Induction Training: Pengertian, Manfaat, dan Cara Menyusunnya

Salah satu proses rekrutmen yang seringkali diabaikan oleh perusahaan adalah induction training. Jika onboarding merupakan tahapan yang bertujuan untuk mengenalkan perusahaan terkait visi misi, budaya, hingga tujuan bisnis secara singkat, berbeda halnya dengan induction training ini.

Pada dasarnya, jenis pelatihan yang satu ini digunakan untuk membantu karyawan baru agar cepat beradaptasi dengan lingkungan kerja. Hal ini tentu penting untuk dilakukan, mengingat bahwa agar mereka bisa bekerja dengan baik, mereka harus bisa menyesuaikan diri dengan lingkungan barunya. Bagaimana cara melakukan induction training ini? Daripada penasaran, yuk langsung simak penjelasannya lebih lanjut di bawah ini!

Pengertian Induction Training

Dilansir dari Indeed, induction training merupakan proses memperkenalkan karyawan baru kepada perannya dan organisasi. Program pelatihan ini akan memberikan mereka informasi yang relevan agar dapat maksimal dalam posisi mereka saat ini dalam perusahaan. Induction training juga akan memastikan bahwa karyawan baru dapat merasa diterima saat mereka menyesuaikan diri dengan lingkungan kerjanya. Secara umum, pelatihan ini merupakan bagian dari proses orientasi bagi karyawan baru dan termasuk tanggung jawab HRD. 

Induction training pun dapat diartikan sebagai pelatihan untuk proses adaptasi yang diberikan oleh perusahaan kepada karyawan baru, sehingga membantu mereka untuk memahami tugas dan perannya, alat bantu kerja, peraturan, prosedur kerja, dan lain sebagainya. Melalui pelatihan ini, harapannya karyawan baru dapat mengenal lebih dalam terkait lingkungan kerjanya. Dengan begitu, mereka dapat cepat beradaptasi dan produktif dalam bekerja. Selain itu, menurut Sinergia Consultant, induction training juga dapat membantu mempercepat integrasi karyawan baru dengan tim dan memastikan kesuksesan mereka di perusahaan. 

Dari sisi perusahaan sendiri, akan sulit bila setiap sumber daya manusianya mempunyai nilai dan visi yang tidak sejalan. Meski mereka memiliki latar belakang, kemampuan, kepribadian, dan pemikiran yang berbeda-beda, namun mereka harus meyakini serta menjalankan nilai dan visi yang sama dengan perusahaan. Dengan begitu, tujuan maupun cita-cita perusahaan dapat terlaksana dengan baik. Oleh karena itu, perlu ada penyatuan dalam hal ini yaitu melalui induction training.

Dikutip dari Talenta.co, terdapat dua jenis induction training yang berlaku di perusahaan, di antaranya yaitu:

• Formal induction training: Program yang disusun dan direncanakan oleh tim HR. Umumnya, program berlangsung dalam jangka waktu tertentu.
• Informal induction training: Karyawan belajar secara mandiri kepada user atau atasannya langsung, sedangkan tim HR hanya memfasilitasi kebutuhan dari user tersebut.

Mengapa Induction Training Penting untuk Dilakukan?

Mungkin Anda sudah tidak asing lagi dengan karyawan yang sering berpindah pekerjaan dari satu perusahaan ke perusahaan lain. Selain itu, jangka waktu perpindahan tersebut pun sangat pendek, misalnya 3 bulan atau 6 bulan saja. Nah, fenomena tersebut akhir-akhir ini sering marak terjadi pada gen z dan milenial, dan biasa disebut dengan tren kutu loncat. 

Sebenarnya, penyebabnya bermacam-macam. Ada yang karena mereka tidak bisa bertahan dalam lingkungan kerja yang baru, atau karena pergantian karyawan musiman oleh perusahaan. Oleh karena itu, penting bagi perusahaan terutama HRD untuk membuat strategi yang tepat mengenai bagaimana proses transisi karyawan baru ini tidak mengganggu ritme perusahaan. 

Salah satu cara yang efektif untuk dilakukan adalah dengan melakukan induction training. Perlu dipahami bahwa induction training dapat membantu mempercepat proses transisi karyawan baru, di mana melalui pengenalan secara menyeluruh terkait budaya dan aturan kerja perusahaan, karyawan baru dapat meminimalisir terjadinya kesalahan dalam bekerja. Secara tidak langsung, mereka pun akan bertahan lebih lama pada pekerjaannya yang baru ini. 

Tujuan dan Manfaat Induction Training

Berikut ini adalah beberapa tujuan dan manfaat dari induction training bagi perusahaan yang penting untuk diketahui. Di antaranya yaitu:

Internalisasi nilai dan budaya perusahaan

Seperti yang kita ketahui, setiap perusahaan pasti mempunyai nilai dan budaya masing-masing, apalagi jika perusahaan yang berbasis multinasional. Perbedaan akan kedua hal ini tentu harus dipahami oleh karyawan baru pada awal masuk kerja. Sebab, nantinya juga akan bermanfaat bagi keberlangsungan kegiatan bekerja mereka. 

Jika Anda menerapkan induction training, maka karyawan akan lebih mengerti, meyakini, dan merasa menjadi bagian dari budaya perusahaan. Jadi, meskipun mereka berasal dari latar belakang yang berbeda-beda, namun melalui induction training mereka mempunyai nilai, budaya, dan visi yang sama. Perusahaan pun dapat menjadi organisasi yang kompak, beretika, dan lebih produktif. 

Mengenalkan lingkungan dan manajemen perusahaan

Tujuan lain dari induction training ini adalah untuk mengenalkan lingkungan fisik dan manajemen perusahaan kepada karyawan baru. Lingkungan fisik ini meliputi area perusahaan seperti ruang meeting, kantin karyawan, ruang produksi, toilet, dan sebagainya. Biasanya, perusahaan juga akan mengenalkan prosedur keselamatan dalam situasi darurat. 

Sedangkan, terkait manajemen perusahaan, karyawan akan dikenalkan dengan profil, sejarah awal, dan struktur organisasi perusahaan. Dalam hal ini, karyawan juga akan mengetahui tentang strategi bisnis perusahaan yang meliputi segmen bisnis dan target pasar. Tahap pengenalan ini sangat penting untuk diketahui oleh setiap karyawan, terutama bagi mereka yang memiliki peran langsung dengan bisnis perusahaan. 

Satu hal lagi yang terkadang dilupakan oleh perusahaan yaitu mengenalkan value organisasi kepada karyawan baru. Mungkin bagi Anda akan cukup sulit untuk memasukkan keyakinan baru terhadap karyawan yang sudah mempunyai banyak pengalaman kerja (non-fresh graduated). Meski begitu, Anda harus tetap mensosialisasikan terkait value, termasuk kode etik perusahaan kepada mereka. 

Meningkatkan retensi karyawan

Induction training dapat membantu Anda dalam meningkatkan retensi karyawan baru, terutama jika karyawan tersebut termasuk talenta berbakat. Anda tentu tidak ingin kehilangan karyawan potensial bukan? Nah, pelatihan ini bisa menjadi solusi untuk mempertahankan mereka dan mengurangi angka turnover karyawan.

Melalui dukungan dan bimbingan yang tepat, karyawan baru akan merasa diterima serta dihargai di tempat kerja. Mereka pun mempunyai kesempatan untuk bertanya dan mendapatkan jawaban terkait hal-hal yang masih asing baginya. 

Mempersiapkan kondisi mental karyawan

Setiap karyawan tentu harus mempersiapkan mental yang kuat untuk bekerja, terutama dalam lingkungan kerja yang baru. Namun, terkadang ada beberapa karyawan yang kondisi mentalnya kurang bisa menerima akan hal tersebut. Oleh karena itu, adanya induction training ini akan membantu mereka agar merasa diterima sebagai bagian dari perusahaan. 

Bisa dibilang induction training adalah sambutan hangat bagi karyawan baru untuk menjadi bagian dari perusahaan. Jika mereka merasa diterima, maka rasa percaya dirinya akan meningkat, sehingga mereka akan mengoptimalkan kemampuan dan potensinya agar dapat berkontribusi maksimal dalam bekerja. 

Efisiensi waktu dan biaya

Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, induction training dapat mempercepat karyawan baru dalam beradaptasi pada lingkungan kerjanya. Artinya, mereka bisa cepat dalam mengerjakan tugas, mengoperasikan alat atau tools kerja, maupun berkomunikasi baik dengan sekitar. Hal ini tentu akan sangat menguntungkan bagi perusahaan, sebab mereka tidak perlu membuang-buang waktu dan biaya untuk mencapai kesuksesan.

Jika karyawan baru membutuhkan waktu yang cukup lama hanya untuk mempelajari sesuatu terkait perannya dalam bekerja, pastinya akan menghambat penyelesaian tugas dan koordinasi tim. Bahkan, tak jarang perusahaan harus turun tangan untuk memberikan pelatihan agar karyawan tersebut dapat bekerja dengan baik. Hal ini tentu akan menghabiskan waktu dan biaya bukan?

Meningkatkan kualitas kerja

Selain dapat menghemat waktu dan biaya, induction training juga dapat meningkatkan kualitas kerja karyawan. Jika pada awal mereka masuk perusahaan sudah membekalinya dengan kebijakan, aturan, cara kerja, maupun budaya kerja, tentu secara tidak langsung akan berdampak pada kualitas kerja dari karyawan tersebut. Mereka akan memahami standar apa yang perlu mereka penuhi dan lakukan dalam bekerja. Dengan begitu, nantinya hasil kerja yang dicapai akan lebih maksimal dan sesuai target. 

Mengenalkan karyawan pada pekerjaannya

Meskipun posisi yang ditawarkan sama, namun peran dan tanggung jawab yang harus dilakukan oleh karyawan setiap perusahaan berbeda-beda. Misalnya, untuk posisi Copywriter pada perusahaan A akan menghandle konten untuk social media, termasuk perencanaan konten bersama tim, sedangkan pada perusahaan B seorang Copywriter akan banyak terlibat dalam pembuatan copy untuk landing page, email marketing, dan marketplace perusahaan. 

Nah, karena setiap perusahaan mempunyai kebutuhan yang berbeda-beda, maka penting untuk mengenalkan terkait job description dan batasan tanggung jawab pada karyawan di awal kerja. Biasanya, pengenalan terkait pekerjaan akan langsung dijelaskan oleh atasan langsung, baik melalui briefing atau perkenalan ke unit kerjanya. 

Memastikan karyawan mempunyai pengetahuan yang sama

Salah satu cara untuk memastikan bahwa setiap karyawan mempunyai pengetahuan yang sama terkait perusahaan adalah dengan melakukan induction training. Dalam program ini, karyawan dapat memiliki pengetahuan yang sama dengan karyawan lama, mulai dari metode kerja, penyampaian kerja, sampai penyelesaian suatu masalah secara konsisten. Dengan begitu, mereka dapat bekerja lebih efektif, minim masalah, produktif, dan kompak dengan timnya. Perusahaan pun juga dapat mengurangi risiko kerugian akibat kesalahan kerja yang dilakukan oleh karyawan karena kurangnya pengetahuan yang dimiliki. 

Hal-hal yang Termasuk dalam Induction Training Process

Secara umum, proses induksi terdiri dari beberapa sesi yang mencakup informasi penting tentang perusahaan, peran karyawan, dan peluang karir dalam organisasi. Sebagai HRD, Anda harus memberikan dukungan untuk membantu karyawan baru agar berhasil dan sukses dalam perannya. Berikut ini adalah beberapa topik umum untuk induction training process yang bisa Anda terapkan:

Informasi tentang organisasi

Topik utama yang harus diberikan kepada karyawan baru dalam induction training adalah tentang perusahaan itu sendiri. Mulai dari informasi umum terkait perusahaan, hingga tur gedung untuk membiasakan mereka dalam bekerja. Hal ini tentu akan meningkatkan kenyamanan mereka di lingkungan barunya. Berikut ini adalah beberapa informasi yang perlu Anda sampaikan kepada karyawan baru:

• Latar belakang dan sejarah organisasi
• Struktur dan bagan organisasi
• Produk dan layanan yang dimiliki
• Rencana dan tujuan perusahaan
• Kebijakan dan prosedur kerja, termasuk aturan jam masuk kantor dan berpakaian
• Budaya, nilai-nilai, dan visi misi perusahaan
• Informasi kontak untuk berbagai departemen

Informasi tentang peran dalam bekerja

• Selain organisasi, Anda juga harus memberikan informasi secara spesifik terkait peran karyawan baru dalam bekerja. Hal ini akan membantu mereka dalam memahami ekspektasi peran dan bagaimana posisi mereka berkontribusi pada tujuan perusahaan. Berikut ini adalah beberapa topik khusus terkait pekerjaan yang bisa Anda sampaikan:
• Syarat pekerjaan
• Key performance indicator (KPI)
• Tujuan dan sasaran tim
• Struktur pelaporan hasil kerja

Informasi tentang learning and development

Hal terakhir yang perlu Anda informasikan kepada karyawan baru dalam induction training adalah tentang peningkatan karir. Setiap karyawan tentu menginginkan hal ini dan Anda bisa membantu mereka untuk merencanakan perkembangan karirnya dalam perusahaan. Beberapa topik yang bisa Anda bahas dalam hal learning and development adalah:

• Kesempatan belajar, pengembangan, dan pelatihan di masa depan
• Career management
• Rencana pengembangan diri

Cara Menyusun Induction Training

Untuk menyusun induction training ini, ada beberapa cara yang bisa Anda lakukan, di antaranya yaitu:

General training

Cara pertama yaitu general training, di mana perusahaan menjelaskan gambaran secara umum terkait perusahaan. Misalnya, struktur organisasi, sejarah, nilai-nilai perusahaan, visi misi, dan sebagainya. Untuk general training biasanya akan diberikan langsung oleh business owner, direksi, atau general manager.

Mandatory training

Selanjutnya, perusahaan bisa mulai menjelaskan hal-hal yang wajib diketahui oleh karyawan. Contohnya seperti kebijakan perusahaan, prosedur keselamatan kerja, peraturan, denah perusahaan, perkenalan dengan tim, dan lainnya. Pada mandatory training ini, pematerinya adalah masing-masing departemen yang berkaitan.

Specific training

Sesuai namanya, pada tahap ini perusahaan akan menjelaskan tentang pengetahuan umum yang bersifat teknis dan spesifik. Dalam hal ini termasuk metode penggunaan sistem atau aplikasi kerja, permintaan fasilitas kantor, dan masih banyak lagi. Untuk specific training, dapat diberikan oleh departemen yang berkaitan. 

Perlu Anda ketahui, induction training biasanya dilakukan dalam jangka waktu tertentu. Anda perlu menentukan kapan waktu yang tepat dan berapa lama akan berlangsung. Misalnya satu minggu, satu bulan, atau sekali dalam sebulan pada tahun pertama. 

Tips Membangun Induction Training yang Efektif

Setelah mengetahui manfaat dan cara penyusunannya, Anda juga perlu mengetahui beberapa tips untuk membangun induction training agar berdampak positif pada karyawan baru yang meliputi:

Buat rencana yang spesifik

Hal pertama yang harus Anda lakukan yaitu buat rencana pelatihan secara spesifik. Cara ini memungkinkan Anda untuk mengukur berapa lama program berlangsung dan berapa banyak karyawan dalam setiap sesi. Selain itu, dengan perencanaan yang tepat Anda dapat meminimalisir biaya program yang berlebihan atau over budget. Rencana program pelatihan dapat mencakup beberapa komponen berikut ini:

• Tujuan dan sasaran: Tentukan apa yang Anda ingin karyawan baru capai setelah melakukan induction training. Hal ini akan memungkinkan Anda untuk menentukan cakupan dan konten program yang efektif berikutnya.
• Jangka waktu program: Tentukan kapan dan berapa lama pelatihan akan berlangsung. Umumnya, program akan dilakukan dalam minggu pertama karyawan baru bekerja.
• Sumber daya: Buat daftar materi, tools, dan personil yang dibutuhkan untuk menjalankan program. Hal ini termasuk tempat dan konsumsi untuk peserta dan pemateri. 
• Anggaran: Tentukan biaya pelaksanaan program dan identifikasi cara untuk mendapatkan dana pelatihan. Tujuannya adalah untuk membantu menemukan cara yang hemat untuk melakukannya. 
• Peserta: Tentukan target peserta dalam program untuk membantu dalam menentukan ruang lingkupnya. Biasanya peserta terdiri dari semua karyawan baru, supervisor atau atasannya, dan beberapa staf HRD.
• Format program: Tentukan bagaimana program dilaksanakan. Misalnya secara online, virtual, atau hybrid.
• Metode pelatihan: Dapat berupa presentasi, latihan berkelompok, dan bentuk lainnya. Sesuaikan dengan tujuan program dan kebutuhan peserta.

Buat checklist

Setelah membuat rencana, selanjutnya Anda bisa membuat daftar topik atau aktivitas yang Anda sertakan dalam program. Melalui cara ini, Anda akan lebih mudah dalam mempersiapkan dan menjalankan program. Selain itu, Anda juga dapat meminimalisir adanya sesi atau hal-hal yang terlewatkan. 

Gunakan media cetak dan digital

Karena induction training mencakup berbagai topik penting, biasanya perusahaan akan menggunakan media-media tertentu agar membuat pembelajaran menjadi lebih menarik dan attractive. Hal ini juga dapat menghemat biaya karena memungkinkan perusahaan menggunakan bahan atau metode yang sama untuk induction training berikutnya. Beberapa contoh media yang bisa Anda gunakan dalam pelatihan adalah:

• Presentasi video: Gunakan video untuk memperkenalkan sejarah, nilai, dan produk perusahaan. Cara ini cukup efektif untuk melibatkan karyawan baru dan membuat mereka mengerti tentang perusahaan.
• Game interaktif: Permainan dapat membantu program menjadi lebih menarik dan tidak membosankan. Anda juga bisa menggunakan cara ini sebagai alat untuk menilai pengetahuan dan pemahaman karyawan baru tentang materi terkait. 
• Materi cetak: Untuk materi program, Anda bisa membuatnya seperti manual book, selebaran, atau handout yang mudah dibaca oleh karyawan baru bahkan setelah program selesai. Hal ini sangat berguna untuk pedoman dan prosedur yang mereka ikuti setiap hari dalam bekerja. 

Libatkan departemen lain

Anda bisa melibatkan departemen lain untuk membantu keberlangsungan induction training. Misalnya, departemen HR bertanggung jawab atas perencanaan dan pelaksanaan program, sedangkan departemen IT membantu dalam desain presentasi video, dan lain sebagainya. Cara ini akan meningkatkan koordinasi dan kerja tim antar departemen.

Selain itu, juga dapat mengajarkan atau menunjukkan kepada karyawan baru bahwa interaksi dan koordinasi antar departemen sangat penting.Nah, itulah penjelasan singkat mengenai induction training yang perlu untuk diterapkan bagi karyawan baru. Tujuannya adalah untuk membantu mereka agar dapat beradaptasi dengan lingkungan kerjanya yang baru. Ingin tahu informasi menarik lainnya seputar HRD, bisnis, dan karir? Yuk, kunjungi blog MyRobin sekarang juga!