Notulen Rapat: Pengertian, Fungsi, dan Cara Membuatnya

Notulen Rapat

Notulen rapat adalah rangkuman yang berisi jalannya sebuah rapat meliputi apa yang dibicarakan, hasil akhir yang ditetapkan hingga langkah yang diambil selanjutnya. Umumnya, catatan singkat ini ditulis oleh seorang notulis. 

Notulen memiliki fungsi penting dalam sebuah pertemuan bisnis, meeting perusahaan maupun instansi. Di dunia kerja istilah tersebut juga dikenal dengan meeting of minute atau MoM. Yuk, simak pembahasan di sini untuk tahu cara membuat notulen yang benar dan efektif. 

Apa itu notulen rapat

Notulen adalah catatan yang berisi informasi atau pembahasan yang dilakukan saat rapat berlangsung. Di dalamnya meliputi apa yang dibahas, siapa yang terlibat, dan keputusan apa yang diambil berdasarkan meeting tersebut. 

Notula atau notulen juga diibaratkan sebagai hasil suatu pembicaraan rapat yang memuat poin-poin kesepakatan dan ketidaksepakatan dari pertemuan yang telah berlangsung. 

Di dunia kerja biasanya atasan atau pemimpin rapat akan menunjuk salah satu karyawannya untuk menjadi notulis dan membuat rangkuman meeting atau diskusi. 

Dilansir dari Corporate Finance Institute, MoM menyoroti topik pembahasan, argumen pihak lain, dan kegiatan yang akan dilakukan. 

Penulis notula wajib menyajikan rangkuman yang akurat, agar bisa digunakan untuk keperluan lain nantinya. Selain itu, Anda wajib memilih informasi mana yang harus ditulis dan dihilangkan agar rangkuman tetap relevan, sesuai, dan efektif.

Mengenal fungsi notulen rapat 

Apabila merujuk pada The Balance Career fungsi notulen adalah catatan resmi dari hasil konferensi atau diskusi yang digunakan untuk jadi rujukan jika diperlukan. 

Selain itu notulen atau MoM memiliki banyak fungsi dan berperan penting bagi kelangsungan bisnis atau instansi. Berikut beberapa fungsi notulen:

1. Menjadi pengingat

Informasi sejak rapat dimulai hingga berakhir dicatat dalam satu dokumen atau kertas dengan rapi dan terstruktur. Fakta-fakta dan hasil keputusan penting dicatat agar tidak terlupakan. 

Apabila akan diadakan rapat lanjutan, atasan bisa mengulang sejenak hasil keputusan rapat pertama berkat notulen yang Anda buat. 

Di sisi lain, jika pemimpin rapat keliru menyebut hasil keputusan, notulen akan sangat membantu untuk meralat informasi tersebut. 

2. Mengetahui progres rencana

Segala sesuatu yang dibicarakan dalam rapat, erat kaitannya dengan rencana untuk melaksanakan program atau suatu kegiatan. 

Melalui notulen, setiap anggota yang mengikuti meeting dapat mengetahui tugas masing-masing dan progres dari pekerjaan yang dikerjakan.

Pada rapat kedua, anggota diskusi bisa membandingkan atau melihat apakah ada kemajuan dari apa yang dibahas di meeting pertama.  

3. Bisa dijadikan sebagai referensi

Menurut All Business, MoM bisa melindungi bisnis atau perusahaan dari tuntutan hukum. Notulen dapat dijadikan referensi atau bukti di persidangan. Keputusan yang diambil diluar hasil notulen dianggap tidak pernah terjadi atau tidak sah.

4. Memberitahukan anggota yang tidak hadir tentang hasil rapat

Keputusan rapat harus diketahui oleh semua pihak yang terlibat. Apabila ada yang berhalangan hadir karena sakit atau kepentingan mendadak, orang tersebut dapat mengetahui progres diskusi melalui notulen. 

Lantaran fungsinya yang krusial, maka sebagai notulen Anda wajib mengetahui cara penulisan yang benar sesuai dengan format. Berikut informasi lengkapnya.

Format notulen rapat

Ketika mencatat notulen, seorang notulis membutuhkan alat penunjang seperti laptop, buku catatan, pulpen, hingga perekam. Nah, untuk format penulisannya bisa perhatikan pembahasan di bawah ini. 

1. Judul rapat

Paling utama yang tidak boleh dilupakan adalah judul rapat. Selain untuk mengetahui tujuan dari pertemuan dilakukan, juga agar mudah dicari ketika dibutuhkan pada meeting selanjutnya. 

Tambahkan pula tanggal, lokasi, dan waktu pertemuan berlangsung. Apabila ada istirahat maka tulis juga berapa lama jeda berlangsung. Ingat, notulen harus jelas, agar bisa digunakan sebagai referensi hukum. 

2. Tujuan meeting 

Setiap meeting di instansi maupun perusahaan yang memiliki banyak program kerja atau rencana kegiatan, pasti sering diadakan pertemuan. Nah, sebagai notulis jangan lupa mencantumkan tujuan rapat supaya jelas dan tidak ambigu. 

Di samping itu, tujuan rapat yang tertulis di notulen bisa digunakan untuk evaluasi pada pertemuan selanjutnya. Misalnya “Menentukan konsep campaign brand spesial hari kasih sayang.”

3. Peserta rapat 

Hampir di semua notula dan notulen, harus ada nama peserta yang menghadiri rapat maupun yang berhalangan hadir. Nama peserta yang absen akan mendapatkan notulen untuk mengetahui jalannya pertemuan. 

4. Pendapat yang diusulkan 

Pendapat yang diusulkan oleh peserta rapat sebaiknya ditulis beserta dengan nama atau divisinya. Anda mungkin bisa mengabaikan argumen dari pihak lain yang bersifat opini. 

5. Pembahasan yang didiskusikan

Poin penting dalam pembahasan rapat wajib ditulis di dalam MoM. Informasi yang ditulis meliputi tugas setiap anggota, rencana kegiatan, dan keputusan akhir meeting

Ada baiknya tulis dalam bentuk bullet, demi memudahkan saat dibaca. Cantumkan tanggal meeting lanjutan di lembar notulen apabila ada pertemuan selanjutnya. 

Cara membuat notulen rapat

Walaupun hanya bertugas mencatat, tetapi ketika menulis diperlukan fokus dan kemampuan berpikir cepat. Anda harus mendengarkan pembahasan meeting dengan saksama, sembari memilih mana informasi yang penting atau bisa diabaikan. 

Banyak cara yang bisa ditempuh untuk membuat notulen dengan rapi dan efektif. Demi memudahkan, cek cara membuat catatan rapat berikut ini. 

1. Manfaatkan website e-notulen

Seiring perkembangan teknologi, kegiatan menulis bisa dilakukan tanpa buku dan pena. Hanya menggunakan device tablet, laptop, atau smartphone Anda bisa akses e-notulen. 

Website e-notulen akan memudahkan Anda mencatat poin penting selama rapat. Menariknya, hasil catatan jadi lebih cepat selesai dan rapi karena bukan tulisan tangan.

Adanya notulen daring turut mempermudah kegiatan berbagi yaitu dengan memasukkan alamat e-mail peserta rapat dan tersedia banyak template.

2. Terapkan mind mapping

Cara alternatif berikutnya adalah membuat mind mapping supaya memudahkan mencatat banyak ide ketika sesi brainstorming. Tools yang digunakan adalah buku atau mind map daring. 

3. Menggunakan notes 

MoM dalam versi notes hanya bisa dilakukan untuk diskusi casual yang bersifat personal dengan satu pihak. Jadi, metode ide tidak disarankan diterapkan pada rapat besar. 

Perbedaan notulen rapat dengan notula

Seringkali notulen dan notula dianggap sebagai istilah yang sama, padahal keduanya memiliki arti yang sedikit berbeda. 

Notulen adalah catatan mengenai pembahasan selama meeting yang disajikan secara rinci. Sementara notula adalah catatan singkat seputar apa yang dibicarakan dalam sebuah pertemuan. 

Meskipun demikian, banyak orang menganggap keduanya sebagai satu kesatuan karena sama-sama kegiatan mencatat hasil percakapan rapat. 

Salah satu contoh notula rapat adalah notes diskusi, sedangkan notulen biasanya lebih panjang dan formal daripada notula. 

Contoh notulen rapat 

Membuat notulen bukan hal sulit, tetapi jika Anda baru pertama kali memegang tanggung jawab ini dan tidak pernah berlatih bisa cukup menantang. Perhatikan deretan contoh di bawah untuk jadi referensi.

1. Contoh notulen rapat dinas

PEMERINTAH PROVINSI BANTEN

DINAS PERHUBUNGAN

CABANG DINAS PERHUBUNGAN TANGERANG SELATAN


NOTULEN 

Nama rapat : Rapat dinas

Tanggal : Selasa, 12 Maret 2021

Waktu : 09.00-12.00 WIB

Tempat : Cabang Dinas Perhubungan Wilayah Tangerang Selatan

Tujuan acara : Membahas Penertiban Angkutan Umum tak Layak Beroperasi

Pemimpin rapat : Kepala Dinas Perhubungan Darat Wilayah Tangerang Selatan

Notulis : Aristya Shea

Hasil rapat : 30 Anggota Seksi Pengawas Lalu Lintas Jalan ikut serta dalam

  1. Menindak angkutan umum dengan kendaraan yang tidak layak dikendarai
  2. Memberhentikan dan menindak tegas angkutan dengan muatan berlebih
  3. Menertibkan pengendara yang tidak memenuhi dokumen berkendara
  4. Menilang pengendara dengan kendaraan yang tidak memenuhi standar keselamatan angkutan umum penumpang

Kepala Cabang Dinas Perhubungan 

Wilayah Tangerang Selatan

Ahmad Hidayat, SH, MM

NIP.16288399

2. Contoh notulen rapat sekolah

SMK Negeri 210 Jakarta 

Jalan Sukabumi Selatan, Jakarta Barat

Telp:021002938


NOTULEN RAPAT 

Nama rapat : Rapat Sekolah

Tanggal : Kamis, 10 April 2020

Waktu : 09.00-12.00 WIB

Tempat : Meeting room SMK Negeri 210 Jakarta

Materi pembahasan : Penetapan Tanggal Uji Sertifikasi Jurusan Pemasaran

Pemimpin rapat : Vivin Lindawati 

Notulis : Sharena Aulia 

Jumlah peserta :  6 orang

Kegiatan pembukaan : 

  • Rapat dibuka oleh Vivin Lindawati 
  • Sambutan dari Ketua Program Studi

Hasil rapat : 

Berdasarkan rapat yang diselenggarakan pada Kamis, 10 April 2020, maka tanggal pelaksanaan Ujian Sertifikasi Jurusan Pemasaran diadakan pada 22 Mei 2020. Ujian akan diikuti oleh seluruh siswa jurusan Bisnis Daring dan Pemasaran kelas 11. 

Pemimpin Rapat Notulis

ViVin Lindawati Sharena Aulia

3. Contoh notulen rapat desa

NOTULEN RAPAT DESA

Nama rapat : Rapat Desa

Tanggal : Jum’at, 8 Juli 2022

Waktu : 10.00-12.00 WIB

Tempat : Balai Desa Karangmojo-Gandu

Jumlah peserta : Sebelas orang 

Materi pembahasan : Penetapan Acara Rasulan 2022

Pemimpin rapat : Sutisno Riyadi

Notulis : Ahmad Hidayat 

Kegiatan pembukaan : 

  • Rapat dibuka oleh Sutisno Riyadi
  • Sambutan dari Ketua RW 002 Karangmojo-Gandu

Hasil rapat : 

Berdasarkan rapat yang diselenggarakan pada Jum’at, 8 Juli 2022, maka tanggal pelaksanaan acara Rasulan Tahunan 21 September 2022. Dengan daftar acara sebagai berikut:

  • Sambutan Kepala Desa
  • Sambutan Kepala RW 002 Karangmojo Gandu
  • Acara Pewayangan 

Pemimpin Rapat Notulis

Sutisno Riyadi Ahmad Hidayat

4. Contoh notulen rapat zoom meeting

Notulensi Diskusi Online Tips Membuat CV Fresh Graduate

Tanggal : 11 Mei 2022

Waktu : 17.00-18.00 WIB

Tempat : Zoom Meeting

Jumlah peserta : Dua puluh lima orang 

Materi pembahasan : Tips membuat Cv fresh graduate

Pembicara : Nur Hasanah

Notulis : Kalisa Mutiara

Biodata pembicara : HRD PT Alfaria Prima Tbk

Isi diskusi : 

  • Tips membuat CV fresh graduate yang menarik HRD yaitu 
  1. Buat deskripsi diri yang lengkap dengan menuliskan nama kampus, pengalaman, dan ketertarikan di bidang tertentu.
  2. Tulis riwayat pendidikan dari yang terbaru dan jabarkan kegiatan selama studi.
  3. Soroti pengalaman kerja dengan menjelaskan detail pekerjaan yang dilakukan.
  4. Masukkan pencapaian yang relevan dengan job yang dilamar.
  5. Cantumkan sertifikasi dan pelatihan yang menunjang pekerjaan.
  6. Hindari menuliskan skill dengan grafik 

Kesimpulan: Menulis CV fresh graduate tanpa pengalaman kerja, bisa dimaksimalkan dengan menyoroti pencapaian selama masa studi atau magang. 

5. Contoh notulen rapat osis

SMKN 45 Jakarta

Jalan Pesanggrahan, Jakarta Selatan

Telp (021) 3374889


NOTULEN RAPAT

Nama rapat : Rapat Osis

Tanggal : 6 Juni 2019

Waktu : 15.00-17.00 WIB

Tempat : Ruang Osis SMKN 45 Jakarta 

Jumlah peserta : Dua puluh orang 

Materi pembahasan : Penggalangan Dana Pentas Seni 2020 

Pemimpin rapat : Fadya Hasanah

Notulis : Sarah Mutia

Kegiatan pembukaan : 

  • Rapat dibuka oleh Fadya Hasanah
  • Pembukaan oleh Ketua Pelaksana Osis

Keputusan-keputusan : 

  1. Kegiatan pentas seni dilaksanakan pada Sabtu, 23 Agustus 2020 di lapangan SMKN 45 Jakarta. 
  2. Pengumpulan dana dilakukan melalui sponsorship, menjual merchandise, dan danusan. 
  3. Pentas seni diadakan selama 2 hari. Hari pertama penampilan band lokal dan pementasan tari modern. Hari kedua merupakan penampilan band Hivi. 

Penutupan: Rapat ditutup pada 6 Juni 2019. Rapat selanjutnya akan dilanjutkan pada Juni 2020 untuk membahas dresscode di meeting room SMKN 45 Jakarta. 

6. Contoh notulen rapat word seminar

Notulen Seminar Copywriting

Tema seminar : Copywriting untuk meningkatkan penjualan

Hari dan tanggal : Senin, 22 April 2020

Waktu : 15.00-16.00 WIB

Tempat : Google Meet

Notulensi seminar : 

Copywriting adalah teknik membuat tulisan untuk mengajak konsumen melakukan tindakan. Pembuatan copy yang tepat dapat meningkatkan brand awareness dan conversion. Pemilik small business wajib mempelajari pembuatan iklan yang menarik dan persuasif. 

7. Contoh notulen rapat perusahaan pdf 

Notulen Rapat Tim Content Writer PT Five Fire Indonesia 2020

Tanggal : 20 September 2020

Waktu : 11.00-12.30 WIB

Tempat : Ruang meeting lantai 2 PT Five Fire Indonesia, Jakarta

Tujuan pembahasan : Penentuan konten TikTok Rumahibu.com

Anggota yang hadir : Aisyah (Editor), Winda (Editor), Zahra (Writer), Anna (Writer)

Pemimpin rapat : Fahimatul Sahara (Editor in Chief)

Pembahasan :

  • Menentukan ide konten TikTok Rumahibu.com
  • Menentukan tanggal syuting konten perdana
  • Mempersiapkan peralatan syuting konten video

Hasil keputusan: 

  1. Konten TikTok Rumahibu.com seputar kehamilan, tips mengasuh, resep makanan sehari-hari, dan mitos dan fakta. 
  2. Syuting konten perdana akan dilaksanakan pada 26 September 2020.
  3. Peralatan yang digunakan untuk konten resep makanan Sandwich bekal adalah
  • Pisau,
  • Piring saji,
  • Nampan,
  • Talenan, dan

Masing-masing writer diwajibkan membawa satu peralatan pada hari H syuting. 

Notulis: Kirana Ayudia

Tips menulis meeting of minutes alias notulen

Menulis MoM ada tipsnya agar tetap efektif dan rapi. Anda tak perlu mencatat semua percakapan, hanya bagian penting saja yang harus didokumentasikan. Perhatikan tips di bawah ini. 

1. Persiapkan peralatan yang dibutuhkan

Tahap pertama sebelum pertemuan dimulai adalah mempersiapkan peralatan dengan baik. Apabila Anda menggunakan cara tradisional, pastikan pena terisi. Sementara jika menggunakan perekam dan laptop pastikan alat tersebut berfungsi dan cukup baterai. 

Hindari menggunakan peralatan yang tidak memadai karena bisa menghambat Anda ketika mencatat. 

2. Tulis dengan kata-kata sederhana

Selama rapat berjalan, Anda mungkin tidak memiliki banyak waktu untuk menulis kata per kata yang diucapkan peserta rapat. 

Cara mengatasinya adalah dengan memperhatikan detail dan menulis bagian penting. Tulis menggunakan kalimat pendek supaya memudahkan diingat. 

3. Periksa kembali sebelum didistribusikan

Setelah ditulis cek kembali notulen untuk memastikan tidak ada typo di poin-poin penting. Terakhir, minta persetujuan atasan sebelum didistribusikan ke peserta yang tidak hadir.

Rekrut dan kelola pekerja TANPA RIBET

Didukung dengan teknologi modern yang terintegrasi. Rekrut tenaga kerja profesional dan berkualitas

Bagikan artikel ini:
Facebook
Twitter
LinkedIn
WhatsApp
Telegram
Pinterest
Artikel terkait

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *

Terima beres! rekrut hingga penggajian