk mendapatkan apresiasi dari atasan. Baik itu berupa ucapan terima kasih, bonus, rewards, atau promosi jabatan. Dengan begitu, mereka akan merasa dihargai dan lebih termotivasi untuk memberikan yang terbaik bagi perusahaan. Sebaliknya, jika mereka tidak mendapatkan apresiasi atas kerja keras yang telah dilakukannya, tentu mereka akan merasa “kecil” dan tidak dihargai. Secara tidak langsung, mereka menjadi tidak semangat untuk bekerja dan produktivitasnya menjadi menurun. Pelajari: 10 Cara untuk Mengapresiasi Karyawan dengan Kreatif

Birokrasi perusahaan yang terlalu kaku

Jika perusahaan Anda masih menggunakan gaya birokrasi yang sangat kaku, lebih baik ubah sekarang. Sebab, hal ini akan menurunkan produktivitas karyawan dalam bekerja. Karyawan tentu tidak akan nyaman jika harus bekerja dalam struktur yang kompleks dan aturan-aturan yang terlalu mengekang mereka. 

Birokrasi seperti ini hanya akan membatasi kebebasan mereka untuk berkarya. Sedangkan, di era modern sekarang karyawan harus mampu berpikir kritis, berinovasi, dan berkolaborasi dengan orang lain untuk menciptakan karya bagi kemajuan perusahaan. Budaya kerja yang lebih fleksibel akan mampu meningkatkan produktivitas karyawan dalam bekerja. 

Pergantian pemimpin

Biasanya karyawan mengalami penurunan produktivitas kerja karena adanya perubahan pemimpin dalam perusahaan. Sebenarnya hal ini tergantung dari sistem kepemimpinan yang digunakan, jika berubah menjadi positif tentunya akan meningkatkan produktivitas kerja karyawan, namun jika sebaliknya maka cenderung akan membuat produktivitas mereka menurun. 

Lalu Bagaimana Cara Mengatasinya?

Jika Anda melihat karyawan sudah mulai mengalami penurunan produktivitas, maka Anda harus segera mengatasinya sebelum berdampak buruk pada karyawan tersebut maupun perusahaan. Berikut ini adalah beberapa cara yang bisa Anda lakukan:

Sesuaikan kemampuan & minatnya

Jika perusahaan ingin karyawannya melakukan setiap pekerjaannya dengan sempurna, tentu mereka harus menyesuaikan pekerjaan karyawan dengan kemampuan dan minat yang dimilikinya. Karyawan akan sulit untuk produktif bila harus mengerjakan pekerjaan di luar job desk atau tidak sesuai dengan minatnya.

Sebelum Anda memberikan tugas pada karyawan, coba analisis terlebih dahulu, apakah mereka mampu mengerjakan tugas tersebut dengan baik. Jika tidak, maka Anda harus mencari orang lain yang lebih cocok untuk mengerjakannya. 

Misalnya, ada satu karyawan Anda yang mempunyai karakter introvert, selalu detail dalam pekerjaannya, dan lebih suka bekerja secara personal. Jika Anda memberikan tugas kepada karyawan tersebut untuk pitching di depan klien atau menawarkan produk secara langsung kepada masyarakat, tentu akan membuatnya kesulitan. 

Mungkin saja bisa, namun karyawan tersebut pasti akan membutuhkan waktu yang lama untuk mempersiapkan diri dan hasilnya terkadang tidak terlalu memuaskan. Hal ini karena ia tidak menguasai kemampuan yang dibutuhkan dalam pekerjaan yang Anda berikan. Pada akhirnya, ia pun tidak bisa produktif dalam pekerjaannya. 

Oleh karena itu, berikan pekerjaan kepada karyawan sesuai dengan kemampuan dan minatnya. Sehingga, mereka bisa memberikan kinerja yang maksimal dan berkontribusi secara aktif untuk perusahaan. 

Ciptakan lingkungan kerja yang nyaman

Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, produktivitas kerja karyawan dapat menurun akibat lingkungan kerja yang negatif. Karyawan cenderung kesulitan bekerja bila berada dalam lingkungan atau suasana kerja yang tidak menyenangkan. Maka dari itu, ciptakan lingkungan kerja yang nyaman bagi mereka. 

Ada beberapa cara yang bisa Anda lakukan, yaitu:

• Rekrut talenta berkualitas yang mempunyai kepribadian positif
• Ciptakan ruang terbuka untuk berbagi ide, pendapat, dan diskusi
• Berikan apresiasi dan dukungan atas kerja keras karyawan
• Sediakan fasilitas kerja yang baik (Ruang istirahat, pantry, pengembangan skill, jadwal fleksibel, dsb)
• Memastikan kebersihan dan pencahayaan ruangan yang baik
• Bangun komunitas yang baik antar karyawan

Lakukan pengawasan dan evaluasi

Untuk meningkatkan produktivitas karyawan, Anda harus selalu melakukan pengawasan dan evaluasi terhadap kinerja karyawan di perusahaan. Bentuk pengawasan ini bisa berupa pengawasan dari atasan secara langsung atau melalui sistem pengendalian manajemen. 

Di samping itu, evaluasi secara berkala juga akan membantu Anda untuk menentukan langkah berikutnya dalam hal kesejahteraan karyawan. Anda dapat mengetahui bagian mana yang perlu untuk ditingkatkan dan mana yang perlu untuk diperbaiki kembali. Cara ini bisa menjadi bentuk antisipasi agar produktivitas karyawan tidak terlalu menurun yang akhirnya membuat mereka memutuskan untuk resign.

Bangun sistem komunikasi efektif

Komunikasi yang buruk antara atasan dengan karyawan atau sesama karyawan dapat menurunkan produktivitas kerja karyawan tersebut. Untuk mengatasi hal ini, Anda bisa menciptakan sistem komunikasi internal secara efektif. Dengan begitu, karyawan dapat memperoleh informasi penting terkait pekerjaan mereka dan lebih mudah dalam menyelesaikan suatu masalah. 

Beberapa cara yang bisa Anda lakukan yaitu memberikan karyawan wadah untuk berkomunikasi, baik itu melalui aplikasi atau ruangan meeting, mengadakan acara bonding untuk memperkuat hubungan kerja, selalu terbuka bagi karyawan yang ingin menceritakan keluh kesahnya dalam bekerja, dan lain sebagainya. 

Berikan insentif yang memuaskan

Salah satu cara untuk meningkatkan produktivitas karyawan dalam bekerja adalah dengan memberikan insentif yang memuaskan. Biasanya karyawan akan lebih semangat untuk bekerja karena mereka merasa aman secara finansial, sehingga bisa fokus dalam pekerjaannya. Insentif di sini tidak hanya berupa gaji pokok yang besar saja, namun juga bisa berupa tunjangan hari tua, asuransi kesehatan, jaminan keselamatan dan kecelakaan kerja, kupon makan siang gratis, voucher belanja, dan lainnya. Menurut Great Nusa, insentif dapat memberikan pengaruh yang baik pada aspek psikologis karyawan dan berdampak positif terhadap produktivitas kerjanya. Baca Juga: 7 Jenis Tunjangan Karyawan Swasta yang Umum Diberikan oleh Perusahaan

Rayakan keberhasilan karyawan

Jika karyawan Anda berhasil mencapai target atau mendapatkan klien potensial bagi perusahaan, maka ajak seluruh anggota perusahaan untuk merayakannya. Selain sebagai bentuk apresiasi, cara ini akan meningkatkan kepercayaan diri dan semangat mereka untuk memberikan yang terbaik bagi perusahaan. Karyawan pun juga akan merasa dihargai dan diakui keberadaannya oleh perusahaan. 

Untuk merayakannya tidak harus menggelar pesta yang mewah, namun Anda juga bisa merayakannya dengan makan-makan bersama tim. Ubah ruangan kantor menjadi tempat pesta sederhana, hal ini tentu akan menciptakan kesan yang baik untuk para karyawan. 

Adakan training dan cross-training

Agar karyawan dapat produktif kembali, Anda bisa memberikan pelatihan pengembangan diri untuk mereka. Datangkan mentor atau manfaatkan para manajer untuk melatih karyawan Anda sesuai dengan kebutuhan karirnya. Misalnya, pelatihan public speaking, Excel, leadership, analisis data, dan masih banyak lagi. 

Selain itu, Anda juga bisa mengadakan cross-training, yang mana sangat mudah untuk dilakukan dan tidak membutuhkan biaya sama sekali. Cross-training ini memungkinkan karyawan Anda untuk bertukar kemampuan atau mengajari satu sama lain. Sebagai contoh, product marketing specialist mengajarkan tentang bagaimana mengumpulkan data tentang konsumen, kompetitor, kondisi pasar kepada social media specialist. Nah, social media specialist juga bisa mengajarkan bagaimana mengelola postingan di social media keapda product marketing specialist. 

Pengetahuan yang didapatkan dari masing-masing karyawan akan sangat berguna bagi pekerjaan mereka. Apalagi jika masih dalam satu divisi, maka mereka bisa saling mem-backup jika terjadi suatu masalah dalam bisnis perusahaan. 

Kriteria Penilaian Produktivitas Karyawan

Di lansir dari Talenta.co, terdapat unsur pokok yang dapat digunakan sebagai kriteria dalam menilai produktivitas karyawan. Di antaranya yaitu:

Semangat kerja karyawan

Unsur yang pertama yaitu semangat karyawan dalam bekerja. Unsur ini berupa perilaku mental karyawan dalam melakukan tugas-tugasnya. Perilaku mental dapat ditunjukkan dengan adanya kegairahan dalam mengerjakan tugas dan dorongan untuk bekerja secara lebih baik serta produktif. 

Jika perilaku mental seperti ini terkontrol dengan baik dan dikembangkan secara terus-menerus, maka Anda akan lebih mudah untuk meningkatkan produktivitas karyawan. 

Semangat kerja karyawan bisa Anda nilai dari bagaimana mereka melaksanakan tanggung jawabnya dalam bekerja. Jika mereka terlihat tidak semangat atau mangkir dari tanggung jawabanya, maka Anda harus segera melakukan sesuatu untuk mengatasinya. 

Cara kerja karyawan

Unsur berikutnya yaitu cara kerja karyawan dalam menyelesaikan tugas-tugas yang diberikan secara efektif dan efisien. Untuk lebih mudah, Anda bisa mengukur pencapaian mereka berdasarkan Key Performance Indicator (KPI) yang telah ditentukan sebelumnya. Jika mereka memenuhi KPI, artinya cara kerja mereka sesuai dan hasil kerja serta produktivitasnya sudah baik.

Hasil kerja karyawan

Terakhir, produktivitas karyawan dapat dinilai dari hasil kerjanya pada suatu pekerjaan. Hasil kerja ini bisa Anda lihat dengan memperhatikan jumlah atau frekuensi kerja karyawan di atas standar yang telah ditetapkan. Jika melebihi menandakan bahwa karyawan tersebut produktif dalam menyelesaikan tugas-tugasnya.

Nah, itulah beberapa hal-hal yang menyebabkan produktivitas karyawan menurun beserta dengan cara mengatasinya. Penting untuk diperhatikan bahwa, produktivitas karyawan akan sangat berpengaruh keberhasilan dan perkembangan perusahaan. Oleh karena itu, perusahaan harus mengupayakan solusi yang tepat bagi karyawan yang produktivitasnya mulai menurun. Ingin tahu informasi menarik lainnya seputar HRD, bisnis, dan karir? Yuk, kunjungi blog MyRobin sekarang juga!