Business Process Outsourcing (BPO) merupakan salah satu solusi bagi perusahaan untuk menghemat waktu, biaya, dan sumber daya bisnisnya. Dengan mengalihdayakan proses bisnis tertentu kepada jasa outsourcing, maka perusahaan dapat lebih fokus untuk mengembangkan visi serta core bisnis.
BPO dapat menjadi cara yang efektif untuk meningkatkan efisiensi dan mendorong pertumbuhan bisnis perusahaan. Dalam artikel ini, kita akan membahas tentang manfaat dari BPO dan bagaimana BPO dapat membantu kesuksesan bisnis Anda. Yuk, simak selengkapnya di sini!
Apa Itu BPO (Business Process Outsourcing)?
Sebelum membahas topik utama, Anda perlu mengetahui terlebih dahulu apa itu BPO atau Business Process Outsourcing. BPO adalah suatu model bisnis dimana sebuah perusahaan bekerja sama dengan penyedia layanan eksternal untuk melakukan fungsi atau tugas bisnis tertentu.
Penyedia layanan eksternal atau penyedia jasa outsourcing ini akan mengeksekusi, mengelola, serta memantau proses bisnis dari perusahaan tersebut. BPO dapat dijadikan jalur pasif untuk menumbuhkan bisnis, terutama untuk perusahaan yang baru merintis atau berskala kecil.
Perusahaan yang menawarkan layanan pengalihdayaan proses bisnis disebut juga dengan BPO company. Perusahaan ini terdiri dari individu-individu dengan kemampuan problem solving dan innovative thinking yang sangat baik dan dapat diandalkan untuk memenuhi kebutuhan bisnis klien.
Jenis-jenis BPO
Pekerjaan yang diserahkan oleh perusahaan kepada pihak outsourcing biasanya berupa pekerjaan penunjang. Namun terkadang dalam kasus lain, perusahaan bisa juga memberikan pekerjaan dalam proses produksinya. Dilansir dari monitask.com, Business Process Outsourcing (BPO) umumnya meliputi:
- IT support
- Customer service
- Akuntansi
- Human resource
- Business strategy consulting
- Legal
- Quality Assurance (QA)
- Marketing & sales
- Dan lain sebagainya.
Bentuk Layanan BPO
Secara umum, BPO dikategorikan berdasarkan jenis layanan yang diberikan. Adapun bentuk dari layanan BPO adalah sebagai berikut:
1. Knowledge Process Outsourcing (KPO)
Bentuk layanan ini berupa proses pengetahuan, dimana penyedia jasa outsourcing dimanfaatkan tidak hanya untuk melakukan proses bisnis atau fungsi tertentu saja, melainkan juga untuk memberikan keahlian di sekitarnya.
2. Legal Process Outsourcing (LPO)
Sesuai namanya, bentuk layanan LPO dikhususkan untuk hal-hal yang berhubungan dengan hukum. Misalnya seperti menyusun dokumen hukum, melakukan riset hukum, hingga menawarkan saran terhadap suatu masalah bisnis.
3. Research Process Outsourcing (RPO)
Bentuk layanan berikutnya yaitu Research Process Outsourcing (RPO). Layanan ini mengacu pada fungsi riset dan analisis, perusahaan biotek, perusahaan investasi, dan agen pemasaran.
Kelebihan dan Kekurangan BPO
Jika Anda ingin menumbuhkan bisnis melalui BPO, Anda harus mengetahui terlebih dahulu kelebihan dan kekurangan dari BPO ini. Berikut ini adalah penjelasannya masing-masing:
1. Kelebihan BPO
- Dapat meningkatkan efisiensi bisnis
- Menghemat biaya operasional seperti rekrutmen, pelatihan, dsb
- Kinerja karyawan meningkat untuk mengurus core bisnis perusahaan
- Meningkatkan keunggulan kompetitif dalam bersaing dengan perusahaan lain
- Pekerjaan dapat terselesaikan dengan baik karena BPO menyediakan tenaga ahli yang profesional di bidangnya
2. Kekurangan BPO
- Berpotensi adanya pelanggaran privasi data perusahaan
- Perjanjian atau kontrak kerja antar perusahaan dan penyedia jasa outsourcing relatif singkat
- Adanya ketergantungan perusahaan terhadap tenaga kerja outsourcing
- Perusahaan dapat kehilangan kontrol manajerial jika pihak outsourcing tidak membantu kemajuan bisnis klien
Cara Memilih Mitra BPO yang Tepat
Selain mengetahui kelebihan dan kekurangan dari BPO, Anda juga perlu mengetahui bagaimana cara memilih mitra BPO yang tepat bagi bisnis. Hal ini bertujuan agar segala proses bisnis yang dialihkan bisa tetap berjalan lancar dan sesuai dengan aturan serta alur kerjanya. Saat mencari mitra BPO, penting untuk mempertimbangkan beberapa faktor, diantaranya yaitu:
1. Skala bisnis
Sebaiknya pilih mitra BPO yang ukuran atau skalanya tidak terlalu kecil atau terlalu besar. Sebab, hal ini dapat berdampak pada kualitas layanan yang Anda terima nantinya. Jika ukurannya terlalu kecil, biasanya penyedia layanan BPO tidak mempunyai sumber daya optimal untuk memberikan layanan yang Anda butuhkan. Sedangkan, jika terlalu besar, penyedia layanan BPO ini mungkin tidak bisa memberikan perhatian sepenuhnya terhadap bisnis Anda.
2. Pengalaman di industri
Berapa lama beroperasi di industri, pernah bekerja sama dengan siapa saja, dan pencapaian apa saja yang pernah didapatkan oleh mitra harus Anda pertimbangkan dalam memilih partner yang tepat untuk BPO. Pastikan bahwa mereka mempunyai rekam jejak kesuksesan yang telah terbukti dan benar adanya. Dengan begitu, Anda bisa mendapatkan layanan yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.
3. Kemampuan untuk memenuhi kebutuhan bisnis
Selain pengalaman, Anda juga perlu mengetahui kemampuan mitra dalam memenuhi kebutuhan bisnis Anda. Pastikan bahwa mitra dapat menyesuaikan layanannya dengan proses atau fungsi bisnis yang Anda ingin alih dayakan. Jika dirasa mereka mampu, maka Anda bisa menyewa jasanya untuk perusahaan.
4. Reputasi dan keandalan
Tidak hanya kemampuan saja, reputasi dan keandalan mitra dalam bekerja pun penting untuk dipertimbangkan sebelum menggunakan layanan BPO. Jika mitra mempunyai reputasi yang baik di mata orang-orang, maka Anda bisa mempercayakan dan mengandalkannya untuk melakukan tugas atau fungsi bisnis yang telah ditentukan.
5. Biaya
Salah satu hal terpenting yang perlu Anda perhatikan adalah biaya bermitra dengan calon penyedia BPO. Pilih mitra dengan harga terjangkau dan sesuai dengan budget yang Anda miliki. Bermitra dengan penyedia layanan BPO bisa saja mahal, sehingga Anda harus mempertimbangkan biaya dengan matang sebelum memutuskan untuk menyewa jasa. Selain itu, periksa list harga dan ketentuan pembayaran mereka agar tidak menimbulkan kerugian.
6. Kualitas layanan dan dukungan pelanggan
Ketika ingin bermitra dengan jasa outsourcing, pertimbangkan layanan dan dukungan pelanggan mereka. Cek ulasan atau review dari mantan kliennya untuk memastikan bahwa mereka mempunyai tim profesional yang dapat membantu Anda dalam menangani masalah bisnis.
7. Jenis layanan yang ditawarkan
Pihak penyedia BPO tentu saja akan menawarkan berbagai layanan untuk membantu bisnis Anda berkembang. Umumnya, mereka menyediakan jasa customer service, akuntansi, dan IT support. Dengan mengetahui lebih awal jenis layanan yang mereka sediakan, Anda dapat lebih mudah menyesuaikannya dengan kebutuhan bisnis yang Anda inginkan.
Cara Sukses Menerapkan BPO
Ada banyak manfaat yang bisa diperoleh dari menggunakan BPO. Berikut ini adalah beberapa cara yang bagi perusahaan yang ingin menerapkan BPO dalam bisnisnya:
1. Buat rencana
Sangat penting untuk mempunyai rencana bisnis yang jelas sebelum menggunakan BPO dalam perusahaan. Dengan adanya rencana, Anda akan lebih mudah untuk memastikan apakah proyek BPO Anda berhasil atau tidak. Contoh rencana bisnis tersebut adalah seperti berikut:
- Proses apa yang ingin Anda alih dayakan
- Anda ingin bekerja dengan perusahaan seperti apa
- Berapa banyak anggaran yang bisa Anda keluarkan
Selain itu, ketahui alasan dan tujuan Anda dalam menerapkan BPO untuk bisnis. Misalnya seperti peningkatan efisiensi, penghematan biaya, peningkatan quality control, dan lain sebagianya. Pastikan penyedia BPO yang Anda pilih dapat membantu Anda memenuhi tujuan bisnis Anda tersebut.
2. Pertimbangkan anggaran
Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, BPO bisa menjadi upaya yang mahal bagi perusahaan. Sehingga, penting bagi Anda untuk memastikan apakah perusahaan mempunyai anggaran yang cukup untuk menggunakan layanan BPO. Ketika memilih calon penyedia BPO, pastikan untuk membandingkan harga antara satu penyedia BPO dengan penyedia BPO lainnya. Cara ini bisa Anda lakukan agar dapat menemukan yang sesuai dengan anggaran perusahaan.
3. Pilih penyedia BPO yang tepat
Perlu Anda ketahui, tidak semua BPO dapat memberikan layanan yang optimal dan memuaskan bagi kliennya. Oleh karena itu, Anda harus melakukan riset terlebih dahulu hingga menemukan penyedia BPO dengan pengalaman dan keahlian yang profesional untuk memenuhi kebutuhan bisnis Anda. Penyedia BPO yang Anda pilih harus mampu membantu Anda untuk meningkatkan efisiensi, mengurangi biaya operasional, serta mempertahankan standar kualitas tinggi.
4. Latih karyawan internal
Jika ingin proses bisnis outsourcing berhasil, karyawan di perusahaan Anda harus siap dan memahami proses baru. Penyedia BPO yang Anda pilih harus memberikan pelatihan bagi karyawan internal untuk mempelajari sistem baru dan menjadi produktif secepat mungkin.
Tips Memanfaatkan BPO untuk Bisnis
Pengalihdayaan tidak hanya membuat perusahaan menjadi memiliki banyak sumber daya untuk fokus pada core bisnis, namun juga bisa meningkatkan proses melalui peningkatan proses berkelanjutan, standarisasi, dan teknologi digital. Berikut ini adalah beberapa tips yang bisa Anda lakukan dalam memanfaatkan BPO untuk bisnis:
1. Manfaatkan teknologi modern
Tidak dapat dipungkiri, teknologi modern telah membuat BPO mengurangi biaya operasional dan menciptakan tenaga kerja yang profesional serta ahli di bidangnya. Proses berbasis AI secara efisien dapat menangani tugas yang berulang atau monoton. Sehingga, Anda bisa menyimpan banyak tenaga untuk fokus pada tugas inti, kompleks, dan bisnis penting Anda.
Melalui pemograman yang dapat disesuaikan, otomatisasi, komputerisasi, dan alat berbasis cloud, maka penyedia outsourcing dapat mempercepat waktu penyelesaian masalah kerja dan memberikan hasil yang terbaik untuk kliennya. Jadi, penting bagi Anda untuk memilih BPO yang mendorong aspek teknisnya untuk memberikan keunggulan kompetitif dan membantu Anda mencapai kesuksesan bisnis.
2. Bangun sistem manajemen kerja yang efisien
Untuk membangun sistem manajemen kerja yang efisien dan sesuai dengan kebutuhan bisnis, Anda harus selalu mengawasi sumber daya Anda dan cara mereka beroperasi dalam perusahaan. Namun dengan BPO, Anda tidak perlu melakukan hal ini setiap hari sebab mereka mempunyai cara tersendiri untuk membantu meningkatkan produktivitas.
3. Gunakan proses bisnis berbasis cloud
Sudah bukan rahasia lagi bila komputasi berbasis cloud mempunyai banyak keunggulan di dunia bisnis. Apalagi semenjak pandemi perkembangannya semakin meningkat dalam hal kelangsungan bisnis, fleksibilitas, dan operasi jarak jauh.
Penting bagi Anda untuk membangun proses bisnis yang kuat, salah satu caranya adalah dengan menggunakan BPO berbasis cloud. Hal ini bertujuan untuk meningkatkan proses bisnis dalam hal skalabilitas, kemampuan beradaptasi, dan keamanan data.
Cara ini bisa dibilang sangat menguntungkan apalagi untuk bisnis yang skalanya masih kecil atau menengah. Mereka tidak perlu mengeluarkan biaya besar untuk menyewa ruang kantor, cukup bekerja sama dengan jasa outsourcing yang menyediakan pusat data, tenaga kerja, serta aset yang mumpuni untuk menangani kebutuhan cloud saja lebih bisa menghemat pengeluaran.
4. Mengubah tugas kompleks menjadi sederhana
Jika Anda menggunakan layanan BPO, maka pekerjaan dapat menjadi lebih mudah. Sebab, BPO mampu menyelesaikan proses bisnis yang besar dan kompleks menjadi langkah kerja sederhana dan mudah dikelola. Dengan begitu, perusahaan pun dapat bekerja secara produktif dan efisien tanpa menimbulkan kesalahan dalam pekerjaan.
Bagaimana BPO Membantu Bisnis Anda?
Ada tiga cara yang akan dilakukan oleh penyedia layanan BPO untuk membantu mengembangkan bisnis Anda. Cara-cara tersebut meliputi:
- Dengan mengambil alih tugas yang berulang atau tingkat rendah, sehingga Anda bisa memfokuskan karyawan internal untuk pekerjaan tingkat tinggi atau bisnis utama.
- BPO akan menghemat biaya operasional, sehingga Anda tidak perlu mengeluarkan uang untuk mempekerjakan dan mempertahankan staf internal. Hal ini tentu akan berdampak baik untuk jangka panjang perusahaan.
- Memberikan Anda akses keahlian dan pengetahuan khusus yang sebelumnya tidak Anda dapatkan di perusahaan.
Nah, itulah penjelasan singkat bagaimana cara untuk menumbuhkan atau mengembangkan bisnis melalui Business Process Outsourcing. Jika Anda ingin menggunakan jasa outsourcing, langsung kunjungi laman MyRobin untuk mendapatkan tenaga kerja professional dan layanan terbaik bagi bisnis Anda!
ID 
EN