Setelah proses rekrutmen dilakukan, perusahaan perlu menyeleksi kandidat untuk menyesuaikan keterampilannya dengan posisi yang tengah dibuka. Memiliki tahapan seleksi yang selektif memungkinkan perusahaan mendapatkan pegawai berkualitas.
Cara seleksi karyawan pun bervariasi mulai dari scan CV, assignment test, personality assessment, program internship, wawancara grup hingga simulasi kerja.
Tujuannya dari proses seleksi yang panjang, agar perusahaan benar-benar mempekerjakan tenaga kerja yang kompeten, loyal, dan mampu membantu bisnis mencapai target.
Berdasarkan data dari study MRI Network Recruiter Sentiment 2017 melansir dari Zety.com, sebelum offering letter rata-rata perekrut melakukan 3-4 kali interview dengan kandidat.
Melalui artikel ini akan kita sebutkan dan uraikan proses seleksi karyawan beserta keuntungan dan kekurangannya.
Definisi proses seleksi karyawan
Proses seleksi dilaksanakan setelah rekrutmen selesai. Kedua tahapan ini penting dalam upaya menemukan tenaga kerja yang sesuai kebutuhan perusahaan.
Definisi rekrutmen sendiri adalah proses menghasilkan suatu kelompok pelamar yang memenuhi syarat untuk pekerjaan-pekerjaan organisasional (Mathis & Jackson, 2006).
Sementara pengertian seleksi karyawan menurut Mathis & Jackson, 2006 dalam jurnal “PROSES REKRUTMEN DAN SELEKSI PADA PT. PACIFIC JAYA PERSADA,” adalah proses pemilihan orang-orang yang memiliki kualifikasi yang dibutuhkan untuk mengisi lowongan pekerjaan pada organisasi.
Perekrut mengunggah lowongan kerja untuk menarik pelamar potensial sebanyak-banyaknya melalui portal job maupun sosial media. Kemudian mengumpulkan pelamar ke dalam talent pool.
Selanjutnya, perekrut menjalankan beberapa tes untuk menyaring kandidat paling sesuai untuk mengisi kebutuhan posisi. Perekrut perlu mempelajari latar belakang pelamar dan bekerja sama dengan user apabila diperlukan.
Biaya untuk seleksi karyawan jauh lebih besar daripada rekrutmen karena perusahaan perlu mengeluarkan dana untuk psikotes, medical check up, penalaran logika, IQ, ataupun tes koran.
Secara sederhana, langkah seleksi dilaksanakan dengan 4 tahapan yaitu seleksi administrasi, wawancara HRD, tes, dan interview bersama user. Nah, yuk cari tahu pentingnya proses seleksi bagi perusahaan.
Kenapa seleksi karyawan penting bagi perusahaan?
Seleksi kandidat bisa sangat sederhana ataupun rumit, tergantung posisi dan industri perusahaan. Proses ini tidak hanya melihat keterampilan, melainkan juga pendidikan, pengalaman, kepribadian individu, hingga value yang pelamar pegang. Apakah nantinya cocok dengan budaya perusahaan atau justru sebaliknya.
Dalam manajemen sumber daya manusia, rekrutmen dan seleksi memegang peranan penting, demi meningkatkan kemajuan perusahaan sekaligus meminimalisir pengeluaran akibat pergantian pegawai resign.
1. Meningkatkan moral karyawan
Karyawan yang perusahaan terima dapat mempengaruhi lingkungan kerja dan anggota tim. Oleh karena itu, bukan hal mudah menyeleksi kandidat karena jika salah pilih maka langsung berdampak pada perusahaan.
Pegawai yang tidak disiplin dan punya etos kerja buruk, bisa menghambat pekerjaan dan menyebabkan motivasi tim menurun. Apabila perusahaan mempekerjakan karyawan disiplin, produktivitas kerja dapat ikut meningkat.
Bagi perusahaan kecil dan menengah, setiap kontribusi karyawan sangat berharga. Maka dari itu, penting menempatkan karyawan yang tepat untuk posisi.
2. Mempertahankan kualitas pekerjaan
Menambah karyawan baru untuk kekosongan tim harus selektif, agar perusahaan dapat mempertahankan kualitas pekerjaan yang sudah tim bangun sebelumnya.
Pasalnya, tujuan menambah tenaga kerja baru adalah untuk menyelesaikan pekerjaan yang belum terselesaikan, meningkatkan produktivitas ataupun meringankan beban kerja.
Apabila perusahaan kurang selektif mencari karyawan maka yang terjadi justru bisa menimbulkan masalah baru.
3. Menurunkan risiko turnover
Perputaran karyawan di perusahaan bisa diminimalisir dengan menerapkan tahapan seleksi yang ketat. Ketika orang yang tepat ditempatkan di posisi yang tepat, risiko pengunduran diri bisa berkurang. Hal ini turut berpengaruh pada reputasi perusahaan karena memiliki rate turnover yang rendah.
4. Meminimalisir pengeluaran akibat karyawan resign
Maraknya karyawan resign karena tidak cocok dengan pekerjaan atau tanggung jawab kerja akan meningkatkan pengeluaran perusahaan untuk merekrut tenaga kerja baru.
Adanya proses seleksi membantu perusahaan menempatkan orang kompeten di posisi yang tepat, sehingga menurunkan risiko pengunduran diri dan biaya perekrutan.
Baca Juga: Kenali Dan Pahami Retensi Karyawan Disini!
Tahapan seleksi karyawan
Tahap seleksi karyawan bisa berbeda-beda di perusahaan. Umumnya ada 7 langkah proses seleksi yang didahului oleh seleksi administrasi, serangkaian tes, wawancara tahap 1, personal reference, tes kesehatan, wawancara user, dan terakhir penerimaan. Berikut lebih lengkapnya.
1. Seleksi administrasi
Pelamar selanjutnya memasuki tahap seleksi administrasi untuk menyesuaikan berkas-berkas yang diperlukan.
Pelamar harus mencantumkan berkas-berkas sesuai persyaratan dalam lowongan kerja, meliputi surat lamaran, ijazah, akte kelahiran, KTP, CV, pengalaman kerja, maupun SKCK dari kepolisian. Pelamar yang melampirkan berkas tersebut nantinya akan disaring lagi melalui serangkaian tes.
2. Pelaksanaan tes penerimaan
Tes berguna untuk mempersempit pilihan perusahaan dalam memilih tenaga kerja baru. Tes penerimaan contohnya tes psikologi untuk memahami kepribadian pelamar, tes pengetahuan dasar, penalaran, dan tes performa untuk mengukur kemampuan pelamar selama menjalankan pekerjaannya.
3. Wawancara tahap 1
Seusai pelamar lolos kedua tahap di atas, berikutnya wawancara tahap satu dan ini dilakukan bersama HRD. Tujuan interview untuk menggali lebih dalam tentang pengalaman, kepribadian, dan keahlian kandidat.
Biasanya, pelamar juga mendapat kesempatan bertanya seputar perusahaan. Melalui wawancara pertama, HRD dapat mengetahui apakah kandidat cocok dengan budaya perusahaan atau tidak.
4. Personal reference
Perekrut dapat mengetahui kepribadian dan performa kerja kandidat melalui personal reference yang dicantumkan oleh pelamar di dalam CV. Perusahaan bisa menghubungi kontak yang bersangkutan untuk menanyakan kepribadian atau bagaimana pelamar selama bekerja. Biasanya referensi berasal dari atasan di perusahaan terdahulu maupun rekan kerja.
5. Tes kesehatan
Tes kesehatan berlaku untuk pekerjaan tertentu misalkan yang menuntut ketahanan fisik seperti operator forklift, pekerja warehouse, ataupun pekerja tambang. Pemeriksaan kesehatan mencakup fisik, bebas narkoba dan obat-obatan, serta penyakit bawaan.
Memperhatikan kesehatan tenaga kerja yang dipilih sangat berpengaruh pada produktivitas. Tentunya, perusahaan ingin operasional berjalan lancar dan menekan biaya perawatan untuk karyawan yang rentan sakit.
6. Wawancara user
Wawancara user merupakan tahap akhir sebelum penentuan kandidat diterima atau tidak. Tujuan interview ini untuk mengetes pengetahuan teknis kandidat berkaitan dengan tanggung jawab kerjanya.
7. Penerimaan
Apabila seluruh tahapan selesai dilakukan, perekrut lalu membuat keputusan apakah kandidat lolos atau gagal diterima kerja. Penerimaan biasanya diakhiri dengan pemberian offering letter sebagai tanda formal seseorang telah diterima di perusahaan.
Jenis cara menyeleksi kandidat
Tes seleksi karyawan terdiri dari berbagai macam salah satunya tes penalaran kognitif, simulasi kerja, personal assessment, dan integrity assessment. Pahami dulu jenis cara seleksi kandidat yang efisien.
1. Talent pool
Talent pool yang sudah perusahaan buat akan memudahkan dalam pencarian tenaga kerja yang tepat. Pelamar yang gagal seleksi karena kuota tidak mencukupi, bisa Anda masukan ke dalam talent pool. Nantinya, ketika perusahaan memerlukan tenaga kerja kandidat tersebut lah yang dihubungi untuk menjalani serangkaian tes.
2. Internal recruitment
Internal recruitment berlaku untuk posisi manajer dan C-level. Apabila perusahaan butuh karyawan cepat dan kompeten pertimbangkan memberikan promosi pada karyawan internal untuk mengisi kekosongan di posisi itu.
Merekrut karyawan internal menghemat waktu adaptasi karena mereka sudah mengetahui budaya dan ketentuan di perusahaan.
3. Sourcing channel classification
Sourcing channel classification metode ini berguna mengkategorikan kandidat berdasarkan platform lamar kerja. Misalkan, kandidat pertama berasal dari sosial media dan kandidat kedua melamar melalui portal lamaran kerja.
Cara seleksi karyawan yang efektif untuk perusahaan
Perusahaan yang membutuhkan tenaga kerja di posisi penting, melakukan serangkaian tes untuk memudahkan seleksi. Contohnya posisi supervisor, manager, dan C-level.
Posisi tersebut harus diisi orang yang cakap dari segi kemampuan teknis maupun non teknis. Berikut contoh proses rekrutmen dan seleksi karyawan yang dapat perusahaan terapkan.
1. Screening CV
Screening merupakan seleksi tahap awal untuk menyortir kandidat dengan pengalaman dan skill relevan berdasarkan persyaratan lowongan kerja. Perekrut biasanya menggunakan sistem ATS demi memudahkan penyortiran menggunakan kategori tertentu.
Umumnya, agar lebih efektif perekrut membuat daftar kandidat yang lolos untuk mengikuti tes selanjutnya dan tahap wawancara.
2. Assignment test
Assignment test dilakukan untuk melihat apakah hasil pekerjaan kandidat sesuai dengan ketentuan perusahaan atau tidak.
Perusahaan bisa saja meminta copywriter mengirimkan contoh tulisan menggunakan brief dari perusahaan atau mensyaratkan programmer membuat kode untuk organisasi.
Brief dikirimkan melalui email dan umumnya kandidat mendapatkan waktu 2 minggu untuk menyelesaikan tes.
3. Biographical information
Mengetahui latar belakang kandidat bisa menggunakan metode biographical information. Perekrut dapat mencari tahu riwayat pribadi, karakter, minat, dan hobi kandidat melalui formulir yang diberikan lewat surel.
Hasil dari pertanyaan yang perekrut ajukan memberikan informasi sikap saat bekerja dan nilai yang kandidat pegang.
4. Tes kekuatan kognitif
Tes kekuatan kognitif bertujuan untuk menilai kemampuan kandidat dalam menjalin relasi, beradaptasi, memecahkan masalah, berpikir logis, dan mencerna informasi baru. Salah satu contohnya tes matematika dan penalaran verbal.
5. Personal reference
Cara seleksi karyawan yang efektif bagi perusahaan adalah mengecek referensi kandidat. Biasanya referensi diberikan oleh atasan atau rekan kerja di perusahaan terdahulu.
Melalui metode ini, perekrut dapat melihat opini orang yang pernah bekerja dengan kandidat. Bagaimana kandidat bersikap, menangani masalah, hingga mengetahui performa kerjanya.
Selain itu, perusahaan dapat mempelajari karakteristik kandidat dari perusahaan sebelumnya untuk beradaptasi.
6. Wawancara perseorangan
Wawancara dilakukan setelah perusahaan mempersempit kandidat yang lolos. Namun, persiapkan pertanyaan lebih dulu, agar interview formal berjalan lancar.
Sebagian perekrut mungkin saja memberikan pertanyaan sederhana hanya untuk melihat tanggapan kandidat. Misalnya, meminta perkenalan diri, menanyakan kelebihan dan kekurangan, dan alasan keluar jika pernah mengundurkan diri.
7. Background check
Memeriksa latar belakang kandidat bertujuan untuk memastikan informasi yang tersaji dalam CV adalah nyata bukan karangan. Contohnya, apakah kandidat benar mengikuti sertifikasi dari organisasi tertentu atau magang di perusahaan.
8. Personality assessment
Personality test berfungsi untuk melihat kepribadian dan kecocokan kandidat dengan persyaratan dari lowongan kerja. Tes ini berguna bagi perekrut menilai bagaimana kandidat beradaptasi dengan tim, lingkungan baru, dan menangani situasi.
9. Work simulation
Work simulation adalah tes di mana kandidat melakukan simulasi kerja berdasarkan tugas atau situasi tertentu. Perekrut akan meminta kandidat membuat surat jalan kepada supplier jika melamar posisi admin gudang. Atau meminta kandidat mensimulasikan ketika mereka melayani pelanggan bagi pelamar posisi kasir.
10. Integrity assessment
Integrity assessment berguna untuk menilai etika dan sistem nilai kandidat. Melalui tes ini perusahaan dapat memilih kandidat yang punya integritas dalam bekerja sehingga mampu membawa pengaruh positif bagi lingkungan kerja.
Selain itu, jika kandidat jujur dan bisa diandalkan risiko kehilangan barang, kekerasan, pencurian, dan sabotase dapat diminimalisir. Perusahaan tidak hanya butuh karyawan cerdas, tetapi juga jujur dalam melakukan pekerjaannya.
11. Situational judgment test
Situational judgement test mirip dengan simulasi kerja. Akan tetapi, kandidat telah diberikan satu skenario berisi konflik yang harus diselesaikan.
Contoh skenarionya yaitu seorang kasir dihadapkan dengan komplain pelanggan karena barang yang dijual kadaluarsa, kandidat harus bertindak bagaimana menyikapi masalah tersebut.
12. Wawancara group
Cara seleksi karyawan yang efektif bisa melaksanakan wawancara group. Perusahaan bisa mengelompokkan kandidat terpilih menjadi satu grup, kemudian mengajukan pertanyaan atau menugaskan projek bersama.
Dari wawancara group, perusahaan bisa melihat bagaimana tiap kandidat menjalankan perannya atau bekerja sama untuk menyelesaikan tugas.
13. Job knowledge evaluation
Perekrut menggunakan metode ini untuk menentukan seberapa kritis pemikiran kandidat berkaitan dengan posisi dan tanggung jawab kerjanya. Berdasarkan hasil tes, perusahaan jadi mengetahui apakah kandidat memerlukan masa orientasi atau pelatihan lebih dulu atau tidak di hari pertama kerja.
14. STAR method
STAR merupakan akronim dari situation, task, action, dan result yang umum digunakan pelamar menjawab interview. Namun, metode ini juga diaplikasikan untuk menyeleksi kandidat.
Perekrut akan menanyakan pengalaman kandidat selama bekerja dan harus menjawab dengan metode STAR.
15. Internship
Magang merupakan cara seleksi karyawan cukup efektif karena perusahaan bisa menilai langsung hasil pekerjaan kandidat selama masa internship. Misalnya, seberapa sesuai hasil dan performa kerja kandidat sebelum diberikan status karyawan kontrak dan tetap.
Itulah jenis dan cara seleksi karyawan yang efektif untuk perusahaan. Menentukan tenaga kerja di posisi penting perlu pertimbangan matang.
Nah, permudah proses rekrutmen dan seleksi dengan MyRobin. Kebutuhan tenaga kerja siap terpenuhi dalam waktu 24 jam saja.