Data entry merupakan pekerjaan yang selalu dibutuhkan perusahaan. Mulai dari industri ritel, rumah sakit, finance hingga transportasi.
Pekerjaan data entry melibatkan kemampuan administratif yang meliputi pengetikan dan input data ke software komputer.
Jika Anda tertarik mengetahui informasi ini lebih lanjut, berikut MyRobin rangkum tipe pekerjaan, tugas, dan kisaran gaji data entry untuk Anda.
Apa itu data entry
Data entry adalah pekerjaan administratif yang melibatkan proses pengetikan, perekaman, dan input data ke dalam perangkat lunak komputer.
Orang yang bekerja sebagai entry data, seringkali menyalin informasi dari rekaman maupun percakapan di telepon yang sifatnya bisa rahasia.
Definisi entri data merupakan pekerjaan di mana karyawan memasukkan, menambah, memverifikasi, mengedit, dan mengelola data elektronik.
Proses ini bisa juga dilakukan secara manual menggunakan catatan dan pena. Namun, kurang efisien dari segi waktu.
Pekerjaan data entry sebenarnya cukup luas dan bisa berbeda-beda di tiap industri maupun perusahaan. Meskipun demikian, tugas utamanya tetap sama yakni memasukkan data.
Tipe data entry
Sebagaimana dikatakan sebelumnya bahwa pekerjaan entri data cukup luas. Terlebih di era ini banyak perusahaan membutuhkan seseorang yang mampu meng-input data penting.
Deretan contoh tipe data entry di bawah ini, paling sering Anda jumpai di beberapa industri. Perhatikan informasi berikut untuk tahu perbedaanya.
1. Manual data entry
Manual data entry adalah pekerjaan dasar yang mengharuskan seseorang memindahkan data dari dokumen ke perangkat lunak komputer.
Yang termasuk data entry manual yaitu mengubah PDF ke Word, mengolah kata (menulis surat, bagan, grafik, dan sebagainya), memperbaiki data yang kurang tepat dari database, dan mengisi sel spreadsheet excel.
Seorang yang mengambil peran sebagai data entry manual perlu memperbarui data dan memastikan hasilnya tetap akurat. Oleh karena itu, dibutuhkan skill ketelitian.
2. Data entry specialist
Spesialis entri data merupakan pekerjaan yang memerlukan skill mumpuni dan pengalaman lama. Biasanya persyaratan yang diminta level ini yaitu mampu membaca dan menulis dalam bahasa Inggris dengan baik, serta kecepatan mengetik.
Salah satunya coding specialist, tugasnya mengumpulkan data klien, membantu membuat dokumen, dan meninjau database perusahaan.
Selain pada kantor umum, rumah sakit dan lembaga pemerintah turut membutuhkan data entry specialist.
3. Data Entry Online
Data entry online merupakan pekerjaan berbasis daring. Seringkali pekerjaan dilakukan dari jarak jauh atau hybrid.
Contoh tugas data entry online yaitu pengisian formulir, survei, dan input data daring, memproses e-mail serta memperbarui data lewat website atau portal online.
Salah satu pekerjaan data entry online yaitu resepsionis virtual. Perannya yakni mengelola kebutuhan administrasi seperti membuat janji temu, jadwal, dan memasukkan data penting.
4. Transkripsi
Seorang yang bekerja sebagai transcription harus multitasking yaitu mampu mengetik sambil mendengar rekaman. Kemudian menyusunnya dalam bentuk laporan yang dibutuhkan.
Contoh tugas data entry transkripsi diantaranya mendengarkan rekaman audio maupun video, memahami informasinya lalu mengubahnya dalam bentuk dokumen.
5. Proofreader
Proofreader data transkripsi perannya sebagai korektor yang memastikan informasi, data, atau bahasa yang digunakan dalam laporan tidak salah atau ambigu.
Tugas proofreader mematikan fakta dan keakuratan data yang ditambahkan. Perannya sangat penting bagi perusahaan. Oleh karena itu, gaji yang ditawarkan pun tidak sedikit.
Tugas data entry secara umum
Jika Anda masih bingung kerja data entry itu seperti apa? wajib simak pembahasan berikut ini. Sejatinya tugas entri data bisa berbeda-beda tergantung industri dan perusahaan.
Namun, berdasarkan situs Robert Half seorang entri data bertanggung jawab melakukan hal-hal sebagai berikut:
- mempersiapkan berkas untuk entri data,
- menyortir dokumen penting yang akan dimasukkan,
- input data ke database,
- memastikan data sudah akurat,
- melengkapi informasi untuk dokumen yang kurang lengkap,
- memasukkan data tambahan yang perusahaan perlukan,
- mencadangkan data penting,
- menguji database baru,
- memberikan informasi berkaitan dengan data pada pihak berwenang,
- menerima faktur pembayaran,
- mengarsipkan dokumen,
- mengelola catatan, dan
- mengidentifikasi kesalahan data entry.
Seorang data entry bisa saja mengambil peran lain seperti memesan perlengkapan kantor dan menyiapkan laporan yang relevan dengan kebutuhan.
Skill untuk melamar data entry job
Mengingat tugasnya yang bervariasi dan tidak sedikit, Anda perlu menguasai sejumlah skill untuk menjadi data entry. Dengan menguasai keterampilan ini, pekerjaan rutinitas bisa lebih mudah dan cepat selesai.
1. Komunikasi
Hampir semua pekerjaan menuntut skill komunikasi. Ini karena Anda tidak bekerja sendiri, melainkan juga bekerja sama dengan tim dari divisi lain.
Oleh sebab itu, penting meningkatkan keahlian komunikasi yang baik, termasuk active listening skill.
Komunikasi yang efektif membantu tim memahami informasi dari Anda, begitu pula sebaliknya. Ditambah memudahkan membangun hubungan dengan klien atau atasan.
2. Mengetik cepat
Jika Anda perhatikan tugas utama data entry adalah memasukkan data atau informasi. Maka bisa disimpulkan kegiatan ini tak lepas dari proses pengetikkan.
Di perusahaan besar, mungkin Anda harus memasukkan ribuan data sekaligus. Nah, supaya proses input lebih efisien, kemampuan mengetik cepat adalah solusinya.
Data entry sering dituntut untuk bisa mengetik cepat karena perusahaan memberikan waktu yang terbatas dan harus akurat. Artinya, skill attention to detail juga perlu ditingkatkan.
3. Multitasking
Peran data entri tidak mudah, terutama jika Anda ingin bekerja sebagai transkriptor. Keahlian multitasking akan sangat membantu ketika Anda harus mendengarkan rekaman dan mengubah informasinya menjadi laporan tertulis.
4. Computer literacy
Kemampuan mengoperasikan komputer adalah hal utama yang wajib Anda kuasai. Pasalnya, selama memasukkan data Anda terlibat dengan perangkat elektronik
Sebaiknya kuasai software seperti Microsoft Word, Excel, atau Spreadsheet, agar memudahkan rutinitas Anda sebagai entri data.
Lowongan kerja data entry
Fungsinya yang krusial menyebabkan banyak perusahaan membutuhkan seorang data entry. Berbagai lowongan pun tersedia mulai dari data entry freelance hingga inhouse.
1. In-house data entry job
Bekerja secara full time atau penuh waktu sebagai data entry memberikan Anda keuntungan. Mulai dari gaji yang dibayar bulanan, komunikasi yang mudah, dan tersedia tunjangan serta asuransi.
Lowongan kerja data entry full time bertebaran di beberapa portal job dan sosial media. Persyaratan paling umum adalah latar pendidikan diploma atau sarjana.
2. Remote
Pekerjaan data entry online alias remote kini menjadi pilihan karena Anda tidak perlu datang ke kantor dan semua komunikasi dilakukan secara daring.
Keuntungan bekerja remote yaitu jam kerja fleksibel, upah berdasarkan proyek, dan mampu bekerja dari manapun tanpa mengurangi kompensasi yang perusahaan berikan.
3. Freelance data entry
Pekerjaan data entry bisa jadi sampingan karena tugasnya tidak terlalu rumit. Mirip dengan remote job, freelancer dibayar berdasarkan proyek dan kesepakatan.
Freelance job bisa dari perusahaan dalam negeri maupun asing. Biasanya untuk menerima kompensasi seorang data entry membutuhkan aplikasi seperti PayPal.
Cara menjadi data entry
Apabila Anda tertarik menjadi data entry maka persiapkan sejak dini mulai dari pendidikan hingga pengalaman kerja.
Walaupun posisi ini terbuka untuk setiap pelamar, tetapi tak sedikit perusahaan menginginkan karyawan dari jenjang diploma atau sarjana.
Cara menjadi data entry yaitu menempuh pendidikan formal dan mengembangkan keahlian yang dibutuhkan, berikut penjelasan lengkapnya.
1. Menempuh pendidikan formal
Pendidikan formal menjadi syarat utama jika Anda ingin bekerja sebagai data entry. Umumnya, perusahaan menetapkan ketentuan yaitu pelamar harus dari jenjang sekolah menengah, diploma, atau sarjana.
Oleh sebab itu, Anda bisa mulai dengan menempuh pendidikan formal di program studi yang sama atau lintas jurusan.
2. Menguasai skill yang dibutuhkan
Apabila ingin melamar di posisi ini, Anda harus belajar data entry skill untuk memudahkan rutinitas seperti kemampuan komunikasi, penggunaan komputer yang baik, multitasking, dan bahasa.
3. Mengambil pengalaman
Perusahaan seringkali menginginkan orang yang sudah punya pengalaman, walau hanya untuk mengisi posisi data entry.
Jika belum memiliki pengalaman full time, Anda bisa mengambil tawaran data entry freelance agar memenuhi kualifikasi lowongan kerja. Umumnya, pengalaman yang dibutuhkan minimal 1-2 tahun.
4. Memilih lowongan tanpa pengalaman
Mencari lowongan pekerjaan memang tidak mudah bagi lulusan baru. Namun, Anda bisa memfilter no experience data entry jobs saat membuka portal lowongan kerja.
Contoh cover letter data entry
Regina Herbs
Jakarta, Indonesia
+629993223864
Devina Altriana
Human Resources
Zakiel Enterprises
Jakarta Pusat, Indonesia
Dear Ms. Devina,
Saya tertarik dan antusias melihat lowongan pekerjaan sebagai petugas data entry di Zakiel Enterprises. Saya percaya pengalaman dan keterampilan saya cocok untuk posisi ini.
Saya berpengalaman menjadi petugas data entry di perusahaan ritel selama 4 tahun dalam menyusun, mengelola, dan memverifikasi data dengan akurat ke database.
Pengalaman saya didukung dengan ilmu yang ditempuh selama kuliah dan organisasi yang membantu saya mengembangkan kemampuan pengolahan data, komunikasi, dan multitasking.
Sebagai orang yang andal dan memiliki motivasi kerja yang kuat, saya yakin bisa memberikan kontribusi bagi perusahaan.
Saya sangat menyambut baik kesempatan untuk berdiskusi lebih lanjut dengan Anda. Terima kasih atas waktu dan permainannya.
Hormat saya
Regina Herbs
Kisaran gaji data entry
Freelancer data entry dibayar sesuai proyek atau kesepakatan dengan klien. Pekerja sampingan bisa mendapat upah besar jika bijak memilih klien.
Berapa gaji seorang data entry full time? kisaran gaji yang mungkin Anda dapatkan antara Rp2.500.000-Rp4.000.000.
Namun, ini akan berubah tergantung pengalaman, keahlian, latar pendidikan, wilayah, dan perusahaan tempat Anda bekerja.
Data entry merupakan pilihan bagi lulusan baru karena termasuk entry level job alias hanya memerlukan pengalaman minim.
Nah, jika Anda sedang mencari pekerjaan kunjungi app.myrobin.id. Tersedia banyak lowongan pekerjaan dari perusahaan ternama di Indonesia. Lamar sekarang!