kemampuan komunikasi menjadi salah satu kemampuan yang paling penting dibutuhkan dalam dunia kerja. Melalui kemampuan ini, seseorang menjadi lebih mudah dalam menjalin hubungan atau relasi dengan sesama rekan kerja. Sehingga, pekerjaan tertentu yang melibatkan suatu kelompok maupun tim pun dapat terselesaikan dengan mudah.
Lalu, bagaimana cara untuk meningkatkan kemampuan komunikasi ini? Pada artikel kali ini Anda akan mengetahuinya secara detail apa saja yang harus Anda lakukan agar kemampuan komunikasi dapat meningkat. Yuk, langsung simak penjelasannya!
Apa Itu Kemampuan Komunikasi?
Kemampuan komunikasi adalah kemampuan dimana seseorang dapat menyampaikan dan menerima pesan antara dua orang atau lebih sehingga mudah dipahami. Seseorang harus mampu berkomunikasi, baik secara verbal maupun non-verbal.
Adapun kemampuan komunikasi ini mempunyai tiga jenis dengan fungsi yang berbeda-beda. Pertama, komunikasi verbal atau lisan yang mencakup intonasi, volume berbicara, speed/pause, serta pemilihan kata. Anda bisa menerapkan ini untuk menyampaikan suatu pendapat maupun ide, namun tetap sesuaikan dengan kondisi dan lawan bicara. Sebab, terkadang beda orang beda cara penyampaiannya.
Kedua, komunikasi tertulis atau bisa diartikan sebagai komunikasi yang dilakukan lewat tulisan. Jenis komunikasi ini tergantung dari media yang digunakan dan gaya pendekatannya. Misalnya, Anda mengirimkan pesan kepada para pelanggan melalui email dengan tujuan menawarkan produk baru. Di sini Anda bisa menggunakan gaya pendekatan komunikasi objek dan emosional. Selain itu, agar komunikasi berjalan dengan lancar dan dapat mudah untuk dipahami, Anda perlu memperhatikan tanda baca dan pemilihan katanya.
Terakhir, yaitu komunikasi non-verbal yang merupakan kemampuan untuk membaca bahasa tubuh seperti ekspresi wajah, kontak mata, maupun gerakan tubuh. Dengan menambahkan gestur ketika berkomunikasi, maka lawan bicara Anda akan lebih mudah untuk memahami dan tertarik dengan apa yang Anda bicarakan.
Beberapa contoh sikap yang menunjukkan kemampuan komunikasi yang baik dalam bekerja, yaitu:
- Menyampaikan ide maupun pendapat ketika berdiskusi secara jelas
- Mendengarkan orang lain dan menunjukkan minat pada apa yang mereka katakan tanpa memotong pembicaraannya
- Mengirim pesan teks kepada orang lain maupun grup menggunakan kalimat yang mudah dimengerti
- Mendorong minat dan interaksi dari orang lain dalam tim
- Melakukan percakapan melalui telepon atau video call bersama orang lain
- Memberikan tanggapan atau saran mengenai masalah yang diceritakan kepada Anda
- Mengajukan pertanyaan ketika ada suatu hal yang tidak Anda mengerti
- Menjawab pertanyaan yang orang lain berikan kepada Anda
Manfaat dari Kemampuan Komunikasi
Berikut adalah beberapa manfaat yang bisa Anda peroleh dengan mempunyai kemampuan komunikasi yang baik dalam dunia kerja:
1. Penghubung informasi atau pesan
Kemampuan komunikasi bisa Anda jadikan sebagai penghubung antara pemberi informasi dengan penerima pesan. Misalnya manajer dengan karyawan, karyawan dengan klien, maupun karyawan dengan karyawan.
Di samping itu, penghubung di sini juga bisa diartikan seperti sebuah jembatan yang jika rusak tidak akan bisa dilewati. Sama halnya dengan komunikasi, kalau komunikasi tidak berjalan lancar atau bahkan terputus, maka tidak akan terjalin sebuah hubungan sehingga informasi pun akan sulit tersampaikan. Tentu saja hal ini akan menghambat suatu pekerjaan dan tujuan bisnis menjadi sulit untuk dicapai.
Maka dari itu, pastikan cara berkomunikasi Anda baik dan mudah dipahami oleh orang lain. Dengan begitu, informasi yang ingin Anda berikan tersampaikan dengan jelas dan meminimalisir terjadinya miskomunikasi.
2. Meningkatkan produktivitas
Seseorang dapat menjadi lebih produktif dalam mengerjakan suatu pekerjaan bila informasi yang diberikan sudah tepat. Misalnya, seorang art director meminta graphic designer untuk merevisi leading serta alignment pada banner dan mengirimkannya sebelum jam makan siang. Tentu saja informasi ini akan lebih dimengerti oleh graphic designer dibandingkan jika si art director hanya memintanya untuk merevisi banner saja tanpa tahu bagian mana yang harus diperbaiki.
Ketika seseorang sudah mendapatkan informasi atau perintah yang jelas, maka mereka dapat lebih mudah dan cepat dalam mengerjakan tugasnya. Dengan begitu, mereka tidak akan membuang waktunya hanya untuk menerka atau kebingungan karena ketidakjelasan informasi yang diberikan.
Jadi, jika Anda mendapatkan informasi, pesan, atau perintah yang kurang jelas dan rinci, segera tanyakan kembali kepada pemberi informasi tersebut lebih detailnya. Sehingga Anda tidak akan kebingungan dan melakukan kesalahan pada suatu pekerjaan. Anda pun bisa menjadi lebih produktif dan maksimal dalam bekerja untuk mencapai tujuan.
3. Membantu menyelesaikan masalah
Jika Anda sedang dihadapkan oleh suatu masalah, maka salah satu cara yang bisa Anda lakukan untuk menyelesaikannya adalah dengan berkomunikasi. Melalui kemampuan komunikasi yang baik, maka suatu permasalahan akan lebih mudah untuk diselesaikan.
Sebagai contoh, Anda adalah seorang programmer yang beberapa minggu terakhir mendapatkan pekerjaan diluar job desk dari manajemen. Namun, ternyata pekerjaan ini malah membuat pekerjaan utama Anda sebagai programmer menjadi berantakan dan menumpuk. Sehingga, Anda terpaksa harus mengalihkan pekerjaan utama ini ke para junior. Sayangnya, mereka tidak mampu mencapai target atau hasil seperti yang Anda inginkan.
Untuk mengatasi masalah ini, Anda bisa mengkomunikasikannya kepada pihak manajemen. Sampaikan dengan jelas dan runtut semua permasalahan yang Anda hadapi dan dampaknya pada pekerjaan Anda. Cobalah untuk berdiskusi untuk menemukan solusi untuk masalah ini. Berikan saran dan pendapat yang masuk akal bagi Anda maupun manajemen, misalnya menambah karyawan baru, memberikan pelatihan untuk para entry level, atau mengalihkan pekerjaan tersebut kepada outsourcing.
4. Memudahkan menyampaikan ide atau gagasan
Kemampuan komunikasi memang akan sangat dibutuhkan dalam bekerja, terutama ketika Anda berdiskusi, brainstorming, maupun presentasi. Dengan komunikasi yang baik, maka gagasan atau ide yang Anda sampaikan dapat dipahami oleh para audiens. Sebaliknya, jika komunikasi Anda buruk maka sebagus apapun ide yang Anda sampaikan audiens akan merasa kesulitan untuk memahaminya.
Jika para audiens seperti pimpinan perusahaan, anggota tim, atau karyawan perusahaan lainnya mengerti apa yang Anda sampaikan, maka mereka akan lebih mudah untuk memberikan feedback kepada Anda. Sehingga, Anda dapat mengetahui mana yang perlu diperbaiki dan mana yang perlu ditingkatkan. Jadi, kemampuan Anda baik komunikasi dan teknikal dapat berkembang secara bersamaan.
5. Memudahkan untuk mengambil keputusan
Dalam bekerja, Anda juga akan dihadapkan oleh situasi dimana Anda harus mengambil atau menentukan keputusan dari suatu permasalahan yang sedang terjadi. Pengambilan keputusan ini harus tepat agar tidak merugikan diri sendiri, orang lain, maupun perusahaan.
Jika Anda merasa bingung dan sulit dalam mengambil keputusan, sebaiknya segera komunikasikan dengan seseorang yang lebih ahli atau mempunyai kuasa lebih tinggi daripada Anda. Melalui kemampuan komunikasi ini, Anda bisa mendapatkan sebuah keputusan yang bijak dan tepat bagi masalah tersebut.
Mengambil keputusan yang baik juga memerlukan kemampuan analitis yang baik, pelajari lebih lanjut mengenai Analythical Thinking di sini
Cara Meningkatkan Kemampuan Komunikasi
1. Jadilah pendengar yang baik
Tidak hanya berbicara saja, namun Anda juga dapat meningkatkan kemampuan komunikasi dengan mendengarkan lawan bicara secara aktif. Menjadi pendengar yang baik akan membantu Anda mengetahui apa yang sedang dibutuhkan atau dialami oleh mereka. Dengan begitu, Anda bisa memberikan respons berupa solusi maupun pendapat yang dapat berguna baginya.
Menurut Valamis, ada beberapa cara untuk menjadi pendengar yang baik, yaitu:
- Ketika mendengarkan pembicaraan, berikan perhatian penuh kepada lawan bicara.
- Hadapkan layar ponsel ke bawah
- Berpalinglah dari layar komputer Anda
- Perhatikan sinyal non-verbal lawan bicara seperti ekspresi wajah, kontak mata, maupun gestur tubuh
- Gunakan pertanyaan klarifikasi untuk menindaklanjuti beberapa poin penting dalam pembicaraan dan kemudian simpulkan pemahaman Anda kepada lawan bicara
2. Pelajari semua dasar komunikasi nonverbal
Seperti pada penjelasan di awal, komunikasi nonverbal ini melibatkan bahasa tubuh yakni kontak mata, ekspresi wajah, maupun gerakan tubuh. Bahasa tubuh dapat menggambarkan emosi dan perasaan saat Anda berbicara atau mendengarkan pembicaraan. Tak jarang pula gestur tubuh yang muncul tanpa disadari dapat menunjukkan emosi yang sebenarnya tidak ingin Anda perlihatkan kepada orang lain. Misalnya, gestur tubuh yang membungkuk menandakan bahwa Anda sedang tidak nyaman atau tidak percaya diri.
Cobalah untuk mengubah kebiasaan tersebut dengan melakukan beberapa hal di bawah ini:
- Jangan gelisah. Tetaplah diam dan tenang untuk menunjukkan bahwa Anda memegang kendali, percaya diri, serta optimis dengan keadaan.
- Lakukan kontak mata. Tatap mata lawan bicara saat berbicara maupun mendengarkan ceritanya.
- Jangan merasa stress. Jaga tingkat emosi Anda dan tanggapi hal tersebut dengan tenang.
- Berikan ekspresi wajah sesuai kondisi. Pertahankan raut wajah yang menyenangkan saat membicarakan topik yang seru. Sebaliknya, ketika topik yang sensitif atau menyedihkan tunjukkan ekspresi prihatin dan khawatir.
- Gunakan gestur tubuh yang tepat. Hindari gerakan tubuh yang mengganggu seperti membungkuk, menyilangkan tangan depan dada, menggerakkan jari, memutar mata, dan lain sebagainya.
3. Belajar berbicara di depan banyak orang
Berani berbicara di depan banyak orang tentu tidak mudah, bahkan Anda harus melawan rasa takut, gugup, malu, dan pikiran-pikiran buruk yang dapat mempengaruhi aksi Anda. Mulailah dengan belajar berbicara di depan kaca atau cermin, dengan begitu Anda bisa melihat dan mengontrol ekspresi wajah, intonasi, maupun volume nada saat menyampaikan informasi.
Setelah itu, coba beranikan diri untuk tampil dan berbicara di depan umum. Tidak harus dalam jumlah audiens yang besar, namun manfaatkan anggota tim sebagai audiens Anda. Jika ingin kemampuan ini semakin berkembang, Anda bisa mencoba menjadi ketua kelompok dalam proyek kecil atau presentator untuk pitching.
Sebelum berbicara, ambil napas lebih lama dan dalam agar Anda bisa menyampaikan informasi dengan lebih tenang dan rileks. Selain itu, gunakan suara diafragma atau perut agar apa yang Anda katakan menjadi lebih jelas, bulat, dan meyakinkan. Jangan lupa juga untuk menggunakan berbagai irama, intonasi, dan gaya bicara. Tujuannya agar pembicaraan Anda tidak terlihat monoton dan membosankan.
Baca Juga: Soft Skill: Apa itu dan Bagaimana Cara Meningkatkannya
4. Ketahui siapa audiens Anda
Sebelum berbicara, pastikan Anda mengetahui siapa yang akan menjadi pendengar Anda. Dengan mencari tahu latar belakang serta karakternya terlebih dahulu, maka Anda bisa menyesuaikan diri dalam berkomunikasi dengan mereka.
Gunakan gaya bahasa, ekspresi wajah, intonasi, pilihan kata, serta gerakan tubuh yang sesuai dengan karakter mereka. Hal ini akan membuat para pendengar tersebut menjadi lebih nyaman dan dihargai oleh Anda. Selain itu juga dapat menciptakan hubungan yang baik antara Anda dan mereka.
Sebagai contoh, Anda akan melakukan presentasi di depan klien untuk mendapatkan kesempatan kerja sama. Maka Anda harus menggunakan bahasa yang formal, ekspresi wajah yang meyakinkan namun juga menyenangkan, serta gestur tubuh yang tegak supaya dapat menciptakan komunikasi yang harmonis.
5. Bicaralah langsung ke intinya
Jangan bicara bertele-tele, sebab hal ini akan membuat kemampuan Anda dalam berkomunikasi terlihat buruk. Sampaikan sesuatu langsung pada intinya dengan lugas dan efektif. Tujuannya agar menghemat waktu dan lawan bicara bisa dengan cepat mengerti apa yang Anda sampaikan.
Lebih baik sebelum berbicara pikirkan apa yang ingin Anda sampaikan kepada mereka. Pahami apa alasan Anda berkomunikasi dengan mereka dan apa inti atau poin penting dari hal yang Anda sampaikan tersebut. Dengan begitu, informasi yang Anda sampaikan dapat mudah diterima orang lain sekaligus kemampuan komunikasi Anda menjadi semakin berkembang.
6. Menerima pendapat orang lain
Ketika Anda menyampaikan sesuatu hal kepada orang lain, seperti dalam presentasi, diskusi, maupun konferensi pers, Anda harus bisa menerima pendapat atau saran yang diberikan oleh mereka. Tetap terima dan hargai pendapat tersebut walaupun berbeda dengan apa yang Anda harapkan.
Feedback dari mereka ini bisa Anda jadikan sebagai bahan evaluasi maupun referensi. Anda juga menjadi bisa mengetahui apa kekurangan dan kelebihan dari apa yang Anda kerjakan. Jika memang pendapat atau saran mereka ini berguna, maka Anda bisa mulai melakukan perbaikan atau peningkatan agar apa yang Anda lakukan semakin maksimal.
7. Pahami situasi dan kondisi dalam berbicara
Jangan sembarangan berbicara tanpa mengetahui situasi dan kondisi sekitar Anda. Perhatikan apakah topik pembicaraan yang akan Anda bawa cocok di waktu dan tempat tersebut. Misalnya, Anda adalah seorang yang humoris dan ingin mencairkan suasana diskusi dengan melontarkan candaan. Sebelum melakukan hal ini, lihat apakah orang-orang di dalam diskusi tersebut mempunyai selera humor yang sama dengan Anda. Kemudian, apakah topik pembicaraannya tergolong ringan atau malah sangat sensitif menyangkut bisnis perusahaan. Jika iya, maka jangan lakukan hal tersebut.
Di samping itu, Anda juga harus bisa memanfaatkan jeda yang ada untuk menyampaikan pendapat maupun ide Anda. Jangan memotong pembicaraan orang lain hanya untuk mendapatkan perhatian dari audiens. Hal ini hanya akan membuat kemampuan komunikasi Anda terlihat buruk.
8. Jangan membuat asumsi
Dengan berasumsi Anda tidak akan bisa memahami makna sebenarnya dari informasi yang disampaikan orang lain. Selain itu, hal ini akan memicu terjadinya kesalahpahaman atau miskomunikasi antara Anda dan lawan bicara. Jadi, jangan pernah membuat asumsi atau prasangka kepada mereka. Perhatikan sepenuhnya apa yang mereka sampaikan kepadamu. Maka, Anda dapat mengerti dan memberikan jawaban yang sesuai.
9. Memberikan feedback
Selain mendapatkan feedback dari orang lain, namun Anda juga harus mampu memberikan feedback kepada mereka mengenai informasi yang mereka sampaikan. Berikan feedback yang positif untuk membantu meningkatkan produktivitas serta motivasinya dalam bekerja.
Dalam suatu kondisi terkadang Anda bisa saja memberikan feedback negatif kepada orang lain. Hal ini bisa terjadi jika Anda merasa tidak setuju atau beda pendapat dengan apa yang orang lain sampaikan. Jika Anda dalam keadaan seperti ini pilih diksi dan intonasi yang tepat agar tidak memicu konflik atau masalah.
Baca Juga: Pentingnya Feedback Positif dan Bagaimana Cara Menyampaikannya
10. Perluas jaringan profesional Anda
Salah satu cara yang bisa Anda gunakan dalam meningkatkan kemampuan komunikasi adalah dengan memperluas jaringan profesional atau networking Anda. Tidak hanya sebatas teman kantor, namun Anda bisa membangun hubungan baik dengan orang lain yang memungkinkan akan membantu Anda di masa depan.
Dengan semakin luasnya jaringan yang Anda bangun, tidak kemampuan komunikasi saja yang meningkat namun juga wawasan Anda akan semakin luas. Cobalah untuk mengikuti seminar, workshop, atau pelatihan agar lebih mudah mendapatkan jaringan.
Jangan takut untuk memperkenal diri atau membuka pembicaraan terlebih dahulu dengan orang lain. Anda bisa saling bertukar informasi terkait pekerjaan, kehidupan, maupun industri kerja.
11. Tingkatkan kemampuan komunikasi tertulis
Dalam komunikasi tertulis, langkah pertama yang perlu Anda perhatikan adalah ejaan dan tata bahasa dalam penulisan. Saat ini sudah banyak aplikasi online yang dapat mempermudah komunikasi ini. Anda hanya perlu copy-paste tulisan Anda ke dalam aplikasi, lalu kemudian Anda akan mendapatkan tulisan dengan ejaan dan tata bahasa yang benar.
Namun, jika Anda menggunakan cara manual maka Anda harus melakukan formatting dengan benar. Misalnya menggunakan poin-poin dan paragraf untuk membagi sub topik bahasan, mempertebal atau menggaris bawahi poin terpenting, dan sebagainya.
Untuk meningkatkan kemampuan komunikasi tertulis ini, Anda bisa melakukan beberapa hal seperti:
- Sering membaca dan berlatih menulis
- Gunakan ejaan, tata bahasa, dan pemilihan kata yang tepat
- Membaca dengan keras tulisan Anda untuk memeriksa kesalahan
Untuk lebih lengkapnya mengenai manfaat komunikasi silahkan baca artikel berikut: Cara Meningkatkan Skill Komunikasi dalam Karir serta Manfaatnya
Nah itulah beberapa cara meningkatkan kemampuan komunikasi yang sangat diperlukan dalam dunia kerja. Ingin tahu informasi lainnya seputar karir? Yuk, kunjungi langsung laman Blog MyRobin sekarang juga!
MyRobin juga menyediakan pelatihan upskilling terkait soft skill loh, kamu bisa kunjungi MyRobin Academy, lalu pilih kelas yang kamu inginkan
ID 
EN