Profesi sebagai virtual assistant (VA) makin populer pasca pandemi. Berdasarkan Average Order Value, sebanyak 67% pemilik bisnis merekrut setidaknya satu virtual assistant pada 2021.
Selain menghemat waktu karena tidak perlu datang ke kantor, beberapa orang merasa bekerja sebagai VA cocok dijadikan pekerjaan sampingan dan sumber pendapatan bagi ibu rumah tangga.
Nah, agar cepat dilirik perekrut atau klien, Anda wajib menguasai skill virtual assistant di bawah ini. Yuk, ikuti pembahasannya di sini.
Sekilas tentang virtual assistant
Virtual assistant (VA) adalah seseorang atau karyawan yang bertanggung jawab membantu klien dalam hal administratif maupun dukungan lainnya yang dibutuhkan, secara remote alias jarak jauh.
Seorang asisten virtual bisa memiliki keahlian di bidang tertentu, misalnya pemasaran, desain website, pembukuan, dan manajemen.
Tugas VA bervariasi mulai dari membalas pesan email, membuat jadwal kegiatan, menjawab telepon atas nama atasan, dan mengelola data. Namun, VA tidak dapat melakukan beberapa tugas asisten yang bekerja di kantor, seperti memesankan makan siang.
Umumnya, perusahaan maupun bisnis UMKM merekrut VA atau menggunakan jasa freelancer virtual assistant untuk waktu tertentu saja.
Skill virtual assistant yang dicari perekrut
Skill virtual assistant adalah keterampilan yang Anda gunakan saat membantu klien dalam mengerjakan tugas administratif. Apabila Anda bekerja sebagai freelance, keahlian manajemen waktu dan disiplin sangat dibutuhkan.
1. Komunikasi
Keahlian komunikasi menjadi skill dasar virtual assistant. Anda dan klien tidak hanya mengandalkan platform komunikasi digital, jadi skill komunikasi yang baik harus dikuasai, agar meminimalisir risiko miskomunikasi
Berdasarkan Indeed, virtual assistant akan menghabiskan waktu mendengarkan permintaan klien, memberikan informasi baru berkaitan dengan proyek, dan melakukan negosiasi. Skill komunikasi mencakup lisan, tulisan, kejelasan ucapan, intonasi, dan mimik wajah.
2. Kemampuan menulis yang baik
Virtual assistant lebih banyak memegang pekerjaan administratif, seperti membalas pesan email dan mengelola data.
Terkadang seorang VA juga memasarkan diri sebagai admin media sosial dan pembuat pesan promosi. Dengan menguasai skill menulis, Anda akan dimudahkan menjalankan rutinitas sehari-hari.
Skill menulis mencakup ketepatan menulis, kecepatan, struktur bahasa, tata bahasa, pemformatan, keterbacaan, penulisan teknis, keunikan, kreativitas, dan nada.
3. Project management
Skill yang dibutuhkan untuk menjadi virtual assistant adalah project management. Dengan menjadi virtual assistant Anda bertugas mengerjakan berbagai tugas dari klien. Keahlian project manajemen akan membantu dalam mengelola pekerjaan dan sumber daya yang diperlukan, demi mencapai tujuan dalam jangka waktu yang ditentukan.
Keahlian mengelola project meliputi perencanaan, pemecahan masalah, komunikasi, dan pengorganisasian. Orang dengan keahlian ini mampu memecah masalah kompleks menjadi sederhana, menentukan target, dan memonitor kemajuan proyek.
4. Calender management
Cara menjadi virtual assistant di Indonesia yang berhasil adalah mempelajari skill calender management, yaitu membuat jadwal pertemuan, acara, dan rapat secara efisien.
Skill kalender management meliputi pembaruan kalender, pengaturan jadwal harian, dan pembuatan pengingat. Anda memastikan setiap kegiatan berjalan dengan teratur dan tidak saling tumpang tindih.
5. Basic accounting
Keterampilan akuntansi dasar sangat berguna apabila Anda menawarkan jasa untuk mengelola keuangan pribadi maupun bisnis klien. Basic accounting mencakup membuat anggaran (budgeting), laporan keuangan, mengoperasikan perangkat lunak akuntansi, melacak pendapatan serta pengeluaran.
6. Time management
Manajemen waktu yaitu bagaimana seseorang mengelola waktunya dengan baik dalam sehari. Virtual assistant seringkali mengerjakan 2 tugas dengan deadline berdekatan. Oleh karena itu, perlu menguasai skill time management dan membuat prioritas, agar pekerjaan selesai sesuai tenggat waktu.
7. Kemampuan berbahasa asing
Kemampuan berbahasa asing yang perlu virtual assistant kuasai adalah Bahasa Inggris. Di tengah banyaknya permintaan virtual assistant, Anda bisa mendapat klien dari berbagai negara. Jadi, dengan fasih berbahasa Inggris peluang bekerja sama dengan klien dari luar negara lebih besar. Biasanya, pendapatan yang didapat juga lebih tinggi.
8. Customer service
Skill customer service membantu dalam menangani keluhan klien melalui telepon maupun email setelah Anda menyelesaikan suatu proyek. Skill melayani pelanggan yang prima mampu membuat klien merasa puas bahkan loyal pada Anda. Keahlian customer service mencakup penyelesaian konflik, kecerdasan emosional, pengetahuan tentang produk dan layanan, serta berbicara persuasif.
9. Literasi komputer
Pekerjaan VA berkaitan erat dengan komputer, sebab itu virtual assistant wajib memiliki kemampuan komputasi dasar seperti, mengoperasikan software, aplikasi, dan sistem operasi lainnya. Contohnya bisa mengoperasikan Excel, Microsoft Word, dan Power Point.
10. Self motivation and discipline
Bekerja dari jarak jauh memerlukan disiplin dan motivasi diri. Pasalnya, tidak ada atasan atau rekan kerja yang akan mengawasi Anda ketika bekerja. Apabila Anda tidak disiplin, pekerjaan bisa tertunda bahkan tidak selesai sesuai tenggat waktu.
Virtual assistant harus memiliki kedisiplinan dan motivasi bekerja yang tinggi, sehingga ketika mengalami rintangan dan gangguan, Anda tetap mematuhi jadwal serta menyelesaikan pekerjaan tepat waktu.
11. Perhatian terhadap detail
Virtual assistant yang teliti dengan pekerjaan, cenderung mendapat kepercayaan lebih dari klien. Perhatian terhadap detail merupakan sikap yang perlu Anda miliki untuk menjaga kepuasan klien. Selain itu, kemampuan ini dapat meningkatkan efisiensi dan produktivitas karena minimnya kesalahan.
12. Critical thinking
Sebelum mencari virtual assistant job, Anda wajib mengasah kemampuan berpikir kritis karena akan dibutuhkan dalam pekerjaan sehari-hari. Berpikir kritis membantu untuk mengatasi beberapa situasi dan mempertimbangkan semua opsi sebelum membuat keputusan. Keterampilan lain yang diperlukan adalah problem solving, pemikiran analitis, dan open-minded.
13. Organization
Kemampuan pengorganisasian membantu Anda mengorganisir pekerjaan. Organization skill membuat seseorang lebih produktif dan menggunakan waktunya dengan baik dan terorganisir. Anda bisa memprioritaskan pekerjaan berdasarkan tingkat urgensinya dan mengerjakan pekerjaan dengan cepat.
14. Marketing dan sales
Kemampuan menjual dan pemasaran berguna untuk memasarkan jasa Anda pada klien secara online. Keahlian yang perlu dikuasai meliputi copywriting, email marketing, public speaking, SEO, negosiasi, melakukan presentasi, dan membangun hubungan dengan klien.
15. Pemeliharaan teknologi
Di samping keahlian mengoperasikan software, virtual assistant perlu memahami cara pemeliharaan dan memperbaiki perangkat lunak dan hal teknis. Contohnya, menyelesaikan masalah berkaitan dengan error website hingga sambungan internet. Pasalnya, virtual assistant bekerja sendiri dan tidak mendapat bantuan dari tim IT sebagaimana asisten yang bekerja di kantor.
16. Basic graphic designer
Keterampilan desain grafis dikaitkan dengan skill mengoperasikan tools adobe photoshop dan Canva yang berguna untuk pembuatan konten. Virtual assistant tidak perlu mahir seperti graphic designer. Keahlian desain grafis membantu ketika klien meminta Anda membuat unggahan sosial media dan pamflet sederhana.
17. Travel planning
Travel planning merupakan keahlian yang berkaitan membuat perencanaan perjalanan. Seringkali klien meminta Anda untuk membuat rencana perjalanannya ke negara lain untuk urusan bisnis ataupun liburan.
Perencanaan perjalanan meliputi memilih akomodasi, pemesanan tiket transportasi, merekomendasikan tempat wisata, dan membuat jadwal kegiatan.
18. Adaptability dan self-education
Pengalaman menjadi virtual assistant akan memudahkan Anda dilirik perekrut. Namun, pastikan Anda memiliki keahlian beradaptasi dan self-education.
Adaptability adalah seni beradaptasi apabila terjadi sesuatu di luar kendali. Misalnya perubahan tugas dari klien, Anda perlu tetap berbesar hati menerima perubahan dan segera mengambil langkah.
Sementara self education merujuk pada keinginan untuk terus belajar secara mandiri dengan sumber daya yang Anda. Semangat belajar membantu virtual assistant memiliki wawasan luas dan unggul di persaingan yang ketat.
Pekerjaan virtual assistant
Asisten virtual memiliki spesialisasi dan tugas yang berbeda-beda tergantung permintaan klien, contohnya sebagai berikut:
1. Content dan customer research
Asisten virtual seringkali diminta melakukan riset konten dan pelanggan untuk kebutuhan bisnis klien. Bisnis yang masih berkembang perlu memahami siapa pelanggannya dan konten seperti apa yang ingin ditampilkan di sosial media dan website-nya.
Tugas virtual assistant akan melacak dan menganalisis data dari perusahaan untuk memahami profil target konsumen serta meneliti topik yang relevan untuk audience.
2. Project manager
Asisten virtual bisa menerima tugas menjalankan proyek untuk klien, seperti membuat laporan proyek, mengadakan rapat, meminta laporan kemajuan dari anggota tim, dan memonitori proyek agar tepat waktu serta sesuai anggaran.
3. General admin
Pekerjaan administratif mencakup menyortir email, menjawab panggilan telepon, mengelola kalender, membuat jadwal, membuat janji temu, dan membalas email.
4. Billing dan invoice
Pemilik bisnis memerlukan asisten untuk menangani penagihan dan pembuatan faktur. Dengan memanfaatkan platform perangkat lunak, virtual asisten bertugas membuat dan memverifikasi faktur, mengirimkannya, dan mencatat ketika pembayaran selesai.
5. Data entry
Data entry termasuk pekerjaan administratif. Biasanya klien meminta asisten virtual untuk mengetik informasi dalam dokumen atau memasukkan data ke dalam excel. Pada kasus lainnya, virtual assistant juga diminta menganalisis informasi.
6. Bookkeeping
Pembukuan merupakan tugas asisten virtual untuk memproses pembayaran, memonitor pengeluaran, memverifikasi penggajian, dan membuat laporan rutin.
7. Transcription
Transkripsi merupakan tugas di mana virtual assistant mendengarkan rekaman maupun video rapat dan menuliskan pesan di dalamnya.
8. Social media dan website management
Manajemen sosial media bertanggung jawab mengunggah konten di sosial media, menjawab pertanyaan dari audience. Sementara manajemen situs bertugas melakukan pembaruan konten di situs, merevisi, dan mengunggah artikel terbaru.
9. Email dan social media marketing
Pekerjaan VA sebagai email marketer mencakup mengelola urutan email dan memprogram email untuk mengirimkan pesan pemasaran otomatis pada pelanggan. Tidak jauh berbeda dengan email marketing, seorang social media marketer bertugas menentukan target iklan, membuat anggaran dan kampanye, serta membuat laporan progress kampanye.
Cara menjadi virtual assistant
Pekerjaan sebagai asisten virtual terasa sulit, apabila Anda tidak memahami bagaimana memulai karier sebagai VA. Berikut cara menjadi virtual assistant yang bisa Anda ikuti:
1. Mengikuti pelatihan virtual assistant
Pengalaman kerja diperlukan untuk menjadi virtual assistant. Namun, jangan gelisah jika Anda belum pernah bekerja sebelumnya. Pelamar bisa mengikuti pelatihan virtual assistant gratis atau yang berbayar. Melalui pelatihan Anda bisa mengetahui job desk asisten virtual dan bagaimana rutinitas seorang VA.
2. Menentukan spesialisasi
Setiap virtual assistant memiliki spesialisasi di bidangnya masing-masing. Anda perlu menentukan jasa seperti apa yang ingin ditawarkan. Misalnya, social media management, general administratif, content research, data entry, dan project management.
3. Memasarkan jasa melalui sosial media
Langkah selanjutnya membuat CV dan portofolio untuk diunggah di platform online. Dengan membuat CV yang menarik dan terpercaya, Anda lebih mudah menarik klien. Manfaatkan sosial media dan platform untuk mencari klien.
4. Menentukan harga per jasa
Freelance asisten virtual menetapkan harga untuk jasanya secara mandiri dengan metode per jam atau bundling. Biasanya mereka menghitung pengeluaran yang ada dan menambahnya dengan margin yang ingin didapat. Senior virtual asisten bisa saja menetapkan tarif yang tinggi untuk satu jam pertama, misalnya Rp800 untuk satu jam, sedangkan virtual assistant pemula memulai dari tarif yang rendah Rp300-Rp400 ribuan.
5. Menemukan mentor
Menemukan mentor saat menjadi asisten virtual pemula akan menguntungkan Anda, terutama ketika mengalami kendala. Mentor membantu Anda mengevaluasi tujuan dan menyarankan perubahan yang bermanfaat. Pertimbangkan berbicara dengan konselor untuk membantu rencana Anda di masa mendatang.
Gaji virtual assistant
Penghasilan virtual assistant tergantung fee atau harga yang ditetapkan sendiri. Untuk asisten virtual freelance, biasanya memasang harga Rp450 ribu per jam. Beberapa membuat paket harga untuk klien, seperti Rp4,5 juta untuk 2 minggu atau satu bulan.
Sementara asisten virtual yang bekerja untuk perusahan dan terikat kontrak, biasanya mengikuti gaji asisten pada umumnya di kantor tersebut. Pendapatan virtual assistant pemula dimulai dari rentang Rp200-Rp500 ribu per jam, sehingga dalam satu bulan mereka bisa mengantongi pendapatan hingga Rp3 juta rupiah atau lebih.
Namun, menjadi asisten virtual freelance tidak mendapat benefit seperti tunjangan, bonus, asuransi kesehatan, ketenagakerjaan, dan uang internet. Oleh sebab itu, Anda perlu menetapkan harga yang tepat sebelum menjual jasa, agar mengcover pengeluaran.
Nah, itulah 18 skill virtual assistant yang perlu Anda kuasai, apabila ingin menjadi asisten virtual yang sukses. Dengan menguasai keahlian di atas, Anda makin unggul di mata perekrut. Unduh MyRobin Super App dan menemukan pekerjaan impian Anda. Lamar sekarang!