Memberikan benefit dan gaji yang menarik, belum tentu dapat mencegah karyawan untuk mengundurkan diri. Dan ketika hal itu terjadi, akan membuat perusahaan berada dalam keadaan sulit, karena akan mengganggu proses operasional perusahaan.
Untuk bisa menangani keadaan ini, sangat penting bagi HR untuk memahami prosedur pengunduran diri karyawan. Mulai dari mencari tahu penyebab, cara menangani, hingga hal yang harus dilakukan setelah pengunduran diri tersebut. Untuk lebih jelasnya, berikut adalah pembahasannya.
Apa itu Pengunduran Diri Karyawan?
Pengunduran diri karyawan merupakan situasi dimana karyawan secara sukarela melakukan pengunduran diri dari perusahaan. Biasanya karyawan akan memberi tahu HRD sebulan sebelum mereka akan resign, atau disebut juga dengan istilah “One Month Notice”.
Banyak hal yang menjadi alasan karyawan mengundurkan diri, mulai dari alasan yang baik maupun alasan yang buruk. Semuanya tergantung dengan pengalaman yang dirasakan oleh karyawan selama bekerja di perusahaan tersebut.
Meskipun dengan pengunduran diri tersebut dapat mendatangkan karyawan baru yang memiliki value yang lebih menarik, tapi tetap saja perusahaan tidak menginginkan hal ini terjadi. Karena akan perusahaan harus mengeluarkan biaya dan waktu untuk mencari karyawan pengganti.
Penyebab Karyawan Mengundurkan Diri
Banyak alasan mengapa karyawan memutuskan mengundurkan diri dari perusahaan. Dari banyaknya alasan tersebut, berikut adalah beberapa penyebab yang paling umum terjadi:
1. Tidak Mempunyai Kesempatan untuk Promosi
Ketika karyawan mengetahui bahwa dirinya tidak akan memiliki peluang untuk promosi jabatan dalam waktu dekat, maka karyawan tersebut akan mencoba untuk mendapatkan kesempatan di perusahaan lain, yang akan memicunya untuk mengundurkan diri.
Jika perusahaan tidak mau kehilangan salah satu karyawannya dalam waktu dekat, maka perlu dilakukan diskusi dengan karyawan tersebut. Dan diharapkan dari diskusi tersebut tercipta sebuah kesepakatan yang akan menguntungkan kedua belah pihak.
2. Supervisor yang Buruk
Karyawan sangat menyukai manajer yang memberikan pelatihan tentang keterampilan teknis, karena akan membantu dalam menyelesaikan pekerjaan. Namun, pada penerapannya sering dijumpai manajer yang enggan mengadakan pelatihan.
Tentu saja hal ini akan membuat karyawan tidak betah bekerja di perusahaan yang pelit dalam mengadakan pelatihan. Dan berujung pada pengunduran diri karyawan. Karena mereka tidak ingin memiliki atasan yang tidak tahu cara memperlakukan para pekerjanya dengan baik.
3. Lingkungan Kerja yang Toxic
Setiap karyawan ingin dianggap bagian dari perusahaan, dengan cara memberikan kesempatan kepada karyawan untuk mengemukakan pendapat.
Selain itu, karyawan juga tidak ingin perusahaan membiarkan tindakan toxic oleh karyawan lain, hanya karena perusahaan sangat bergantung kepada keberadaan mereka. Jika hal ini terjadi, maka perusahaan akan kehilangan karyawan dalam jumlah lebih banyak, hanya demi mempertahankan beberapa orang karyawan.
Dengan situasi seperti ini, perusahaan harus mengambil tindakan tegas dengan menindak oknum yang toxic, untuk menghindari keadaan yang tidak nyaman tersebut.
4. Pelatihan yang tidak Memadai
Ketika karyawan merasa bahwa mereka tidak menerima pelatihan yang memadai untuk melakukan pekerjaan mereka, maka perusahaan harus bertindak dengan cepat. Salah satu tindakan yang dapat diambil adalah dengan membuat program pelatihan formal.
Jika tidak ada tindakan yang diambil, maka karyawan mungkin akan cenderung untuk keluar dari perusahaan. Oleh karena itu, sangat penting untuk melatih supervisor agar dapat menjadi pelatih yang efektif sehingga mereka dapat membantu karyawan dalam meningkatkan keterampilan mereka.
Baca Juga: Employee Development: Arti, Manfaat, dan Cara Membangunnya
5. Masalah Pribadi
Masalah bisa muncul kapan saja dan kepada siapa saja. Jika karyawan mengundurkan diri karena masalah pribadi, perusahaan dapat mencoba membantu karyawan tersebut mengatasi masalahnya.
Latihlah manajer untuk menjadi seorang pendengar yang baik dan peka terhadap keadaan bawahannya. Dengan begitu, karyawan akan memiliki tempat untuk bercerita sehingga bisa menjaga kestabilan kesehatan mental mereka.
Prosedur Menangani Pengunduran Diri Karyawan
Ketika karyawan ingin mengundurkan diri dari perusahaan, maka HRD harus mengetahui prosedur yang direkomendasikan untuk menangani pengunduran diri karyawan. Berikut ini adalah beberapa prosedurnya:
1. Karyawan Mengundurkan Diri
Ketika hendak mengundurkan diri, karyawan akan memberitahukan pengunduran dirinya kepada atasannya, dengan cara memberikan surat pengunduran diri.
Biasanya atasan akan mengajak karyawan berdiskusi terlebih dahulu mengenai pengunduran diri tersebut. Ketika berdiskusi atasan akan memberikan masukan mengenai pengunduran diri tersebut. Seperti menjelaskan dampak positif atau negatif bagi kedua belah pihak ketika karyawan mengundurkan diri, atau mendiskusikan apa penyebab karyawan mengundurkan diri.
Jika setelah berdiskusi, karyawan tetap ingin mengundurkan diri maka atasan akan meneruskan surat pengunduran diri tersebut kepada HRD.
Baca Juga: Tips Menulis Surat Pengunduran Diri beserta Contohnya
2. Penanganan oleh HR
Setelah menerima surat pengunduran diri, tugas HR selanjutnya adalah memastikan bahwa pengunduran diri tersebut dilakukan secara sukarela. Selain itu, HR juga harus memastikan bahwa pengunduran diri tidak disebabkan oleh adanya kinerja kerja yang buruk dari karyawan tersebut. Jika ditemukan indikasi kinerja buruk, maka HR harus mengidentifikasi dan memperbaiki masalah tersebut serta berkomunikasi dengan karyawan terkait masalah tersebut.
3. Menyelesaikan Pengunduran Diri
Jika pengunduran diri dilakukan secara sukarela, maka HRD akan memproses surat pengunduran diri tersebut. Dan sebelum menyelesaikan pengunduran diri, pastikan beberapa hal berikut ini sudah terpenuhi:
- Hari kerja terakhir karyawan.
- Memastikan karyawan menjalani masa pemberitahuan mereka selama sebulan atau one month notice.
- Mengkonfirmasi kapan pelaksanaan exit interview.
- Menyerahkan segala aset milik perusahaan.
- Mempersiapkan proses serah terima jabatan.
Proses seseorang berhenti bekerja di suatu perusahaan disebut juga dengan offboarding. Pelajari segala hal terkait offboarding disini!
Hal yang Harus HRD Lakukan Setelah Karyawan Mengundurkan Diri
Setelah karyawan mengajukan surat pengunduran dirinya. Maka apa selanjutnya yang harus dilakukan oleh HRD? Untuk mengetahui hal tersebut, yuk simak penjelasan berikut ini:
1. Memberikan Kompensasi
Karyawan yang mengundurkan diri tetap harus mendapatkan hak mereka untuk digaji. Gaji terakhir karyawan tersebut harus tetap dibayarkan, selain itu jika perusahaan memiliki kebijakan mengenai cuti berbayar, maka perusahaan juga harus menyertakan saldo cuti berbayar dalam gaji terakhir tersebut.
2. Melakukan Dokumentasi Data
Perusahaan harus mengumpulkan semua data mengenai karyawan, lalu pindahkan data tersebut ke dalam file terminasi. Hal ini perlu dilakukan untuk membedakan file karyawan dengan mantan karyawan.
3. Bekerja Sama dengan Hiring Manager
HRD harus berdiskusi dengan hiring manager, mengenai posisi yang kosong tersebut, apakah perlu diisi atau tidak. Jika diperlukan, maka mereka akan bekerja sama untuk mempersiapkan proses perekrutan karyawan baru. Mulai dari menentukan deskripsi pekerjaannya, kualifikasi kandidat, hingga memposting lowongan untuk posisi tersebut.
4. Memberitahu Divisi IT
Kembalikan semua perangkat komputer mantan karyawan ke tim IT. Selain itu, mintalah tim IT untuk menghapus akses karyawan ke situs perusahaan, menonaktifkan kata sandi, dan menghapus akun mereka.
Hal yang Harus Dilakukan ketika Karyawan Keluar Tanpa Pengunduran Diri
Ketika karyawan keluar tanpa pemberitahuan sebelumnya, maka HRD sebagai perwakilan perusahaan harus menindak lanjuti kejadian ini. Hal yang harus dilakukan HRD adalah dengan mengirimkan surat melalui email pribadi mereka untuk mengkonfirmasi apakah mereka berhenti dari perusahaan. Jika mereka tidak menanggapi email tersebut dalam kurun waktu 24 jam, maka HRD bisa menganggap itu sebagai tanda bahwa mereka memang mengundurkan diri dari perusahaan.
Kemudian HRD akan melakukan proses pengunduran diri karyawan seperti biasanya, dan menganggap mereka mengundurkan diri secara sukarela. Selain itu, jika mereka masih memiliki hak kompensasi gaji, maka perusahaan harus membayarkan semua gaji mereka.
Namun, pekerjaan HRD tidak hanya sampai disitu. HRD harus melakukan investigasi mengenai kejadian ini. Mulai dengan mencari tau situasi seperti apa yang telah mereka alami di kantor, seperti mendapatkan lingkungan kerja yang toxic, atau pernah mendapatkan perlakuan yang tidak mengenakan dari salah satu oknum. Bisa aja mereka tidak memberitahu HRD karena mereka tidak percaya kepada HRD, atau takut mendapatkan ancaman dari oknum tersebut, maupun mereka tidak ingin dianggap sebagai seorang yang pengadu. Maka dari itu, pilihan terbaik yang bisa mereka pilih hanya meninggalkan perusahaan.
Jika HRD memiliki kesempatan untuk berdiskusi dengan mereka, cobalah untuk mengkonfirmasi apa yang menyebabkan mereka mengundurkan diri.
Nah, itulah pembahasan kita mengenai prosedur karyawan resign yang perlu diketahui HRD. Semoga artikel ini bisa memberikan wawasan baru kepada HRD dan juga karyawan.
Dan untuk kamu yang masih ingin membaca artikel seperti ini, kamu bisa mengunjungi Blog MyRobin. Disana kamu akan menemukan banyak hal mengenai berbagai persoalan dunia kerja. Tunggu apalagi, yuk kunjungi blognya!
ID 
EN